Untuk memahami alur dan dinamika penjualan bisnis distribusi Anda secara utuh, ada beberapa aspek yang harus diperhatikan dengan baik. Salah satunya pengelolaan dan perhitungan retur pembelian atau pengembalian produk dari penjual eceran atau retail karena berbagai alasan. 

Pemahaman Anda mengenai apa yang dimaksud dengan retur pembelian dan cara menghitung retur pembelian dan menganalisisnya dapat membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan konsumen secara menyeluruh. Untuk mengetahui bagaimana cara hitung dan apa itu retur pembelian, simak pembahasan berikut ini bersama!

1. Apa yang Dimaksud dengan Retur Pembelian

Sebelum mengerti bagaimana cara menghitung retur pembelian, Anda harus memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan retur pembelian. Singkatnya, konsep ini menjadi proses pengembalian barang karena berbagai alasan yang dilakukan oleh toko retail yang melakukan pembelian pada perusahaan distribusi sebagai suppliernya. 

Melakukan pengelolaan retur pembelian adalah hal yang penting yang harus dilakukan perusahaan distribusi. Ketika retail mengembalikan produk yang telah dibeli, distributor harus dengan cepat merespon dengan tindakan efektif seperti penggantian produk, perbaikan, ataupun pengembalian uang. 

Anda juga dapat melakukan analisis akurat terhadap data retur pembelian untuk memberikan insight dan mengadjust penjualan serta persediaan dalam bisnis distribusi. Inilah pentingnya bagi Anda melakukan perhitungan retur pembelian dengan akurat. Nantinya, data tersebut dapat Anda gunakan untuk mengambil keputusan strategis dalam pengembangan dan perbaikan produk, peningkatan quality control, bahkan dalam penyesuaian strategi pemasaran perusahaan. 

2. Proses Retur Pembelian Bisnis Distribusi

Setelah mengetahui apa itu retur pembelian, mari kita bahas satu persatu proses dalam retur pembelian dalam bisnis distribusi. Selain berfokus pada pengembalian uang dan penggantian produk, proses ini mencakup serangkaian langkah yang dirancang untuk mengelola pengembalian produk dengan cara yang paling efisien. Yuk simak pembahasan ini!

a. Pemberitahuan Retur

Langkah awal dalam retur pembelian adalah pihak retail yang memberikan informasi mengenai keinginannya untuk mengembalikan barang melalui berbagai saluran komunikasi telepon, email, ataupun situs web perusahaan distribusi. Informasi ini harus dilengkapi dengan detail alasan pengembalian, bukti pembelian, dan kondisi produk. 

b. Evaluasi Kebijakan Retur

Perusahaan distribusi yang telah menerima pemberitahuan retur tersebut selanjutnya akan mengevaluasi permintaan berdasarkan kebijakan yang telah mereka tetapkan. Seperti batas waktu retur, kondisi produk yang dapat diterima, dan prosedur pengembalian. Di tahapan ini juga distributor dapat mengidentifikasi area perbaikan dalam produknya berdasarkan alasan umum retur, sehingga akan membantu dalam meningkatkan yang berkelanjutan.

c. Pengembalian Produk

Setelah evaluasi dilakukan dan mengkonfirmasi retur yang disampaikan, distributor dapat menetapkan kebijakan kepada retail dengan memberikan instruksi pengembalian produk. Seperti melibatkan proses logistik pengiriman kembali melalui kurir atau pengembalian langsung ke lokasi distribusi. Tugas distributor yang harus memastikan bahwa instruksi yang diberikan kepada pelanggan tersebut jelas dan mudah diikuti untuk mengurangi beban pelanggan. 

d. Pemeriksaan dan Verifikasi

Setelah penerimaan barang oleh distributor, penting untuk melakukan pemeriksaan dan verifikasi terhadap kondisi produk serta kesesuaian dengan klaim retur yang diajukan. Distributor biasanya melakukan pengecekan terhadap kerusakan, kekurangan, ataupun perbedaan dengan permintaan awal yang diberikan retail. 

e. Proses Refund atau Penggantian

Dari pemeriksaan dan verifikasi yang dilakukan sebelumnya, distributor baru bisa memproses refund atau penggantian produk kepada pelanggan. Keputusan tersebut diambil tergantung kebijakan perusahaan dan preferensi pelanggan. Adanya proses ini akan menunjukkan bahwa perusahaan Anda bertanggung jawab atas produk yang dijual, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat kepercayaan dan loyalitas pelanggan. 

f. Penyesuaian Persediaan dan Keuangan

Tahapan yang terakhir setelah berbagai proses retur pembelian dilakukan adalah penyesuaian terhadap catatan persediaan dan keuangan yang harus dilakukan distributor. Barang retur harus dicatat kembali ke persediaan jika kondisinya masih layak untuk dijual, jika barang rusak harus dicatat sebagai kerugian. Penyesuaian ini mempengaruhi laporan keuangan, termasuk pendapatan dan biaya barang terjual.

3. Cara Menghitung Retur Pembelian

Setelah memahami apa yang dimaksud dengan retur pembelian dan prosesnya, kita akan memahami bagaimana cara menghitung retur pembelian yang akurat. Perhitungan ini penting Anda lakukan untuk membantu memonitor kinerja penjualan dan mengidentifikasi potensi area perbaikan untuk mengurangi insiden retur barang kedepannya. Cara menghitung retur pembelian adalah sebagai berikut:

a. Hitung Total Nilai Retur Pembelian

Untuk mengetahui persentase retur pembelian dalam bisnis distribusi, Anda harus menghitung total nilai retur dalam periode tertentu terlebih dahulu. Anda dapat mencatat setiap transaksi retur secara detail, termasuk tanggal retur, jenis produk yang dikembalikan, dan harga per-unit produk tersebut. Anda dapat menghitungnya dengan rumus berikut ini:

Perhitungan nilai retur pembelian ini akan membantu Anda menilai dampak finansial retur terhadap pendapatan dan menambah pemahaman Anda mengenai skala masalah retur dalam bisnis distribusi. Selain berpengaruh pada perencanaan strategi penjualan, perhitungan ini juga akan membantu meminimalkan potensi kerugian dan meningkatkan kepuasan konsumen.

b. Hitung Total Penjualan

Selanjutnya Anda harus mengetahui total pendapatan yang diperoleh dari penjualan produk sebelum dikurangi oleh retur pembelian, ataupun potongan lainnya seperti diskon dan lain sebagainya. Anda dapat mengumpulkan data dari semua sumber penjualan yang kemudian akan diagregasi untuk mendapatkan total pendapatan dari penjualan produk dalam periode waktu tertentu. 

c. Hitung Persentase Retur Pembelian

Setelah mengetahui berapa jumlah nilai retur pembelian, Anda dapat mengukur persentasenya terhadap proporsi retur di total penjualan bisnis distribusi. Hasil persentase ini akan menunjukkan proporsi penjualan yang dikembalikan sebagai retur terhadap total penjualan Angka dari persentase ini juga bisa membantu Anda dalam menganalisis kinerja produk dan kepuasan konsumen. Cara menghitung retur pembelian untuk persentase adalah sebagai berikut:

Hasil persentase retur pembelian yang tinggi dapat mengindikasikan masalah dengan kualitas produk, ketidaksesuaian produk dengan kebutuhan pelanggan, maupun masalah dengan kualitas produk. Tetapi jika hasil persentase rendah akan menunjukkan kepuasan konsumen yang tinggi dan efektivitas operasional.

4. Contoh Hitung Retur Pembelian Bisnis Distribusi

Kita telah memahami bersama bagaimana cara menghitung retur pembelian secara akurat. Kini akan dijabarkan contoh perhitungan ini dengan mengambil skenario fiktif sebuah toko retail yang akan mengembalikan produk yang telah dibelinya kepada perusahaan distributor.

Distributor menerima barang dari toko retail tiga jenis barang, yaitu 10 pieces baju renang dengan harga Rp.500.000/piece, 20 pieces baju olahraga seharga Rp.400.000/piece, dan 5 tas wanita seharga Rp.1.000.000/piece. Langkah pertama Anda dapat menjumlahkan barang retur tersebut, seperti berikut:

Kita telah mengetahui bahwa total retur pembelian tersebut adalah senilai Rp.18.000.000. Nah, distributor juga telah melakukan pengumpulan data penjualan selama periode januari-april yaitu senilai Rp.150.000.000. Dari sini, kita bisa menghitung nilai persentase retur pembelian dengan rumus yang telah diuraikan sebelumnya. Berikut perhitungannya.

Setelah perhitungan ini, kita dapat mengetahui bahwa nilai persentase retur pembelian dalam perusahaan distribusi ini adalah 12%. Ini berarti bahwa perusahaan memiliki tingkat persentase retur yang rendah selama periode Januari-April. Perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan kinerja distribusi agar lebih mengurangi persentase retur pembelian selama operasional.

5. Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai apa itu retur pembelian, prosesnya, serta cara menghitung retur pembelian, dapat kita tarik kesimpulan bahwa retur pembelian dalam bisnis distribusi merupakan proses dimana retail mengembalikan produk yang telah dibeli karena berbagai alasan dengan beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan teliti.

Perusahaan distribusi harus bisa mengelola retur pembelian dengan baik, seperti menghitung nilai retur pembelian dengan akurat agar dapat membantu identifikasi masalah kualitas produk dan merencanakan strategi penjualan secara berkelanjutan. Perhitungan ini merupakan satu cara untuk memberikan gambaran mengenai frekuensi retur pembelian di bisnis distribusi, sehingga dapat mendukung keberlangsungan perusahaan secara menyeluruh.