Proses purchasing penting bagi bisnis karena untuk memastikan bahwa perusahaan menerima barang dan jasa yang dibutuhkan. Proses ini berpengaruh signifikan terhadap berbagai aspek penting di perusahaan. Di antaranya termasuk kontrol biaya, efisiensi operasional, dan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.

Kendala purchasing sering menjadi tantangan yang dihadapi oleh perusahaan. Mulai dari perubahan harga yang tidak terduga, proses pembelian yang rumit, hingga kurangnya visibilitas dan transparansi pengadaan. Semua ini berpotensi mengganggu kelancaran operasional dan bahkan berdampak negatif terhadap pertumbuhan bisnis. Pada artikel ini, akan dibahas secara detail beberapa kendala purchasing serta tips praktis untuk mengatasinya.

1. Mengapa Purchasing Penting pada Bisnis?

Proses pembelian merupakan elemen penting yang berpengaruh dalam mencapai kesuksesan bisnis. Hal ini karena proses tersebut memastikan perusahaan menerima barang dan jasa yang dibutuhkan. Beberapa aspek yang diperhatikan yaitu kontrol biaya, efisiensi operasional, dan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.

Selain itu, proses ini juga memegang peran penting dalam menentukan keberlanjutan dan pertumbuhan perusahaan. Pembelian yang efektif dan efisien dapat memberikan keunggulan kompetitif, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan mengendalikan risiko yang berpotensi merugikan bisnis. Oleh karena itu, perlu adanya upaya untuk mengatasi berbagai hambatan yang mungkin muncul dalam proses ini.

2. Kendala Umum Proses Purchasing

Dalam memenuhi kebutuhan barang, tentu proses purchasing memiliki sejumlah kendala yang harus dihadapi. Dengan memahaminya, Anda akan jauh lebih mudah menyusun strategi yang dapat mengatasi kendala tersebut. Berikut kendala umum yang akan ditemukan selama proses pengadaan.

a. Perubahan Harga yang Tidak Terduga

Perubahan harga barang atau jasa yang tidak terduga dapat mempengaruhi rencana anggaran perusahaan. Sebagai contoh, kenaikan harga bahan baku bisa menyebabkan peningkatan biaya produksi. Hal ini tentu akan memberikan dampak pada harga jual dan margin keuntungan. Jika dibiarkan akan merugikan bisnis secara menyeluruh. 

Untuk menghindari dampak negatif dari perubahan harga ini, Anda perlu melakukan perencanaan dan analisis yang baik. Selain itu, membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok juga bisa membantu dalam mendapatkan harga yang stabil. Anda juga bisa berdiskusi dengan departemen lain untuk memastikan kebutuhan ini.

b. Proses Pembelian yang Rumit

Proses pembelian sering kali rumit dan memakan waktu. Terutama jika melibatkan banyak pemasok dan produk atau jasa yang beragam. Hal ini bisa menimbulkan kesulitan dalam manajemen procurement dan koordinasi, serta meningkatkan risiko kesalahan. Penerapan sistem pembelian yang baik dapat membantu dalam mengatasi kendala ini. Misalnya, dengan melakukan digitalisasi proses pembelian, Anda dapat mempercepat proses dan mengurangi risiko kesalahan.

c. Kurangnya Visibilitas dan Transparansi

Kurangnya visibilitas dan transparansi dalam proses pembelian dapat mempengaruhi pengambilan keputusan dan memicu ketidakpuasan antara perusahaan dan pemasok. Contohnya, jika perusahaan tidak dapat memantau proses rantai pasokan dengan jelas, ini bisa mengarah pada keraguan tentang kualitas dan waktu pengiriman produk atau jasa.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat menggunakan teknologi e purchasing yang memungkinkan pelacakan dan pemantauan proses pembelian secara real-time. Selain itu, perusahaan juga perlu membangun hubungan yang baik dan terbuka dengan pemasoknya. Dalam jangka panjang, proses ini akan memberikan keuntungan bagi kedua pihak.

d. Ketidaksesuaian Kualitas

Ketidaksesuaian kualitas produk atau jasa yang dibeli juga dapat merugikan bisnis. Selain mengecewakan pelanggan, hal ini juga dapat merusak reputasi perusahaan dan menimbulkan biaya tambahan. Untuk mencegahnya, Anda harus melakukan inspeksi dan kontrol kualitas yang ketat sebelum produk atau jasa tersebut diterima.

Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa pemasok memahami dan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Anda bisa menyiapkan dokumen purchase order yang baik agar kebutuhan barang sesuai dengan syarat yang disepakati. Jika terjadi ketidaksesuaian kualitas, perusahaan harus segera berdiskusi dan menyelesaikannya dengan pemasok.

e. Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan pengiriman dapat merusak operasional bisnis dan hubungan dengan pelanggan. Misalnya, keterlambatan pengiriman bahan baku dapat menunda proses produksi. Sementara keterlambatan pengiriman produk kepada pelanggan dapat menimbulkan ketidakpuasan. 

Perusahaan dapat mengatasi kendala ini dengan membuat perjanjian pengiriman yang jelas dengan pemasok. Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa pemasok memiliki kapabilitas logistik yang baik dan dapat diandalkan. Dengan demikian, masalah logistik dapat teratasi.

3. Solusi Atasi Kendala Purchasing

Tidak perlu khawatir, kendala yang telah disebutkan sebelumnya, dapat diatasi oleh berbagai solusi praktis. Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk menyelesaikan permasalahan proses pengadaan.

a. Menggunakan Teknologi E-Procurement

Penerapan e-procurement dapat membantu perusahaan dalam mengatasi berbagai kendala di proses purchasing. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mentransformasi proses bisnis ke digital. Mulai dari pemilihan pemasok, pemesanan, hingga pembayaran. Selain itu, sistem ini juga dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi. Perusahaan dapat melacak status pemesanan secara real-time dan melakukan analisis untuk mengidentifikasi peluang ke depan.

b. Diversifikasi Pemasok

Diversifikasi pemasok merupakan cara efektif untuk mengurangi risiko yang terkait dengan proses pembelian. Dengan memiliki banyak pemasok, Anda dapat menghindari ketergantungan pada satu pemasok dan meminimalkan dampak perubahan harga atau keterlambatan pengiriman. Cara ini akan menjaga bisnis tetap memiliki stok yang stabil dan terkendali sesuai kebutuhan.

Selain itu, diversifikasi pemasok juga dapat membantu perusahaan dalam menyeleksi supplier serta memilih yang menawarkan produk atau jasa dengan kualitas dan harga yang lebih baik. Cara ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk atau jasa dan mengoptimalkan biaya.

c. Menerapkan Evaluasi Kinerja Pemasok

Evaluasi kinerja pemasok adalah langkah penting untuk memastikan perusahaan bekerja sama dengan pemasok yang dapat diandalkan dan berkinerja baik. Evaluasi ini melibatkan penilaian terhadap berbagai aspek. Seperti kualitas produk atau jasa, kecepatan pengiriman, dan layanan pelanggan. Dengan evaluasi, Anda dapat mengidentifikasi pemasok yang berkinerja buruk dan mencari alternatif lain. Selain itu, juga dapat digunakan sebagai dasar dalam negosiasi harga dan kontrak. 

d. Melakukan Negosiasi yang Efektif

Dengan melakukan negosiasi yang efektif, Anda akan mendapatkan harga yang lebih baik, kondisi pembelian yang lebih menguntungkan, dan jaminan kualitas barang. Untuk melakukan negosiasi yang efektif, perusahaan perlu memahami kebutuhan dan kemampuan pemasok, serta memiliki strategi negosiasi yang jelas. Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

4. E Purchasing, Solusi Terbaik Masalah Pembelian

E purchasing telah menjadi alternatif canggih untuk menangani berbagai kendala purchasing yang kerap dialami oleh berbagai bisnis. Menyuguhkan berbagai kelebihan, teknologi ini menjadi solusi yang dinanti-nantikan oleh pelaku bisnis di era digital ini.

Pertama, sistem ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pembelian. Dengan sistem otomatis, waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk proses pembelian berkurang signifikan. Selain itu, platform ini juga bisa mengeliminasi potensi kesalahan manual yang bisa terjadi dalam proses pembelian tradisional, sehingga mengurangi kendala purchasing.

Keuntungan kedua, sistem pembelian digital memberikan transparansi yang tinggi. Setiap transaksi yang dilakukan melalui sistem ini dapat dilacak dan diaudit, sehingga risiko korupsi dan penyalahgunaan dana bisa diminimalisir. Transparansi ini juga menjadi solusi untuk masalah seperti pencatatan yang tidak akurat dan transaksi yang tidak terverifikasi.

Kelebihan lain yang dimiliki e purchasing adalah kemudahan dalam melakukan analisis data. Dengan bantuan teknologi AI, sistem ini bisa menganalisis pola pembelian dan memberikan rekomendasi pembelian yang efisien dan efektif. Solusi ini membantu bisnis dalam mengatasi kendala purchasing yang berkaitan dengan proses perencanaan strategi.

Tak hanya itu, e purchasing juga mengurangi biaya operasional. Penggunaan kertas berkurang, penghematan waktu dan tenaga kerja, serta pengurangan kesalahan transaksi membantu perusahaan dalam menekan biaya operasional. Keuntungan ini bisa dialokasikan untuk mengatasi kendala lainnya.

5. Fitur E Purchasing untuk Proses Pembelian

Secara keseluruhan, e purchasing bukan hanya sekadar teknologi, namun menjadi solusi praktis dalam mengatasi segala kendala pembelian. Dengan dilengkapi berbagai jenis fitur yang ditawarkan, sistem ini menjadi pilihan cerdas dalam memodernisasi proses bisnis. Fitur e purchasing software telah dirancang dengan cermat untuk mengatasi berbagai kendala purchasing yang umum dihadapi oleh perusahaan. Berikut ini adalah lima fitur yang membantu mengatasi masalah tersebut.

a. Vendor Portal

Untuk menanggulangi masalah perubahan harga yang tidak terduga, e purchasing menawarkan fitur vendor portal yang memungkinkan Anda untuk membandingkan harga dari berbagai supplier. Dengan demikian, perusahaan dapat membuat keputusan berdasarkan data terbaru, dan bisa mendapatkan penawaran terbaik. 

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melihat fluktuasi harga secara real-time. Setiap perubahan yang dilakukan oleh pemasok dapat dilihat langsung, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan rencana pembelian. Sehingga, Anda bisa menghindari masalah perubahan harga yang tidak terduga.

b. Automated Purchase

Fitur kedua ini berfungsi untuk mengatasi masalah proses pembelian yang rumit. E purchasing mempermudah proses pembelian dengan mengotomatiskan berbagai langkah seperti pemilihan produk, perbandingan harga, penempatan pesanan, dan pemrosesan pembayaran. Ini menghemat waktu dan usaha, serta mengurangi kemungkinan kesalahan. Proses pengadaan pun bisa berjalan dengan lebih cepat dan efisien. 

c. Dashboard Intuitif

Dashboard adalah fitur kunci e purchasing dalam memerangi kurangnya visibilitas dan transparansi. Dimana fitur ini menyediakan gambaran menyeluruh tentang semua transaksi purchasing, membuatnya mudah untuk melakukan pelacakan dan audit. Dengan fitur ini, setiap transaksi yang terjadi dalam proses pembelian bisa dilacak dan ditelusuri. Informasi detail seperti supplier, jumlah produk, harga, dan waktu pembelian bisa dengan mudah Anda lihat. Ini sangat membantu dalam mengaudit proses purchasing serta meningkatkan visibilitas dan transparansi sekaligus.

d. Quality Management

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan membandingkan kualitas produk dari berbagai supplier dan memberikan laporan yang bisa digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Memastikan bahwa setiap pembelian memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Ini menjadi solusi terbaik untuk kendala purchasing berupa ketidaksesuaian kualitas.

e. Purchase Tracking

Nah, untuk mengatasi keterlambatan pengiriman, fitur ini adalah solusi yang tepat untuk bisnis Anda. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melacak status pengiriman secara real-time. Setiap perubahan status pengiriman bisa langsung diketahui, sehingga perusahaan bisa melakukan tindakan jika terjadi keterlambatan pengiriman. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa barang tiba tepat waktu.

6. Kendala E Purchasing dan Solusinya

Seperti halnya teknologi dan inovasi lainnya, aplikasi ini juga menghadapi berbagai tantangan yang perlu diatasi untuk mencapai kesuksesan. Dimana tantangan ini mencakup berbagai aspek yang perlu diperhatikan di perusahaan. Mari kita bahas satu per satu beserta solusi tepat untuk Anda lakukan.

a. Kesulitan Adaptasi Perubahan Operasional

Adaptasi terhadap perubahan cara dalam menjalankan proses pengadaan barang atau jasa seringkali menjadi kendala e purchasing yang sulit diatasi. Perusahaan harus menghadapi tantangan dalam mengubah cara kerja dan mengadopsi teknologi baru. Untuk mengatasi rintangan ini, Anda harus mempromosikan komunikasi yang terbuka dan kolaboratif antara karyawan, manajemen, dan pihak eksternal yang terkait dengan alur pembelian.

Pendidikan dan pelatihan juga penting untuk membantu karyawan mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk menghadapi perubahan dalam aplikasi e-purchasing. Perusahaan dapat menyediakan pelatihan online, seminar, atau workshop untuk membantu karyawan menguasai teknologi baru dan beradaptasi dengan perubahan. Dengan mengatasi kesulitan ini, seluruh pegawai Anda akan dapat memanfaatkan software procurement secara maksimal.

b. Keterbatasan Akses Internet dan Infrastruktur

Akses internet yang terbatas dan infrastruktur yang kurang memadai sering menjadi kendala e purchasing yang menghambat efisiensi dan efektivitas transaksi. Perusahaan yang beroperasi di daerah dengan konektivitas internet yang buruk atau tidak stabil akan menghadapi kesulitan dalam menjalankan pengadaan secara lancar. Untuk mengatasi kendala ini, bisnis Anda harus bekerja sama dengan penyedia layanan internet dan pemerintah setempat untuk meningkatkan infrastruktur dan kualitas jaringan internet.

Selain itu, perusahaan juga dapat mencari solusi teknologi alternatif, seperti sistem offline atau aplikasi berbasis cloud, yang dapat beroperasi dengan baik meskipun akses internet terbatas. Dengan mengatasi keterbatasan akses internet dan infrastruktur, Anda dapat menjalankan proses pembelian dengan lebih efektif dan mencapai keberhasilan dalam pasar yang kompetitif.

c. Regulasi dan Kebijakan Pemerintah

Regulasi dan kebijakan pemerintah dapat menjadi kendala pengadaan yang bisa mempengaruhi perusahaan dan konsumen. Peraturan terkait pajak, privasi data, dan standar keamanan siber dapat mempengaruhi cara perusahaan dalam menjalankan proses e-purchasing. Untuk mengatasi tantangan ini, Anda harus memahami dan mematuhi peraturan yang berlaku di negara atau wilayah tempat bisnis beroperasi.

Perusahaan juga harus bekerja sama dengan pemerintah dan organisasi terkait untuk mempengaruhi kebijakan yang mendukung kemudahan proses dan mengurangi hambatan regulasi. Selain itu, Anda juga harus menyusun strategi bisnis yang lebih fleksibel dan adaptif, agar dapat merespon perubahan dalam kebijakan pemerintah secara cepat. Dengan demikian, bisnis Anda dapat menciptakan lingkungan yang lebih kondusif dan optimalkan proses SCM.

d. Hambatan Teknologi & Integrasi Sistem

Untuk memastikan proses e purchasing yang lancar, perusahaan harus mengintegrasikan berbagai sistem dan platform yang digunakan dalam proses pembelian, seperti manajemen gudang, sistem akuntansi, dan platform pembayaran. Namun, terkadang perusahaan mengalami hambatan dalam teknologi dan proses integrasi. Tenang, kendala ini dapat diatasi dengan mengadopsi teknologi yang kompatibel dan memastikan integrasi yang mulus antara sistem yang berbeda.

Perusahaan juga harus bekerja sama dengan penyedia teknologi dan konsultan TI untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah integrasi. Selain itu, sediakan pelatihan dan dukungan yang diperlukan bagi karyawan agar mereka dapat menggunakan sistem pembelian dengan efisien. Dengan mengatasi kendala e purchasing ini, perusahaan akan dapat menciptakan proses pengadaan yang lebih efisien dan efektif.

7. Kesimpulan

Mengatasi kendala purchasing adalah langkah penting dalam memastikan efisiensi dan efektivitas operasional bisnis. Beberapa solusi praktis yang dapat dilakukan adalah penerapan teknologi e-procurement, diversifikasi pemasok, evaluasi kinerja pemasok, dan negosiasi yang efektif.

Melalui upaya ini, Anda tidak hanya dapat mengatasi kendala dalam proses pembelian, tetapi juga dapat mengoptimalkan biaya, meningkatkan kualitas produk atau jasa, dan memperkuat hubungan dengan pemasok. Oleh karena itu, perusahaan harus aktif mencari dan menerapkan solusi yang mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis di masa depan.