Dalam manajemen gudang, terdapat beberapa pihak yang bertanggung jawab untuk mengelola aktivitas gudang. Salah satu aktivitas gudang yang rutin dilakukan adalah mencatat barang yang masuk dan keluar, serta menjaga barang atau produk yang disimpan. Inilah tugas dari admin pergudangan. Untuk memudahkan proses pencatatan ini, Anda dapat mengimplementasikan teknologi canggih seperti perangkat lunak WMS.

Secara umum, administrasi pergudangan adalah pekerjaan yang terkait dengn manajemen gudang. Gudang merupakan tempat penyimpanan atau tempat pemindahan barang-barang dari perusahaan lain antar tempat produksi. Barang-barang yang disimpan di gudang akan dikirim ke pihak lain hingga sampai ke pihak yang bersangkutan dengan selamat. Untuk mengetahui lebih detail mengenai apa itu kegiatan administrasi dalam manajemen gudang, tugas, serta proses administrasinya, simak pembahasan dibawah ini.

1. Apa itu Administrasi Pergudangan?

Administrasi pergudangan atau admin gudang adalah pihak yang memiliki serangkaian tugas dan tanggung jawab terkait pengelolaan dan manajemen gudang. Mengelola dan mencatat semua aktivitas rutin yang terjadi di sebuah gudang, seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang adalah kegiatan yang menjadi tanggung jawab administrasi pergudangan. Selain itu, bagian administrasi pergudangan bertugas untuk memastikan bahwa kualitas dan jumlah barang yang masuk dan keluar sesuai dengan kebutuhan dan permintaan. 

Pihak-pihak administrasi pergudangan bertanggung jawab dalam menangani semua aspek penyimpanan, mulai dari pengumpulan data hingga mengelola bagian kantor gudang. Administrasi pergudangan juga harus memasukkan data inventaris untuk mengkategorikan berbagai jenis barang yang tersedia di gudang.

2. Tugas Administrasi Pergudangan

Tugas administrasi pergudangan melibatkan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas operasional gudang. Beberapa tugas utama dalam administrasi pergudangan meliputi:

a. Mencatat Aktivitas Gudang

Proses pencatatan aktivitas gudang melibatkan serangkaian langkah untuk memantau dan mengelola berbagai kegiatan operasional yang terjadi di dalam gudang. Pencatatan ini meliputi mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang, termasuk jumlah stok barang, distribusi barang, pemesanan barang, hingga klaim pembayaran atas pembelian. Tujuan dari pencatatan aktivitas gudang adalah untuk memudahkan pihak manajemen dalam menganalisis hasil penjualan.

b. Menentukan Jenis Barang

Proses penentuan jenis barang pada gudang melibatkan identifikasi, pengelompokkan, dan mengorganisir barang-barang yang akan disimpan di gudang berdasarkan jenis barang. Penentuan barang dapat ditentukan dari jenis barang, ukuran, warna, bahan, dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk menyamakan data yang tersedia dengan jumlah stok barang yang keluar masuk gudang.  

c. Memeriksa dan Melaporkan Stok Barang

Pemeriksaan dan pelaporan stok barang yang teratur membantu memastikan keakuratan informasi inventaris, mencegah kehilangan atau kekurangan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional gudang. Pemeriksaan dan pelaporan meliputi pengecekan stok barang yang masuk, aktivitas pembongkaran, penyimpanan dan juga distribusi barang. Administasi gudang harus memastikan persediaan barang di gudang sesuai dengan kegiatan transaksi.

d. Berkomunikasi dengan Pihak Terkait

Admin gudang bertugas untuk berkomunikasi untuk menjalin kerjasama dengan dengan pemasok, supervisor gudang, tim logistik, tim produksi, dan tim penjualan. Melalui komunikasi yang efektif, kemampuan untuk menyelesaikan masalah, dan pemahaman yang baik tentang proses bisnis dan logistik sangat penting bagi admin gudang agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

e. Menyusun Laporan secara Berkala

Laporan yang disusun admin menjelaskan tentang kegiatan pergudangan, seperti laporan stok barang, laporan distribusi barang, laporan pemesanan barang, atau laporan kerusakan barang. Laporan ini berguna untuk evaluasi dan perbaikan kinerja agar gudang dapat beroperasi lebih efektif dari sebelumnya.

3. Proses Administrasi di Gudang

Untuk menjaga efisiensi operasional dan mengelola aliran barang, administrasi pergudangan biasanya melibatkan beberapa langkah penting. Ini adalah penjelasan umum dari proses administrasi di gudang:  

a. Memeriksa Surat Penerimaan Produk

Setiap produk atau barang yang keluar dan masuk ke dalam gudang harus dicatat untuk mengetahui jumlah stok. Selain itu, admin gudang juga harus membuat surat perihal penerimaan barang untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima perusahaan.

b. Memeriksa Kondisi Stok Barang

Tahapan kerja admin gudang berikutnya adalah pemeriksaan barang. Barang atau produk yang ada di gudang harus diperiksa terlebih dahulu karena hal ini termasuk upaya dalam menjaga barang dan peralatan yang ada di gudang dalam kondisi baik dan tidak rusak.

c. Melakukan Data Input Inventory

Tugas admin gudang berikutnya adalah menginputkan data inventory ke dalam program. Jumlah barang yang ada di gudang harus diperbarui setiap saat untuk mengetahui barang apa yang masuk atau keluar dari gudang.

d. Pengemasan Produk

Administrasi pergudangan juga bertanggung jawab untuk mempersiapkan produk atau barang sebelum dikirimkan ke pelanggan, seperti menyesuaikan ukuran, mengevaluasi kualitas, dan memastikan bahwa produk sesuai pesanan sebelum dikemas.

e. Melakukan Pengecekan Barang Retur

Kerusakan barang pada saat sampai di tangan pembeli merupakan hal biasa bagi sebuah bisnis. Kerusakan biasanya disebabkan oleh kesalahan waktu pengiriman, yang dapat berasal dari barang yang tertindih, jatuh, atau kurir yang salah. Hal ini bisa juga terjadi karena produk yang rusak selama proses produksi. Produk yang rusak atau cacat dapat dikembalikan ke perusahaan dan admin gudang menerima barang tersebut, mencatatnya, dan kemudian mengirimkannya ke lokasi yang dituju.

f. Melakukan Pengumpulan Stok

Pengumpulan stok adalah perhitungan persediaan fisik di gudang atau toko. Tujuan dari pengumpulan stok adalah untuk memastikan bahwa stok barang yang masih ada dalam sistem sebanding dengan stok yang ada di gudang. Aktivitas ini adalah bagian dari SPI, atau Sistem Pengendalian Intern.

g. Pemeriksaan Barang Kadaluarsa

Pengecekan harus selalu dilakukan pada produk yang sudah kadaluarsa, terutama produk makanan atau minuman. Memeriksa dan mencatat produk yang akan memasuki masa kadaluarsa dengan metode FIFO adalah salah satu tugas admin gudang dalam bekerja. 

h. Membuat Laporan

Tugas administrasi pergudangan lainnya adalah memberikan laporan ke perusahaan tentang pengelolaan pembukuan stok gudang. Laporan ini mencakup jumlah stok yang sebenarnya, jumlah produk yang rusak, jumlah keluar masuk barang, dan jumlah produk yang akan habis masa pakai. 

i. Membuat Surat Jalan

Surat jalan adalah surat yang berisi deskripsi dan pengiriman produk. Ini termasuk nama perusahaan penerbit, nama penerima, nomor surat, jenis produk, berat dan jumlah, harga, dan biaya pengiriman. Surat tersebut biasanya dibuat oleh admin gudang dan ditandatangani oleh pimpinan, adalah dokumen penting yang harus dibawa supir saat mengirimkan barang.

4. Kesimpulan

Administrasi pergudangan adalah bagian penting dari proses untuk memastikan bahwa suatu perusahaan tetap beroperasi dengan baik dan lancar. Jika tidak diawasi dengan baik, kesalahan dapat dengan mudah terjadi dan hal tersebut mengganggu kegiatan gudang. Keteraturan dan efisiensi meningkat dengan mengelola gudang. Setiap bagian administrasi, mulai dari pencatatan barang yang masuk hingga mengelola stok dan memantau masa kadaluarsa, memengaruhi kesuksesan operasional gudang secara keseluruhan. 

Selain itu, dengan kemajuan teknologi saat ini, penggunaan sistem digital untuk mengelola gudang yang beroperasi secara online merupakan salah satu cara untuk membantu pengerjaan tugas admin gudang. Dengan memanfaatkan teknologi dan memahami elemen administrasi yang mendalam, perusahaan dapat menjalankan pergudangan yang lebih terorganisir, cepat, dan produktif.