Persediaan adalah aspek penting pada inventaris dan produksi perusahaan. Tanpa adanya stok yang tersedia dalam gudang, dari pengelolaan manajemen gudang, penjualan hingga operasional bisnis lainnya akan terganggu. Maka dari itu, pemeriksaan persediaan menjadi salah satu fondasi untuk memastikan catatan akurat terhadap keputusan pembelian maupun arus kas perusahaan.

Tujuan pemeriksaan persediaan selain untuk laporan pergudangan secara real-time antara data dan barang fisik yang tersedia di gudang dengan benar, juga memperhatikan kualitas barang selama tersimpan dalam warehouse, dari barang rusak, cacat, kadaluarsa dan hilang. Pada artikel kali ini kita akan bahas lebih lanjut mengenai audit persediaan.

1. Pemeriksaan Persediaan Adalah 

Pemeriksaan persediaan merupakan proses dalam manajemen gudang dengan melibatkan pengecekan yang biasanya dilakukan oleh auditor untuk memeriksa jumlah barang, kualitas, dan kelengkapan seluruh persediaan sebelum pembukuan atau dibuatkan catatan inventaris. Audit dilakukan untuk memastikan bahwa perhitungan sudah sesuai dengan total asli.

Saat menjalankan bisnis, audit mengidentifikasi ketidaksesuaian, seperti barang yang hilang, berlebih, atau rusak, untuk pengendalian ketersediaan dan manajemen gudang yang efektif. Pemeriksaan rutin membuat bisnis mempertahankan data akurat mengenai tingkat stok mereka, yang penting untuk memenuhi pesanan pelanggan, merencanakan pembelian di masa mendatang, dan mengelola ruang gudang secara efektif.

Audit memiliki peranan dalam memastikan keadaan barang bagi produksi bisnis kedepannya. Pemeriksaan mempengaruhi kapan jadwal memesan pemenuhan gudang berikutnya, melakukan pengiriman, dan mengelola stok barang untuk berbagai kebutuhan departemen dalam operasional.

2. Tujuan Pemeriksaan Persediaan 

Umumnya, pemeriksaan persediaan adalah aspek yang perlu diterapkan dari manajemen gudang agar memudahkan staff gudang mengelola persediaan. Hal lain yang mendapatkan dampak dari pemeriksaan persediaan yakini, laporan keuangan yang akurat, memastikan mutu stabil, mengurangi kerugian, dan memprediksi pengadaan berikutnya. Di bawah ini tujuan pemeriksaan persediaan yang Anda perlu ketahui.

a. Mengontrol Kelayakan Barang

Pemeriksaan persediaan dapat mengontrol stok yang masuk atau sedang berada di gudang secara real-time. Selain memastikan kelayakan, juga dapat digunakan untuk menghitung dan mengetahui lebih pasti letak barang selama tersimpan. Jadi, jika terjadi perbedaan pesanan saat barang baru masuk gudang dengan yang diminta perusahaan, staff gudang dapat melakukan retur pembelian dan meminta garansi.

Tujuan persediaan dapat memastikan bahwa barang yang diterima memenuhi standar kualitas yang diperlukan untuk didistribusikan atau digunakan dalam produksi. Sehingga mengurangi risiko keluhan pelanggan, pengembalian, dan kredibilitas perusahaan. Pemeriksaan juga membantu mengidentifikasi masalah yang dapat mempengaruhi kualitas produk, seperti kondisi penyimpanan yang tidak tepat, dan masalah dalam gudang yang sebelumnya saat diterima tidak terjadi, seperti keusangan.

Dengan mendeteksi dan mengatasi masalah ini sejak awal, pemilik bisnis dapat mencegah kerusakan barang lebih lanjut, mengurangi pemborosan, dan menghindari kerugian finansial akibat penjualan produk di bawah standar. Intinya, dengan memanfaatkan audit secara maksimal Anda bisa meminimalisir stok sesuai dengan kebutuhan dan SOP perusahaan.

b. Memastikan Catatan Sesuai Stok Fisik 

Dalam bisnis, inventory dilakukan dalam waktu tertentu, misalnya 3 bulan sekali. Pencatatan berfungsi memastikan akurasi data yang diterima dengan jumlah fisik di gudang dan sebagai bukti laporan persediaan sesuai dengan tujuan dan aturan bisnis yang berlaku. Misalkan, terjadi kekurangan stok saat perhitungan ulang dalam pembukuan. Staff akan mudah melacak jenis barang yang memang perlu ditangani dengan segera. Atau ketika beberapa stok kadaluarsa, dengan adanya catatan, auditor dapat memastikan kapan barang perlu dilakukan produksi untuk menghindari pembuangan stok sia-sia.

c. Jadwal Persediaan Lebih Pasti

Apa yang dimaksud jadwal restock pada tujuan pemeriksaan persediaan? Jadwal sendiri merupakan waktu pasti kapan gudang mengajukan pembelian terhadap persediaan mereka. Menggunakan pendekatan metode persediaan seperti FIFO, LIFO, atau average, membuat tenggat waktu sesungguhnya dalam mengelola purchasing stok.

Ilustrasikan Anda pemilik usaha manufaktur. Saat ini Anda butuh bahan kain katun untuk pembuatan baju. Seperti yang Anda ketahui kain katun mudah robek jika terlalu lama dibiarkan dalam bentuk kain. Maka dari itu, produksi baju berbahan katun akan diprioritaskan dahulu. Dari sini, Anda sudah tahu kapan bahan akan diproduksi dan jumlah pastinya karena selalu berkurang. Sehingga, bisnis dapat memprediksi lead time agar manajemen gudang tidak terganggu dan produksi terus berjalan.

d. Manajemen Keluar Masuknya Barang

Manajemen gudang juga terkait dengan keluar masuknya barang. Sehingga memerlukan kontrol terhadap keseluruhan stok yang berjalan. Perusahaan perlu mengatur lalu lintas barang saat masuk maupun keluar. Misalnya, ketika bahan baku masuk gudang dengan jumlah dan berat lebih dari 15 ton. Tentu, perlu penataan dan pendataan kembali seluruh aktivitas yang sedang berjalan.

Barang tidak bisa asal masuk pada begitu saja sebelum diperiksa karena tujuan pemeriksaan persediaan akan dicatat pada pembukuan baru. Setiap barang yang baru masuk juga perlu diberikan label atau kode unik, jadi staff gudang akan mudah melakukan pelacakan saat barang dibutuhkan atau hendak dipindahkan.

Begitu juga, ketika stok akan keluar gudang. Mengelola barang yang akan diolah perlu verifikasi, penataan ulang, serta pencocokan data awal hingga terakhir stok berada di warehouse. Sehingga, pemeriksaan persediaan membantu proses manajemen alur masuk dan keluarnya barang agar lebih kondusif.

e. Evaluasi Audit

Setelah semua proses pemeriksaan, pencatatan, dan laporan sudah berakhir dalam satu periode, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi. Gudang perlu dievaluasi apabila mencapai penutupan buku, biasanya pada akhir tahun. Penutupan buku merupakan laporan mengenai segala aktivitas yang berjalan di perusahaan termasuk warehouse.

Dengan hasil laporan yang sudah diserahkan selama waktu yang ditentukan, pihak internal akan melakukan penilaian dan perencanaan kedepannya untuk meningkatkan kinerja dan profitabilitas perusahaan. Maka dari itu, manajemen gudang yang baik akan berdampak pada persediaan dan neraca cash flow bisnis.

Jika dalam kurun waktu setahun perusahaan dapat mengelola persediaan secara optimal, dapat kita simpulkan bahwa persediaan yang dikelola sudah memenuhi standar dan mengalami arus perputaran persediaan yang menguntungkan bagi bisnis. Namun, sebaliknya, apabila perusahaan mendapati laporan laba yang kecil dan persediaan yang besar, dapat diartikan bahwa bisnis mengalami kerugian. Sehingga perlu strategi yang lebih tepat berkaitan dengan manajemen persediaan, pemasaran, dan pengeluaran yang lebih terorganisir.

3. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, pemeriksaan persediaan adalah proses pengecekan stok dari jumlah, jenis barang, dan kondisi pada saat memasukan gudang sampai keluar. Tujuan pemeriksaan persediaan untuk memastikan bahwa kondisi stok dalam keadaan baik serta memudahkan catatan manajemen gudang. 

Beberapa stok terkadang mengalami kerusakan, usang, kadaluarsa, dan hilang. Maka dari itu audit berguna sebagai dokumen konkrit yang mencatat segala aktivitas barang dalam gudang. Selain itu, ada tujuan lain di antaranya, memudahkan penyusunan jadwal pengadaan berikutnya, memastikan jumlah stok dalam catatan sesuai dengan kondisi fisik, serta manajemen masuk serta keluarnya barang.