Era digital telah membawa perubahan signifikan dalam cara mengelola proyek karena penggunaan teknologi merupakan hal yang penting untuk membantu mencapai keberhasilan proyek. Software manajemen konstruksi merupakan salah satu solusi yang inovatif dalam mempermudah proses pembukuan. Aplikasi manajemen keuangan proyek dapat meningkatkan efisiensi biaya manajemen konstruksi.

Penggunaan aplikasi manajemen keuangan proyek dapat membantu pengelola proyek dan tim keuangan untuk mengakses data secara real-time, mengawasi aliran kas, dan mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan kemampuan untuk menyediakan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, aplikasi ini menjadi andalan dalam merencanakan dan mengelola biaya manajemen konstruksi. Keunggulan ini tidak hanya mengoptimalkan proses kerja tetapi juga memberikan transparansi yang lebih baik kepada semua pemangku kepentingan.

1. Pembukuan Keuangan Proyek

Pembukuan keuangan proyek atau project accounting adalah pencatatan semua komponen transaksi keuangan proyek. Pembukuan keuangan proyek mencakup semua pengeluaran, pendapatan, dan tagihan biaya proyek. Ketika sebuah proyek menjalankan tugas yang berkaitan dengan keuangan, manajer proyek dan akuntan menggunakan akuntansi proyek untuk melaporkan hasil akuntansi proyek dan kemajuannya dikirim ke manajemen secara teratur.

Manajer proyek menggunakan pembukuan keuangan proyek untuk mendapatkan informasi tentang pengeluaran langsung proyek, biaya overhead, dan pendapatan. Hal ini sangat penting bagi manajer proyek untuk mengelola anggaran proyek. Mereka mengawasi transaksi keuangan ini untuk memastikan bahwa transaksi tersebut sesuai dengan anggaran dan membuat perubahan atau penmbahan yang diperlukan untuk mencegah pengeluaran yang berlebihan, seperti halnya yang mereka lakukan berdasarkan jadwal dan ruang lingkup proyek.

2. Fungsi Pembukuan Keuangan Proyek

Pembukuan keuangan proyek berfungsi sebagai  mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi selama siklus proyek. Ini termasuk pembayaran vendor, penerimaan pembayaran dari klien, pengeluaran untuk sumber daya manusia, peralatan, dan bahan, serta semua biaya terkait lainnya. Fungsi penting lain dari pembukuan keuangan proyek adalah pelacakan anggaran. Ini melibatkan pemantauan pengeluaran aktual proyek dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Fungsi pembukuan keuangan proyek juga mencakup analisis kinerja keuangan proyek. Ini melibatkan penggunaan data keuangan untuk mengevaluasi kinerja proyek, mengidentifikasi tren, dan memprediksi proyeksi keuangan di masa mendatang. Analisis ini membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik dan mengoptimalkan kinerja proyek.

3. Fitur Aplikasi Manajemen Keuangan Proyek

Untuk membantu proses pembukuan, Anda membutukan aplikasi manajemen keuangan proyek agar dipermudah dalam mengelola aspek keuangan dari proyek konstruksi. Aplikasi manajemen keuangan proyek menyediakan berbagai fitur dan alat yang membantu pengguna untuk melakukan perencanaan, pelacakan, dan analisis keuangan proyek secara efisien. Beberapa manfaat utama dari aplikasi manajemen keuangan proyek untuk konstruksi Anda meliputi.

a. Pelacakan Biaya

Aplikasi ini membantu Anda untuk memantau semua pengeluaran yang terkait dengan biaya, baik itu biaya langsung maupun tidak langsung. Biaya langsung adalah biaya yang secara langsung terkait dengan kegiatan proyek, seperti biaya bahan atau biaya tenaga kerja. Sedangkan biaya tidak langsung adalah biaya yang terkait dengan proyek namun tidak dapat secara langsung diatribusikan ke kegiatan tertentu, seperti biaya manajemen konstruksi. Lalu, fitur ini dapat melacak biaya secara real-time selama proyek berlangsung. 

Dengan demikian, manajer proyek dapat mengetahui peningkatan atau penurunan biaya secara cepat dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Penggunaan aplikasi ini membuat para manajer proyek dapat mendapat informasi yang lebih akurat terhadap kinerja keuangan proyek mereka dan dapat mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang mereka peroleh.

b. Perencanaan Anggaran

Pengguna dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat anggaran proyek yang terperinci, termasuk estimasi biaya untuk setiap fase atau aktivitas. Ini membantu dalam perencanaan keuangan yang tepat dan memastikan biaya yang cukup tersedia untuk menyelesaikan proyek. Lalu, aplikasi ini dapat mengidentifikasi semua biaya yang terkait dengan proyek, termasuk biaya langsung (seperti bahan dan tenaga kerja) dan biaya tidak langsung (seperti overhead dan administrasi). 

Aplikasi ini juga membantu pengguna untuk membuat perkiraan biaya yang tepat untuk setiap bagian proyek. Memperkirakan  biaya dapat dilakukan berdasarkan pengalaman sebelumnya, penelitian pasar, atau estimasi dari para ahli. Selain itu, aplikasi ini dapat menentukan jadwal pembayaran untuk berbagai komponen proyek seperti pembayaran ke vendor, pembayaran gaji karyawan, atau pembayaran untuk bahan dan peralatan.

c. Pelaporan Keuangan

Aplikasi ini menyediakan fitur pelaporan yang akurat, yang memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan keuangan yang lengkap dan akurat. Laporan ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk pelaporan kepada pemilik proyek, pihak berkepentingan, atau untuk keperluan perencanaan keuangan internal. Dengan fitur ini, Anda dapat mengetahui transparansi tentang pengeluaran, pemasukan, dan alokasi anggaran dalam proyek. Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan, termasuk manajer proyek, klien, dan investor, untuk memahami dengan jelas bagaimana uang digunakan dalam proyek. 

Pelaporan keuangan juga memastikan bahwa proyek dilakukan sesuai dengan standar keuangan yang ditetapkan dan mematuhi peraturan yang berlaku. Ini membantu dalam mempertahankan tingkat akuntabilitas yang tinggi dan menghindari masalah hukum atau audit di kemudian hari.

d. Integrasi dengan Sistem Pembayaran

Integrasi dengan sistem pembayaran adalah salah satu fitur aplikasi manajemen keuangan proyek yang dapat mempermudah pengguna untuk melakukan transaksi keuangan terkait dengan proyek yang sedang berlangsung secara real-time melalui aplikasi tersebut. Aplikasi manajemen keuangan proyek dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran, seperti PayPal, transfer bank, kartu kredit, atau sistem pembayaran digital lainnya sesuai kebutuhan pengguna dan preferensi mitra bisnis. Hal ini memudahkan dalam melakukan pembayaran kepada vendor atau kontraktor.

e. Audit Keuangan

Fitur audit dalam aplikasi manajemen keuangan proyek berfungsi untuk menjaga transparansi, keakuratan, dan keamanan data keuangan proyek. Fitur ini mencatat setiap aktivitas yang terjadi dalam aplikasi, termasuk perubahan data, akses pengguna, dan transaksi keuangan. Audit keuangan juga dapat membantu pengguna untuk membuat catatan atau deskripsi tentang setiap perubahan yang dilakukan pada data keuangan proyek. Hal ini dapat membantu dalam memahami konteks dan alasan di balik setiap perubahan. 

Aplikasi manajemen keuangan proyek dilengkapi dengan fitur validasi data yang otomatis memeriksa entri data untuk memastikan keakuratan dan konsistensi. Misalnya, validasi dapat memastikan bahwa nilai yang dimasukkan sesuai dengan format yang diharapkan dan bahwa tidak ada kesalahan matematika.

4. Kesimpulan

Dengan mengimplementasikan software manajemen konstruksi yang canggih, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses pembukuan mereka. Alat ini dirancang untuk menyederhanakan tugas-tugas kompleks, memastikan bahwa semua data keuangan diatur dengan baik dan mudah diakses. Fitur seperti pelacakan biaya real-time, pembuatan anggaran otomatis, dan integrasi dengan sistem akuntansi lainnya, memungkinkan pengguna untuk mengelola biaya manajemen konstruksi dengan lebih efektif. 

Dengan mengimplementasi software manajemen konstruksi ScaleOcean, Anda dapat mengurangi risiko human error, mempercepat proses pembukuan, dan membantu pengambilan keputusan yang lebih sesuai berdasarkan data yang telah diperoleh. Penggunaan teknologi ini berguna untuk meningkatkan kesuksesan bisnis Anda. Jika Anda mencari solusi manajemen konstruksi yang paling dapat disesuaikan dan diintegrasikan untuk bisnis Anda, ScaleOcean adalah pilihan yang tepat. Pelajari tentang perhitungan skema harga, demo gratis, dan konsultasi disini.