Proses pengadaan merupakan aktivitas bisnis yang melibatkan pembelian barang atau jasa dari pemasok eksternal. Namun dalam menjalankannya, sering ditemui berbagai tantangan yang kompleks. Kendala yang muncul dalam proses ini seputar pencarian pemasok yang tepat, negosiasi harga, hingga isu komunikasi dan koordinasi antar berbagai pihak.

Kabar baiknya, dengan bantuan teknologi semua masalah tersebut dapat diatasi. Artikel kali ini akan membahas dengan lebih detail enam rekomendasi sistem yang bisa Anda implementasikan. Mengingat setiap teknologi memiliki keunggulan tersendiri dan masing-masing perusahaan juga mempunyai kebutuhan spesifik, maka diberikan tips memilih teknologi yang sesuai. Yuk, segera simak pembahasannya!

1. Alur Proses Pengadaan di Bisnis

Proses pengadaan atau juga dikenal dengan proses pembelian adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa dari pemasok. Kegiatan ini menjadi bagian penting dari supply chain dan mempengaruhi kualitas produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan. Proses pengadaan meliputi beberapa tahapan seperti perencanaan pengadaan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, pengawasan kinerja pemasok, dan pembayaran. 

Tahap pertama dalam proses pembelian adalah perencanaan pengadaan. Dalam tahap ini, Anda harus mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa, menentukan spesifikasi, dan baru kemudian merencanakan strategi pengadaan. Selanjutnya, lakukan pemilihan pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, kapabilitas pengiriman, dan reputasinya.

Setelah itu, Anda bisa masuk ke tahap negosiasi kontrak. Tujuan negosiasi adalah adanya persetujuan tentang harga, syarat, dan kondisi yang perlu dipahami oleh kedua pihak. Jangan lupa untuk memantau kinerja pemasok secara berkala. Langkah ini dibutuhkan supaya pemasok dipastikan memenuhi komitmen dan kontrak yang berlaku. Tahap terakhir dalam proses pengadaan barang dan jasa adalah penyelesaian dan pembayaran.

Dalam melakukan proses pengadaan barang dan jasa, penting sekali untuk memperhatikan tingkat efektivitasnya. Mengapa? Melalui proses yang efisien, Anda bisa mengurangi biaya produksi dan meningkatkan margin laba. Bahkan proses pembelian yang efektif juga akan menjamin kualitas barang atau jasa yang diperoleh. Maka dari itu, usahakan untuk merancang proses pembelian yang baik. Dengan menetapkan kebijakan dan prosedur pengadaan, penentuan kriteria pemilihan pemasok, dan pengawasan kinerja pemasok.

2. Kendala Umum Proses Pengadaan

Dalam pelaksanaannya, proses pembelian seringkali dihadapkan pada beberapa kendala. Masalah utama adalah pencarian supplier yang tepat. Perusahaan terkadang kesulitan untuk mendapatkan pemasok yang memenuhi standar kualitas, kapasitas produksi, dan kecepatan pengiriman. 

Kendala lainnya adalah penentuan harga dan negosiasi. Negosiasi harga yang adil dan transparan sulit dilakukan terlebih jika pemasok memiliki reputasi yang menjanjikan. Selanjutnya ada masalah administrasi dan manajemen data. Melacak dan mengelola informasi pengadaan yang banyak dan kompleks, seperti informasi pemasok, kontrak, atau dokumen retur pembelian, bisa menjadi sangat membebani dan rawan terjadi kesalahan.

Dalam menghadapi kendala ini, banyak perusahaan yang mulai mengimplementasikan teknologi sebagai solusinya. Melalui teknologi tersebut, Anda menjadi lebih mudah mencari dan mengevaluasi pemasok, melakukan negosiasi, dan mengautomasi administrasi dan manajemen data pengadaan. Dengan demikian, teknologi dapat berkontribusi signifikan dalam meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas proses pengadaan.

3. Teknologi Permudah Proses Pembelian

Berbagai inovasi teknologi membantu perusahaan menghadapi tantangan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut ini sejumlah teknologi yang bisa Anda pertimbangkan untuk digunakan sesuai kebutuhan perusahaan.

a. Supply Chain Management System

Sistem manajemen rantai pasok atau SCM adalah teknologi yang memfasilitasi koordinasi dan manajemen semua aktivitas dalam rantai pasok, termasuk proses pembelian. Dengan sistem ini, Anda dapat dengan mudah melacak dan mengelola informasi pengadaan, seperti detail pemasok, data kontrak, dan status pengiriman. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan akurasi, tetapi juga membantu dalam membuat keputusan yang lebih tepat.

b. Software Procurement

Software procurement adalah aplikasi khusus yang dirancang untuk membantu dalam proses pengadaan barang dan jasa. Fitur yang disediakan software ini termasuk pencarian dan penilaian pemasok, pengelolaan kontrak, dan pemantauan kinerja supplier. Implementasi software procurement dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko kesalahan, dan membantu perusahaan mencapai pengadaan yang lebih transparan dan adil.

c. Supplier Relationship Management

Sistem SRM adalah teknologi yang berfokus pada manajemen hubungan antara perusahaan dan pemasoknya. Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat mengelola dan meningkatkan hubungan dengan pemasok. Hubungan yang baik antar keduanya dapat meningkatkan kinerja supplier, memperbaiki kualitas produk, dan mengurangi lead time dalam rantai pasok.

d. Teknologi Blockchain

Blockchain merupakan sistem yang bisa digunakan untuk menjamin transaksi secara aman dan transparan tanpa perlu pihak ketiga. Dalam proses pengadaan, blockchain digunakan untuk membuat catatan transaksi yang tidak dapat diubah atau dipalsukan. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas dalam proses pembelian, tetapi juga meminimalkan risiko penipuan dan kesalahan.

e. Cloud Computing

Cloud Computing sebagai teknologi yang bisa membantu perusahaan menyimpan dan mengakses data pengadaan di internet. Dengan ini, tim pengadaan dapat mengakses data dari mana saja dan kapan pun. Bahkan sistem ini juga bisa digunakan untuk kolaborasi tanpa batas user. Sehingga juga secara langsung akan meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi bisnis.

f. Internet of Things (IoT)

IoT adalah teknologi yang menghubungkan berbagai perangkat dan mesin ke internet. Untuk pengadaan, IoT dapat digunakan sebagai pelacak barang selama proses pengiriman secara real-time, memantau kondisi barang, dan mengotomatisasi beberapa proses pembelian. Dampaknya yaitu pengiriman tepat waktu, meminimalisir kerusakan barang, dan meningkatkan efisiensi proses produksi serta pengadaan.

4. Tips Pilih Teknologi Proses Pembelian

Memilih teknologi untuk proses pengadaan akan memberi dampak pada operasional bisnis. Maka penting sekali melakukan beberapa hal supaya implementasi teknologi sesuai dengan kondisi perusahaan. Pertama, Anda harus mengidentifikasi kebutuhan spesifik perusahaan. Bagaimana skala operasional proses pembelian, apa saja jenis barang atau jasa yang diperoleh, karakteristik pemasok, dan sebagainya.

Setelah kebutuhan spesifik ini ditentukan, Anda bisa mulai mencari teknologi yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Misalnya, jika perusahaan memiliki banyak pemasok dan melakukan transaksi pengadaan yang kompleks, maka diperlukan teknologi seperti sistem manajemen rantai pasok atau software procurement yang lebih canggih.

Jangan lupa pertimbangkan faktor lainnya. Misalnya keamanan sistem, dukungan purna jual dari vendor, serta kemampuannya untuk diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada. Keamanan sistem sangat penting untuk melindungi data pengadaan dan informasi bisnis lainnya dari ancaman cyber. Dukungan purna jual dapat membantu perusahaan mengatasi masalah teknis dan memastikan penggunaan teknologi secara optimal. Sementara itu, integrasi sistem dibutuhkan agar proses pengadaan dapat bekerja dengan baik dengan sistem lain.

Hitung juga biaya dan return on investment (ROI). Biaya teknologi pengadaan dapat mencakup biaya pembelian atau langganan, instalasi, dan pemeliharaan. Perusahaan perlu memastikan bahwa biaya ini sebanding dengan manfaat yang diperoleh, seperti peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, atau peningkatan kualitas pengadaan.

5. Kesimpulan

Proses pengadaan seringkali menghadapi tantangan yang cukup kompleks dan memerlukan solusi yang efektif. Berbagai inovasi teknologi, seperti sistem manajemen rantai pasok, software procurement, teknologi blockchain, supplier relationship management, cloud computing, dan internet of things, dapat membantu Anda mempermudah proses pembelian, meningkatkan efisiensi, dan meminimalkan kesalahan.

Tapi perlu diingat, pemilihan teknologi harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Anda perlu tahu kebutuhan spesifik perusahaan, kemampuan integrasi sistem yang dipilih, serta mempertimbangkan biaya dan ROI. Dengan pendekatan yang hati-hati dan personal seperti ini, perusahaan dapat memperoleh manfaat yang optimal bagi proses pengadaan. Alhasil, juga dapat membuka peluang untuk peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan peningkatan kualitas produk yang dijual.