Invoice adalah salah satu dokumen mendasar dalam transaksi penjualan. Fungsinya tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga sebagai instrumen penting yang mendukung operasional bisnis dalam berbagai aspek, mulai dari pembukuan hingga pemenuhan kewajiban pajak. Dalam praktiknya, pembuatan faktur pembelian yang akurat diperlukan untuk memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk tahu cara membuat invoice penjualan yang efektif. Nah, dalam artikel berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut langkah-langkah pembuatannya, hingga contoh invoice penjualan barang yang sederhana dan bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan. Simak selengkapnya pada pembahasan berikut.

1. Fungsi Invoice Penjualan

Invoice merupakan dokumen penting dalam transaksi penjualan karena tidak hanya berperan sebagai bukti yang sah antara penjual dan pembeli, tetapi juga untuk pembukuan, audit, dan memenuhi kewajiban pajak. Berikut ini pembahasan lebih lanjut mengenai masing-masing fungsi invoice penjualan.

a. Bukti Transaksi Penjualan

Invoice berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan yang resmi dan sah. Dokumen ini mencatat detail deskripsi barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga per unit, total harga, serta informasi penting lainnya seperti tanggal transaksi dan identitas kedua pihak, yaitu penjual dan pembeli. Dengan adanya faktur, keduanya memiliki bukti tertulis yang dapat digunakan untuk verifikasi dan acuan menyelesaikan perselisihan yang mungkin terjadi.

b. Dasar untuk Pembukuan

Invoice penjualan juga berperan penting sebagai dasar untuk pembukuan dalam bisnis. Informasi yang tercatat dalam faktur digunakan untuk mencatat pendapatan dan mengelola catatan keuangan secara akurat. Jadi bisa dikatakan, faktur membantu perusahaan memantau keuntungan penjualan, menghitung laba rugi, serta mengelola inventaris. Pembukuan yang akurat dan terorganisir baik menjadi salah satu aspek menjalankan bisnis yang sukses dan berkelanjutan.

c. Dokumen untuk Audit

Selain itu, invoice diperlukan untuk proses audit. Dokumen ini diperlukan dalam memverifikasi akurasi catatan keuangan perusahaan. Melalui pemeriksaan faktur, auditor dapat memastikan bahwa transaksi penjualan telah dicatat dengan benar dan sesuai prinsip akuntansi yang berlaku.

d. Pemenuhan Kewajiban Pajak

Fungsi lain dari invoice penjualan adalah untuk menghitung pajak penjualan yang harus dibayar dan sebagai bukti pengeluaran atau pendapatan dalam laporan pajak. Faktur yang lengkap dan akurat memudahkan perusahaan dalam melaporkan pajaknya, menghindari potensi denda atau sanksi akibat pelaporan yang salah atau tidak lengkap. Dengan demikian, invoice membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku.

2. Cara Membuat Invoice Penjualan

Cara membuat invoice penjualan menjadi proses penting yang memastikan transparansi dan akurasi dalam transaksi bisnis. Invoice tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan tetapi juga sebagai dokumen penting untuk pembukuan, audit, dan kepatuhan pajak. Untuk memastikan faktur mencakup semua informasi yang diperlukan, ada beberapa langkah penting yang harus diikuti. Di antaranya yaitu:

a. Masukkan Informasi Penjual & Pembeli

Langkah pertama adalah menuliskan secara lengkap informasi penjual dan pembeli. Informasi ini mencakup nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini tidak hanya memudahkan untuk tahu siapa yang dituju, tetapi juga memudahkan komunikasi dan penyelesaian masalah jika diperlukan.

b. Input Nomor Invoice

Setiap faktur harus memiliki nomor yang unik. Nomor ini sangat berguna untuk identifikasi dokumen dan memudahkan pencarian dan referensi. Sistem penomoran bisa bervariasi tergantung kebijakan perusahaan. Nomor invoice yang unik juga penting untuk keperluan audit dan kepatuhan pajak, sehingga semua transaksi dapat diverifikasi dan diakses dengan mudah.

c. Tentukan Jatuh Tempo Pembayaran

Cara membuat invoice penjualan berikutnya adalah dengan menentukan tanggal jatuh tempo. Tujuannya untuk memberikan informasi yang jelas kepada pembeli terkait batas waktu pembayaran. Tanggal ini harus realistis, mempertimbangkan praktik industri dan kebijakan kredit perusahaan. Menetapkan tanggal jatuh tempo juga membantu mengelola kas perusahaan, memungkinkan perencanaan keuangan yang lebih baik dan mengurangi risiko keterlambatan pelunasan pembayaran.

d. Sertakan Deskripsi Produk

Hal utama dalam faktur penjualan adalah deskripsi detail produk atau jasa yang dijual. Ini harus mencakup kuantitas, harga per unit, dan total harga. Deskripsi yang jelas dan lengkap tidak hanya membantu pembeli paham apa saja yang perlu dibayar, tetapi juga untuk keperluan pembukuan dan audit. Deskripsi yang akurat juga meminimalisir adanya kesalahpahaman.

e. Hitung Total Harga Produk

Cara membuat invoice penjualan selanjutnya adalah menghitung total harga produk. Proses ini termasuk menjumlahkan semua harga produk, pengenaan pajak yang relevan, dan potongan atau diskon jika ada. Menyajikan total harga yang akurat sangat penting untuk transparansi dan menjaga kepercayaan dalam bisnis.

f. Tuliskan Syarat Pembayaran

Terakhir, faktur harus mencakup syarat pembayaran yang jelas, termasuk metode pembayaran yang diterima seperti transfer bank, kartu kredit, atau metode lainnya. Cantumkan juga kebijakan jika ada keterlambatan pembayaran, seperti denda atau bunga. Dengan adanya informasi ini akan membantu mengurangi keterlambatan pembayaran.

3. Contoh Invoice Penjualan Barang

Contoh di bawah ini akan memudahkan Anda untuk tahu bentuk faktur dalam transaksi penjualan. Tentunya contoh invoice penjualan barang berikut sangat sederhana dan bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan atau kebijakan yang berlaku. 

Dari contoh di atas bisa dilihat bahwa invoice penjualan merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan antara penjual dan pembeli. Komponen penting di dalamnya meliputi informasi dasar seperti tanggal transaksi, yang menandakan kapan barang atau jasa diserahkan, nomor sebagai identifikasi unik untuk setiap transaksi dan berguna untuk pencatatan dan pelacakan, serta nama dan alamat pembeli yang menunjukkan kepada siapa barang atau jasa dijual dan ke mana harus dikirim atau ditagihkan.

Kemudian, ada tabel yang merinci beberapa kolom penting seperti nomor urut, deskripsi produk, kuantitas, harga satuan, dan total harga, yaitu hasil perkalian kuantitas dengan harga satuan. Tabel ini sangat memudahkan pembeli untuk memverifikasi item dan jumlah yang dibeli serta menghitung total biaya. Selain itu, juga memudahkan tim ketika membuat laporan penjualan produk.

Di bagian akhir contoh invoice penjualan barang, terdapat jumlah total yang harus dibayarkan oleh pembeli. Tercantum juga instruksi pembayaran termasuk detail rekening bank penjual. Informasi ini dilakukan untuk memastikan pembayaran dilakukan dengan benar dan diterima oleh penjual. Seringkali, detail tambahan seperti syarat dan ketentuan, kebijakan keterlambatan pembayaran, dan informasi lainnya bisa ditambahkan di bagian bawah faktur untuk memberikan kejelasan hukum dan prosedural pembayaran.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa invoice menjadi dokumen penting untuk mencatat transaksi penjualan. Bahkan secara lebih luas memiliki fungsi untuk mendukung pembukuan penjualan bisnis yang akurat, proses audit, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak yang berlaku. Oleh karena itu, cara membuat invoice penjualan perlu diperhatikan. Mulai dari memasukkan informasi penjual dan pembeli, hingga menuliskan syarat pembayaran dan keterlambatan.

Contoh invoice penjualan barang yang diberikan di atas bisa Anda gunakan sebagai acuan untuk membuat faktur sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan adanya dokumen ini, transaksi penjualan dapat dilacak, diaudit, dan dikelola dengan efisien. Sekaligus juga memfasilitasi hubungan yang baik antara penjual dan pembeli karena adanya kejelasan di atas kertas.