Dalam dunia bisnis yang terus berubah dan bergerak dengan cepat, pengelolaan sumber daya perusahaan menjadi semakin kritis, sehingga Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi solusi terbaik dalam memastikan efisiensi operasional, integrasi yang mulus, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. 

Namun, pemilihan sistem ERP yang tepat juga tidak bisa diabaikan begitu saja dan harus diperhatikan lebih baik, seperti pemilihan cloud ERP vs on-Premise ERP untuk bisnis Anda. Dalam artikel ini akan dibahas lebih dalam mengenai kedua konsep sistem ERP tersebut dan membantu Anda dalam memahami aspek-aspek utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Perbedaan Cloud ERP vs On Premise ERP

Dalam memilih sistem ERP yang tepat, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa saja yang membedakan cloud ERP vs on premise ERP dan juga mengetahui karakteristik unik dari kedua sistem tersebut. Untuk itu, di penjelasan ini kita akan membahas secara mendalam apa saja perbedaan utama antara kedua sistem ini. Simak penjelasan ini dengan baik.

a. Tempat Penyimpanan Data

Perbedaan paling mendasar antara cloud ERP vs on-premise ERP adalah di mana data dan aplikasi disimpan. Dalam cloud ERP, data disimpan di pusat data yang di-host oleh vendor ERP, biasanya di infrastruktur awan. Hal ini berarti perusahaan mengandalkan penyedia untuk mengelola dan melindungi data sehingga data tersebut dapat diakses melalui internet. 

Namun, dalam sistem on-premise data akan disimpan didalam server yang terletak di lokasi fisik perusahaan. Hal ini memberikan perusahaan kendali langsung atas data mereka dan dapat memberikan rasa aman yang lebih besar dalam hal keamanan data.

Pendekatan on-premise ERP memberikan perusahaan kontrol lebih besar atas lokasi fisik data perusahaan. Namun, cloud ERP memungkinkan akses yang lebih mudah dari mana saja dengan koneksi internet, yang memfasilitasi kerja dari jarak jauh dan mobilitas tim. Konsep ini juga penting dalam dunia kerja yang semakin berfokus pada kolaborasi lintas lokasi dan kerja jarak jauh. 

b. Biaya Awal dan Biaya Berkelanjutan

Perbedaan biaya juga merupakan pertimbangan penting dalam memilih kedua sistem ERP ini. Cloud ERP seringkali memiliki biaya awal yang lebih rendah karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana besar untuk infrastruktur perangkat keras dan lisensi perangkat lunak. Perusahaan hanya membayar berdasarkan penggunaan, yang dapat membuatnya lebih terjangkau terutama bagi perusahaan kecil dan menengah dengan anggaran terbatas. 

Di sisi lain, on-premise ERP melibatkan investasi awal yang tinggi dalam perangkat keras dan lisensi perangkat lunak. Namun, biaya operasionalnya cenderung lebih stabil dalam jangka panjang. Perusahaan dapat memiliki kendali atas perangkat keras dan infrastruktur, yang berarti bahwa biaya pemeliharaan dan dukungan teknis tidak selalu meningkat secara signifikan.

c. Kendali dan Kustomisasi

Kendali dan kustomisasi adalah faktor lain yang perlu diperhatikan. Cloud ERP sering memiliki tingkat kendali yang lebih rendah karena perusahaan bergantung pada penyedia layanan untuk mengelola infrastruktur dan aplikasi. Kustomisasi juga dapat dibatasi dalam solusi cloud ERP karena perusahaan harus mengikuti konfigurasi standar yang ditawarkan oleh penyedia layanan.

Berbeda dengan on-premise ERP yang memberikan perusahaan kendali penuh atas perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memiliki fleksibilitas lebih besar dalam hal kustomisasi. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk membuat sistem ERP yang sangat sesuai dengan proses bisnis.

d. Akses dan Mobilitas

Akses dan mobilitas adalah perbedaan lain yang signifikan dari kedua software ERP ini. Cloud ERP memungkinkan akses dari mana saja dengan koneksi internet, sehingga karyawan dapat mengakses sistem ERP dari berbagai lokasi, termasuk saat bekerja dari rumah atau bepergian. Sistem ini juga memfasilitasi kerja jarak jauh dan kerja dari lokasi yang berbeda.

Sedangkan, on-premise ERP terbatas pada lokasi fisik perusahaan. Hal ini berarti akses ke sistem terbatas pada lokasi yang terhubung ke infrastruktur internal perusahaan dan menjadi hambatan jika perusahaan ingin mendukung mobilitas dan kerja dari jarak jauh.

2. Tantangan dan Pengelolaan Cloud ERP

Setelah mengetahui apa perbedaan cloud ERP vs on premise ERP, kita juga perlu mengetahui apa saja tantangan dan bagaimana strategi pengelolaan sistem tersebut untuk bisnis Anda. Penjelasan ini akan membahas lebih dalam beberapa tantangan umum yang sering dihadapi dalam pengelolaan cloud ERP dan bagaimana strategi untuk mengatasi tantangan tersebut. Simak penjelasan ini!

a. Keamanan Data

Salah satu tantangan utama dalam pengelolaan cloud ERP adalah keamanan data. Ketika data perusahaan disimpan di pusat data eksternal, perusahaan bergantung pada penyedia layanan untuk melindungi data bisnis Anda. Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa penyedia software ERP ini memiliki kebijakan keamanan yang kuat dan memenuhi standar keamanan yang relevan. 

Strategi yang harus dilakukan untuk mengatasi tantangan ini adalah dengan melakukan audit keamanan reguler, enkripsi data, pengelolaan hak akses yang ketat, dan implementasi teknologi keamanan siber yang canggih. Selain itu, perusahaan perlu memahami hukum dan regulasi yang berkaitan dengan keamanan data di wilayah Anda dan memastikan bahwa penyedia cloud ERP mematuhi aturan tersebut.

b. Ketergantungan pada Penyedia Layanan

Dalam mengelola software ERP cloud, perusahaan selalu memiliki ketergantungan pada penyedia layanan untuk menjaga ketersediaan dan kinerja sistem ERP. Jadi, jika penyedia atau vendor mengalami masalah atau kebangkrutan, perusahaan dapat menghadapi risiko gangguan operasional yang serius, dan ini menjadi tantangan yang harus diperhatikan dalam pengelolaan sistem ini.

Strategi untuk mengatasi ketergantungan ini adalah dengan pemilihan penyedia yang andal dan memiliki rekam jejak yang kuat dalam mengelola software ERP berbasis awan. Perusahaan juga dapat memiliki rencana pemulihan bencana yang mencakup migrasi ke vendor lain jika diperlukan. Selain itu, kontrak dengan penyedia harus mencakup persyaratan ketersediaan layanan dan jaminan pemulihan bencana.

c. Manajemen Biaya

Biaya dalam mengelola software ERP cloud dapat bervariasi tergantung pada penggunaan dan kebutuhan perusahaan, dan salah satu tantangannya adalah memantau dan mengelola biaya dengan efektif. Perusahaan perlu memahami model penetapan harga penyedia dan melacak pengeluaran dengan cermat.

Strategi pengelolaan biaya melibatkan pemantauan penggunaan secara teratur, pengelolaan langganan dengan bijak, dan evaluasi perubahan biaya seiring berjalannya waktu. Perusahaan juga dapat mengambil langkah-langkah untuk mengoptimalkan penggunaan dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

d. Migrasi dan Integrasi

Ketika perusahaan beralih ke software ERP cloud, seringkali harus menghadapi tantangan migrasi dan integrasi data yang ada. Mengalihkan data dari sistem lama ke sistem baru dan memastikan bahwa semuanya terintegrasi dengan baik dapat menjadi tugas yang rumit.

Strategi efektif ysng harud dilakukan mencakup perencanaan migrasi yang cermat, pengujian yang ekstensif, dan kolaborasi yang kuat dengan penyedia layanan dan tim internal. Perusahaan perlu memahami dengan baik struktur data dan memastikan bahwa data yang ada dipindahkan dan digunakan dengan benar dalam sistem cloud ERP.

e. Skalabilitas

Salah satu kelebihan Cloud ERP adalah kemampuan untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis dan fluktuasi kebutuhan dengan mudah. Namun, pengelolaan aspek ini juga dapat menjadi tantangan, sehingga perusahaan perlu memantau dengan cermat penggunaan dan skalabilitas layanan untuk menghindari biaya yang tidak perlu.

Perusahaan dapat merencanakan pertumbuhan bisnis dengan baik sebagai salah satu strategi pengelolaan tantangan ini, dan juga memahami bagaimana biaya akan berkembang seiring berjalannya waktu. Perusahaan perlu berkomunikasi dengan penyedia layanan tentang perubahan dalam kebutuhan bisnis Anda dan memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan selalu tersedia saat dibutuhkan.

3. Tantangan dan Pengelolaan On Premise ERP

Pengelolaan on premise ERP telah menjadi pilihan konvensional bagi banyak bisnis yang mengutamakan kendali penuh atas sistem. Meskipun software ERP on premise ini memiliki kelebihan tertentu, pengelolaannya juga dapat menimbulkan sejumlah tantangan yang memerlukan perhatian dan strategi yang tepat. Penjelasan ini akan khusus membahas apa saja tantangan dan bagaimana strategi yang efektif dalam mengatasi berbagai tantangan yang ada dan meningkatkan produktivitas bisnis. 

a. Biaya Awal yang Tinggi

Salah satu tantangan utama dalam pengelolaan on premise ERP adalah biaya awal yang tinggi. Implementasi sistem ini melibatkan investasi besar dalam perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan konsultasi. Biaya ini dapat menjadi kendala bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki anggaran terbatas.

Strategi yang dapat dilakukan mengatasi tantangan ini adalah perencanaan anggaran yang cermat dan identifikasi sumber daya keuangan yang diperlukan. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan pembiayaan proyek ERP yang memungkinkan untuk menyebar biaya awal tersebut dalam jangka waktu tertentu.

b. Perawatan dan Pembaruan Manual 

Dalam software ERP on premise, perawatan dan pembaruan perangkat lunak seringkali harus dilakukan secara manual oleh tim IT internal perusahaan yang mencakup penerapan pembaruan keamanan, perbaikan perangkat lunak, dan peningkatan fitur. Proses ini memerlukan waktu dan sumber daya manusia yang signifikan. Hal ini menjadi tantangan tertundanya pembaruan dan perbaikan, dan jika proses ini tertenda maka dapat meningkatkan risiko keamanan dan menyebabkan gangguan operasional.

Strategi yang dapat dilakukan dalam mengatasi tantangan pembaruan dan perawatan ini adalah dengan melakukan perencanaan yang matang untuk pembaruan dan perbaikan perangkat lunak, serta alokasi sumber daya IT yang cukup untuk melaksanakan proses dengan efektif.

c. Ketergantungan pada Tim IT Internal 

Penggunaan software ERP  on premise menciptakan ketergantungan pada tim IT internal perusahaan. Perusahaan harus memiliki staf yang terlatih dan berpengalaman untuk mengelola dan mendukung infrastruktur IT serta sistem ERP. Termasuk perawatan perangkat keras, pemeliharaan perangkat lunak, pemecahan masalah, dan pembaruan rutin.

Ketergantungan pada tim IT internal bisa menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan yang mungkin kesulitan menarik dan mempertahankan talenta IT yang berkualitas. Kepergian anggota kunci tim IT atau kekurangan pengetahuan dapat menyebabkan ketidakstabilan operasional yang berpotensi merugikan bisnis. Strategi untuk mengatasi tantangan ini adalah dengan melibatkan pelatihan dan pengembangan tim IT, pemantauan kinerja, dan penciptaan prosedur pemecahan masalah yang efisien.

d. Kendala Skalabilitas 

On premise ERP dapat menghadapi kendala dalam hal skalabilitas. Ketika perusahaan ingin menambah kapasitas atau mengganti perangkat keras yang ada, hal itu bisa menjadi proses yang rumit dan mahal. Seperti, penambahan pengguna baru atau modul tambahan yang sering kali memerlukan investasi tambahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan waktu untuk konfigurasi.

Kendala ini sering kali menjadi hambatan bagi perusahaan yang ingin tumbuh dengan cepat atau beradaptasi dengan perubahan pasar, sehingga sulit untuk mengejar peluang bisnis yang muncul secara tiba-tiba karena skalabilitas software ERP on premise yang terbatas.

Strategi efektif yang dapat dilakukan dalam pengelolaan skalabilitas software ERP ini adalah dengan melakukan perencanaan kapasitas yang cermat dan investasi perangkat keras yang fleksibel. Perusahaan harus memahami batasan sistem dan memiliki rencana yang matang untuk mengatasi pertumbuhan bisnis.

4. Kesimpulan

Dalam artikel yang telah dijelaskan diatas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara cloud ERP vs on premise ERP mencakup lokasi penyimpanan data, biaya awal, kendali, dan akses. Software cloud ERP menawarkan fleksibilitas akses yang tinggi dengan biaya awal yang lebih rendah, tetapi mungkin memiliki kendali dan kustomisasi yang lebih terbatas. Sementara software on premise ERP memberikan kendali penuh dan kustomisasi, tetapi biaya awal yang tinggi dan ketergantungan pada infrastruktur internal.

Dalam pengelolaan ERP cloud, Anda dapat secara efektif merencanakan kebijakan keamanan, pemilihan penyedia yang handal, dan pengelolaan biaya yang cermat. Sedangkan dalam mengelola on premise ERP, Anda perlu melakukan perencanaan anggaran yang bijaksana, manajemen perawatan dan pembaruan yang efisien, pengembangan tim IT yang berkualitas, dan investasi perangkat keras yang fleksibel. Ketika Anda memahami perbedaan antara kedua pendekatan ini dan mengimplementasikan strategi yang sesuai, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan ERP untuk mendukung pertumbuhan bisnis dan mencapai efisiensi yang diinginkan.