Di era digital saat ini, perusahaan di seluruh dunia berlomba-lomba untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka, terutama dalam supply chain management (SCM). Salah satu cara yang paling populer adalah dengan beralih dari cara manual ke sistem e-SCM. Hal itu dilakukan untuk mengotomatiskan pekerjaan berulang di rantai pasokan, agar jadi lebih cepat dan efisien. 

Nah, SCM vs eSCM memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda. Sebelum memutuskan sistem mana yang akan digunakan, penting untuk mengetahui perbedaan antara keduanya dan bagaimana software tersebut dapat mengoptimalkan rantai pasokan Anda. Di artikel ini kami akan membahas kedua hal tersebut secara jelas untuk membantu Anda dalam menentukan pilihan yang tepat.

1. Proses dan Pengendalian

Dalam sistem SCM manual, pengendalian dan koordinasi proses dalam supply chain management dilakukan secara manual oleh karyawan perusahaan. Hal ini seringkali menyebabkan kesalahan, ketidakkonsistenan, dan inefisiensi dalam pengelolaan setiap prosesnya. Selain itu, waktu dan tenaga yang dibutuhkan pun jauh lebih besar, terutama ketika harus melakukan kolaborasi dengan divisi lain.

Hal ini sangatlah berbeda dengan sistem rantai pasok digital, dimana keunggulan e-SCM adalah dapat mengintegrasikan seluruh proses, informasi, dan komunikasi untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses pengendalian rantai pasokan. Sehingga, perusahaan dapat mengurangi terjadinya kesalahan, meningkatkan konsistensi, dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi. 

Selain itu, aplikasi satu ini juga memungkinkan bisnis Anda untuk memantau dan mengendalikan setiap tahapan rantai pasokan secara real-time. Jadi, Anda bisa mendeteksi peluang terjadinya risiko lebih awal, dan menentukan solusi yang tepat untuk mengatasinya. Hal inilah yang dapat memudahkan perusahaan untuk merespon perubahan dalam customer demand, pengadaan barang, dan kondisi pasar dengan lebih cepat. Bisnis Anda pun bisa selalu memenuhi permintaan konsumen, yang nantinya akan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan.

2. Komunikasi dan Kolaborasi

Salah satu perbedaan utama antara SCM vs eSCM adalah tentang kemudahan dalam berkomunikasi dan berkolaborasi dengan pihak eksternal. Dengan cara manual, komunikasi antara perusahaan dan pemasok, distributor, atau pelanggan dilakukan secara offline melalui telepon, faks, atau surat. Dimana metode ini cenderung lambat, tidak efisien, dan rentan terhadap kesalahan.

Sebaliknya, supply chain management system memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan seluruh mitra bisnis melalui satu sistem tersebut. Pasalnya, platform ini memfasilitasi pertukaran informasi secara real-time, dimana berdampak pada meningkatnya kecepatan dan akurasi komunikasi antar pihak. Selain itu, Anda juga mengintegrasikan e-SCM dengan sistem miliki mitra bisnis, yang akan semakin memudahkan koordinasi dan kolaborasi.

3. Pengelolaan Data dan Analisis

Dalam rantai pasok manual, pengelolaan data dan analisis seringkali dilakukan dengan menggunakan dokumen fisik, spreadsheet, dan metode manual lainnya. Hal ini tentu saja tidak memudahkan karyawan Anda dan justru sangat rentan terhadap kesalahan. Selain itu, analisis data secara manual juga biasanya memerlukan waktu yang lama dan tidak selalu akurat. Pasalnya, Anda harus mencari data di berbagai aplikasi yang berbeda ataupun di tempat penyimpanan dokumen, baru bisa melakukan analisis. Terlebih lagi kalau Anda membutuhkan file dari divisi lainnya, pasti tidak bisa cepat.

Hal berbeda akan Anda rasakan ketika menerapkan e-SCM. Hal itu dikarenakan sistem ini dilengkapi dengan fitur analisis akurat dan pengelolaan data yang terpusat. Seluruh dokumen dari berbagai divisi akan disimpan dalam satu penyimpanan terpusat, agar semua karyawan yang membutuhkannya dapat mengaksesnya dengan cepat. 

Dengan menggunakan teknologi seperti Big Data dan Artificial Intelligence, aplikasi SCM memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data dari berbagai sumber dengan lebih cepat dan akurat. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi pola, tren, dan peluang yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan rantai pasokan dan meningkatkan kinerja bisnis secara mudah.

4. Fleksibilitas dan Skalabilitas

SCM manual seringkali kurang fleksibel dan sulit untuk diskalakan karena keterbatasan dalam sumber daya manusia, teknologi, dan infrastruktur. Jadi, perubahan dalam perkembangan bisnis, permintaan, pasokan, atau kondisi pasar mungkin memerlukan penyesuaian yang signifikan dalam rantai pasok manual, yang bisa menjadi sangat memakan waktu dan mahal.

Di sisi lain, sistem manajemen rantai pasokan menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas yang jauh lebih tinggi. Berkat teknologi digital, aplikasi ini dapat dengan mudah disesuaikan dan ditingkatkan sesuai dengan perubahan dalam bisnis atau lingkungan pasar. Hal ini tentu saja akan memudahkan perusahaan untuk merespon perubahan dengan cepat dan mengambil keuntungan dari peluang yang muncul.

5. Keamanan dan Perlindungan Data

Salah satu kelemahan supply chain manual adalah sangat rentan terhadap kehilangan, pencurian, atau kerusakan data. Pasalnya, semua dokumen penting masih di simpan secara fisik di ruang penyimpanan. Maka tidak heran jika cara manual tidak memiliki tingkat keamanan yang sama seperti sistem digital dalam melindungi informasi sensitif.

Sebaliknya, fungsi supply chain management adalah memberikan perlindungan yang lebih baik terhadap seluruh data dan informasi milik bisnis Anda. Dengan menggunakan enkripsi, otentikasi, dan teknologi keamanan lainnya, aplikasi ini membantu memastikan bahwa dokumen perusahaan selalu aman dari akses yang tidak sah ataupun kehilangan.

6. Biaya dan Pengembalian Investasi (ROI)

Meskipun biaya investasi awal untuk pengaplikasian software SCM lebih tinggi daripada manual, namun Return On Investment (ROI) yang didapatkan perusahaan akan sangat besar. Bagaimana tidak? Dengan sistem ini, bisnis Anda bisa melakukan penghematan biaya yang dihasilkan dari peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, hingga peningkatan loyalitas pelanggan. Dalam jangka panjang, keuntungan-keuntungan tersebut akan menghasilkan ROI yang positif.

7. Integrasi Sistem dan Automasi

Salah satu tantangan dalam cara manual adalah kesulitan dalam mengintegrasikan berbagai sistem yang digunakan dalam rantai pasokan, contohnya software e-purchasing, manajemen gudang, dan masih banyak lagi. Integrasi yang tidak efisien ini dapat menyebabkan kegagalan dalam komunikasi dan koordinasi antar departemen atau mitra bisnis seperti penyedia barang jasa dan vendor logistik.

Dalam e-SCM, perusahaan dapat mengintegrasikan sistem dengan lebih mudah, sehingga memungkinkan koordinasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat. Selain itu, aplikasi ini juga mendukung automasi proses bisnis, terutama tugas berulang dalam rantai pasok. Dimana hal ini dapat mengurangi beban kerja karyawan, meningkatkan akurasi, dan mengurangi waktu siklus. Dengan automasi, perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan memperoleh keunggulan kompetitif dalam industri yang sangat kompetitif.

8. Dampak Lingkungan

Perbedaan SCM vs eSCM yang terakhir terdapat pada perbedaan dampak yang dihasilkan pada lingkungan. Penerapan supply chain management digital dapat memberikan efek yang positif pada lingkungan dan keberlanjutan bisnis. Pasalnya, semua proses dalam rantai pasok dapat berjalan dengan lebih maksimal, mulai dari procurement, produksi, pengiriman, dan lainnya. Selain itu, sumber daya yang ada pun digunakan secara lebih optimal. 

Sedangkan dalam manajemen rantai pasok manual, penggunaan kertas pada dokumen fisik, pengiriman barang tidak efektif, dan komunikasi melalui surat menyebabkan konsumsi sumber daya alam dan energi yang lebih tinggi. Alasannya adalah pengelolaan limbah dan daur ulang bahan baku yang digunakan masih sulit.

Dengan aplikasi rantai pasok, perusahaan dapat mengurangi penggunaan sumber daya alam dan energi melalui pengurangan penggunaan kertas, pengoptimalan pengiriman produk, dan komunikasi digital. Selain itu, sistem ini juga mendukung praktik supply chain yang ramah lingkungan, seperti pengurangan emisi karbon dan penggunaan energi terbarukan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat membantu Anda mencapai tujuan keberlanjutan dan memperkuat reputasi bisnis di mata pelanggan dan mitra bisnis.

9. Kesimpulan

Dari penjelasan lengkap tentang perbedaan antara SCM vs eSCM, sudah jelas bahwa beralih ke sistem manajemen rantai pasokan adalah langkah cerdas bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan dan meningkatkan kinerja bisnis. Namun, perlu diingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan situasi yang unik. Oleh karena itu, sebelum membuat keputusan tentang sistem mana yang akan digunakan, penting untuk mengevaluasi kebutuhan spesifik bisnis Anda.