Menjaga keakuratan data keuangan menjadi tantangan tersendiri di lingkungan bisnis yang serba cepat. Apakah Anda sering mengalami kesulitan untuk melacak setiap transaksi penjualan dengan benar? Atau mungkin Anda khawatir ada data kekurangan yang terlewat dan bisa mengganggu pengambilan keputusan bisnis?

Pembukuan penjualan bisa menjadi cara untuk meningkatkan efisiensi pencatatan keuangan, terutama jika Anda mengalami kesulitan dalam memonitor transaksi harian.  

Dengan sistem pencatatan yang tepat, Anda tidak hanya dapat mencegah human error, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan keuangan. Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana cara membuat pembukuan penjualan harian serta contohnya.

1. Pengertian Pembukuan Penjualan

Pembukuan penjualan adalah proses pencatatan setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh suatu bisnis. Proses ini mencakup penginputan data terkait penjualan barang atau jasa, seperti jumlah penjualan, harga, tanggal transaksi, dan informasi pelanggan. 

Data ini membantu perusahaan dalam menyusun laporan keuangan, mempermudah audit, serta mengidentifikasi tren penjualan. Pembukuan yang baik dapat meningkatkan transparansi keuangan dan membantu membuat keputusan strategis tentang bagaimana mengembangkan bisnis secara berkelanjutan.

2. Manfaat Pembukuan Penjualan

Pembukuan penjualan memberikan beberapa manfaat yang bisa meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan akurasi laporan keuangan. Untuk penjelasan lebih lanjut, berikut adalah beberapa manfaat dari pembuatan pembukuan penjualan.

a. Bukti Pertanggung Jawaban

Pertanggungjawaban keuangan perusahaan dapat ditunjukkan dengan pembukuan penjualan. Dengan membuat catatan yang jelas, Anda dapat menunjukkan kepada pihak terkait bahwa semua transaksi sudah tercatat dengan akurat. Hal ini memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai arus kas dan keuangan bisnis.

b. Evaluasi Kesehatan Keuangan Bisnis

Pembukuan dapat memberikan informasi mengenai kondisi usaha Anda. Dengan data yang lengkap, Anda dapat mengevaluasi kesehatan keuangan, termasuk arus kas dan keuntungan yang dihasilkan, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul dan perlu segera diatasi.

c. Alat Penilaian Kinerja Bisnis

Dengan pembukuan yang teratur, Anda bisa memanfaatkan data penjualan untuk mengevaluasi kinerja bisnis. Menganalisis tren penjualan membantu Anda menilai apakah strategi yang diterapkan efektif, serta menyesuaikan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai hasil yang lebih baik di masa depan.

d. Membantu Meningkatkan Produktivitas

Pembukuan penjualan yang teratur akan meningkatkan produktivitas karena menyediakan data yang cepat dan akurat. Hal ini memudahkan tim Anda agar lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih produktif dan memudahkan dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan.

e. Meningkatkan Transparansi Perusahaan

Pembukuan penjualan yang terstruktur akan meningkatkan transparansi dalam perusahaan. Laporan keuangan yang jelas dan mudah diakses oleh semua pihak terkait akan mempermudah pemantauan kondisi keuangan perusahaan, yang pada akhirnya membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas.

3. Pedoman Pencatatan Pembukuan Penjualan

Pedoman pencatatan pembukuan adalah langkah-langkah penting yang harus diperhatikan agar data keuangan tercatat secara akurat dan sistematis. Berikut adalah beberapa pedoman dalam pencatatan pembukuan yang perlu diterapkan.

a. Catat Setiap Transaksi Secara Rinci

Pastikan setiap transaksi, baik pemasukan maupun pengeluaran, dicatat secara detail dan lengkap. Ini termasuk tanggal, jumlah, deskripsi, dan pihak terkait. Pencatatan yang rinci membantu dalam melacak alur kas dan memudahkan analisis keuangan di kemudian hari.

b. Gunakan Sistem Pencatatan yang Konsisten

Tentukan metode pembukuan yang jelas, seperti sistem akrual atau kas. Metode ini harus diterapkan secara konsisten agar Anda dapat membuat laporan keuangan yang akurat. Konsistensi dalam pencatatan memungkinkan perbandingan yang valid antar periode dan mengurangi risiko kesalahan.

c. Pisahkan Akun Bisnis dan Pribadi

Hindari mencampurkan keuangan pribadi dengan bisnis agar laporan keuangan lebih jelas dan mudah dianalisis. Memisahkan kedua akun ini membantu dalam memahami kinerja bisnis secara akurat serta memudahkan dalam penghitungan pajak dan kewajiban lainnya.

d. Simpan Bukti Transaksi dengan Baik

Pastikan setiap transaksi memiliki bukti fisik, seperti kwitansi dan faktur penjualan. Menyimpan bukti ini dengan baik penting untuk keperluan audit dan verifikasi di masa mendatang. Bukti transaksi juga berfungsi sebagai referensi jika terjadi sengketa atau kesalahan pencatatan.

e. Rekonsiliasi Secara Berkala

Lakukan pengecekan berkala antara catatan pembukuan dengan laporan bank untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian. Rekonsiliasi ini membantu mendeteksi kesalahan lebih awal, mengurangi risiko kecurangan, dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan tepat.

f. Gunakan Software Akuntansi

Pertimbangkan penggunaan aplikasi pembukuan keuangan perusahaan untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan data keuangan secara otomatis. Software ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manual dan memungkinkan analisis data yang lebih mendalam.

g. Perhatikan Ketepatan Waktu Pencatatan

Segera lakukan pencatatan setelah transaksi terjadi. Ketepatan waktu pencatatan mengurangi risiko lupa atau kesalahan dalam memasukkan data. Semakin cepat data dicatat, semakin akurat informasi keuangan yang diperoleh.

h. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Secara teratur, tinjau laporan keuangan untuk memastikan bahwa pembukuan tercatat secara akurat. Evaluasi ini membantu dalam mengidentifikasi tren, menentukan area yang perlu diperbaiki, dan memudahkan dalam mengambil keputusan strategis untuk perkembangan bisnis di masa depan.

4. Jenis Pembukuan Penjualan

Terdapat beberapa jenis laporan keuangan yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan kesehatan finansial suatu perusahaan. Jenis laporan laba rugi yang umum digunakan dijelaskan di sini.

a. Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi adalah dokumen yang menyajikan pendapatan dan biaya selama periode tertentu, yang digunakan untuk menghitung laba atau rugi bersih perusahaan. Laporan ini menggambarkan tingkat efektivitas perusahaan dalam menghasilkan keuntungan. Anda dapat menemukan area yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan profitabilitas dengan melakukan analisis yang tepat.

b. Laporan Ekuitas Pemilik

Laporan ekuitas pemilik mencatat perubahan dalam ekuitas pemilik selama periode laporan. Ini mencakup investasi yang dilakukan pemilik, laba ditahan, serta distribusi dividen. Setelah mempertimbangkan semua transaksi yang memengaruhi ekuitas, laporan ini penting karena memberikan gambaran tentang seberapa banyak nilai perusahaan yang dimiliki oleh pemilik.

c. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas menunjukkan aliran kas masuk dan keluar dari perusahaan selama periode tertentu. Laporan ini dipisahkan menjadi tiga tugas, yakni operasi, investasi, dan pendanaan. Memahami arus kas membantu perusahaan dalam mengelola likuiditas, memastikan bahwa ada cukup kas untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dan mendukung pertumbuhan. 

d. Neraca

Neraca adalah laporan yang memberikan gambaran tentang posisi keuangan perusahaan pada titik waktu tertentu. Ini mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik. Neraca membantu pemilik dan investor menilai kesehatan finansial perusahaan, menunjukkan apakah aset perusahaan cukup untuk membayar hutang dan seberapa banyak yang tersisa untuk pemilik.

5. Cara Membuat Pembukuan Penjualan Harian

Membuat pembukuan penjualan yang akurat dan sistematis diperlukan untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik. Berikut cara membuat pembukuan penjualan harian.

a. Menyiapkan Format Laporan Penjualan Harian

Pertama, siapkan format laporan yang jelas dan mudah dibaca. Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets. Format dasar laporan penjualan harian biasanya mencakup kolom seperti 

• Tanggal transaksi

• Deskripsi produk

• Jumlah terjual

• Harga per unit

• Total penjualan (jumlah terjual x harga per unit)

• Pembayaran (tunai atau kredit)

b. Mengumpulkan Data Penjualan Harian

Lalu, pastikan Anda mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi setiap hari. Anda dapat menggunakan aplikasi kasir atau sistem POS (Point of Sale) untuk merekam data transaksi secara otomatis. Jika transaksi dilakukan secara manual, pastikan Anda memasukkan informasi lengkap tentang produk, harga, dan metode pembayaran. 

c. Memasukkan Data ke Laporan

Setelah data transaksi terkumpul, masukkan informasi tersebut ke dalam format laporan yang telah disiapkan. Pastikan setiap transaksi dicatat dengan rinci, termasuk diskon atau promosi yang diterapkan. 

d. Menghitung Total Penjualan dan Pembayaran

Selanjutnya, lakukan perhitungan total penjualan untuk hari itu. Anda juga harus memisahkan pembayaran tunai dan pembayaran kredit agar hasil pencatatan lebih akurat. Hal ini juga berguna untuk pencocokan saldo kas pada akhir hari. 

e. Menyusun Laporan Keuangan Harian

Tahap berikutnya adalah membuat ringkasan yang berisi total pendapatan dari penjualan, termasuk rincian pembayaran, dan juga total barang yang terjual. Laporan ini dapat membantu Anda memantau performa penjualan harian dan mengevaluasi kebutuhan stok atau perencanaan keuangan lebih lanjut. 

f. Menganalisis Laporan Penjualan Harian

Setelah laporan keuangan selesai, Anda dapat mulai menganalisis tren penjualan harian.  Misalnya, Anda dapat mengetahui produk mana yang paling laris atau hari apa yang memiliki penjualan tertinggi. Untuk pengambilan keputusan di masa depan, analisis ini sangat membantu.

g. Menggunakan Software Pembukuan untuk Otomasi Pelaporan Keuangan

Untuk mempermudah mencatat penjualan, Anda dapat menggunakan software akuntansi seperti ScaleOcean, yang dapat mengintegrasikan data penjualan harian secara otomatis. 

Dengan fitur-fitur software akuntansi dibawah ini, pencatatan penjualan di ScaleOcean ERP menjadi lebih mudah.

• Otomasi dan Integrasi Real-time:  Transaksi penjualan otomatis tercatat di modul terkait seperti Inventory dan Accounting​.

• Laporan Keuangan Akurat:  Laporan keuangan sesuai standar PSAK dan DJP dihasilkan secara otomatis​.

• Rekonsiliasi Bank Otomatis:  Sistem mencocokkan transaksi bank dengan data internal secara otomatis​.

• Pelaporan Pajak yang Mudah:  Pelaporan pajak langsung dari sistem memastikan kepatuhan regulasi​.

• Manajemen Laporan Dinamis:  Fitur Custom BI dan Dashboard memungkinkan pembuatan laporan dan dashboard sesuai kebutuhan​.

6. Contoh Pembukuan Penjualan Harian

Laporan penjualan harian memberikan gambaran lengkap tentang kondisi keuangan perusahaan. Berikut adalah contoh pembukuan penjualan harian yang bisa Anda jadikan panduan.

Laporan ini mencatat transaksi penjualan harian dengan rinci, termasuk jenis barang, kode barang, jumlah yang terjual, harga jual, serta HPP dan keuntungan yang didapatkan dari penjualan tersebut. 

Dengan laporan ini, Anda dapat memantau kinerja produk setiap hari, menghitung keuntungan yang diperoleh, serta mengevaluasi efektivitas strategi harga atau biaya yang diterapkan.

7. Kesimpulan

Cara Anda mengelola pembukuan penjualan berperan penting dalam menunjang keberhasilan bisnis Anda. Pencatatan penjualan yang akurat dan sistematis dapat membantu Anda mengawasi aliran kas, membuat laporan keuangan yang akurat, dan membuat keputusan yang lebih baik. 

Contoh yang telah dibahas dalam artikel ini memberikan gambaran jelas tentang bagaimana Anda dapat menerapkan metode pembukuan yang efektif. Jika Anda ingin mempercepat proses pencatatan dan menganalisis keuangan dengan lebih efisien, coba pertimbangkan menggunakan software akuntansi ScaleOcean. Maka dari itu, Anda dapat segera mencoba demo gratis dan rasakan manfaatnya langsung untuk bisnis Anda!