Contoh Pembukuan Penjualan dan Langkah Membuatnya

Mengelola pembukuan penjualan dengan akurat adalah tantangan yang dihadapi banyak bisnis, terutama di lingkungan yang serba cepat. Kesulitan dalam melacak setiap transaksi penjualan dengan benar atau khawatir kehilangan data penting bisa berdampak pada pengambilan keputusan yang kurang tepat.

Dengan sistem pencatatan yang tepat, Anda tidak hanya dapat mencegah human error, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan keuangan. Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana cara membuat pembukuan penjualan harian serta contoh pembukuan penjualan harian yang benar.

Key Takeaways

• Pembukuan penjualan merupakan proses mencatat semua transaksi penjualan perusahaan dalam periode tertentu untuk memantau pendapatan dan analisis kinerja.
• Langkah membuat pembukuan penjualan adalah siapkan format laporan, kumpulkan data, dan masukan data ke dalam laporan.
• ScaleOcean dengan software akuntansinya dapat mempercepat proses pencatatan dan menganalisis keuangan dengan lebih efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Pembukuan Penjualan?

Data ini membantu perusahaan dalam menyusun laporan keuangan, mempermudah audit, serta mengidentifikasi tren penjualan. Pembukuan yang baik dapat meningkatkan transparansi dan manajemen keuangan, serta membantu membuat keputusan strategis tentang bagaimana mengembangkan bisnis secara berkelanjutan.

2. Manfaat Pembukuan Penjualan

Pembukuan penjualan memberikan beberapa manfaat yang bisa meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan akurasi laporan keuangan. Untuk penjelasan lebih lanjut, berikut adalah beberapa manfaat dari pembuatan pembukuan penjualan.

a. Menjadi Bukti Pertanggung Jawaban

Pembukuan penjualan dapat menunjukkan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. Dengan membuat catatan yang jelas, Anda dapat menunjukkan kepada pihak terkait bahwa semua transaksi sudah tercatat dengan akurat. Hal ini memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai arus kas dan keuangan bisnis.

b. Mengevaluasi Kesehatan Keuangan Bisnis

Pembukuan dapat memberikan informasi mengenai kondisi usaha Anda. Dengan data yang lengkap, Anda dapat mengevaluasi kesehatan keuangan, termasuk arus kas dan keuntungan yang dihasilkan, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul dan perlu segera diatasi.

c. Menjadi Alat Penilaian Kinerja Bisnis

Dengan contoh pembukuan keuangan yang lengkap dan akurat, Anda bisa memanfaatkan data penjualan untuk mengevaluasi kinerja bisnis. Menganalisis tren penjualan membantu Anda menilai apakah strategi yang diterapkan efektif, serta menyesuaikan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai hasil yang lebih baik di masa depan.

d. Membantu Meningkatkan Produktivitas

Pembukuan penjualan yang teratur akan meningkatkan produktivitas karena menyediakan data yang cepat dan akurat. Hal ini memudahkan tim Anda agar lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih produktif dan memudahkan dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan.

e. Meningkatkan Transparansi Perusahaan

Contoh pembukuan penjualan harian yang terstruktur dan lengkap akan meningkatkan transparansi dalam perusahaan. Laporan keuangan yang jelas dan mudah diakses oleh semua pihak terkait akan mempermudah pemantauan kondisi keuangan perusahaan, yang pada akhirnya membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas.

f. Memantau Arus Kas

Pembukuan penjualan memungkinkan perusahaan untuk mengetahui aliran uang masuk dari penjualan secara real-time. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengendalikan keuangan bisnis secara lebih efektif, memastikan bahwa arus kas tetap sehat, dan menghindari kekurangan dana yang bisa mengganggu operasi bisnis.

g. Mengidentifikasi Tren Penjualan

Dengan data penjualan harian yang terstruktur, perusahaan dapat melihat produk mana yang paling laris dan mengenali tren penjualan lainnya. Data ini sangat diperlukan untuk merencanakan strategi pemasaran dan stok produk secara lebih efisien, meningkatkan penjualan di masa mendatang.

h. Memudahkan Penyusunan Laporan Pajak

Data penjualan yang rapi memudahkan Anda saat menyusun laporan pajak, karena semua informasi yang diperlukan sudah tercatat dengan baik. Pembukuan yang teratur memastikan bahwa perusahaan mematuhi kewajiban pajak dengan tepat waktu dan menghindari kesalahan atau masalah terkait pajak.

i. Dasar Pengambilan Keputusan

Pembukuan penjualan yang akurat juga akan menyediakan informasi yang tepat untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik. Informasi ini memungkinkan manajemen untuk merencanakan stok, menentukan strategi pemasaran, dan membuat keputusan strategis lainnya yang mendukung pertumbuhan dan efisiensi bisnis.

j. Mengontrol Pengeluaran

Pembukuan penjualan membantu perusahaan untuk mengontrol biaya operasional dengan memastikan bahwa semua pengeluaran tercatat dengan benar. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

3. Contoh Pembukuan Penjualan Harian

Laporan penjualan harian memberikan gambaran lengkap tentang kondisi keuangan perusahaan. Berikut adalah contoh pembukuan penjualan harian yang bisa Anda jadikan panduan.

Berdasarkan contoh pembukuan penjualan di atas, dapat dilihat bahwa pada tanggal 10 November 2024, tercatat penjualan Laptop, Smartphone, dan Printer dengan kode masing-masing LT123, SM456, dan PR789.

Jumlah unit yang terjual adalah 5, 10, dan 3 dengan harga jual per unit berturut-turut Rp 10.000.000, Rp 3.500.000, dan Rp 1.500.000. Pembayaran dilakukan secara tunai untuk Laptop dan Printer, serta kredit untuk Smartphone.

Harga pokok penjualan masing-masing barang adalah Rp 8.000.000, Rp 2.500.000, dan Rp 1.000.000 per unit, sehingga keuntungan yang diperoleh adalah Rp 2.000.000 untuk Laptop, Rp 1.000.000 untuk Smartphone, dan Rp 500.000 untuk Printer. Laporan ini membantu memantau kinerja penjualan harian secara singkat dan efektif.

laporan ini mencatat transaksi penjualan harian dengan rinci, termasuk jenis barang, kode barang, jumlah yang terjual, harga jual, serta HPP dan keuntungan yang didapatkan dari penjualan tersebut.

Dengan laporan ini, Anda dapat memantau kinerja produk setiap hari, menghitung keuntungan yang diperoleh, serta mengevaluasi efektivitas strategi harga atau biaya yang diterapkan.

4. Cara Membuat Pembukuan Penjualan 

Membuat contoh pembukuan keuangan bisnis yang akurat dan sistematis diperlukan untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik. Berikut langkah-langkah membuat pembukuan penjualan:

a. Siapkan Format Laporan Penjualan

Pertama, siapkan format laporan yang jelas dan mudah dibaca. Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets. Format dasar laporan penjualan harian biasanya mencakup kolom seperti

• Tanggal transaksi
• Deskripsi produk
• Jumlah terjual
• Harga per unit
• Total penjualan (jumlah terjual x harga per unit)
• Pembayaran (tunai atau kredit)

b. Kumpulkan Data Penjualan

Lalu, pastikan Anda mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi setiap hari. Anda dapat menggunakan aplikasi kasir atau sistem POS (Point of Sale) untuk merekam data transaksi secara otomatis. Jika transaksi dilakukan secara manual, pastikan Anda memasukkan informasi lengkap tentang produk, harga, dan metode pembayaran.

c. Masukkan Data ke Laporan

Setelah data transaksi terkumpul, langkah membuat pembukuan penjualan berikutnya yaitu memasukkan informasi tersebut ke dalam format laporan yang telah disiapkan. Pastikan setiap transaksi dicatat dengan rinci, termasuk diskon atau promosi yang diterapkan.

d. Hitung Total Penjualan dan Pembayaran

Selanjutnya, lakukan perhitungan total penjualan untuk hari itu. Anda juga harus memisahkan pembayaran tunai dan pembayaran kredit agar hasil pencatatan lebih akurat. Hal ini juga berguna untuk pencocokan saldo kas pada akhir hari.

e. Susun Laporan Keuangan

Langkah membuat pembukuan penjualan berikutnya adalah membuat ringkasan yang berisi total pendapatan dari penjualan, termasuk rincian pembayaran, dan juga total barang yang terjual. Laporan ini dapat membantu Anda memantau performa penjualan harian dan mengevaluasi kebutuhan stok atau perencanaan keuangan lebih lanjut.

f. Analisis Laporan Penjualan

Setelah laporan keuangan selesai, Anda dapat mulai menganalisis tren penjualan harian. Misalnya, Anda dapat mengetahui produk mana yang paling laris atau hari apa yang memiliki penjualan tertinggi. Untuk pengambilan keputusan di masa depan, analisis ini sangat membantu.

Dengan menggunakan rekomendasi aplikasi pencatatan penjualan bisnis, perusahaan dapat dengan mudah melacak data penjualan secara real-time, menganalisis tren, dan mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang kinerja penjualan, sehingga membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

g. Gunakan Software Pembukuan untuk Otomasi Pelaporan Keuangan

Untuk mempermudah mencatat penjualan, Anda dapat menggunakan software akuntansi seperti ScaleOcean, yang dapat mengintegrasikan data penjualan harian secara otomatis.

Dengan fitur-fitur software akuntansi dibawah ini, pencatatan penjualan di ScaleOcean ERP menjadi lebih mudah.

• Otomasi dan Integrasi Real-time:  Transaksi penjualan otomatis tercatat di modul terkait seperti Inventory dan Accounting​.
• Laporan Keuangan Akurat:  Laporan keuangan sesuai standar PSAK dan DJP dihasilkan secara otomatis​.
• Rekonsiliasi Bank Otomatis:  Sistem mencocokkan transaksi bank dengan data internal secara otomatis​.
• Pelaporan Pajak yang Mudah:  Pelaporan pajak langsung dari sistem memastikan kepatuhan regulasi​.
• Manajemen Laporan Dinamis:  Fitur Custom BI dan Dashboard memungkinkan pembuatan laporan dan dashboard sesuai kebutuhan​.

Baca Juga: Pelajari Cara Menghitung Keuntungan Penjualan

5. Jenis dan Contoh Pembukuan Penjualan

Terdapat beberapa jenis laporan keuangan yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan kesehatan finansial suatu perusahaan. Jenis laporan laba rugi yang umum digunakan dijelaskan di sini.

a. Laporan Laba Rugi

Jenis pembukuan penjualan pertama adalah laporan laba rugi, yaitu dokumen yang menyajikan pendapatan dan biaya selama periode tertentu, yang digunakan untuk menghitung laba atau rugi bersih perusahaan. Report ini menggambarkan tingkat efektivitas perusahaan dalam menghasilkan keuntungan. Anda dapat menemukan area yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan profitabilitas dengan melakukan analisis yang tepat.

Berikut adalah contoh pembukuan penjualan bisnis untuk laba rugi:

b. Laporan Ekuitas Pemilik

Jenis pembukuan penjualan kedua yaitu laporan ekuitas pemilik yang mencatat perubahan dalam ekuitas pemilik selama periode laporan. Ini mencakup investasi yang dilakukan pemilik, laba ditahan, serta distribusi dividen. Setelah mempertimbangkan semua transaksi yang memengaruhi ekuitas, laporan ini penting karena memberikan gambaran tentang seberapa banyak nilai perusahaan yang dimiliki oleh pemilik.

Berikut adalah contoh pembukuan penjualan perusahaan untuk ekuitas pemilik:

c. Laporan Arus Kas

Jenis laporan pembukuan berikutnya adalah laporan arus kas yang menunjukkan aliran kas masuk dan keluar dari perusahaan selama periode tertentu. Jenis laporan ini dipisahkan menjadi tiga tugas, yakni operasi, investasi, dan pendanaan. Memahami arus kas membantu perusahaan dalam mengelola likuiditas, memastikan bahwa ada cukup kas untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dan mendukung pertumbuhan.

Berikut adalah contoh pembukuan penjualan bisnis untuk ekuitas pemilik:

d. Neraca

Jenis pembukuan penjualan terakhir yaitu neraca. Neraca adalah laporan yang memberikan gambaran tentang posisi keuangan perusahaan pada titik waktu tertentu. Ini mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik. Neraca membantu pemilik dan investor menilai kesehatan finansial perusahaan, menunjukkan apakah aset perusahaan cukup untuk membayar hutang dan seberapa banyak yang tersisa untuk pemilik.

Berikut adalah contoh pembukuan penjualan perusahaan untuk neraca:

6. Tips dalam Melakukan Pencatatan Pembukuan Penjualan

Pedoman pencatatan pembukuan adalah langkah-langkah penting yang harus diperhatikan agar data keuangan tercatat secara akurat dan sistematis. Berikut adalah beberapa pedoman dalam pencatatan pembukuan penjualan yang perlu diterapkan.

a. Catat Setiap Transaksi Secara Rinci

Pastikan setiap transaksi, baik pemasukan maupun pengeluaran, dicatat secara detail dan lengkap. Ini termasuk tanggal, jumlah, deskripsi, dan pihak terkait. Pencatatan yang rinci membantu dalam melacak alur kas dan memudahkan analisis keuangan di kemudian hari.

b. Perbarui Secara Berkala

Pembukuan penjualan harus diperbarui secara rutin, baik setiap hari atau sesuai kebutuhan bisnis. Pembaruan yang konsisten memastikan bahwa data keuangan yang digunakan untuk pengambilan keputusan selalu akurat. Pembaruan ini mempermudah pengelolaan laporan keuangan dan mencegah terjadinya kesalahan atau keterlambatan pencatatan.

c. Gunakan Sistem Pencatatan yang Konsisten

Tentukan metode pembukuan penjualan yang jelas, seperti sistem akrual atau kas. Metode ini harus diterapkan secara konsisten agar Anda dapat membuat laporan keuangan yang akurat. Konsistensi dalam pencatatan memungkinkan perbandingan yang valid antar periode dan mengurangi risiko kesalahan.

d. Pisahkan Akun Bisnis dan Pribadi

Hindari mencampurkan keuangan pribadi dengan bisnis agar laporan keuangan lebih jelas dan mudah dianalisis. Memisahkan kedua akun ini membantu dalam memahami kinerja bisnis secara akurat serta memudahkan dalam penghitungan pajak dan kewajiban lainnya.

e. Simpan Bukti Transaksi dengan Baik

Pastikan setiap transaksi memiliki bukti fisik, seperti kwitansi dan faktur penjualan. Menyimpan bukti ini dengan baik penting untuk keperluan audit dan verifikasi di masa mendatang. Bukti transaksi juga berfungsi sebagai referensi jika terjadi sengketa atau kesalahan pencatatan.

f. Rekonsiliasi Secara Berkala

Lakukan pengecekan berkala antara catatan pembukuan dengan laporan bank untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian. Rekonsiliasi ini membantu mendeteksi kesalahan lebih awal, mengurangi risiko kecurangan, dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan tepat.

g. Gunakan Software Akuntansi

Pertimbangkan penggunaan aplikasi pembukuan keuangan perusahaan untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan data keuangan secara otomatis. Software ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manual dan memungkinkan analisis data yang lebih mendalam.

h. Perhatikan Ketepatan Waktu Pencatatan

Segera lakukan pencatatan setelah transaksi terjadi. Ketepatan waktu pencatatan mengurangi risiko lupa atau kesalahan dalam memasukkan data. Semakin cepat data dicatat, semakin akurat informasi keuangan dalam pembukuan penjualan yang diperoleh.

i. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Secara teratur, tinjau laporan keuangan untuk memastikan bahwa pembukuan tercatat secara akurat. Evaluasi ini membantu dalam mengidentifikasi tren, menentukan area yang perlu diperbaiki, dan memudahkan dalam mengambil keputusan strategis untuk perkembangan bisnis di masa depan.

7. Cara Mudah Mengelola Pembukuan Penjualan dengan Software ScaleOcean 

Mengelola pembukuan penjualan secara manual seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Proses manual ini bisa menyebabkan keterlambatan dalam pencatatan transaksi, kesalahan perhitungan, dan kesulitan dalam memantau arus kas.

Dengan Software Akuntansi ScaleOcean, perusahaan dapat mengotomatisasi seluruh proses pembukuan penjualan. Semua transaksi, dari pemesanan hingga penerbitan faktur, tercatat secara real-time dan akurat. Keuntungan utamanya adalah efisiensi yang meningkat, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kelancaran arus kas.

Sebagai solusi ERP terintegrasi, ScaleOcean menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda merasakan langsung manfaat software ini. Berikut ini merupakan fitur utama dari software ScaleOcean yang pasti cocok untuk bisnis Anda:

• Integrasi dengan Modul Lain: Memungkinkan pencatatan transaksi secara otomatis dan real-time.
• Pencatatan Piutang dan Hutang: Mempermudah pengelolaan piutang pelanggan dan hutang perusahaan.
• Forecasting Arus Kas: Membantu merencanakan keuangan dengan prediksi arus kas yang lebih akurat.
• Perhitungan Pajak Otomatis: Mengurangi risiko kesalahan perhitungan pajak dengan otomatisasi sesuai regulasi.
• Laporan Keuangan Real-Time: Memungkinkan akses langsung ke laporan keuangan untuk analisis cepat.
• Document Automation: Memudahkan pembuatan dokumen kwitansi kosong, invoice, laporan keuangan, dan nota secara cepat dan konsisten sesuai template.

Dengan berbagai fitur tersebut, ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi pembukuan penjualan Anda, memberikan kontrol lebih besar atas keuangan bisnis.

8. Kesimpulan

Cara Anda mengelola pembukuan penjualan berperan penting dalam menunjang keberhasilan bisnis Anda. Pencatatan penjualan yang akurat dan sistematis dapat membantu Anda mengawasi aliran kas, membuat laporan keuangan yang akurat, dan membuat keputusan yang lebih baik.

Contoh yang telah dibahas dalam artikel ini memberikan gambaran jelas tentang bagaimana Anda dapat menerapkan metode pembukuan yang efektif. Jika Anda ingin mempercepat proses pencatatan dan menganalisis keuangan dengan lebih efisien, coba pertimbangkan menggunakan software akuntansi ScaleOcean. Maka dari itu, Anda dapat segera mencoba demo gratis dan rasakan manfaatnya langsung untuk bisnis Anda!