Cara Menghitung Jam Kerja Sesuai Aturan UU di Indonesia

Cara menghitung jam kerja karyawan harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku oleh human resource management aturan jumlah jam kerja ini sudah diatur dalam peraturan ketenagakerjaan.  Dengan memahami peraturan ketenagakerjaan terkait jam kerja, perusahaan dapat menghindari pelanggaran hukum sambil memastikan bahwa semua pekerja menerima kompensasi yang sesuai.

Pembahasan ini tidak hanya bermanfaat bagi pihak human resource management, tetapi juga penting bagi para pekerja yang ingin memahami hak dan kewajiban mereka terkait dengan jam kerja. Artikel ini akan membahas cara menghitung jam kerja yang benar, termasuk cara menghitung gaji per jam dan memberikan contoh upah menurut waktu kerja.

Key Takeaways

• Peraturan mengenai jam kerja karyawan di Indonesia diatur oleh UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja, menetapkan jam kerja normal 7 jam sehari/40 jam seminggu atau 8 jam sehari/40 jam seminggu.
• Cara menghitung jam kerja yang berlaku di Indonesia dihitung berdasarkan total jam kerja per minggu dikalikan jumlah minggu dalam setahun, menghasilkan sekitar 2.080 jam kerja per tahun.
• Software HR ScaleOcean dapat mempermudah pencatatan absensi dan perhitungan jam kerja termasuk jam normal, lembur, dan shift.

Coba Demo Gratis!

1. Peraturan Jam Kerja di Indonesia Menurut Undang-Undang 

Peraturan mengenai jam kerja karyawan di Indonesia diatur dalam berbagai undang-undang, termasuk UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, dan UU No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, dan pemutusan hubungan kerja.

UU Cipta Kerja (Pasal 81 Ayat 4) menambahkan ketentuan bahwa waktu kerja harus dituangkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja sama. Berikut adalah beberapa poin utama mengenai jam kerja menurut undang-undang.

a. Jam Kerja Normal

Pasal 77 hingga Pasal 85 UU No. 13/2003 memberikan pedoman mengenai perhitungan jam kerja karyawan, yang terbagi menjadi dua pembagian waktu kerja. Jam kerja normal di Indonesia adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.

Walaupun demikian, waktu mulai dan akhir kerja tidak diatur secara spesifik dalam peraturan jam kerja pemerintah, sehingga perusahaan memiliki kebijakan untuk menetapkan hal tersebut. Peraturan ini bertujuan agar waktu kerja seimbang dengan waktu luang dan menghindari kelelahan berlebih bagi pekerja.

Adanya jam kerja yang jelas menjadi landasan dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Selain itu, menjaga keseimbangan waktu kerja dapat berpengaruh pada produksi marginal, di mana peningkatan jam kerja yang berlebihan dapat menurunkan efisiensi dan kualitas output yang dihasilkan, seiring dengan penurunan produktivitas pekerja.

Untuk menjamin kepatuhan terhadap jam kerja normal dan perhitungan upah yang akurat, perusahaan memerlukan sistem pencatatan waktu yang handal. Absen fingerprint adalah salah satu solusi biometrik yang banyak digunakan untuk memastikan data kehadiran (waktu masuk dan keluar) setiap karyawan tercatat secara tepat.

Aplikasi pembuat jadwal kerja karyawan dapat membantu memastikan jam kerja tetap sesuai dengan peraturan, serta mengoptimalkan keseimbangan manajaantara waktu kerja dan waktu luang.

b. Waktu Istirahat

Penting untuk diingat bahwa waktu istirahat antara jam kerja tidak dihitung sebagai jam kerja, dengan durasi minimal 30 menit setelah bekerja empat jam berturut-turut sesuai Pasal 79 Ayat 2 Huruf a UU Ketenagakerjaan. Waktu istirahat bertujuan untuk menjaga kesehatan serta produktivitas pekerja selama jam kerja berlangsung.

Selain itu, Pasal 80 juga mengatur bahwa perusahaan wajib memberikan waktu yang cukup bagi pekerja untuk melaksanakan ibadah sesuai dengan keyakinan masing-masing. Ketentuan ini menegaskan komitmen terhadap kesejahteraan spiritual dan keseimbangan antara tanggung jawab kerja dengan kebutuhan pribadi pekerja.

c. Kerja Lembur

Kerja lembur memerlukan persetujuan dari pekerja dan dibatasi maksimal 3 jam per hari atau 14 jam per minggu. Upah lembur harus sesuai ketentuan undang-undang: jam pertama 1,5 kali upah normal, dan jam berikutnya dua kali upah normal, sebagai kompensasi tambahan.

d. Kerja Shift

Shift kerja adalah sistem di mana jam kerja setiap shift tidak boleh lebih dari 8 jam per hari, termasuk waktu istirahat. Aturan ini memastikan bahwa pekerja dalam sistem shift tetap mendapatkan waktu istirahat yang memadai dan tidak mengalami beban kerja berlebih.

e. Hari Libur

Pekerja berhak atas hari libur mingguan dan hari libur nasional. Jika pekerja harus bekerja pada hari libur, mereka berhak atas kompensasi tambahan atau penggantian hari libur. Ini menjaga keseimbangan kerja-hidup dan menghormati hari-hari penting secara nasional.

Untuk memastikan kepatuhan terhadap hak-hak ini, sistem kerja roster yang terstruktur dengan baik sangat penting. Dengan sistem ini, perusahaan dapat merencanakan jadwal kerja dengan lebih efisien, mengatur penggantian hari libur, dan memastikan pekerja mendapatkan waktu istirahat yang layak tanpa mengganggu kelancaran operasional.

2. Bagaimana Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan?

Cara paling umum untuk menghitung jam kerja karyawan adalah dengan mengurangkan waktu pulang dari waktu masuk, lalu dikurangi dengan durasi istirahat. Perhitungan ini penting untuk memastikan efisiensi kerja serta kepatuhan terhadap ketentuan hukum ketenagakerjaan di Indonesia.

Dengan memahami aturan dasar jam kerja yang berlaku, perusahaan dapat menentukan jam kerja efektif, waktu lembur, dan kompensasi karyawan secara tepat sesuai regulasi. Berikut cara menghitung jam kerja karyawan untuk beberapa skenario:

a. Perhitungan Jam Kerja Harian

Secara umum, jam kerja harian dihitung dengan mengurangkan jam masuk dari jam pulang, lalu dikurangi waktu istirahat. Rumusnya adalah:

Jam Kerja Efektif = (Jam Pulang – Jam Masuk) – Waktu Istirahat

Sebagai contoh, seorang pegawai mulai bekerja pukul 09.00 dan selesai pukul 18.00, dengan waktu istirahat 1 jam (pukul 13.00–14.00). Maka durasi total kerja karyawan adalah 8 jam.

b. Perhitungan Jam Kerja untuk Shift Malam

Jam kerja yang melewati tengah malam perlu diperhitungkan secara khusus karena berpindah ke hari berikutnya. Misalnya, karyawan bekerja dari 21.00 malam hingga 05.00 pagi, dengan istirahat 45 menit. Maka:

Total durasi = 8 jam, dikurangi 0,75 jam istirahat = 7 jam 15 menit kerja efektif

Dalam aplikasi seperti Excel, jam kerja ini bisa dihitung dengan menambahkan “+1 hari” pada jam pulang agar hasilnya tidak negatif.

c. Menghitung Jam Lembur

Jam kerja di luar jam reguler dihitung sebagai lembur. Batas maksimal lembur diatur 4 jam per hari dan 18 jam per minggu. Perhitungan upah lembur mengacu pada upah per jam dengan ketentuan:

• Jam pertama: 1,5 × upah per jam
• Jam berikutnya: 2 × upah per jam

Rumus upah per jam:

Upah Per Jam = Gaji Bulanan/173

Sebagai contoh, jika gaji bulanan karyawan adalah Rp5.200.000, maka upah per jam = 5.200.000/173 atau sekitar Rp30.058.

Apabila bekerja lembur 2 jam, total upah lembur = (1,5 × 30.058) + (2 × 30.058) = Rp105.203.

Dengan memahami cara menghitung jam kerja secara benar, mulai dari jam kerja harian, shift malam, hingga lembur, perusahaan dapat memastikan sistem kerja berjalan efisien dan sesuai ketentuan hukum ketenagakerjaan.

Selain itu, pencatatan hasil perhitungan jam kerja ini juga berperan penting dalam pengelolaan jurnal pembayaran gaji perusahaan, agar proses penggajian lebih akurat, transparan, dan mudah diaudit.

3. Cara Menghitung Jam Kerja yang Berlaku di Indonesia

Untuk menghitung jam kerja karyawan di Indonesia, kita dapat menggunakan rumus perhitungan berdasarkan jumlah minggu dalam setahun. Di Indonesia, biasanya terdapat 52 minggu dalam setahun, yang digunakan untuk menghitung total jam kerja tahunan dan bulanan.

Dengan ketentuan jam kerja yang umumnya 40 jam per minggu, maka total jam kerja dalam satu tahun adalah 52 minggu x 40 jam, yang menghasilkan 2080 jam kerja per tahun.

Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia membagi waktu kerja menjadi dua pembagian berdasarkan jumlah hari kerja dalam seminggu. Jika perusahaan memberlakukan lima hari kerja dalam seminggu, maka perhitungan hari kerja dalam setahun adalah 52 minggu x 5 hari, yang menghasilkan 260 hari kerja per tahun.

Sementara itu, untuk perusahaan dengan enam hari kerja per minggu, perhitungan hari kerja dalam setahun menjadi 52 minggu x 6 hari, yang menghasilkan 312 hari kerja per tahun.

Berikut ini cara perhitungannya, pertama tentukan jumlah total hari kerja dalam satu tahun, biasanya dengan mengurangi akhir pekan dan hari libur dari total hari dalam tahun tersebut. Misalkan sebuah perusahaan beroperasi 5 hari seminggu (Senin sampai Jumat) dan mengakui 10 hari libur nasional, perhitungan menjadi:

Dengan asumsi 8 jam per hari, maka diperoleh:

Perhitungan ini memberikan gambaran umum mengenai beban kerja tahunan dan berguna untuk perencanaan anggaran, kompensasi, dan manajemen sumber daya manusia.

Data jam kerja ini juga menjadi acuan penting dalam proses penggajian, terutama saat perlu menghitung gaji prorata bagi karyawan yang tidak bekerja penuh selama periode tertentu, misalnya karena baru bergabung di tengah bulan atau mengambil cuti panjang.

4. Contoh Upah Menurut Waktu Kerja

Upah menurut waktu kerja di Indonesia diatur berdasarkan durasi jam kerja yang telah ditetapkan dan bekerja sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. Menghitung upah per bulan dan per hari merupakan langkah penting dalam menentukan kompensasi yang sesuai dengan waktu kerja yang telah dilakukan oleh karyawan. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana upah dihitung berdasarkan waktu kerja.

a. Upah Harian

Pekerja yang dibayar dengan sistem upah harian menerima gaji berdasarkan jumlah hari kerja efektif dalam sebulan. Jika tarif harian adalah Rp100.000 dan seorang pekerja hadir 26 hari, total pendapatan bulanan akan menjadi Rp2.600.000. Namun, jangan salah anggap, PPh 21 tetap berlaku pada upah berikut seperti halnya pada upah bulanan.

b. Upah Mingguan

Upah mingguan diberikan kepada pekerja yang gajinya dihitung per minggu. Contohnya, pekerja dengan upah mingguan Rp500.000 yang bekerja selama 4 minggu akan menerima total Rp2.000.000 per bulan. Sistem pembayaran ini sering ditemukan di industri dengan tenaga kerja kontrak jangka pendek, memudahkan perhitungan dan pembayaran secara berkala.

c. Upah Bulanan

Upah bulanan adalah jumlah tetap yang diterima pekerja setiap bulan, terlepas dari jumlah hari kerja. Misalnya, pekerja dengan gaji bulanan Rp3.000.000 akan terus menerima jumlah tersebut setiap bulan, yang memudahkan pekerja untuk mencapai kestabilan finansial dan mendapatkan anggaran pribadi.

d. Upah Lembur

Upah lembur dihitung untuk pekerja yang bekerja lebih dari waktu jam kerja standar. Misalnya, dengan tarif upah normal Rp20.000 per jam, upah lembur untuk jam pertama adalah Rp30.000 (1,5 kali tarif normal) dan Rp40.000 untuk jam-jam berikutnya (2 kali tarif normal). Upah lembur memberikan kompensasi yang adil.

e. Upah Per Jam

Upah per jam sering digunakan untuk pekerja paruh waktu atau yang bekerja dengan kontrak kerja yang menggantungkan gaji pada jumlah jam kerja. Jika tarif per jam adalah Rp25.000 dan pekerja bekerja 8 jam, mereka akan menerima Rp200.000 per hari. Metode ini memberikan fleksibilitas dan keadilan dalam pembayaran bagi pekerja yang jam kerjanya tidak teratur.

Baca juga: 5 Contoh Surat Paklaring yang Tepat dan Manfaatnya

5. Cara Mudah Atur dan Hitung Jam Kerja Karyawan dengan Software HR ScaleOcean

Mengelola jam kerja karyawan secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Terlebih, perusahaan yang memiliki banyak karyawan atau sistem kerja yang dinamis, seperti shift bergilir, akan kesulitan dalam memantau dan menyesuaikan jadwal dengan akurat.

Software HR ScaleOcean hadir untuk menyederhanakan proses ini dengan menawarkan solusi otomatis yang dapat mengatur jam kerja, absensi, dan perhitungan gaji secara terintegrasi. Dengan penerapan software ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi penghitungan jam kerja, mengurangi beban administrasi, serta meminimalkan risiko kesalahan.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Software HR ScaleOcean dapat membantu perusahaan Anda, Anda dapat mencoba demo gratis yang kami tawarkan. Berikut ini merupakan fitur utama dari software HRIS ScaleOcean yang dapat mengoptimalkan pengelolaan jam kerja karyawan Anda:

• Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: Mengatur jadwal kerja karyawan secara fleksibel dan dinamis, baik dalam shift maupun jadwal tetap.
• Daily Worker Hourly Worker Payslip Management: Perhitungan otomatis jam kerja harian atau per jam serta pembuatan slip gaji dengan data timesheet.
• Attendance System: Sistem absensi berbasis face recognition dan GPS untuk meningkatkan akurasi data kehadiran.

Dengan adanya integrasi fitur-fitur unggulan tersebut, perusahaan tidak hanya mendapatkan kemudahan dalam mengatur jadwal dan mencatat kehadiran karyawan, tetapi juga memperoleh data yang lebih akurat untuk analisis produktivitas dan penggajian.

Inilah salah satu keunggulan sistem absensi online yang tidak hanya mempermudah pemantauan kehadiran, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan berbasis data dalam pengelolaan sumber daya manusia secara menyeluruh.

6. Kesimpulan

Cara menghitung jam kerja karyawan umumnya dilakukan dengan mengurangkan waktu pulang dari waktu masuk, lalu dikurangi dengan waktu istirahat. Namun, dalam praktiknya, ada kondisi tertentu yang membuat perhitungannya menjadi lebih kompleks, misalnya pada sistem kerja shift malam, lembur, atau karyawan dengan jam kerja tidak tetap.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami setiap ketentuan dan rumus yang berlaku agar hasil perhitungan jam kerja tetap akurat dan sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan di Indonesia. Untuk menghindari kesalahan manual dan memastikan proses berjalan efisien, penggunaan teknologi seperti Software HR ScaleOcean sangat membantu.

Software HR ScaleOcean menyediakan sistem otomatis yang mampu menghitung jam kerja, absensi, hingga gaji karyawan secara terintegrasi. Dengan fitur-fitur canggih seperti laporan absensi karyawan otomatis, perhitungan upah berbasis jam, serta sistem absensi berbasis GPS dan face recognition, perusahaan dapat mengelola waktu kerja dengan lebih mudah, akurat, dan transparan.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis, yang memungkinkan Anda memahami secara langsung cara kerja sistem dalam membantu otomatisasi pengelolaan jam kerja dan penggajian karyawan di perusahaan Anda.