Pada era digital saat ini, teknologi telah memberikan dampak yang signifikan pada berbagai sektor industri, termasuk manufaktur. Salah satunya yang telah memberikan efisiensi pada operasi industri manufaktur adalah e-purchasing. Sistem pembelian ini merupakan proses membeli barang dan jasa melalui internet, yang telah menjadi bagian utama dari rantai pasokan di banyak perusahaan.

Pembelian dengan metode elektronik ini menawarkan berbagai manfaat. Mulai dari peningkatan efisiensi hingga membantu mencapai pemasok dan produk yang lebih luas. Namun, untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, perlu dipahami alur proses e-purchasing, serta tantangan yang mungkin dihadapi. Artikel ini bertujuan untuk membahas alur proses sistem pembayaran tersebut pada industri manufaktur dan tantangan yang dapat muncul selama implementasinya.

1. Mengapa E-Purchasing Penting di Manufaktur?

E-purchasing adalah proses bisnis yang dilakukan secara elektronik melalui internet untuk menggantikan proses tradisional pembelian produk atau jasa. Dalam konteks industri manufaktur, ini melibatkan penggunaan teknologi digital dan platform online untuk memfasilitasi berbagai aspek dari proses pembelian. Mulai dari pencarian pemasok, pengevaluasian penawaran, hingga penyelesaian transaksi.

Dengan memindahkan proses pembelian ke platform digital, perusahaan dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola transaksi pembelian, sehingga Anda dapat fokus pada aspek lain dari operasi bisnis. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan akses yang lebih luas ke berbagai pemasok, memfasilitasi perbandingan harga dan penawaran, dan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian.

Cara ini juga menawarkan berbagai manfaat dan keuntungan bagi industri manufaktur. Pertama, sistem ini meningkatkan efisiensi dengan mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam proses pembelian. Selanjutnya, juga membantu mengurangi biaya dengan melakukan seleksi supplier barang dan melakukan perbandingan harga yang lebih baik.

Ketiga, memungkinkan kontrol dan pengawasan yang lebih baik atas transaksi pembelian, membantu mencegah penyalahgunaan dan penipuan. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga dapat membantu perusahaan manufaktur mencari penawaran terbaik dan meningkatkan kualitas produk atau jasa yang mereka beli.

2. Alur Proses E-Purchasing di Manufaktur

Untuk bisa mengimplementasikan sistem ini dengan optimal, Anda perlu memahami alur prosesnya secara bertahap. Berikut alur tahapan penggunaan e purchasing pada industri manufaktur.

a. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan adalah langkah pertama dalam alur proses ini. Pada tahap identifikasi, Anda harus menentukan apa yang dibutuhkan, berapa banyak, dan kapan membutuhkannya. Ini melibatkan koordinasi antara berbagai departemen dalam perusahaan untuk memastikan bahwa semua kebutuhan dikenali dan dicatat dengan benar.

b. Mencari Pemasok

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Proses ini melibatkan riset dan pencarian online untuk menemukan pemasok yang menawarkan produk atau jasa yang dibutuhkan. Informasi tentang pemasok potensial, termasuk harga, reputasi, dan kemampuan untuk memenuhi permintaan, biasanya dikumpulkan dan dicatat untuk evaluasi lebih lanjut.

c. Evaluasi Penawaran

Evaluasi penawaran adalah proses membandingkan dan menilai penawaran dari berbagai pemasok. Pada tahap ini, melibatkan analisis detail dari informasi yang dikumpulkan selama pencarian pemasok, termasuk negosiasi harga dan kontrak, kualitas produk atau jasa, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. Tujuannya adalah untuk menentukan penawaran mana yang memberikan nilai terbaik bagi perusahaan.

d. Pembelian Barang

Setelah penawaran terbaik diputuskan, langkah selanjutnya adalah melakukan pembelian. Proses ini biasanya melibatkan pengiriman pesanan pembelian secara elektronik kepada pemasok yang dipilih, yang kemudian mengkonfirmasi penerimaan pesanan dan menyetujui untuk memenuhi pesanan tersebut sesuai dengan syarat dan kondisi yang telah disepakati.

e. Pengiriman dan Penerimaan

Selanjutnya pemasok akan mempersiapkan barang atau jasa untuk pengiriman. Pada saat barang atau jasa diterima, perusahaan akan memeriksa dan memastikan bahwa apa yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Jika ada masalah atau ketidaksesuaian, harus dilaporkan kepada pemasok untuk mendapatkan solusi terbaik.

f. Pembayaran Barang

Pembayaran adalah langkah terakhir dalam proses e purchasing. Setelah barang atau jasa telah diterima dan diperiksa, faktur akan dikirim oleh pemasok. Perusahaan kemudian akan memproses pembayaran sesuai dengan syarat dan kondisi yang disepakati. Dalam banyak kasus, proses pembayaran ini juga dilakukan secara elektronik, yang lebih cepat dan lebih efisien daripada metode pembayaran tradisional.

3. Tantangan Penerapan E-Purchasing

Walaupun e purchasing memberikan banyak manfaat, proses implementasinya dapat menemui beberapa tantangan. Berikut pembahasan detail tantangan yang mungkin Anda hadapi ke depannya.

a. Teknis dan Infrastruktur

Pertama adalah tantangan teknis dan infrastruktur. Umumnya berupa infrastruktur TI yang tidak memadai, termasuk koneksi internet yang tidak stabil dan sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang perlu upgrade. Selain itu, kurangnya kompatibilitas antara sistem e-purchasing dengan sistem TI lain dalam perusahaan, yang dapat menyebabkan kesulitan dalam integrasi data dan proses.

b. Manajemen dan Adaptasi

Selain tantangan teknis, implementasinya juga dapat menemui tantangan manajemen dan adaptasi. Misalnya, perubahan dari proses pembelian manual ke proses digital memerlukan perubahan besar dalam cara kerja karyawan dan struktur organisasi perusahaan. Bahkan mungkin diperlukan pelatihan untuk membantu karyawan beradaptasi dengan sistem baru.

c. Keamanan dan Privasi

Keamanan dan privasi adalah kendala purchasing berikutnya. Sistem pembelian ini melibatkan transfer data yang sensitif, seperti informasi keuangan dan rincian pemasok, yang dapat menjadi target untuk serangan siber. Oleh karena itu, Anda harus memastikan memiliki langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data ini. Selain itu, perlu juga mematuhi peraturan privasi dan perlindungan data, yang dapat menjadi kompleks dan berubah dengan cepat.

4. Cara Mengatasi Tantangan Implementasi

Investasi dalam peningkatan infrastruktur TI seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan koneksi internet yang stabil menjadi prioritas utama. Selain itu, memilih sistem yang kompatibel dengan sistem TI lain juga bisa dilakukan untuk memfasilitasi sebaran informasi antara sistem yang berbeda. Menggunakan teknologi cloud juga bisa menjadi solusi, mengingat teknologi ini menawarkan fleksibilitas, skalabilitas, dan biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan cara tradisional.

Komunikasi yang efektif tentang manfaat dan tujuan dari e purchasing kepada seluruh karyawan juga perlu dilakukan. Dalam hal ini, manajemen harus memastikan bahwa setiap anggota tim memahami bagaimana sistem ini bekerja dan bagaimana hal tersebut dapat membantu meningkatkan produktivitas. Selain itu, pelatihan juga penting untuk membantu karyawan beradaptasi dengan sistem sehingga tahu alur pembelian dengan software e-purchasing.

Tantangan keamanan dan privasi bisa menjadi tantangan yang cukup signifikan dalam implementasi. Oleh karena itu, Anda harus memastikan memiliki langkah keamanan untuk melindungi data sensitif. Langkah-langkah ini dapat berupa penggunaan enkripsi data, autentikasi pengguna yang kuat, dan penggunaan firewall dan sistem deteksi intrusi. Selain itu, perusahaan harus mematuhi peraturan privasi dan perlindungan data yang ditetapkan oleh pemerintah.

5. Kesimpulan

Dengan memahami alur proses e-purchasing dan mengetahui beberapa tantangan yang mungkin muncul, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi ini untuk memaksimalkan kinerja operasional. Dengan strategi yang tepat, komunikasi yang efektif, dan peningkatan keamanan, Anda pasti berhasil menavigasi tantangan tersebut dan sepenuhnya memanfaatkan potensi sistem untuk keberlangsungan bisnis.