Memahami fungsi purchasing dalam logistik adalah hal penting bagi setiap perusahaan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam operasionalnya. Terlebih proses pengadaan barang atau jasa adalah komponen utama dari manajemen rantai pasokan. Melalui proses ini, Anda dapat memastikan telah memiliki semua barang yang dibutuhkan untuk operasional.

Untuk memaksimalkan fungsi purchasing, penggunaan ERP pembelian adalah pilihan yang tepat. Sebagai sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform, teknologi ini membuka peluang baru untuk efisiensi dan efektivitas bisnis. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut bagaimana ERP dapat membantu dalam mencapai tujuan purchasing dan efisiensi operasional.

1. Konsep Purchasing

Dalam bisnis, purchasing memiliki peranan penting sebagai salah satu kunci kesuksesan. Purchasing adalah proses memperoleh barang dan jasa dari supplier eksternal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses ini mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pemilihan supplier, negosiasi harga dan kontrak, hingga penerimaan dan inspeksi barang.

Konsep ini sangat penting dalam logistik. Sebuah bidang yang berfokus pada perencanaan, pelaksanaan, dan kontrol efisien dari arus dan penyimpanan barang. Dalam konteks ini, purchasing berperan sebagai perantara untuk operasi internal perusahaan dan jaringan supplier eksternalnya.

2. Tujuan Purchasing di Logistik

Sebagai salah satu proses penting yang mempengaruhi perkembangan bisnis terutama di logistik, purchasing tentu memiliki tujuan utama. Berikut tujuan implementasi pembelian dalam menjaga rantai pasokan.

a. Mengendalikan Biaya

Salah satu tujuan utama dari purchasing adalah untuk mengendalikan biaya. Dengan membuat keputusan yang tepat tentang proses membeli barang atau jasa, Anda dapat mengurangi pengeluaran dan meningkatkan laba. Prosesnya bisa mencakup negosiasi harga, mencari diskon volume, dan menyeleksi supplier yang menawarkan kondisi yang paling menguntungkan.

Dalam industri logistik, tujuan ini menjadi sangat penting. Biaya yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa seringkali menjadi anggaran terbesar dari total biaya operasional. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengendalikan biaya ini dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi dan profitabilitas suatu bisnis.

b. Memastikan Kualitas

Tujuan lain adalah untuk memastikan kualitas. Hal ini berarti memastikan bahwa barang dan jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan. Dengan melibatkan evaluasi kualitas supplier, pemeriksaan barang dan jasa yang diterima, dan mengelola setiap masalah yang mungkin terjadi pada proses pemenuhan kebutuhan barang.

Pemastian kualitas terutama di bidang logistik tidak bisa diabaikan. Barang atau jasa yang tidak memenuhi standar kualitas dapat menyebabkan masalah. Mulai dari gangguan operasional hingga kerugian reputasi. Oleh karena itu, proses pembelian memegang peranan penting agar aspek tersebut tetap terjamin.

c. Manajemen Risiko

Manajemen risiko juga merupakan tujuan utama dari purchasing. Proses ini melibatkan identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko yang mungkin terjadi. Risiko ini bisa meliputi keterlambatan pengiriman hingga kegagalan pemasok dalam memenuhi spesifikasi. Terlebih di bidang logistik hal ini akan sangat mengganggu operasional. Kegagalan untuk mengelola rantai pasokan akan memberi dampak negatif yang signifikan pada alur pembelian dan reputasi organisasi.

3. Fungsi Purchasing di Logistik

Proses purchasing juga memiliki fungsi utama di industri logistik. Dengan memaksimalkan fungsi-fungsi tersebut, maka bisnis akan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan efisien. Berikut pembahasan lebih lanjut dari setiap fungsinya.

a. Pemilihan Supplier

Memilih supplier yang tepat adalah langkah pertama dalam memastikan aliran barang yang efisien dalam rantai pasokan. Pemilihan supplier bukan hanya berdasarkan harga terbaik, tetapi juga faktor lain seperti kemampuan pengiriman, kualitas produk, dan kapasitas untuk memenuhi volume pesanan. 

Dalam industri logistik, pemilihan supplier yang tepat dapat membantu mengurangi keterlambatan dan memastikan barang diterima tepat waktu dan sesuai spesifikasi. Proses ini akan semakin mudah dan efisien dengan dukungan dari vendor software purchasing terbaik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

b. Negosiasi Kontrak

Negosiasi kontrak adalah aspek penting lainnya dalam fungsi purchasing. Negosiasi yang baik tidak hanya membantu perusahaan mendapatkan harga terbaik, tetapi juga syarat pengiriman dan kualitas produk yang sesuai. Dalam manajemen logistik, kontrak yang baik adalah kontrak yang memungkinkan fleksibilitas pada kondisi yang berubah-ubah dan dapat mengakomodasi permintaan yang tak terduga. Sehingga membantu dalam menghindari hambatan dalam rantai pasokan.

c. Pemesanan dan Pembelian

Fungsi purchasing dalam logistik lainnya yaitu memproses pemesanan dan pembelian barang atau jasa. Pembelian yang tepat waktu dan akurat memastikan bahwa perusahaan memiliki semua barang yang dibutuhkan untuk operasionalnya. Selain itu juga membantu dalam menjaga aliran barang agar tetap lancar. Hal ini juga berupa pemantauan status pesanan dan pengiriman untuk memastikan bahwa barang diterima sesuai jadwal.

d. Penerimaan dan Inspeksi Barang

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah inspeksi barang. Dalam industri logistik, hal ini berarti memastikan bahwa barang sesuai dengan pesanan. Baik dalam kualitas maupun kuantitas. Inspeksi yang baik dan ketat dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah sebelum berdampak lebih parah dan mempengaruhi operasional bisnis.

e. Pengelolaan Hubungan Supplier

Pengelolaan hubungan supplier adalah fungsi penting lainnya dari purchasing. Pada manajemen logistik, hal ini berarti mempertahankan komunikasi yang baik dan reguler dengan supplier, memantau kinerjanya, dan bekerja sama untuk mengatasi masalah pada lingkup alur pembelian. Hubungan kerjasama yang baik dengan supplier dapat membantu memastikan aliran barang yang efisien dan lancar.

4. ERP Pembelian untuk Efisiensi Purchasing

Sistem ERP telah membawa inovasi dalam cara perusahaan melakukan proses purchasing. Sistem ini adalah teknologi informasi yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis. Termasuk purchasing dan sistem yang dibutuhkan lainnya dalam satu tempat. Dalam proses purchasing, ERP dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas alur pengadaan.

ERP pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi berbagai tugas yang terkait dengan purchasing. Misalnya, secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian berdasarkan tingkat persediaan yang ditentukan sebelumnya, memantau status pesanan, dan menerima pemberitahuan ketika barang diterima. Cara yang demikian akan membantu purchasing staff dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut serta mencegah kesalahan.

Selain itu, sistem ini juga dapat membantu dalam membuat keputusan purchasing yang lebih baik. Dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai sumber. Seperti riwayat pembelian, tren penjualan, dan kinerja supplier. Analisis pada e purchasing dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, meningkatkan negosiasi dengan supplier, dan memastikan bahwa keputusan sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

ERP pembelian juga dapat memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi antara purchasing dan departemen lainnya. Misalnya, data dari sistem dapat digunakan oleh tim penjualan untuk memahami ketersediaan produk. Atau oleh tim produksi untuk merencanakan jadwal produksi. Mungkin juga tim logistik untuk mengoordinasikan pengiriman. Proses tersebut membantu memastikan bahwa semua bagian dari perusahaan bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis.

Tidak hanya itu, dengan memperbaiki visibilitas dan kontrol atas proses purchasing, teknologi tersebut juga dapat membantu perusahaan dalam manajemen risiko. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kinerja supplier, tingkat persediaan, dan status pesanan, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengelola risiko. Contohnya keterlambatan pengiriman, kekurangan persediaan, atau masalah kualitas.

5. Kesimpulan

Fungsi purchasing dalam logistik dapat dioptimalkan agar rantai pasokan berjalan optimal. Mulai dari pemilihan supplier yang tepat, negosiasi kontrak yang efektif, pengelolaan pemesanan dan pembelian, hingga pengelolaan hubungan supplier. Semua aspek tersebut menentukan keberhasilan suatu perusahaan.

Dalam hal ini, implementasi ERP pembelian dapat membantu memperbaiki efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kolaborasi. Selain itu, sistem tersebut juga dapat memfasilitasi manajemen risiko dengan memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas proses purchasing. Dengan demikian, penggunaan teknologi dalam purchasing adalah langkah strategis yang bisa Anda pertimbangkan dalam mencapai efektivitas operasional logistik.