Di era digital saat ini, berbagai sektor bisnis mulai mengandalkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi, memaksimalkan produktivitas, dan menjadi unggul di persaingan pasar. Salah satu teknologi yang mulai menarik perhatian banyak perusahaan adalah sistem Enterprise Resource Planning atau lebih dikenal dengan ERP.

Sistem ERP bukan hanya sekedar perangkat lunak standar. Sistem ini dapat melakukan integrasi proses bisnis ke dalam satu platform terpusat, memfasilitasi sebaran informasi dengan lancar dan memudahkan koordinasi antara berbagai departemen. Tapi bagaimana cara kerja ERP untuk mengelola proses bisnis? Dalam artikel berikut akan dijelaskan dengan detail cara kerjanya dan contoh skenario sederhana yang mudah Anda pahami.

1. Mengapa Sistem ERP Penting bagi Bisnis?

Secara sederhana sistem ERP berfungsi untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis Anda ke dalam satu platform terpusat. Sebelum menggunakan ERP, mungkin departemen di perusahaan Anda bekerja dengan sistem yang terpisah. Cara ini seringkali menyebabkan duplikasi data, inkonsistensi, dan menyulitkan proses pengambilan keputusan.

Nah, karena ERP yang terintegrasi membantu Anda menyimpan semua data bisnis di satu tempat, maka akses ke data tersebut menjadi lebih mudah dan informasi yang didapatkan semua departemen juga sama. Selain itu, otomatisasi proses bisnis mampu mengurangi tugas-tugas manual yang memakan waktu, meningkatkan efisiensi bisnis, dan meminimalkan adanya kesalahan.

Sistem ERP juga memiliki ciri khas bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan. Dengan ini, Anda bisa mengadaptasi dan mengubah sistem sesuai dengan kebutuhan saat bisnis Anda mulai tumbuh dan berkembang. Terlebih, jika Anda berencana melakukan ekspansi bisnis, baik dalam hal ukuran maupun kompleksitas, sistem ERP dapat ditingkatkan atau disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan terbaru perusahaan.

Dengan sifat tersebut, maka Anda tidak perlu berinvestasi dalam sistem baru lagi setiap kali memiliki perubahan. Selain itu, karena semua data dan proses dioperasikan dalam satu sistem, integrasi dengan teknologi atau aplikasi baru menjadi lebih mudah, memastikan bisnis Anda tetap unggul dan responsif terhadap perubahan pasar.

2. Cara Kerja Sistem ERP

Sistem ini memiliki alur kerja yang terstruktur dan sistematis. Lalu, bagaimana cara kerja ERP dalam mengelola proses bisnis? Langkah pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data. Pasti setiap departemen atau unit bisnis dalam perusahaan Anda, seperti penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan keuangan, menghasilkan sejumlah besar data yang berbeda. Nah, setiap departemen bisa input semua data tersebut ke sistem ERP. 

Setelah data dimasukkan ke dalam sistem, ERP kemudian mengintegrasikan dan memproses data tersebut. Sistem ini dirancang khusus sehingga informasi dari satu departemen dapat dengan mudah diakses dan digunakan oleh departemen lain. Sebagai contoh, ketika pesanan diterima oleh departemen penjualan, informasi ini secara otomatis juga diterima oleh departemen produksi, logistik, dan keuangan. Jadi, dengan implementasi sistem ERP, semua departemen bekerja dengan data yang konsisten dan up-to-date.

ERP juga bekerja untuk mengotomatisasi proses bisnis, tidak hanya memberikan notifikasi dan informasi paling update ke berbagai departemen. Apa maksudnya? Perhatikan skenario berikut. Ketika stok untuk produk tertentu menurun dan mencapai reorder point tertentu, sistem akan otomatis mengirimkan pesanan pembelian ke supplier. Jadi, Anda tidak harus melakukannya secara manual. Atau, ketika pelanggan membuat pesanan, sistem dapat secara otomatis mengatur pengiriman dan faktur. Otomatisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga mengurangi risiko adanya human error.

Bagaimana cara kerja ERP berikutnya? Menganalisis data dan memberikan insight bisnis. Sistem ini telah dilengkapi dengan tools analitik canggih yang dapat mengidentifikasi tren, pola, dan ketidakefisienan dalam data. Sebagai contoh, ERP dapat mengidentifikasi penurunan penjualan untuk produk tertentu, lonjakan permintaan produksi, atau anomali dalam data keuangan. Proses ini mempermudah stakeholder bisnis untuk membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan analisis data yang mendalam.

Bahkan beberapa sistem juga menyediakan dashboard yang membantu Anda untuk dengan cepat mendapatkan gambaran umum tentang area kritis bisnis. Visual dan aspek yang disajikan pada dashboard pun juga dapat disesuaikan sesuai kebutuhan dan memungkinkan perusahaan untuk memonitor KPI (Key Performance Indicator) dan tujuan bisnis lainnya secara real-time.

3. Studi Kasus ERP untuk Kelola Bisnis

Agar Anda memahami lebih lanjut bagaimana cara kerja ERP dalam mengelola bisnis, perhatikan studi kasus berikut ini. Misalkan Anda memiliki perusahaan ritel pakaian yang telah tumbuh pesat dalam lima tahun terakhir. Dengan adanya peningkatan jumlah outlet ritel, variasi produk, dan kuantitas supplier, Anda mulai kesulitan mengelola inventaris, pelacakan penjualan, dan komunikasi antar departemen.

Lebih spesifiknya, staf keuangan kesulitan dalam membuat dan menyelaraskan laporan penjualan dari berbagai outlet. Tim gudang juga mulai kesulitan mendapatkan informasi seccara tepat waktu tentang produk yang harus dipesan, dan tim pengadaan sering kali menemui kendala ketika harus mengecek ketersediaan stok di gudang.

Untuk menyelesaikan permasalahan ini, Anda bisa mengimplementasikan sistem ERP. Dari identifikasi masalah-masalah di atas, sebaiknya Anda memanfaatkan modul manajemen inventaris, akuntansi, penjualan, pembelian, dan hubungan pelanggan. Seluruh data dari outlet-outlet pun disatukan dalam satu platform agar memudahkan akses dan analisis data.

Dengan menggunakan manajemen inventaris, tim gudang dapat melihat stok barang secara real-time dari semua outlet. Jadi, memudahkan mereka untuk melakukan proses pemesanan barang kepada supplier ketika stok mulai berkurang dan memudahkan distribusi barang ke outlet-outlet yang membutuhkan.

Sedangkan modul akuntansi akan membantu staff finance Anda untuk mengecek setiap transaksi yang ada dalam semua outlet. Dikarenakan seluruh data dengan mudah diakses dalam satu sistem, maka proses pembuatan laporan keuangan dari semua outlet juga lebih cepat dan dipastikan akurat.

Lantas, bagaimana cara kerja ERP terutama modul hubungan pelanggan? Membantu tim sales dan marketing untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan pelanggan ke dalam berbagai segmen berdasarkan perilaku pembelian, preferensi, atau nilai bagi perusahaan. Jadi, tim bisa merancang campaign yang lebih sesuai dengan targetnya.

Modul ini juga dapat secara otomatis mengirimkan promosi atau diskon kepada pelanggan yang relevan. Misalnya, jika seorang pelanggan sering membeli produk tertentu, sistem akan otomatis mengirimkan penawaran khusus untuk produk tersebut atau produk terkait lainnya. Jadi, strategi peningkatan penjualan yang dilakukan perusahaan bisa lebih sesuai dengan preferensi setiap pelanggan.

Dari studi kasus di atas, bisa dilihat bahwa cara kerja ERP yang terstruktur, otomatis, dan sistematis sangat membantu perusahaan mengelola setiap proses bisnis dengan lebih efisien. Kesalahan dalam memproses pesanan barang akan berkurang drastis, dan laporan penjualan dapat dibuat dalam waktu singkat tapi tetap akurat. Bahkan, perusahaan juga mendapat insight lebih dalam mengenai produk paling laris, tren penjualan, dan preferensi pelanggan, yang membantu dalam strategi pemasaran dan perencanaan bisnis ke depannya.

4. Kesimpulan

Sistem ERP adalah terobosan teknologi masa kini yang mulai banyak dibutuhkan oleh perusahaan. Kemampuannya mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform, membantu Anda untuk mencapai efektivitas bisnis secara maksimal. Cara kerja ERP yang bersifat otomatis dan terstruktur juga mengurangi kebutuhan tugas bersifat manual, sehingga tenaga kerja dapat dialokasikan untuk pekerjaan strategis yang lebih meningkatkan nilai bagi perusahaan.

Studi kasus yang diberikan di atas juga menunjukkan bagaimana implementasi ERP membantu perusahaan untuk menyatukan data dari semua outlet, memudahkan manajemen inventaris, mempercepat proses pelaporan keuangan, dan mengoptimalkan strategi pemasaran melalui analisis pelanggan yang mendalam. Jadi, bisa disimpulkan bahwa keputusan untuk investasi ke teknologi ERP adalah langkah cerdas untuk mencapai kesuksesan bisnis jangka panjang.