Back order adalah salah satu tantangan yang sering dihadapi oleh manajemen gudang di perusahaan. Sederhananya, hal ini terjadi ketika perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan, tapi bisa dipastikan dapat dipesan ulang dalam waktu tertentu. Jika hal ini terjadi akan menyebabkan berbagai dampak negatif bagi bisnis. Mulai dari ketidakpuasan pelanggan hingga kerugian finansial.

Oleh karena itu, memahami apa itu back order, penyebab, dampak, serta langkah-langkah dalam menanganinya sangat dibutuhkan untuk menjaga keberlangsungan bisnis. Dalam artikel ini akan dibahas secara detail pengertian back order dan bagaimana cara mengatasinya dengan efektif. Yuk, langsung simak pembahasan berikut!

1. Apa itu Back Order?

Back order adalah kondisi saat pesanan pelanggan tidak dapat langsung dipenuhi karena barang atau produk sedang tidak tersedia di stok. Ini bisa terjadi karena manajemen gudang yang kurang efektif. Tetapi supplier dapat memastikan kapan barang bisa dikirimkan segera setelah barang atau produk tersebut sudah tersedia. Umumnya, penyebab back order adalah permintaan produk tertentu melampaui perkiraan atau ada gangguan dalam rantai pasokan sehingga pemasok kesulitan memenuhi pesanan dengan cepat.

Kondisi ini berbeda dengan out of stock, yang sering kali diartikan kalau produk memang sudah tidak tersedia dan tidak ada kepastian kapan akan tersedia lagi. Jadi, pada out of stock pelanggan mungkin harus mencari alternatif lain. Sedangkan dalam back order, ada komitmen dari pihak pemasok untuk memenuhi pesanan tersebut di waktu yang telah ditentukan.

2. Penyebab Terjadinya Back Order

Ada berbagai faktor penyebab terjadinya back order. Dengan mengetahui aspek-aspek tersebut, Anda bisa segera mengantisipasi sehingga dapat meminimalkan dampaknya bagi manajemen gudang. Berikut beberapa faktor tersebut.

a. Fluktuasi Permintaan

Fluktuasi permintaan adalah salah satu penyebab utama terjadinya back order. Hal ini bisa terjadi karena tren pasar, promosi, atau musim tertentu, sehingga permintaan terhadap suatu produk meningkat dengan cepat dan tidak terprediksi. Akibatnya, tim manajemen gudang kesulitan memenuhi permintaan pelanggan, terutama jika tidak memiliki demand forecasting yang akurat dan persediaan yang cukup.

b. Kesalahan Perencanaan Persediaan

Selain itu, perencanaan persediaan yang tidak tepat atau adanya kesalahan dalam pengelolaan juga mengakibatkan back order. Ketika perusahaan salah dalam memprediksi berapa banyak produk yang harus disimpan di gudang, atau kapan harus melakukan pemesanan ulang, maka ada kemungkinan gudang kekurangan stok ketika permintaan datang.

c. Kapasitas Penyimpanan Terbatas

Penyebab lainnya yaitu kapasitas penyimpanan yang terbatas. Dengan keterbatasan ruang gudang, perusahaan bisa saja terpaksa menolak pesanan tambahan atau menunda pengiriman hingga ruang penyimpanan tersedia kembali atau persediaan baru tiba. Hal ini tidak hanya menyebabkan back order, tapi juga kehilangan penjualan yang mempengaruhi finansial perusahaan.

d. Gangguan Rantai Pasokan

Ada juga penyebab dari eksternal seperti gangguan rantai pasokan. Mulai dari isu transportasi hingga supplier yang bermasalah. Alhasil menyebabkan pengiriman barang terhambat. Jika hal ini terjadi tentu dapat mengganggu ketersediaan produk dan memaksa perusahaan untuk menunda pengiriman yang menyebabkan back order.

3. Dampak Back Order bagi Bisnis

Salah satu dampak dari back order adalah penurunan kepuasan pelanggan. Ketika pelanggan melakukan pemesanan dengan ekspektasi menerima produk dalam waktu tertentu, tapi justru harus ditunda, maka bisa menimbulkan rasa kecewa. Bahkan, kasus terburuknya ada sejumlah pelanggan yang memilih untuk membatalkan pesanan atau berbelanja di tempat lain. Kondisi ini tentunya sangat merugikan bisnis. Menurunnya kepuasan pelanggan juga dapat mengurangi peluang untuk mendapatkan pesanan ulang ke depannya.

Dampak yang sudah pasti adalah adanya kerugian finansial bagi perusahaan. Seperti skenario sebelumnya, ketika ada penundaan pengiriman, bisa jadi pelanggan membatalkan pesanan dan menyebabkan kehilangan penjualan. Selain itu, sebagai upaya untuk memenuhi pesanan dan mempertahankan pelanggan, perusahaan harus menerapkan beragam strategi yang membutuhkan biaya tambahan, seperti biaya pengiriman cepat, diskon, atau kompensasi lainnya kepada pelanggan.

Di era digital seperti sekarang, review dari pelanggan dapat dengan cepat menyebar. Jika pelanggan tersebut tidak puas dengan layanan yang Anda berikan, review yang buruk nantinya akan cepat mempengaruhi persepsi masyarakat luas terhadap citra perusahaan. Terlebih ketika back order terjadi berulang-ulang maka akan membuat reputasi perusahaan memburuk.

4. Langkah Sukses Tangani Back Order

Setelah mengetahui apa itu back order, penyebab, dan dampaknya bagi bisnis, lalu apa yang bisa dilakukan perusahaan untuk menangani permasalahan back order? Berikut beberapa tips sukses yang bisa Anda pertimbangkan.

a. Tetapkan Safety Stock

Safety stock adalah jumlah stok tambahan yang perlu disimpan oleh perusahaan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atau gangguan pada rantai pasokan. Dengan ini, perusahaan dipastikan tetap memiliki cadangan stok untuk memenuhi kebutuhan pelanggan meskipun ada kenaikan permintaan yang tak terduga atau terjadi hambatan dalam pasokan. Jadi, kondisi back order bisa dicegah dan peluang kehilangan penjualan menjadi kecil.

b. Memiliki Supplier Alternatif

Strategi berikutnya adalah dengan memiliki lebih banyak supplier alternatif. Mengandalkan pada satu supplier saja cukup berisiko bagi bisnis. Terutama jika terjadi gangguan rantai pasokan dari supplier tersebut. Oleh karena itu, pastikan memiliki pemasok alternatif untuk menjaga ketersediaan barang. Jadi, ketika satu supplier mengalami masalah, perusahaan tetap memiliki opsi lain untuk mendapatkan barang yang diperlukan.

c. Buat Prioritas Pengiriman

Perusahaan juga bisa menentukan prioritas pengiriman. Tapi, sebelumnya Anda perlu mengidentifikasi sejumlah kriteria, seperti urgensi pesanan, nilai pesanan, atau loyalitas pelanggan. Dengan menentukan prioritas, bisa dipastikan produk yang diminati di pasar atau paling laku tetap tersedia.

d. Audit Persediaan Berkala

Proses ini perlu dilakukan untuk memastikan akurasi data persediaan yang ada di sistem dan jumlah fisik di ruang penyimpanan. Dengan melakukan audit, tim manajemen gudang dapat mengidentifikasi adanya perbedaan antara catatan dan stok aktual, yang menjadi penyebab back order. Melalui audit, Anda juga dapat mengidentifikasi masalah lain seperti kehilangan atau kerusakan barang dan segera menanganinya sebelum berdampak buruk bagi operasional.

e. Implementasi Teknologi Gudang

Strategi berikutnya adalah dengan mengelola persediaan secara lebih efisien melalui sistem manajemen gudang (WMS). Sistem ini dapat otomatis memantau stok, mencatat pesanan, dan memberikan peringatan ketika stok mencapai titik reorder point. Jadi, peluang terjadinya back order bisa diperkecil karena perusahaan selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan.

5. Kesimpulan

Back order adalah kondisi ketika pesanan pelanggan tidak bisa segera dipenuhi karena stok barang atau produk di gudang sedang kosong. Hal ini diakibatkan oleh berbagai faktor. Termasuk fluktuasi permintaan yang tak terduga, kesalahan dalam perencanaan persediaan, keterbatasan kapasitas penyimpanan, serta gangguan dalam rantai pasokan.

Dampak dari back order bisa sangat merugikan bagi bisnis. Selain berpotensi menurunkan kepuasan pelanggan, juga bisa mengakibatkan kerugian finansial dan berdampak pada reputasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah preventif dalam menangani back order. Di antaranya menetapkan safety stock, memiliki supplier alternatif, melakukan audit persediaan secara berkala, dan menerapkan teknologi gudang yang efisien.