Penyimpanan produk dan pengaturan persediaan di dalam gudang perlu dilakukan berdasarkan sistem yang jelas. Karena itulah bisnis melakukan manajemen inventory untuk mengelola tempat penyimpanan. Menata dan mengatur keluar masuknya barang jadi lebih rinci dan terdata dengan baik. Tentunya hal ini berguna untuk flow barang-barang di dalam bisnis atau perusahaan.

Manajemen inventory mencakup seluruh proses pengelolaan persediaan, mulai dari bahan baku sampai produk jadi. Setiap perusahaan menerapkan jenis manajemen persediaan yang berbeda. Sesuai dengan kebutuhan masing-masing bisnis. Namun jika suatu bisnis tidak memiliki sistem pengelolaan barang yang jelas, maka barang dan produk tidak akan terjaga kualitasnya. 

1. Pengertian Manajemen Inventory

Melansir dari Investopedia, manajemen inventory adalah suatu proses penyusunan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan dari persediaan suatu bisnis. Sistem ini juga terhitung pengelolaan bahan-bahan ‘mentah’, komponen, produk-produk ‘jadi’, dan ‘pergudangan’ maupun ‘pemrosesan’ barang-barang tersebut. 

Semua jenis bisnis perlu mempunyai sistem manajemen inventory sendiri. Mulai dari bisnis manufaktur, produksi makanan, ritel, tekstil, dan lain sebagainya. Pengelolaan persediaan bahkan menjadi suatu keharusan. Untuk mengatur jumlah barang dan produk yang tersimpan, mana yang harus segera keluar untuk dipakai dan dijual.

Pengaturan tersebut untuk menjaga kualitas barang tetap bagus. Mencegah risiko kerusakan seperti bahan yang membusuk, rusak, termasuk upaya pencurian. Hal ini jelas membuat bisnis rugi jika tidak segera diatasi. Usaha kecil kebanyakan mendata stok secara manual. 

Menghitung sendiri jumlah barang yang keluar dan kapan harus melakukan persediaan ulang. Sedangkan bisnis skala besar menggunakan software ERP khusus, agar manajemen inventory berjalan dengan otomatis. Adapun metode manajemen inventory yang bisa diterapkan oleh perusahaan di antaranya ada Just-in-Time Management (JIT) yaitu hanya menyimpan persediaan yang diperlukan untuk produksi atau penjualan. Kemudian ada metode Material Requirement Planning (MRP) yang bergantung pada perkiraan penjualan. 

Selanjutnya ada metode Economic Order Quantity (EOQ), yaitu memastikan jumlah persediaan dipesan setiap batch dengan begitu perusahaan tidak perlu terlalu sering melakukan pemesanan. Serta menjaga agar tidak kelebihan persediaan. Terakhir ada Days Sales on Inventory (DSI), metode satu ini berupa perbandingan finansial yang menunjukkan rata-rata kebutuhan hari suatu perusahaan demi mengeksekusi penyediaan.

2. Ruang Lingkup Manajemen Inventory 

Fungsi dari manajemen inventory tidak sebatas memastikan barang tersimpan dengan aman dan tertata rapih. Proses pengelolaan stok bisa lebih kompleks lagi, berikut ini ruang lingkup dari manajemen persediaan:

a. Mengelola Inventaris

Dalam mengelola stok perusahaan, manajemen inventory memberikan rincian yang akurat terkait produk. Apa jenis bahan baku yang dibutuhkan dan berapa ukuran atau jumlah barang yang diperlukan. Data ini kemudian diserahkan ke bagian pembelian atau purchasing untuk ditindaklanjuti. 

b. Mengatur Penyimpanan Lebih Sedikit

Prinsip dari manajemen inventory adalah less storage. Ini bearti mencegah barang dan produk menumpuk berlebihan. Selain itu, ia perlu memberikan informasi kepada manajemen dengan tepat. Dengan demikian, bagian purchasing bisa membeli barang dalam ukuran yang pas, sehingga perusahaan menyimpan lebih sedikit barang. 

c. Meningkatkan Produktivitas

Manajemen inventory juga membantu meningkatkan proses produksi. Dengan cara menjaga efisiensi mesin dan tenaga kerja, kegiatan produksi tidak akan terhambat. Karyawan bagian produksi akan mengetahui keberadaan stok dan jumlah yang dibutuhkan untuk produksi. 

d. Meningkatkan Keuntungan

Manajemen inventory juga bisa membantu meningkatkan laba perusahaan. Yaitu dengan memberikan informasi yang tepat mengenai stok dan mencegah pengeluaran yang tidak diperlukan atau berlebihan. 

Setelah membaca ruang lingkup manajemen inventory, Anda bisa mengetahui betapa pentingnya peran manajemen persediaan dalam aktivitas bisnis. Sehingga sudah menjadi keharusan bagi perusahaan mengatur persediaannya secara optimal. Bisa dengan memanfaatkan teknologi, agar semua proses pengelolaan dapat berjalan dengan otomatis. Serta kerumitan mengenai pengelolaan barang bisa teratasi lebih cepat.

3. Manfaat Manajemen Inventory

Manajemen inventory akan membantu bisnis dalam mengontrol persediaan dengan cermat. Terutama untuk bisnis yang arus barang masuk dan keluar berlangsung dengan cepat. Berikut ini manfaat yang akan didapatkan jika Anda memberikan perhatian serius pada manajemen pengadaan:

a. Mengantisipasi Keterlambatan Barang

Manajemen inventory dapat mengantisipasi efek dari keterlambatan barang yang dikirim oleh supplier. Dengan menyediakan stok dalam jumlah cukup, produksi atau bisnis tetap bisa berjalan dengan baik. Tidak tergantung pada datangnya barang dari supplier. Dalam hal ini perhitungan kebutuhan harus akurat, karena itulah akan lebih mudah jika pemilik bisnis memanfaatkan aplikasi khusus manajemen inventaris.

b. Mengatasi Pesanan Bahan Tidak Sesuai Permintaan

Dalam proses mengelola persedian, bagian inventaris pasti akan mengecek kualitas dan kondisi dari barang. Ketika ternyata ditemukan ada bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan pemesanan di awal dalam manajemen inventory, perusahaan bisa meminta pengembalian. Sebenarnya hal ini jarang terjadi, tetapi lebih baik berjaga-jaga jika ternyata di kemudian hari menghadapi masalah ini. 

c. Menjaga Stok Bahan Baku yang Terbatas 

Beberapa jenis bahan hanya tersedia di waktu-waktu tertentu. Biasanya dipengaruhi oleh faktor cuaca, musim, dan lain sebagainya. Ketika bahan baku sulit didapatkan, akan berdampak pada terganggunya kegiatan produksi. Maka solusi dalam manajemen inventory ini adalah menyimpan bahan baku yang sifatnya musiman, agar Anda tidak mengalami kesulitan mencari di pasaran. 

d. Memastikan Kelancaran Proses Produksi

Aktivitas bisnis berupa produksi harus terus berjalan. Manajemen inventory akan memastikan kegiatan produksi tidak terhambat, dengan selalu menyediakan bahan baku yang dibutuhkan. 

e. Efisiensi Kerja Mesin

Mesin-mesin yang dipakai dalam kegiatan produksi harus terus beroperasi, agar kegiatan produksi tidak berhenti. Namun efisiensi dari kerja mesin pun dipengaruhi oleh bahan baku yang tersedia. Saat bahan baku menipis atau bahkan kosong, efisiensi jadi menurun, dan perusahaan mengalami kerugian. Dalam hal ini peran manajemen inventory adalah mencegah hal tersebut. 

f. Memenuhi Kebutuhan Permintaan 

Selain berkaitan dengan penyediaan bahan baku, manajemen inventory juga menjaga agar suplai produk akhir ke pelanggan tetap terjaga. Permintaan pasar yang tidak terpenuhi akan berpengaruh pada keuntungan perusahaan dan menurunnya kepercayaan pelanggan terhadap produk.

4. Kesimpulan

Manajemen inventory merupakan suatu proses penyusunan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan dari persediaan suatu bisnis. Sistem ini juga termasuk pengelolaan bahan mentah, komponen, produk jadi, serta pergudangan dan pemrosesan barang-barang tersebut. Perlu diketahui, ia memiliki peran penting dan sangat bermanfaat dalam kegiatan bisnis. Manajemen penyediaan dapat mengantisipasi kendala yang seringkali terjadi dalam pengadaan barang. 

Seperti keterlambatan, kualitas barang yang kurang bagus, dan pemenuhan permintaan pasar akan produk jadi. Semua jenis bisnis baik usaha kecil maupun bisnis skala besar, melakukan manajemen pengadaan dengan metode yang berbeda-beda. Perusahaan besar umumnya menggunakan software inventaris berbasis ERP, agar manajemen inventory berjalan dengan otomatis. 

Bagi Anda yang ingin mengatasi hambatan manajemen penyediaan bisa menggunakan Software Inventaris ScaleOcean yang user-friendly. Anda bisa mendapatkan fitur-fitur spesifik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan software dari ScaleOcean bisa Anda akses melalui perangkat jenis apapun.