Purchasing management dikenal sebagai proses perencanaan, pengelolaan, dan kontrol pengadaan produk atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan secara keseluruhan. Tim purchasing akan segera memproses semua kebutuhan dari setiap divisi untuk pemenuhan stok pada warehouse dan segera menghubungi pihak vendor.

Tujuan utama dari purchasing management adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh kuantitas dan kualitas barang atau jasa akurat di waktu yang tepat dan dengan syarat dan harga yang paling menguntungkan. Purchasing yang efektif membantu perusahaan memudahkan proses produksi mereka, mengurangi biaya, meminimalkan risiko, dan mengoptimalkan rantai pasokan secara keseluruhan.

1. Apa itu Purchasing

Purchasing adalah sebuah proses mendapatkan jasa atau barang sesuai dengan kebutuhan personal. Tetapi, dalam konteks perusahaan dimaknai dengan pembelian yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan secara efisien dan efektif melalui beberapa tahapan seperti identifikasi kebutuhan, membuat data purchase request, mencari vendor, negosiasi harga dan kontrak, dan kemudian mengajukan purchase order untuk dikirim ke pemasok.

Sehingga seseorang yang bekerja dibalik pembelian harus mempertimbangkan banyak hal karena purchasing sendiri punya tujuan utama yaitu memastikan pasokan tersedia tepat waktu dan bermutu. Untuk mempermudah proses tersebut pada era digital ini perusahaan dapat menggunakan software e purchasing agar lebih mempersingkat waktu dan efisien. 

Pada praktiknya, diperlukan koordinasi antara berbagai unit bisnis dalam perusahaan seperti, keuangan, produksi, gudang dan lainnya. Dimana masing-masing tim tersebut nantinya akan menyampaikan kebutuhan divisi mereka ke tim buyer. Disinilah tugas penting purchase adalah, mendukung perusahaan dalam mengelola biaya operasional dan pengeluaran dengan cara pemilihan pemasok yang handal, pemantauan pasar, serta strategi negosiasi yang baik.

2. Tahapan pada Siklus Purchasing

Setelah mengetahui apa itu purchasing secara lengkap, sekarang saatnya Anda ketahui proses-proses apa saja yang ada di dalamnya. Tahapan dibawah ini akan membantu proses purchase Anda dalam pembuatan alur produksi perusahaan. Pada bagian awal seperti perencanaan, tugas purchasing adalah menganalisa setiap keperluan dari masing-masing departemen. Fungsinya agar tidak terjadi kesalahan pesanan dan terjaminnya suatu produk sampai sesuai waktu yang ditentukan. Dibawah ini beberapa siklus dalam purchasing management dalam penerapan di perusahaan: 

a. Menganalisa Perencanaan 

Tahap awal dimana kebutuhan perusahaan diidentifikasi dan dianalisis. Pada siklus ini diperlukan berbagai informasi terhadap barang atau layanan yang diperlukan diantaranya yaitu ada, kuantitas, spesifikasi, dan persyaratan lainnya. Saat proses analisis purchasing juga mencantumkan anggaran pembelian setiap produk, mempertimbangkan berbagai merek atau penyedia, dan rencana pembelian harus sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan.

b. Penyusunan Rencana Pembelian

Pada tahap ini dilakukan penyusunan pembelian dari hasil analisis yang sudah dilakukan dan memasukan data pada purchase requisition. Di dalam dokumen akan ada perincian lebih banyak mengenai spesifikasi yang detail. Biasanya disesuaikan dengan kebutuhan, terutama yang berkaitan dengan konsumen terkait apa saja yang mereka butuhkan dan permintaan paling banyak.

c. Mengajukan Pembelian atau Pengeluaran

Pemenuhan pada permintaan barang perlu diajukan dan disetujui oleh beberapa pihak di perusahaan. Tujuan tinjauan tersebut beralasan karena dapat menyeleksi apakah permintaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang ditetapkan. Biasanya beberapa kali terjadi kebutuhan diluar anggaran seperti permintaan konsumen yang berlebih sehingga setiap tahunnya butuh perencanaan anggaran berdasarkan kuartal.

d. Persetujuan Pembelian

Langkah keempat yang bisa dijadikan acuan untuk melakukan transaksi oleh bagian purchasing adalah mendapatkan persetujuan. Apabila prosedur internal perusahaan sudah disetujui pihak purchasing segera menghubungi pemasok untuk menyampaikan purchase order. Dengan ini pembelian sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.

e. Pencarian dan Seleksi Vendor

Setelah melalui pendataan yang akurat purchasing bergerak mencari pemasok yang tepat bagi mereka. Kualifikasi yang sesuai dengan visi misi perusahaan akan menjadi pilihan yang dipertimbangkan. Terutama jika berkaitan dengan kualitas, kecepatan pengiriman, dan harga yang memenuhi kesepakatan. Proses pencarian tersebut didapatkan melalui riset maupun partnership.

f. Penerimaan Barang dan Pembayaran

Barang yang dipesan terlebih dahulu harus diverifikasi atau pengecekan ulang untuk memastikan sudah sesuai dengan laporan yang dibuat tujuannya agar tidak terjadi ketidaksesuaian. Jika barang yang diterima sesuai dari segala aspek maka dilakukan pembayaran dengan syarat-syarat yang telah disepakati.

g.  Penilaian Kinerja Vendor

Setelah pembelian selesai kinerja vendor akan dinilai, penilaian ini bukan seperti pemberian rating atau angka akan tetapi, memastikan bahwa pemasok memenuhi kebutuhan dan standar yang sudah ditetapkan sebelum perjanjian dengan supplier dibuat. Hal tersebut membantu dalam pengambilan keputusan apakah akan terus bekerja sama dengan mereka di masa depan.

3. Fungsi Purchasing Management

Keberhasilan perusahaan dipengaruhi dari berbagai aspek salah satunya yaitu pengelolaan ketersediaan barang dan pemenuhan kebutuhan yang terkendali. Pengelolaan disini bukan sekedar membeli barang tetapi juga bagaimana pemilik usaha memastikan ketersedian barang dengan kualitas terbaik. Dibawah ini alasan manajemen pembelian sangat penting bagi perusahaan: 

a. Pengendalian Biaya

Manajemen pembelian membantu dalam memastikan bahwa perusahaan mendapatkan pelayanan dan barang dengan harga yang sesuai dan terjangkau. Karena jika tidak dipertimbangkan dengan matang akan berdampak pada biaya produksi serta profitabilitas perusahaan.

b. Berperan Penting dalam Operasional

Peran penting purchase adalah mengontrol operasional perusahaan. Apabila purchasing tidak memenuhi tugasnya maka tim lain juga akan ikut terkendala sebab semua pemenuhan kebutuhan ada pada pihak pembelian. Termasuk juga departemen produksi yang memerlukan bahan baku, baik yang sudah diolah dan belum jadi.

c. Menjaga Kualitas dan Konsistensi Produk

Dengan manajemen pembelian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan bahan baku yang bermutu secara konsisten. Sehingga produk tetap terjaga dan memiliki standar yang sama secara berkala yang ditawarkan pada pelanggan. Jika kualitas terjaga citra merek juga akan semakin baik dimata konsumen.

d. Menjalin Hubungan dengan Pemasok

Membangun hubungan baik dengan pemasok dapat meningkatkan kondisi pembelian yang semakin baik, penawaran kerjasama jangka waktu panjang, diskon, harga yang lebih baik, dan menjadi prioritas vendor sehingga pekerjaan purchasing managment lebih efektif.

4. Kesimpulan

Purchasing management bergerak untuk pemenuhan setiap kebutuhan yang ada pada departemen. Data yang sudah terkumpul akan dilakukan analisis kemudian dilakukan pengajuan pembelian. Jika sudah disetujui oleh anggota internal perusahaan mereka segera menghubungi vendor dan melakukan pengecekan berkala terhadap produk atau jasa yang di depan. 

Mereka dibutuhkan perusahaan karena divisi purchase adalah bagian inti yang mengendalikan operasional. Kontrol yang dilakukan seperti pengadaan barang, menjaga kualitas produk agar tetap konsisten, dan menghubungi pemasok mana yang bisa memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.