Data adalah salah satu bagian penting dalam berbagai bidang. Dengan data, semua informasi mudah diakses dan dilacak. Sama halnya dengan data warehouse pada bisnis yang nantinya dipakai sebagai keputusan persediaan. Penggudangan data terdiri dari banyak sumber, sehingga keberadaannya mempengaruhi berbagai aspek operasional perusahaan.

Laporan dalam manajemen gudang berfungsi sebagai dasar analisis yang berdampak pada pengadaan berikutnya, seperti laporan stok barang, forecasting, dan permintaan konsumen. Dengan menggabungkan data dari berbagai sumber dalam satu layanan, perusahaan dapat mengoptimalkan proses dan merespons permintaan dengan lebih efektif. Artikel berikut akan membahas tentang pengertian,  manfaat, dan contoh data warehouse.

1. Data Warehouse Adalah

Data warehouse adalah pusat dari seluruh data perusahaan. Contohnya ada transaksi keuangan, data penjualan, penggajian karyawan, barang masuk atau keluar dan sebagainya. Penggudangan data merupakan sebuah sistem yang dilengkapi dengan penyimpanan arsip dan historis terkini tentang operasional gudang itu sendiri, yang mencakup  inventaris, pemrosesan pesanan, informasi pengiriman, catatan pemasok, data pelanggan, dan informasi keuangan. 

Jadi, di sini data warehouse tidak hanya sebagai pusat informasi, tetapi manfaat data yang sebenarnya untuk membantu pada operasional persediaan. Pengumpulan data digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, perencanaan strategis, dan peningkatan operasional dalam gudang dan rantai pasokan.

Memaksimalkan kinerja perusahaan dengan data bisnis sudah banyak diterapkan oleh berbagai industri. Tentu saja karena perusahaan dapat memantau kinerja operasional secara menyeluruh, apalagi jika memiliki usaha yang membutuhkan modal besar. Dengan penerapan contoh warehouse data, pemilik bisnis dapat meningkatkan kualitas produktivitas.

2. Manfaat Data Warehouse di Perusahaan

Mengapa penggunaan data warehouse pada bisnis begitu penting? Karena tren sudah semakin berkembang, warehouse data saat ini telah menjadi salah satu aspek terpenting dalam perusahaan yang memerlukan pengolahan lebih efisien lagi. Di bawah ini manfaat yang dapat dirasakan bisnis.

a. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Manfaat data warehouse pertama adalah membantu mengambil keputusan operasional bisnis ke depannya agar lebih baik. Kita semua tahu bahwa data warehouse mencakup informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mulai dari laporan barang cepat habis, permintaan konsumen, dan kecenderungan pasar.

Data yang diambil secara kredibel dan berisi fakta sangat diperlukan supaya keputusan diambil melalui cara yang benar dan akurat. Pengambilan keputusan dikatakan sudah memenuhi standar serta tepat jika sudah memperhatikan aspek penting, seperti manajemen inventaris, segmentasi pasar, dan manajemen keuangan.

Keunggulan dari penggudangan data yakni, kemudahan memiliki semua informasi terpusat. Pemilik usaha bisa melihat gambaran konsep tentang kinerja bisnis mereka selama satu periode. Mengetahui semua data masuk secara bersamaan dapat menghemat waktu, daripada harus mengumpulkan dari sumber yang berbeda yang dapat memakan waktu.

b. Memudahkan Akses Data

Karena seluruh informasi dalam satu sistem, mudah bagi perusahaan untuk akses data secara langsung. Bandingkan dengan cara manual, Anda sebagai pemilik bisnis akan kesulitan mengumpulkan satu per satu data yang memakan waktu sangat banyak. Sistem data terpusat yang memiliki satu database lebih mudah digunakan daripada penyimpanan informasi dari banyak penyimpanan bercabang.

Dampak kemudahan akses salah satunya adalah ketepatan waktu. Apabila Anda memiliki strategi yang perlu direalisasikan, pertama-tama dibutuhkan semua data valid yang ada dari periode sebelumnya. Akses yang mudah membantu dalam mengoptimalkan rencana berikutnya dalam bisnis.

c. Konsistensi Informasi 

Secara sederhana, berarti informasi yang diterima akurat dan mempunyai persamaan secara menyeluruh. Seringkali informasi berasal dari sumber yang berbeda, seperti departemen penjualan, minat pelanggan, dan manajemen inventaris. Masing-masing informasi sebenarnya punya cara kerjanya sendiri dalam mencatat dan menyimpan data, sehingga dapat menyebabkan perbedaan dalam memberikan data yang sama.

Ketika data sudah terstandarisasi dan membentuk kesatuan, maka flow data setiap unit tidak ada manipulasi mulai dari perusahaan hingga end-user. Anda sudah tidak perlu khawatir lagi mengenai keakuratan sumber yang didapatkan. Konsistensi informasi yang diperoleh bertujuan agar divisi lain tak perlu mengelola kembali informasi yang ada dari manajemen gudang, karena sudah mencakup keseluruhan bisnis. Jadi, kinerja staf gudang dapat meningkat.

d. Optimalkan ROI Perusahaan 

ROI adalah rasio pengukuran keuntungan yang didapatkan dari investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Jika kita kaitkan antara Return of Investment (ROI) dan pendataan manajemen gudang keduanya bisa bekerja dan menghasilkan rata-rata modal yang lebih banyak dengan menerapkan hasil laporan yang diperoleh dari analisa data.

e. Tersedia Data Historikal 

Manfaat terakhir adalah ketersediaan historikal data. Seperti namanya, historis merupakan data terdahulu yang masih tersimpan. Ketersediaan laporan seluruh sistem pada periode-periode sebelumnya dapat dipakai untuk analisis dan riset bisnis di suatu perusahaan dimasa mendatang.

3. Contoh Data Warehouse

Setelah memahami definisi beserta manfaatnya, pembahasan berikutnya Anda akan mengenal lebih dalam praktik pada contoh-contoh data warehouse dalam penerapan di berbagai industri. Nah, berikut jenis-jenis perusahaan yang menerapkan penggudangan data pada pengelolaan gudang mereka.

a. Perusahaan Bidang Kesehatan

Contoh data warehouse pada perusahaan bidang kesehatan dapat berupa apotek, rumah sakit, dan yang lainnya. Menyangkut masalah kesehatan, alat dan obat yang digunakan merupakan bagian penting dan memerlukan penyimpanan khusus pada pengelolaan manajemen gudang, karena alat kesehatan harus higienis dan memerlukan lisensi tersendiri pada obat untuk beredar.

Barang yang tersimpan diberikan label dan akan didistribusikan jika rumah sakit atau pelayanan kesehatan membutuhkan barang. Dengan begitu, checker gudang dapat melaporkan barang yang paling sering dibutuhkan atau keluar, sehingga saat memiliki banyak permintaan tidak akan terjadi kendala stok.

b. Perusahaan Bidang Retail 

Contoh kedua yakni perusahaan yang bergerak di bidang retail. Perusahaan retail sifatnya paling krusial karena melayani permintaan barang langsung dari konsumen atau mudahnya mereka menjual barang dan jasa kepada pelanggan secara langsung. Mengetahui permintaan terbanyak, tren pasar, mengelola pengiriman, dan pelacakan menjadi lebih mudah. Beberapa kegiatan seperti tadi bisa diprediksi menggunakan penggudangan data. Keunggulan lainnya, mampu memprediksi keinginan konsumen kedepannya.

c. Perusahaan Layanan Jasa Pengiriman

Contoh terakhir adalah layanan jasa pengiriman. Layanan bisnis logistik ini, memberikan fasilitas dalam mengirimkan barang dari satu lokasi menuju alamat yang lain. Pada perusahaan industri yang bergerak pada bidang tersebut memerlukan banyak informasi cepat dari berbagai pihak. 

Pengolahan laporan masuk pada sistem tentang jenis pengiriman dan alamat yang akan dituju memudahkan proses pick-up dan grouping ke lokasi tujuan. Pasa kinerjanya, perusahaan jasa pengiriman akan mempersiapkan kendaraan, faktur, pembuatan dokumen, sumber daya manusia, dan tempat transit. Sehingga, diperlukan manajemen gudang terkait persediaan jasa dan barang yang akan dialokasikan pada bisnis.

4. Kesimpulan 

Umumnya, data warehouse adalah arsip atau catatan seluruh operasional dalam bisnis secara real-time yang menggunakan sistem atau database terpusat. Pelaporan keseluruhan aktivitas dalam satu data dapat memuat banyak sumber, di antaranya transaksi keuangan, data penjualan, penggajian karyawan, barang masuk atau keluar dan sebagainya.

Menggunakan penggudangan data memberikan keuntungan tersendiri, manfaat data memudahkan semua departemen untuk mengelola informasi dan data yang sama, jadi mereka tak perlu mencatat ulang setiap kali ada pembaharuan data yang masuk. Sehingga, konsistensi dan pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih baik.