Tahukah Anda bahwa banyak perusahaan yang menghadapi masalah serius akibat pengelolaan kontrak kerja karyawan secara manual? sekitar 60% perusahaan mengalami ketidakakuratan informasi dan keterlambatan pembaruan kontrak kerja, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan. 

Kondisi tersebut tentu saja menyebabkan berbagai risiko hukum dan berdampak negatif bagi operasional perusahaan. Untuk itu, perusahaan perlu memastikan pengelolaan dan pembuatan kontrak secara akurat serta tepat waktu. Lalu, bagaimana cara membuat surat kontrak kerja dan apa saja hal yang perlu diperhatikan?

Di artikel ini, kami akan membahas secara tuntas mengenai surat kontrak kerja karyawan, mulai dari arti, jenis, komponen, hingga solusi canggih untuk memastikan pengelolaan kontrak yang lebih akurat dan efisien bagi perusahaan Anda. Simak sampai akhir!

1. Pengertian Kontrak Kerja Karyawan

Kontrak kerja karyawan adalah perjanjian tertulis atau lisan antara perusahaan dan karyawan yang mengatur syarat, hak, dan kewajiban kedua belah pihak selama masa kerja. Kontrak tersebut berfungsi sebagai perlindungan karena mengikat kedua belah pihak untuk mematuhi kesepakatan ketentuan. 

Dalam surat kontrak kerja karyawan, terdapat rincian seperti tugas, tanggung jawab, durasi kerja, gaji, tunjangan, serta hak lain seperti cuti dan jaminan kesehatan. Di Indonesia, kontrak kerja diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan untuk memastikan kontrak sesuai peraturan yang berlaku.

2. Kesalahan Pembuatan Kontrak Kerja Karyawan

Kontrak kerja karyawan yang disusun dengan baik adalah dasar untuk menciptakan hubungan kerja yang jelas dan profesional. Namun, beberapa kesalahan umum sering terjadi dalam pembuatan kontrak kerja. Berikut ini adalah beberapa kesalahan yang harus dihindari.

a. Tidak Menyertakan Detail Jabatan dan Tanggung Jawab

Surat kontrak kerja karyawan yang tidak mencantumkan secara jelas jabatan dan tanggung jawab karyawan dapat menimbulkan kebingungan dan konflik di kemudian hari. Karyawan perlu memahami peran spesifik mereka untuk menghindari kesalahpahaman dalam pelaksanaan tugas.

b. Kompensasi yang Tidak Jelas

Informasi mengenai gaji, tunjangan, dan bonus harus dijelaskan dengan jelas dalam kontrak. Kesalahan dalam menyusun detail kompensasi dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan potensi perselisihan. Pastikan setiap komponen kompensasi tercantum secara lengkap, termasuk mekanisme pembayaran dan ketentuan kenaikan gaji.

c. Durasi Kontrak yang Tidak Jelas

Surat perjanjian kontrak kerja harus mencantumkan durasi kerja dengan jelas, termasuk tanggal mulai dan berakhirnya kontrak. Ketidakjelasan dalam durasi kontrak dapat menyebabkan ketidakpastian bagi karyawan dan perusahaan. Hindari hal ini dengan menyertakan informasi mengenai perpanjangan atau evaluasi kontrak jika diperlukan.

d. Tidak Mematuhi Hukum Ketenagakerjaan

Mengabaikan peraturan ketenagakerjaan dapat berakibat serius bagi perusahaan. Pastikan kontrak kerja karyawan mematuhi peraturan yang berlaku, seperti jam kerja, cuti, dan kompensasi minimal. Kegagalan dalam mematuhi hukum ketenagakerjaan dapat menyebabkan sanksi hukum dan merusak reputasi perusahaan.

e. Tidak Menyertakan Klausul Pemutusan Kontrak

Terakhir, klausul pemutusan kontrak adalah elemen penting yang harus ada dalam setiap kontrak kerja. Jika kontrak tidak menyertakan ketentuan ini, maka pemutusan hubungan kerja bisa menjadi lebih rumit dan sulit diselesaikan. Pastikan kontrak mencantumkan prosedur, pemberitahuan, dan kompensasi jika terjadi pemutusan hubungan kerja.

3. Jenis Kontrak Kerja Karyawan

Di bidang ketenagakerjaan, berbagai jenis kontrak kerja diatur berdasarkan pada kebutuhan perusahaan dan situasi pekerjaan. Berikut adalah beberapa jenis kontrak kerja yang umum digunakan di perusahaan.

a. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tetap (PKWTT)

PKWTT adalah kontrak yang mengikat karyawan secara permanen, tanpa batas waktu tertentu. Karyawan berhak atas perlindungan lebih, seperti tunjangan pensiun dan jaminan sosial. PKWTT biasanya diberikan kepada karyawan yang memiliki posisi strategis atau peran permanen di dalam perusahaan.

b. Perjanjian Kerja Waktu Tetap (PKWT)

PKWT adalah surat kontrak kerja karyawan dengan durasi terbatas, biasanya 1-2 tahun, sesuai kebutuhan perusahaan. Biasanya digunakan untuk pekerjaan yang sifatnya sementara atau proyek jangka pendek. Setelah masa kontrak habis, perusahaan dapat memperpanjang atau mengakhiri kontrak tersebut.

c. Perjanjian Kerja Paruh Waktu

Jenis kontrak kerja karyawan ini mengatur kerja karyawan dengan jam kerja yang lebih sedikit dibandingkan kerja penuh. Karyawan paruh waktu biasanya dipekerjakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja tambahan tanpa mengharuskan perusahaan menyediakan manfaat penuh seperti pada karyawan tetap.

d. Perjanjian Pemborongan Pekerjaan

Perjanjian ini diterapkan untuk proyek tertentu dengan hasil akhir yang spesifik. Biasanya, perusahaan memberikan pekerjaan kepada pihak ketiga (pemborong) untuk menyelesaikan tugas sesuai kesepakatan. Pemborong bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan pekerjaan sesuai standar yang telah disepakati bersama.

4. Komponen Kontrak Kerja Karyawan

Sebelum memahami detail kontrak kerja karyawan, penting untuk mengetahui komponen yang membentuk dasar kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Komponen ini memastikan kejelasan hak, kewajiban, dan tanggung jawab bagi kedua belah pihak. Berikut penjelasannya:

a. Identitas Pihak

Identitas pihak mencakup data perusahaan dan karyawan. Informasi tersebut meliputi nama, alamat, serta data identitas resmi lainnya. Dengan mencantumkan identitas yang jelas, surat perjanjian kontrak kerja akan dinyatakan sah dan mengikat secara hukum, sehingga memberikan kepastian bagi karyawan maupun perusahaan.

b. Jabatan dan Tanggung Jawab

Bagian ini menjelaskan jabatan karyawan beserta tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan. Dengan adanya rincian ini, karyawan memiliki gambaran jelas mengenai peran yang harus dilakukan dan perusahaan dapat memastikan kinerja sesuai dengan ekspektasi yang telah disepakati.

c. Gaji dan Tunjangan

Gaji dan tunjangan menjelaskan kompensasi yang akan diterima karyawan sebagai imbalan atas pekerjaannya. Bagian ini mencakup besaran gaji pokok, bonus, dan berbagai tunjangan lainnya. Komponen kontrak kerja karyawan ini penting untuk transparansi dan memastikan hak finansial karyawan terpenuhi secara tepat.

d. Durasi Kontrak

Durasi kontrak mencakup jangka waktu kerja yang disepakati antara karyawan dan perusahaan, baik itu kontrak tetap maupun kontrak sementara. Komponen surat perjanjian kontrak kerja ini memberikan kejelasan mengenai berapa lama karyawan akan bekerja dan memastikan batas waktu kerja yang jelas bagi kedua belah pihak.

e. Hak dan kewajiban Karyawan

Untuk komponen ini, hak dan kewajiban karyawan merangkum hak-hak yang akan diterima serta tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh karyawan selama masa kontrak. Komponen ini penting untuk menjaga keseimbangan antara manfaat yang didapat dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh karyawan.

5. Cara Membuat Kontrak Kerja Karyawan

Membuat kontrak kerja yang efektif adalah langkah penting dalam menjalin hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Kontrak ini harus memuat berbagai aspek yang mencerminkan hak, kewajiban, dan ketentuan yang mengatur hubungan kerja secara transparan. Berikut langkah-langkah pembuatan kontrak tersebut:

a. Tentukan Jenis Kontrak

Langkah pertama adalah menentukan jenis kontrak yang sesuai, apakah kontrak tetap, kontrak sementara, atau paruh waktu. Jenis kontrak kerja karyawan penting untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan dan ekspektasi karyawan, serta mematuhi peraturan ketenagakerjaan.

b. Kumpulkan Informasi Penting

Kumpulkan informasi karyawan seperti identitas karyawan, jabatan, dan durasi kerja. Informasi ini akan menjadi landasan dalam penyusunan surat perjanjian kontrak kerja yang jelas dan tepat. Langkah ini penting untuk menjaga keakuratan dan menghindari potensi konflik di kemudian hari.

c. Rumuskan Ketentuan Utama Kontrak

Rumuskan ketentuan utama seperti hak dan kewajiban, tanggung jawab pekerjaan, dan kompensasi. Cara membuat surat kontrak kerja ini harus disusun secara jelas dan detail agar kedua belah pihak memahami peran dan ekspektasi masing-masing, sehingga tercipta kesepakatan yang adil dan menguntungkan.

d. Atur Jam Kerja dan Hak Cuti

Berikutnya, atur jam kerja dan hak cuti sesuai peraturan yang berlaku. Cara membuat surat kontrak kerja ini akan memastikan karyawan mengetahui jadwal kerja, waktu istirahat, serta hak cuti yang dapat diambil. Kejelasan mengenai hal ini membantu menghindari potensi konflik terkait waktu kerja dan istirahat.

e. Susun Klausul Pemutusan Kontrak

Susun klausul pemutusan kontrak untuk mengatur prosedur saat kontrak harus berakhir, baik karena pengunduran diri, pemecatan, atau masa kontrak habis. Klausul ini memberikan kepastian hukum bagi kedua belah pihak dan menghindari sengketa saat terjadi pemutusan hubungan kerja.

f. Persyaratan Khusus

Tidak hanya itu, kontrak kerja karyawan juga mencantumkan persyaratan khusus jika ada, seperti kewajiban kerahasiaan atau aturan non-kompetisi. Persyaratan ini melindungi kepentingan perusahaan dan memastikan karyawan memahami batasan yang berlaku selama dan setelah masa kontrak. Hal ini penting untuk menjaga aset perusahaan dan hubungan kerja.

6. Contoh Kontrak Kerja Karyawan

Dalam kontrak kerja berisi kesepakatan tertulis antara pemberi kerja dan karyawan yang mencakup hak dan kewajiban kedua belah pihak. Kontrak tersebut memuat informasi penting seperti posisi pekerjaan, gaji, jam kerja, dan masa berlaku kontrak. Untuk lebih tergambarkan, berikut contoh kontrak kerja karyawan PKWTT:

Dengan adanya contoh PKWTT, perusahaan dan karyawan dapat memastikan hak-hak dan kewajiban masing-masing terlindungi secara hukum. Untuk itu, penting bagi karyawan untuk membaca dan memahami setiap ketentuan dalam kontrak sebelum menandatanganinya, agar tercapai hubungan kerja yang harmonis dan profesional.

Jika Anda mencari solusi untuk mempermudah pengelolaan kontrak kerja karyawan, Software HRIS dari ScaleOcean menjadi pilihan aplikasi HR terbaik. ScaleOcean memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan dan mengakses informasi kontrak secara cepat, tanpa harus melewati proses yang panjang.

7. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Kontrak Kerja Karyawan

Dalam membuat kontrak kerja, sangat penting untuk memperhatikan beberapa aspek agar hubungan kerja dapat berjalan lancar dan saling menguntungkan. Kontrak yang detail dan jelas akan menghindarkan potensi konflik di masa depan. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

a. Kepatuhan Terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Pastikan kontrak kerja karyawan mengikuti peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Kepatuhan ini mencakup hak karyawan, jam kerja, cuti, dan upah minimum. Dengan mematuhi hukum ketenagakerjaan, perusahaan dapat menghindari masalah hukum dan memastikan karyawan merasa aman dalam menjalankan tugas.

b. Kejelasan Rincian Pekerjaan

Surat perjanjian kontrak kerja harus menjelaskan dengan jelas tugas dan tanggung jawab karyawan. Rincian ini membantu karyawan memahami ekspektasi perusahaan dan mengurangi potensi kesalahpahaman. Pastikan deskripsi pekerjaan mencakup tugas utama, wewenang, dan tanggung jawab, agar karyawan memiliki gambaran tentang peran mereka.

c. Transparansi Kompensasi

Sertakan informasi detail mengenai gaji, tunjangan, bonus, dan mekanisme kenaikan upah dalam kontrak. Transparansi dalam hal kompensasi akan membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan karyawan memahami penghargaan atas kontribusi mereka, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang adil dan profesional.

d. Klausul Penyelesaian Sengketa

Sertakan klausul penyelesaian sengketa dalam kontrak untuk mengantisipasi potensi konflik. Klausul ini akan membantu menyelesaikan permasalahan secara damai dan profesional jika terjadi perselisihan antara karyawan dan perusahaan. Pastikan metode penyelesaian dan prosedur yang jelas dicantumkan dalam kontrak.

e. Fleksibilitas dan Keterbukaan Komunikasi

Selain itu, surat kontrak kerja karyawan sebaiknya mencerminkan fleksibilitas dan keterbukaan dalam berkomunikasi. Hal ini penting untuk menghadapi perubahan situasi atau kebutuhan bisnis. Dengan menciptakan kontrak yang memungkinkan penyesuaian, perusahaan dan karyawan dapat menjaga hubungan kerja dinamis dan menguntungkan.

8. Permudah Kelola Kontrak Kerja Karyawan Dengan Software ScaleOcean

Pengelolaan kontrak kerja karyawan bisa menjadi tugas rumit tanpa didukung sistem yang tepat. Software HRIS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola ribuan kontrak kerja karyawan melalui satu platform terintegrasi, untuk memastikan setiap data karyawan tersimpan secara rapi dan aman. 

Software ini dirancang untuk membantu perusahaan dari berbagai skala dalam pembuatan, pembaruan, dan pemantauan status kontrak. Dengan menggunakan Software ScaleOcean, perusahaan Anda akan memiliki solusi untuk mengelola kontrak karyawan dalam jumlah besar, sehingga meminimalisir risiko kehilangan atau kerusakan data.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda untuk mengetahui bagaimana software ini mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan kontrak dan integrasi data HR. Berikut beberapa fitur canggih dalam Software HRIS ScaleOcean:

• Recruitment Management, memungkinkan penyaringan kandidat, pelacakan aplikasi, hingga wawancara, semua dalam satu platform.
  

• Self-Service Employee Portal, mengakses dan memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji secara mandiri melalui portal

• Payroll Management, memudahkan penggajian dengan fitur otomatis perhitungan pajak, potongan, tunjangan, hingga distribusi gaji.
  

• e-Absensi, memonitor kehadiran karyawan secara otomatis dan real-time, sehingga memudahkan pelacakan jam kerja dan keterlambatan karyawan.
  

• Roster Management, memfasilitasi pengelolaan jadwal kerja yang fleksibel dan penugasan shift yang dapat diubah secara real-time.
  

• Leave Management, memfasilitasi pengelolaan cuti dengan otomatisasi persetujuan, penghitungan saldo cuti, dan pelacakan penggunaan cuti

• Performance Tracking, memantau kinerja karyawan melalui penilaian berkala, pelaporan otomatis, serta penyusunan rencana pengembangan karyawan.
  

Dengan kemampuan integrasi kuat, perusahaan dapat memastikan bahwa data karyawan terhubung dan up-to-date, mengurangi redudansi informasi, dan meminimalkan potensi kesalahan yang dapat berdampak pada operasional bisnis. Untuk itu, Software ScaleOcean sangat cocok digunakan oleh bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dalam manajemen sumber daya manusia.

9. Kesimpulan

Kontrak kerja karyawan berperan penting untuk memastikan hubungan kerja yang transparan dan adil. Kontrak yang baik dapat melindungi hak serta kewajiban, sehingga menciptakan lingkungan kerja kondusif. Dengan pemahaman tepat tentang kontrak kerja, perusahaan dapat membangun kepercayaan dan loyalitas karyawan, sehingga berdampak pada peningkatan produktivitas bisnis.

Apakah Anda kesulitan dalam pengelolaan surat kontrak kerja karyawan secara manual? Dengan Software HRIS ScaleOcean, proses pembuatan, penyimpanan, dan pembaruan kontrak kerja menjadi jauh lebih mudah dengan beberapa klik saja. Coba konsultasi dan demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean bisa membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda.