ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis suatu perusahaan dalam satu sistem terpadu.  Software ERP dirancang untuk membantu semua kegiatan operasional bisnis. Sebuah perusahaan dapat dipermudah untuk mencapai tujuannya melalui penggunaan software ERP. Software ERP membantu melalui pengelolaan sumber daya yang lebih efisien dan kemampuan untuk menghadapi kondisi pasar yang terus berubah. 

Setiap fitur software ERP memiliki peran penting dalam membantu perusahaan mencapai tujuan untuk meningkatkan kesuksesan.  Dengan pemahaman yang lebih dalam tentang ciri-ciri dan manfaat ERP, sebuah bisnis dapat memilih dan mengimplementasikan sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Artikel ini akan membahas ciri ciri software ERP, bagaimana setiap fitur dapat membantu perusahaan, serta apa saja keuntungan yang didapat melalui penggunaan ERP.

1. Ciri Ciri Software ERP

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah jenis perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis. ERP memiliki beberapa karakteristik software yang membuatnya berbeda dari jenis perangkat lunak lainnya. Berikut ini adalah karakteristik software tersebut.

a. Mengintegrasikan Proses Bisnis

ERP mengintegrasikan semua proses bisnis utama dalam satu platform, yang membantu melancarkan aliran informasi antar departemen. Dengan adanya kemampuan integrasi bisnis, perubahan data pada satu modul, seperti inventaris, dapat memperbarui modul terkait lainnya seperti akuntansi dan pengadaan secara otomatis. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk memasukkan data yang sama di beberapa tempat, mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan memastikan data yang tercatat di seluruh departemen sama.

b. Hadirkan Banyak Pilihan Modul

ERP dibagi dalam beberapa modul yang fokus pada fungsi bisnis tertentu. Modul ERP memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan mereka. Setiap modul dapat diimplementasikan secara terpisah atau tergabung, memungkinkan fleksibilitas dalam penggunaan dan pengembangan. Modul-modul ini pada umumnya mudah disesuaikan, sehingga penambahan modul baru atau peningkatan modul yang ada bisa dilakukan dengan lebih mudah tanpa menghambat kegiatan bisnis yang sudah berjalan.

c. Real-time

Sistem ERP bisa memperbarui data secara real-time, yang memudahkan pihak manajemen untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi paling akurat. Kecepatan pembaruan data ini sangat penting dalam menghadapi lingkungan bisnis yang cepat berubah. Hal tersebut disebabkan karena respon cepat terhadap perubahan pasar atau masalah operasional dapat dijadikan keunggulan kompetitif bisnis pada masa kini.

d. Database yang Terpusat

Salah satu ciri ciri software adalah memiliki database yang terpusat. Dengan semua data terkumpul dalam satu basis data terpusat, ERP tidak memuat informasi yang tidak diperlukan dan mempermudah pengelolaan informasi.  Database ini mempermudah integrasi berbagai kegiatan bisnis serta dapat melakukan pembaruan sistem secara otomatis yang dapat diketahui melalui semua platform, sehingga ERP dapat dijadikan sumber informasi yang valid dan dapat dipercaya.

e. Memiliki Skalabilitas Tinggi

Karakteristik software ERP adalah bisa diskalakan. Hal ini dapat membantu menunjang pertumbuhan bisnis tanpa menghambat aktivitas bisnis yang sudah ada. Skalabilitas pada ERP sangat membantu perusahaan, terutama bagi perusahaan yang mengalami ekspansi cepat atau yang menghadapi peningkatan permintaan. Selain itu, dengan sistem ERP yang dapat diskalakan, bisnis dapat memastikan bahwa sistem yang mereka gunakan tetap efektif tanpa memerlukan penggantian saat kebutuhan bisnis bertambah.

f. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis

Selain dapat diskalakan, ciri ciri software ERP juga meliputi dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis pada sebuah perusahaan. Penyesuaian ERP untuk bisnis dapat memberi mereka kebebasan untuk merancang alur kerja yang memenuhi persyaratan bisnis. Penyesuaian software ERP ini bisa mencakup penyesuaian interface pengguna, pengembangan fitur baru, atau integrasi dengan sistem eksternal, sehingga software ini dapat memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan strategis perusahaan.

2. Keuntungan dari Software ERP

Penggunaan software ERP (Enterprise Resource Planning) membawa sejumlah keuntungan bagi perusahaan yang mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan software ERP.

a. Perbaikan Integrasi Bisnis dan Akurasi Data

Software ERP membantu mengintegrasikan proses bisnis yang beragam, mulai dari keuangan hingga manufaktur dalam satu sistem terpadu. Dengan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ini, ERP dapa mencegah terjadi kesalahanpada data entry, memastikan informasi yang diberikan akurat dan konsisten di seluruh departemen. Hal ini membantu menghilangkan perbedaan informasi yang didapat, meningkatkan komunikasi antar departemen, dan memudahkan analisis data untuk pengambilan keputusan bisnis yang sesuai.

b. Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi

Dengan kemampuan ERP untuk mengotomatisasi tugas-tugas seperti data entry, laporan keuangan, dan pengelolaan inventaris, software ERP bisa meringkankan tugas staf dan karyawan agar mereka dapat fokus pada tugas dan tanggung jawab yang mereka pegang. Hal ini meningkatkan kinerja bisnis dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Proses yang lebih efisien juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan meningkatkan akurasi yang pada akhirnya bisa membantu aktivitas operasional bisnis.

c. Perencanaan Sistem Informasi yang Mudah

ERP menyediakan alat dan laporan komprehensif yang memudahkan perencanaan sistem informasi. Dengan data real-time yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau kinerja dengan mudah serta memprediksi kebutuhan perusahaan di masa depan. Sistem ini juga memudahkan pembentukan rencana strategis berdasarkan tren data historis dan analisis yang akurat. Hal ini membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang sesuai, baik dari segi waktu maupun tujuan.

d. Pembentukan Prosedur Standar

ERP mempermudah bisnis untuk membuat prosedur operasional yang dpat dijadikan standar untuk perusahaan. Prosedur yang terstandar berperan penting untuk menjaga konsistensi dan efisiensi kinerja bisnis. Standarisasi prosedur ini membantu staf dan karyawan pada setiap departemen dalam bekerja. Selain itu, standar ini membantu semua pihak bisnis agar dapat bekerja sesuai dengan standar serta menaati regulasi dan kebijakan yang berlaku. 

e. Meningkatkan Skalabilitas

Dengan infrastruktur yang fleksibel, ERP mendukung pertumbuhan bisnis dengan memudahkan penambahan modul atau pengguna baru tanpa perlu mengganti sistem yang ada. Hal ini membantu perusahaan dalam menyesuaikan kapasitas sistem ERP dengan kebutuhan bisnis yang bertambah, baik dari segi jumlah pengguna, volume transaksi, atau kompleksitas operasional, tanpa mengganggu kegiatan bisnis yang berlaku. 

3. Kesimpulan

Software ERP adalah suatu hal yang kini sebaiknya digunakan bisnis agar dapat meraih kesuksesan. Sebelum bisnis menggunakan software ini, ada baiknya memahami ciri ciri software ERP yang meliputi integrasi dan skalabilitas yang tinggi. Selain itu, keuntungan yang ditawarkan oleh ERP, seperti peningkatan akurasi data, produktivitas yang lebih tinggi, dan kemudahan dalam perencanaan sistem, menjadikan software ini alat untuk melancarkan proses bisnis.

Dengan mengimplementasikan ERP, perusahaan dapat merasakan peningkatan signifikan dalam banyak aspek bisnis mereka, yang pada akhirnya dapat berpengaruh pada pertumbuhan dan keberhasilan bisnis dalam jangka panjang. Selain itu, bisnis dapat lebih mudah membuat keputusan yang tepat untuk masa depan mereka. Software ini juga membantu bisnis untuk tidak hanya bertahan tetapi juga berkembang di pasar yang kompetitif saat ini.