Cycle count adalah metode perhitungan pada gudang yang memegang peranan kunci untuk menghindari kendala pada manajemen persediaan. Akurasi pada proses gudang ini sangatlah diperlukan karena bisa mempengaruhi efisiensi operasional dan pemenuhan permintaan pelanggan. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah sistem automasi yang bisa mempercepat alur perhitungan sekaligus memastikan akurasinya. 

Sistem gudang adalah jawabannya! Melalui software ini, akurasi stok barang tidak perlu diragukan lagi. Sebelum membahas lebih lanjut keunggulan sistem satu ini, Anda perlu ketahui terlebih dahulu apa itu cycle count beserta tips meningkatkannya. Yuk simak pembahasan lengkapnya di artikel ini!

Baca juga: 7 Tips Mengelola Stok Barang dan Manajemen Gudang

1. Apa itu Cycle Count?

Cycle count adalah proses perhitungan stok barang yang ada di gudang atau rak penyimpanan secara berkala. Dengan melakukan cycle count secara berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa data inventori yang Anda miliki akurat. Hal ini tentu saja akan membantu dalam perencanaan pembelian, forecasting penjualan, dan kebutuhan manajemen inventory lainnya.

Perhitungan cycle count sangat perlu dilakukan secara rutin untuk memastikan jumlah stok yang tercatat dalam data sesuai dengan stok yang sebenarnya di dalam gudang. Proses ini akan membagi persediaan stok menjadi sejumlah bagian yang lebih kecil, sehingga perusahaan akan mudah memantau setiap bagian tersebut secara teratur. 

Namun, menghitung seluruh inventori di akhir tahun bisa menjadi proses yang memakan waktu dan sumber daya. Untuk itu, dibutuhkan sistem gudang yang bisa mempercepat perhitungan, mengurangi human error, mengidentifikasi area yang rentan terhadap kesalahan, hingga mengoptimalkan manajemen stok secara keseluruhan.

2. Tips Tingkatkan Akurasi Cycle Count

Akurasi dalam cycle count memastikan bahwa data inventori yang dicatat oleh perusahaan sesuai dengan kenyataan fisik di gudang. Data yang akurat membantu Anda dalam membuat keputusan bisnis yang tepat, seperti manajemen gudang, pembelian, perencanaan produksi, dan penjualan. Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan perhitungan stok barang Anda:

a. Prioritaskan Barang Fast-Moving

Penting untuk memberikan perhatian khusus pada barang-barang fast-moving, karena mereka memiliki frekuensi perputaran yang tinggi di gudang dan sering kali menjadi sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Kesalahan dalam menghitung stok barang ini dapat mengakibatkan kehilangan potensial dalam penjualan atau pembelian berlebihan yang bisa mengikat modal. 

b. Tentukan Frekuensi yang Tepat

Salah satu aspek kunci dalam meningkatkan akurasi cycle count adalah menentukan seberapa sering Anda harus menghitung inventori. Penting untuk diketahui bahwa tidak semua barang memerlukan frekuensi penghitungan yang sama. Barang dengan nilai tinggi atau perputaran cepat mungkin memerlukan penghitungan yang lebih sering dibandingkan dengan barang yang bergerak lambat atau bernilai rendah.

Beberapa barang mungkin memiliki permintaan yang meningkat pada waktu-waktu tertentu dalam setahun. Untuk menghindari kesalahan perhitungan stok, Anda bisa mengantisipasi dengan meningkatkan frekuensi penghitungan menjelang musim tersebut. Dengan begitu, proses cycle count bisa berjalan dengan lebih efisien dan menghasilkan data yang akurat.

d. Tingkatkan Kapabilitas Karyawan

Karyawan yang terlibat langsung dalam proses cycle count memegang peran kunci dalam memastikan akurasi penghitungan. Sebelum melibatkan pegawai dalam penghitungan nyata, biarkan mereka berlatih atau menjalani simulasi untuk memastikan mereka siap dan memahami tugasnya.

Selain itu, adakan sesi pelatihan secara berkala untuk memastikan bahwa semua karyawan memahami prosedur dan teknik penghitungan yang tepat. Ketika ada metode atau praktik terbaru, pelatihan ini juga bisa dilaksanakan. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa karyawan selalu up-to-date dengan praktik gudang terbaik.

e. Analisis dan Evaluasi Hasil

Setelah proses cycle count selesai, penting untuk memeriksa hasil dan melakukan analisis mendalam tentang temuan tersebut. Analisis ini melibatkan identifikasi barang dan pola yang mungkin terungkap dalam penghitungan stok, seperti menemukan beberapa barang yang rentan terhadap kesalahan stok, atau memiliki perputaran stok yang sangat fluktuatif. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang temuan tersebut, Anda dapat mengambil tindakan perbaikan yang sesuai.

Evaluasi hasil secara berkala juga perlu dilakukan untuk mengidentifikasi masalah prosedur yang mungkin memerlukan perbaikan. Termasuk kesalahan entri data yang berulang atau masalah dalam penentuan prioritas. Mengatasi masalah-masalah ini akan membantu menjaga akurasi perhitungan stok dalam jangka panjang.

f. Konsisten dan Berkelanjutan

Tips terakhir yaitu proses ini harus dijalankan secara konsisten dan menjadi bagian terpadu dari manajemen gudang anda. Anda harus terus-menerus beradaptasi dengan perubahan dalam bisnis, dengan mengikuti jadwal penghitungan yang konsisten dan terus-menerus akan membantu Anda menjaga akurasi perhitungan stok yang tinggi dalam jangka panjang. Dengan konsistensi tersebut, Anda dapat memaksimalkan manfaat dari proses ini dan menjaga operasional bisnis yang efisien serta akurat.

Baca juga: Efisiensikan Tracking Barang dengan Sistem Gudang

3. Sistem Gudang Otomatiskan Perhitungan!

Otomatisasi melalui sistem gudang canggih atau warehouse management system telah menjadi salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan akurasi cycle count. Sistem ini menggabungkan teknologi terbaru untuk mempermudah penghitungan, pelacakan, dan manajemen inventori secara keseluruhan. Berikut beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika menerapkan sistem ini:

a. Integrasi Data 

Sistem gudang berbasis ERP (Enterprise Resource Planning) memungkinkan Anda untuk mengelola data secara terpusat. Dimana Anda bisa mengakses data berbagai departemen yang terkait dengan pengelolaan gudang hanya melalui satu dashboard.  

Integrasi data menjadi komponen penting dari setiap sistem gudang yang otomatis. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber tidak hanya meningkatkan akurasi cycle count tetapi juga memastikan bahwa semua bagian dari rantai pasokan berfungsi secara sinergis. Ini mengurangi risiko kesalahan dan ketidaksesuaian informasi.

b. Otomatisasi Perhitungan

Salah satu fitur kunci yang ditawarkan oleh warehouse system canggih adalah kemampuan untuk melakukan perhitungan otomatis. Human error seringkali menjadi penyebab utama ketidakakuratan dalam penghitungan inventori. Dengan otomatisasi, risiko kesalahan satu ini bisa dikurangi sepenuhnya. Selain itu, tentu saja kecepatan juga merupakan keunggulan utama dari adanya automasi perhitungan ini. Jangan salah, sistem satu ini bisa memproses dan mengupdate data dalam hitungan detik, memastikan informasi terbaru selalu tersedia. 

c. Pelacakan Real-time 

Pelacakan real-time telah menjadi salah satu fitur paling penting yang ditawarkan oleh sistem gudang. Kemampuan untuk melihat status inventori secara instan memberikan berbagai manfaat bagi operasional bisnis. Melalui keunggulan sistem ini, Anda bisa memiliki gambaran yang jelas tentang stok yang tersedia, produk yang mungkin kehabisan, atau barang yang mungkin overstock. Dengan pelacakan real-time, setiap pergerakan barang dapat Anda monitor. Dengan begitu, Anda bsia mendeteksi dini kehilangan atau aktivitas mencurigakan, memungkinkan tindakan cepat untuk mencegah kerugian.

d. Histori Transaksi 

Histori transaksi dalam sistem manajemen gudang (WMS) mencakup pengendalian persediaan gudang seperti penerimaan, pengeluaran, dan perpindahan barang. Histori transaksi berperan penting dalam meningkatkan akurasi cycle count untuk melacak perubahan stok yang terjadi dari waktu ke waktu. Dengan melihat histori transaksi, tim gudang dapat mengidentifikasi barang atau pola perubahan stok yang tidak biasa, seperti pencurian atau kesalahan pengiriman.

e. Zonasi dan Pemetaan Gudang 

Pemetaan dan zonasi gudang dalam sistem WMS adalah strategi penting dalam meningkatkan akurasi cycle count. Gudang dibagi menjadi zona atau area yang jelas, dan setiap zona diberi kode atau label unik. Ketika melakukan proses ini, tim gudang dapat fokus pada satu zona atau area tertentu pada satu waktu, sehingga mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi akibat kebingungan antara lokasi barang. Dengan itu, dibutuhkan layout gudang yang baik untuk mengoptimalkan pemetaan gudang. 

f. Barcode dan Teknologi RFID 

Penggunaan barcode dan teknologi RFID dalam sistem gudang sangat efektif untuk meningkatkan akurasi cycle count. Barcode digunakan untuk memberikan identifikasi unik pada setiap barang. Sehingga, ketika hendak mencari informasi tentang suatu barang, Anda cukup melakukan scanning.

Penggunaan RFID mendukung pelacakan real-time dengan dilengkapi dengan tag yang dapat dipantau secara otomatis saat barang bergerak, baik itu ketika proses transfer stok, pengiriman, ataupun pemindahan lokasi barang di gudang. Hal ini mempermudah identifikasi perbedaan antara perhitungan siklus dan lokasi aktual barang.

g. Buat Laporan Lebih Cepat 

Dalam manajemen inventory, laporan stok gudang adalah instrumen kunci untuk pemantauan, evaluasi, dan perencanaan. Dengan otomatisasi sistem gudang, pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan efisien. Software ini mengumpulkan dan menyimpan data dalam format yang siap digunakan. Tentu saja ini akan memudahkan proses pengambilan data dan pemrosesan menjadi laporan yang komprehensif.

Dengan aplikasi gudang, Anda juga bisa menyesuaikan laporan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Anda cukup pilih parameter apa saja yang dibutuhkan dan buat laporan spesifik yang fokus pada metrik tersebut. Setelah laporan jadi, sistem akan otomatis menyimpannya, memudahkan Anda dalam melakukan analisis tren jangka panjang dan perbandingan dari periode ke periode.

h. Kontrol Akses 

Dalam era digital saat ini, keamanan data dan kontrol terhadap siapa yang dapat mengakses informasi tertentu menjadi sangat krusial. Maka dari itu, sistem gudang memastikan keamanan integritas data dan operasional dengan kontrol akses. 

Melalui fitur satu ini, Anda dapat membatasi siapa saja yang dapat mengakses suatu informasi berdasarkan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Ini memastikan bahwa setiap karyawan hanya dapat mengakses informasi yang relevan. Bahkan, aktivitas setiap pengguna juga akan terlacak. Sehingga, risiko kebocoran data ataupun manipulasi bisa dihindari. 

Baca juga: Aplikasi Gudang Barang untuk Pantau Akurasi Persediaan

4. Kesimpulan

Cycle count adalah proses penting yang digunakan perusahaan untuk menjaga akurasi perhitungan stok di gudang. Nah, sistem gudang yang otomatisasi menjadi kebutuhan penting yang bisa membantu Anda dalam meningkatkan akurasi perhitungannya. Pertimbangkan investasi dalam sistem gudang otomatis sebagai langkah strategis menuju manajemen gudang yang lebih produktif.

Tidak perlu ragu lagi! Segera hubungi tim ahli ScaleOcean untuk mendapatkan Software Gudang terbaik. Tidak hanya perhitungan cycle count saja yang akan lebih akurat, tapi seluruh operasional manajemen gudang Anda juga akan berjalan lebih efisien.