Fleet management system adalah solusi yang dirancang untuk mengatasi tantangan terbesar dalam mengelola armada kendaraan. Mulai dari pemantauan posisi kendaraan hingga jadwal perawatan rutin, semuanya bisa dilakukan pada satu sistem terintegrasi.

Tanpa sistem yang tepat, industri seperti tambang, rental, transportasi, distribusi, atau konstruksi, sulit mengoordinasikan armadanya. Dimana posisi kendaraan, bagaimana jadwal penggunaan armada, hingga kapan waktu yang tepat untuk pemeliharaan rutin tidak bisa secara akurat dipantau.

Di sinilah fleet management system hadir sebagai solusi yang mampu menyelesaikan masalah tersebut. Dalam artikel ini akan dibahas lebih detail definisi, manfaat, dan fitur utama yang mendukung FMS dalam proses kelola manajemen armada.

1. Pengertian Fleet Management System

Fleet management system adalah software yang dirancang khusus untuk membantu Anda mengelola armada kendaraan secara efisien. Sistem ini memudahkan proses pengawasan secara real-time pada armada melalui GPS, pemantauan kondisi kendaraan, hingga mengatur jadwal pengemudi.

Tidak hanya membantu proses operasional, sistem FMS juga akan mengolah data yang terkumpul terkait kendaraan, lokasi, kecepatan, penggunaan bahan bakar, hingga jadwal perjalanan untuk disajikan dalam bentuk laporan yang mudah dipahami fleet operations manager.

Jadi, FMS adalah sistem yang ideal bagi Anda yang ingin mengurangi biaya operasional, memperpanjang umur kendaraan, serta meningkatkan produktivitas dan keamanan pengemudi. Waktu pengiriman juga menjadi lebih efisien karena Anda bisa memantau statusnya secara real-time.

2. Manfaat Fleet Management System

FMS adalah solusi yang menawarkan manfaat bagi perusahaan yang mengelola armada kendaraan, baik dalam skala kecil maupun besar. Dengan kecanggihan fitur-fitur yang ada, Anda dapat:

• Memantau kendaraan secara real-time: Dilengkapi pelacakan GPS, pengawasan pergerakan kendaraan dilakukan secara tepat waktu.

• Mengoptimalkan rute: Anda dapat menggunakan jalur tercepat dan paling hemat bahan bakar, sehingga mengurangi waktu pengiriman.

• Menjadwalkan kendaraan: Anda akan mendapatkan notifikasi untuk melakukan pemeliharaan rutin kendaraan. 

• Memantau biaya secara akurat: Anda bisa memantau pajak kendaraan dan biaya administrasi lainnya.

Dengan berbagai manfaat tersebut, penggunaan integrated fleet management system adalah solusi yang tepat untuk membantu Anda melakukan manajemen armada yang lebih baik. Jadi, Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa khawatir tentang kendala operasional terkait kendaraan.

3. Industri yang Menggunakan Sistem FMS

Sistem fleet management banyak digunakan oleh berbagai industri yang memiliki kebutuhan khusus untuk manajemen armada. Beberapa industri tersebut di antaranya:

a. Perusahaan Tambang

Dalam industri pertambangan, armada kendaraan seperti truk dan alat berat digunakan untuk transportasi material. Anda dapat mengetahui secara real-time posisi truk yang sedang mengangkut material, sehingga memudahkan dalam koordinasi antara lokasi tambang dan tempat penyimpanan.

Fleet management system tambang juga membantu Anda mengelola penggunaan bahan bakar. Dengan adanya laporan rutin, Anda bisa mengetahui konsumsi bahan bakar setiap kendaraan, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi kendaraan yang boros.

b. Transportasi dan Logistik

Sistem ini juga digunakan oleh industri transportasi dan logistik. Taxi fleet management system, misalnya, memungkinkan perusahaan taksi untuk mengatur jadwal perjalanan dan merespons permintaan pelanggan dengan lebih cepat.

Dengan banyaknya kendaraan yang harus dikendalikan dan dikelola, fitur sistem distribusi pada FMS tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memastikan pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu.

c. Rental Kendaraan

Adanya sistem FMS juga membantu perusahaan rental untuk mengelola armada sewaan. Tidak hanya tracking lokasi kendaraan yang sedang disewa, tapi juga untuk memastikan armada tetap dalam kondisi baik selama digunakan dan dikembalikan.

d. Konstruksi

Sama halnya dengan industri tambang, perusahaan konstruksi juga kerap menggunakan alat berat dan kendaraan untuk menjalankan operasionalnya. Dalam hal ini, diperlukan sistem fleet management untuk memastikan peralatan tersedia sesuai kebutuhan proyek.

e. Layanan Darurat

Sebagai layanan yang harus cepat tanggap merespons kebutuhan darurat, pengelolaan armada seperti ambulans, pemadam kebakaran, dan mobil polisi dapat memanfaatkan FMS.  Sistem ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik dalam situasi darurat dengan melacak lokasi armada dan menentukan rute tercepat.

4. Fitur di Fleet Management System ScaleOcean

Sebagai sistem manajemen armada yang telah dipercaya 100 lebih klien di Indonesia, integrated fleet management system ScaleOcean dilengkapi berbagai fitur unggulan. Di antaranya adalah: 

a. Fleet Operations

Fitur ini memudahkan Anda melacak seluruh transaksi operasional transportasi, dari penggunaan bahan bakar hingga pencatatan riwayat perjalanan setiap armada. Dilengkapi teknologi GPS,  Anda dengan mudah memantau lokasi dan status armada kendaraan secara real-time.

Data terkait konsumsi bahan bakar juga bisa dijadikan acuan untuk membantu mengurangi biaya. Anda bisa mengidentifikasi mana kendaraan yang boros dan perlu ditindaklanjuti penyebabnya.

b. Maintenance Management

Jika kendaraan Anda tidak dalam kondisi yang optimal, tentu akan mempengaruhi operasional serta keselamatan penggunanya, bukan? Oleh karena itu, penting untuk memiliki jadwal pemeliharaan rutin.

Dengan notifikasi real-time ketika armada membutuhkan perbaikan atau perawatan, Anda bisa menjadwalkan perawatan rutin berdasarkan interval waktu atau kondisi kendaraan. Langkah ini dapat mengurangi risiko kerusakan mendadak, meminimalkan downtime, dan memperpanjang umur kendaraan.

c. Route Optimization

Fleet management system ScaleOcean juga dilengkapi fitur optimasi rute untuk membantu Anda mengetahui rute terpendek dan tercepat yang disesuaikan dengan kondisi lalu lintas, jarak, dan cuaca. Jadi, Anda bisa menghemat waktu dan bahan bakar, meningkatkan efisiensi perjalanan armada secara keseluruhan.

Jika Anda bergerak di bidang logistik, sistem ini adalah solusi yang efektif untuk membantu menghindari keterlambatan pengiriman. Dengan perencanaan rute yang lebih baik, kepuasan pelanggan pun turut terjamin.

d. Driver Management

Fitur ini memusatkan semua data pengemudi di satu sistem. Taxi fleet management system, sebagai contohnya, akan memantau aktivitas seperti lokasi, jam kerja, dan perilaku pengemudi secara real-time.

Apa manfaatnya? Perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pengemudi, memastikan mereka mematuhi aturan keselamatan, dan bekerja sesuai ketetapan. Data yang diperoleh juga memudahkan pengambilan keputusan strategis terkait manajemen shift atau bahkan reward.

e. Seamless Integration IoT

Berbeda dengan sistem yang ada di pasaran, ScaleOcean FMS adalah solusi yang terintegrasi dengan IoT. Melalui fitur ini, Anda dapat memantau kendaraan melalui geofencing, GPS, sensor odometer, dan banyak lagi.

Sistem ini membantu memantau lokasi, kecepatan, dan kondisi operasional kendaraan secara real-time. Terlebih integrasinya dengan perangkat lain, membuat Anda memiliki kontrol penuh atas armada.

f. Report Performance

Fleet management system ScaleOcean juga memiliki fitur yang mampu menyediakan laporan secara terperinci tentang penggunaan kendaraan, termasuk konsumsi bahan bakar, kecepatan, dan data operasional lainnya.

Data ini membantu fleet operations manager atau pihak lainnya untuk membuat keputusan berbasis data, mengidentifikasi aspek bisnis yang masih bisa ditingkatkan, dan menjaga armada tetap dalam performa terbaik.

Coba demo gratis yang ditawarkan dan konsultasikan lebih lanjut masalah spesifik perusahaan. Fitur-fitur pada sistem FMS ini juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.

5. Contoh Penerapan Fleet Management System

Contoh penerapan fleet management system meliputi pemantauan kinerja kendaraan, manajemen bahan bakar, pemeliharaan rutin, hingga optimalisasi rute. Kita akan gunakan industri pertambangan sebagai ilustrasinya.

Misalkan perusahaan tambang mengelola armada truk pengangkut material, alat berat, dan kendaraan pendukung lainnya. Setiap hari, ratusan ton batu bara harus dipindahkan dari lokasi tambang ke fasilitas pengolahan. Tentu untuk efisiensi operasional, diperlukan all-in-one solution. Di sinilah fleet management system (FMS) memiliki peran penting.

Dengan sistem ini, fleet operations manager, dapat melacak pergerakan setiap truk pengangkut secara real-time melalui GPS. Ketika ada truk yang mengalami keterlambatan di jalan karena faktor cuaca buruk atau kemacetan, sistem ini secara otomatis merekomendasikan rute alternatif yang lebih cepat.

Selain itu, FMS dapat memberikan notifikasi ketika salah satu kendaraan membutuhkan perawatan, sehingga pemeliharaan dapat dilakukan tepat waktu. Tentu Anda memerlukannya untuk menghindari kerusakan yang bisa mengganggu operasional tambang.

Alat berat seperti excavator juga dilengkapi dengan sensor yang terhubung ke FMS. Seperti manfaat transportation management system, sistem ini juga memantau penggunaan bahan bakar dan memastikan alat beroperasi dengan efisien.

6. Tips Memilih Software FMS yang Tepat

Manfaat integrated fleet management system tentunya dapat dirasakan secara maksimal ketika Anda memilihnya dengan tepat. Apalagi implementasi sistem ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan.

a. Identifikasi Kebutuhan Armada

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik armada Anda. Apakah fokus utama pada pelacakan kendaraan, optimasi rute, atau pemeliharaan kendaraan? Setiap bisnis tentunya memiliki prioritas yang berbeda. Jadi pastikan software yang Anda pilih dapat menangani kebutuhan tersebut. 

b. Pertimbangkan Skalabilitas

Skalabilitas adalah faktor penting dalam implementasi software. Sistem yang baik harus mampu mendukung ekspansi tanpa mengurangi kinerjanya. Pastikan FMS adalah sistem yang fleksibel dan mudah disesuaikan, baik untuk penambahan kendaraan atau peningkatan volume data. 

c. Kemudahan Penggunaan

Pilih sistem yang mudah digunakan oleh tim operasional dan pengemudi. Interface yang intuitif dan sederhana akan mempermudah penggunaan sistem, terutama bagi pengguna baru.

Selain itu, kemudahan penggunaan juga akan meningkatkan efisiensi tim dalam mengelola armada, karena mereka dapat dengan cepat memahami dan memanfaatkan fitur-fitur utama software tersebut.

d. Ulasan dan Rekomendasi Industri Serupa

Sebelum memutuskan, lakukan riset mengenai ulasan dan rekomendasi dari industri serupa. Membaca pengalaman pengguna lain yang memiliki jenis armada atau bisnis yang mirip dengan Anda dapat memberikan informasi tambahan tentang kelebihan dan kekurangan dari FMS.

e.  Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain

Terakhir dan tidak boleh terlupa adalah memastikan sistem dapat diintegrasikan dengan software lain. Misalnya, dengan sistem accounting management untuk mencatat dan menganalisis biaya operasional, modul ERP aset untuk mempermudah perhitungan depresiasi kendaraan, atau project management berguna untuk alokasi kendaraan masing-masing proyek.

7. Kesimpulan

Fleet management system adalah solusi yang dirancang untuk membantu berbagai industri dalam mengelola armada secara efisien dan efektif. Dengan kemampuan melacak kendaraan secara real-time, hingga membuat jadwal perawatan rutin, sistem ini pilihan yang cocok untuk manajemen armada Anda.

Jangan biarkan manajemen armada menjadi penghalang bisnis Anda. ScaleOcean hadir dengan fleet management system terbaik yang menawarkan solusi otomatis terintegrasi. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda atau coba demo gratis untuk merasakan bagaimana FMS dapat memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan Anda.