Apa itu Opname Proyek Konstruksi, Tujuan, dan Jenisnya

Opname proyek adalah proses krusial yang melibatkan pengukuran volume pekerjaan untuk memastikan kualitas serta akurasi proyek. Namun, masih banyak perusahaan konstruksi di Indonesia yang mengelola opname secara manual. Hal ini seringkali mengakibatkan perhitungan volume kerja tidak akurat, kurangnya visibilitas real-time, serta memperlambat waktu pengerjaan.

Kondisi tersebut juga menyebabkan pembengkakan biaya hingga 20% dari anggaran awal proyek. Untuk itu, perusahaan konstruksi harus segera beralih ke metode pengelolaan opname yang lebih efisien untuk menghindari keterlambatan dan pemborosan.

Lalu, apa arti opname proyek dan apa saja hal yang dipersiapkan agar pelaksanaannya berjalan efektif? Artikel ini akan membahas secara detail mengenai opname dalam proyek sebagai panduan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas konstruksi Anda, dengan meminimalkan risiko kesalahan dan penundaan.

Key Takeaways

• Opname proyek merupakan tahapan untuk memeriksa, mengukur, dan mencatat hasil pekerjaan konstruksi yang telah diselesaikan.
• Tips pelaksanaan opname proyek adalah lakukan secara bertahap, siapkan peralatan yang diperlukan, dan perhatikan ketentuan TGR.
• ScaleOcean dengan software manajemen konstruksinya hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan setiap tahap opname dalam proyek.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Opname Proyek?

Opname proyek adalah proses pengukuran dan pemeriksaan hasil pekerjaan konstruksi untuk memastikan bahwa kualitas dan kelengkapannya sesuai dengan rencana, spesifikasi, serta kontrak yang telah disetujui. Proses ini bertujuan untuk mengetahui kemajuan proyek dan memastikan pekerjaan sesuai rencana dan spesifikasi teknis.

Di industri konstruksi, opname biasanya dilakukan oleh tim pengawas atau konsultan yang ditunjuk untuk memeriksa setiap aspek pekerjaan yang telah selesai, mulai dari kualitas material hingga volume pekerjaan. Proses ini juga mencakup pengecekan fisik di lapangan serta perbandingan dengan dokumen perencanaan, seperti RAB bisnis konstruksi dan gambar teknis.

Proses opname tidak hanya membantu dalam memastikan keakuratan pekerjaan, tetapi juga menjadi alat yang efektif untuk mendeteksi masalah seperti keterlambatan atau penggunaan material yang tidak sesuai. Hasil opname ini sangat penting untuk mengontrol kualitas dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal dan anggaran.

Baca juga: Apa itu PHO dalam Proyek dan Bedanya dengan FHO?

2. Apa Tujuan Opname Proyek?

Tujuan utama dari opname proyek konstruksi adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan di lapangan sesuai dengan perencanaan dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Berikut beberapa tujuan spesifiknya:

a. Verifikasi Kemajuan Pekerjaan

Proses ini bertujuan untuk menilai sejauh mana pekerjaan telah berkembang dan kualitasnya. Selain untuk memantau perkembangan secara berkala, proses ini juga memastikan setiap tahap selesai tepat waktu dan mengidentifikasi potensi penundaan yang mungkin memengaruhi jadwal keseluruhan.

b. Kontrol Kualitas

Selain verifikasi, opname juga berfungsi untuk mengecek bahwa pekerjaan konstruksi telah diselesaikan sesuai dengan spesifikasi teknis, gambar kerja, dan kontrak yang telah disetujui. Tim akan menilai apakah pekerjaan yang telah selesai memenuhi standar. Evaluasi ini sangat penting untuk mencegah kesalahan konstruksi dan memastikan hasil akhir sesuai dengan spesifikasi.

c. Perhitungan Volume Pekerjaan

Tidak hanya itu, opname juga bertujuan untuk menghitung volume pekerjaan yang telah selesai. Data ini digunakan untuk menentukan jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan dan dasar perhitungan pembayaran. Akurasi proses ini penting agar pihak kontraktor dan pemilik proyek mendapatkan data yang sesuai.

d. Dokumentasi untuk Serah Terima

Opname juga penting untuk mendokumentasikan hasil pekerjaan sebagai bagian dari proses serah terima. Dokumentasi ini memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai kesepakatan awal dan memudahkan pemilik proyek untuk memverifikasi seluruh hasil pekerjaan sebelum melakukan penyerahan penuh.

e. Kontrol Anggaran Proyek

Proses opname membantu dalam menyediakan dasar untuk proses pembayaran atau serah terima pekerjaan. Hal ini ditujukan untuk memastikan biaya yang dikeluarkan masih dalam batas anggaran yang telah disepakati sehingga menghindari over budgeting yang tidak terduga. Dengan demikian, pengelolaan keuangan proyek dapat berjalan secara efisien.

Untuk memudahkan proses ini, penggunaan aplikasi kontraktor yang tepat dapat memberikan manfaat besar. Aplikasi tersebut memungkinkan pemantauan biaya secara real-time, memberikan laporan yang akurat, serta membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam pengelolaan anggaran proyek.

3. Jenis Opname Proyek

Opname proyek adalah langkah penting dalam memastikan bahwa pekerjaan konstruksi telah dilakukan sesuai dengan rencana dan spesifikasi yang telah disepakati. Ada dua jenis opname yang perlu dipahami dalam proses ini, yaitu opname sementara dan opname akhir. Masing-masing memiliki tujuan dan waktu pelaksanaan yang berbeda, berikut penjelasan selengkapnya:

a. Opname Sementara (Provisional Hand Over/PHO)

Dilaksanakan sebelum pekerjaan sepenuhnya diserahkan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan yang telah selesai serta mengidentifikasi potensi masalah. Dengan demikian, pihak terkait dapat segera melakukan perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian atau kekurangan.

b. Opname Akhir (Final Hand Over)

Opname proyek akhir dilakukan setelah pekerjaan selesai sepenuhnya untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan telah memenuhi ketentuan kontrak dan siap diserahkan kepada pemilik. Sebagai langkah terakhir, opname akhir menandakan kesiapan proyek untuk diselesaikan dan diserahterimakan.

4. Persiapan Opname Proyek

Penting bagi tim konstruksi yang terlibat untuk memahami langkah-langkah persiapan opname. Persiapan yang matang akan memastikan proses berjalan dengan lancar, akurat, dan sesuai jadwal. Berikut beberapa aspek utama yang perlu diperhatikan dalam persiapan opname proyek:

a. Dokumen Terkait

Ketika melaksanakan proyek konstruksi, terdapat beberapa dokumen yang penting untuk disiapkan. Dokumen yang harus disiapkan sebelum melakukan opname dalam proyek termasuk kurva S, gambar bangunan yang telah dibuat, Berita Acara CCO, draft MC-0 dan MC-100, serta salinan cadangan data dalam format soft file.

Dokumen tersebut berfungsi sebagai acuan untuk memverifikasi kesesuaian antara pekerjaan yang telah dilakukan dan perjanjian yang telah disepakati. Tanpa dokumen  proyek yang lengkap, proses opname bisa terganggu dan menimbulkan kesalahpahaman.

b. Peralatan Opname Proyek

Peralatan yang digunakan selama opname proyek sangat penting untuk memastikan akurasi pengukuran dan verifikasi pekerjaan. Alat standar yang sering digunakan termasuk theodolite, waterpass, dan alat ukur lainnya yang berfungsi untuk memeriksa presisi pekerjaan konstruksi.

Alat tambahan seperti kamera juga sangat berguna untuk mendokumentasikan kondisi lapangan secara visual. Semua peralatan harus dalam kondisi baik dan siap digunakan agar hasil pemeriksaan dapat dipercaya dan tidak ada kendala teknis selama opname berlangsung.

c. Objek yang Diperiksa

Proses opname melibatkan pemeriksaan berbagai aspek untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana dan anggaran. Beberapa obyek pekerjaan yang diperiksa meliputi pekerjaan fisik, pekerjaan administratif, dan pekerjaan manajemen risiko.

Ketika mengajukan proses tersebut, pekerjaan tender harus diselesaikan sepenuhnya, termasuk pembersihan lapangan. Contoh yang dipilih harus dapat diukur dengan teliti dan akurat. Pemeriksaan ini dilakukan secara menyeluruh agar tidak ada detail penting yang terlewatkan, yang bisa mempengaruhi kualitas akhir proyek.

d. Form Resume Opname Proyek

Form resume opname proyek adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat hasil pemeriksaan di lapangan. Di dalam form ini, setiap temuan atau permasalahan yang diidentifikasi selama opname akan didokumentasikan.

Hal ini mempermudah tim untuk melakukan tindak lanjut atas temuan tersebut, seperti memberikan rekomendasi perbaikan atau penyesuaian sebelum serah terima proyek dilakukan. Form resume ini juga menjadi acuan dalam laporan akhir dan diskusi dengan kontraktor.

e. Pertemuan dengan Kontraktor

Sebelum opname dilakukan, penting untuk mengadakan pertemuan dengan kontraktor. Tujuan dari pertemuan ini adalah menyelaraskan pemahaman mengenai item-item yang akan diperiksa antara tim proyek dan main kontraktor.

Dalam pertemuan ini, dibahas juga mengenai ketersediaan tim, waktu pelaksanaan opname, dan area pekerjaan yang akan menjadi fokus utama. Komunikasi yang jelas dan terbuka akan meminimalkan potensi konflik atau kesalahpahaman selama proses opname berlangsung, sehingga semua pihak dapat bekerja lebih efisien.

5. Pihak yang Terlibat dalam Opname Proyek Konstruksi

Opname proyek konstruksi melibatkan berbagai pihak yang memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran, akurasi, dan penyelesaian proyek sesuai rencana. Berikut adalah beberapa pihak yang terlibat dalam opname proyek konstruksi:

a. Pemilik Proyek

Pemilik proyek (Owner) adalah pihak yang memiliki kendali penuh atas proyek konstruksi. Mereka bertanggung jawab membiayai proyek dan memastikan semuanya berjalan sesuai anggaran dan jadwal. Pemilik biasanya berkoordinasi dengan kontraktor dan konsultan untuk mengambil keputusan penting yang memengaruhi jalannya proyek.

b. Kontraktor Utama

Kontraktor utama (Main Contractor) memegang peran sentral dalam pelaksanaan proyek. Mereka mengatur sumber daya, tenaga kerja, dan pengadaan bahan bangunan. Selain itu, kontraktor utama juga mengelola sub-kontraktor dan memastikan pekerjaan sesuai dengan desain serta standar yang telah ditentukan.

c. Sub-kontraktor

Sub-kontraktor bekerja di bawah kontraktor utama dan menangani pekerjaan khusus, seperti instalasi listrik, mekanikal, atau struktur bangunan. Meskipun fokus pada bagian tertentu, mereka harus selalu berkoordinasi dengan kontraktor utama agar kualitas hasil kerja tetap konsisten.

d. Pengawas Konstruksi

Pengawas konstruksi (Construction Supervisor) mengawasi aktivitas harian di lokasi proyek. Tugas mereka adalah memastikan semua pekerjaan dilakukan sesuai rencana dan standar yang telah ditetapkan, termasuk menjaga kualitas dan memastikan jadwal proyek tetap berjalan lancar.

e. Arsitek

Selanjutnya, arsitek bertanggung jawab merancang konsep dan desain proyek. Mereka memastikan hasil desain tidak hanya memenuhi fungsi dan estetika, tetapi juga sesuai anggaran yang disiapkan. Selama pembangunan, arsitek juga mengawasi agar pelaksanaan sesuai dengan rencana desain yang telah disetujui.

f. Inspektur Konstruksi

Inspektur konstruksi (Quality Control Inspector) bertugas memeriksa setiap tahap proyek untuk memastikan standar kualitas dan keselamatan terpenuhi. Mereka melakukan pemeriksaan rutin, mengecek bahan dan proses kerja, serta melaporkan apabila ada ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki.

g. Manajer Proyek

Manajer proyek (Project Manager) mengelola seluruh rangkaian aktivitas konstruksi dari awal hingga akhir. Mereka merencanakan, mengorganisasi, serta memantau pekerjaan tim agar proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar kualitas. Manajer proyek juga mengkoordinasikan semua pihak yang terlibat dalam proyek.

h. Surveyor

Berikutnya ada surveyor, mereka bertugas melakukan pengukuran dan pemetaan lokasi proyek. Data akurat yang mereka hasilkan penting untuk perencanaan teknis serta memastikan pembangunan berjalan sesuai dengan gambaran dan peraturan yang berlaku.

i. Penyedia Material

Penyedia material merupakan pemasok bahan bangunan yang dibutuhkan proyek. Mereka bertanggung jawab memastikan material yang dikirim sesuai spesifikasi dan tiba tepat waktu agar proses konstruksi tidak terhambat.

j. Konsultan Keuangan

Terakhir, konsultan keuangan membantu mengelola anggaran proyek. Mereka memantau pengeluaran, menyusun laporan keuangan, dan memberikan saran agar penggunaan dana tetap efisien serta sesuai rencana yang telah disepakati oleh pemilik proyek.

6. Cara Melakukan Opname Pekerjaan pada Proyek

Proses opname proyek ini mencakup serangkaian langkah terstruktur yang berfungsi untuk memverifikasi hasil pekerjaan, memantau perkembangan proyek, serta mengendalikan anggaran. Berikut ini beberapa langkah penting dalam proses opname pekerjaan khususnya dalam manajemen konstruksi:

a. Tahap Persiapan

Proses opname dimulai dengan tahap persiapan yang mencakup penyusunan rencana opname, termasuk tujuan, ruang lingkup, jadwal, dan tim yang terlibat. Pengumpulan dokumen terkait, seperti gambar kerja, RAB, kontrak konstruksi, serta spesifikasi teknis yang harus dipenuhi, juga menjadi bagian penting dari tahap ini.

Selain itu, tim yang terlibat harus memastikan ketersediaan alat ukur dan peralatan yang dibutuhkan. Persiapan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua elemen yang diperlukan untuk memverifikasi pekerjaan sudah siap dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

b. Tahap Pelaksanaan Opname

Pada tahap ini, tim inspeksi turun ke lapangan untuk memeriksa hasil pekerjaan yang telah selesai. Tim akan melakukan pengecekan langsung terhadap kesesuaian hasil pekerjaan dengan dokumen proyek dan spesifikasi yang telah disepakati.

Pengujian dan evaluasi dilakukan untuk memastikan agar tidak ada kekurangan atau penyimpangan yang bisa memengaruhi kualitas atau keamanan proyek ke depannya. Selain itu, tim juga mencatat hasil pengukuran dan temuan dalam laporan opname sebagai dokumentasi yang akan digunakan untuk tindak lanjut atau perbaikan lebih lanjut.

c. Analisis dan Tindakan Perbaikan

Setelah proses pemeriksaan selesai, langkah berikutnya adalah menganalisis temuan yang ada. Tim harus mengidentifikasi akar masalah dari setiap ketidaksesuaian dan merancang rencana perbaikan.

Proses ini tidak hanya melibatkan perbaikan fisik, tetapi juga bisa mencakup penyempurnaan prosedur atau pelatihan bagi pihak terkait untuk mencegah terulangnya masalah yang sama.

Selain itu, tim juga perlu menentukan tindakan korektif yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut, memastikan bahwa solusi yang diterapkan efektif dalam meningkatkan kualitas dan mencegah kesalahan di masa depan.

d. Dokumentasi Laporan Opname

Setelah tahap analisis dan perbaikan selesai, tim harus menyusun laporan opname yang merangkum data hasil pengukuran, temuan, serta tindakan korektif yang telah diambil.

Laporan ini juga harus mencakup rekomendasi lanjutan yang perlu diperhatikan. Laporan opname ini disampaikan kepada semua stakeholder terkait, seperti manajer proyek, kontraktor, dan klien, agar mereka dapat memantau progres proyek serta masalah yang mungkin muncul.

Selain itu, laporan opname harus disimpan sebagai bukti dan referensi untuk memudahkan pengambilan keputusan lebih lanjut dalam proyek tersebut. Laporan yang lengkap dan jelas akan sangat membantu dalam memastikan kelancaran implementasi dan pemecahan masalah pada tahap selanjutnya.

7. Format Opname Pekerjaan pada Konstruksi

Format opname proyek mencakup berbagai informasi penting yang mendokumentasikan kondisi pekerjaan secara rinci. Biasanya, format ini mencakup data dasar proyek seperti nama proyek, lokasi, serta tanggal opname.

Selain itu, rincian pekerjaan yang diperiksa, statusnya, dan temuan-temuan penting juga harus dicatat dengan jelas. Format yang sistematis memudahkan semua pihak untuk memahami status pekerjaan secara cepat dan akurat. Dalam format opname proyek, penting juga untuk mencantumkan tindak lanjut atau rekomendasi terkait dengan pekerjaan yang diperiksa.

Setiap temuan atau ketidaksesuaian harus diikuti dengan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan. Dengan mencatat semua aspek ini, format tersebut tidak hanya berfungsi sebagai catatan pemeriksaan, tetapi juga sebagai alat untuk memantau progres proyek secara menyeluruh. Untuk lebih tergambarkan, berikut contoh format opname pekerjaan proyek:

8. Tips Pelaksanaan Opname Proyek

Opname proyek adalah salah satu tahapan penting untuk memastikan semua pihak melakukan pekerjaan sesuai spesifikasi, schedule, dan anggaran yang ditetapkan. Agar pelaksanaannya berjalan lancar dan tepat, ada beberapa tips yang bisa diterapkan oleh tim proyek sebagai berikut:

a. Libatkan Tim yang Berpengalaman

Pastikan tim opname terdiri dari anggota yang memiliki pemahaman mendalam tentang proyek. Pemahaman ini sangat vital agar tim dapat memahami konteks pekerjaan yang sedang dilakukan serta spesifikasi yang harus dipenuhi.

Selain itu, anggota tim harus memiliki keahlian yang cukup dalam pengukuran dan pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua pekerjaan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Keahlian yang memadai memungkinkan tim untuk lebih mudah mengidentifikasi masalah yang mungkin terlewatkan oleh pihak lain.

Dengan pengalaman yang tepat, tim dapat menghasilkan hasil opname yang lebih akurat, dapat dipertanggungjawabkan, dan berguna untuk pengambilan keputusan selanjutnya dalam proyek. Keahlian ini juga membantu mengurangi risiko kesalahan yang bisa berdampak pada kualitas dan keselamatan proyek.

b. Siapkan Peralatan yang Diperlukan

Menyiapkan peralatan yang tepat sebelum melakukan opname proyek sangat penting untuk memastikan kelancaran proses. Alat-alat seperti kamera, meteran, dan perangkat lunak dokumentasi diperlukan untuk mencatat kondisi aktual di lapangan.

Dengan peralatan yang memadai, Anda dapat melakukan pengukuran dan pencatatan dengan akurat. Selain itu, pastikan semua anggota tim memiliki akses ke peralatan untuk mempercepat proses opname dan mengurangi risiko kesalahan akibat kurangnya alat atau persiapan.

c. Lakukan Secara Bertahap

Opname dalam proyek sebaiknya dilakukan secara bertahap, mengikuti perkembangan pekerjaan. Hal ini akan membantu mengidentifikasi masalah lebih awal sebelum berkembang lebih besar.

Setiap tahap dapat mencakup pemeriksaan area atau pekerjaan tertentu, sehingga koreksi dapat dilakukan segera. Melakukan opname secara berkala akan menghasilkan data yang lebih akurat.

d. Dokumentasikan Setiap Langkah

Selalu dokumentasikan setiap langkah yang dilakukan selama proses opname. Penggunaan foto, video, dan catatan rinci fundamental untuk memberikan bukti visual dan data yang akurat mengenai kondisi proyek di lapangan. Dokumentasi ini akan memudahkan verifikasi hasil opname dan memastikan bahwa setiap langkah yang diambil dapat dipertanggungjawabkan.

Selain itu, dokumentasi yang baik juga memfasilitasi analisis mendalam jika diperlukan di kemudian hari. Hal ini sangat berguna saat pengambilan keputusan untuk tindak lanjut proyek, seperti perbaikan atau penyesuaian jadwal. Dengan dokumentasi yang lengkap dan jelas, tim proyek dapat menjaga transparansi dan meminimalisir risiko kesalahan di masa depan.

e. Perhatikan Aspek Keuangan

Opname berfungsi sebagai alat pengendalian anggaran proyek yang efektif. Dalam setiap proses opname, pastikan untuk memeriksa biaya yang telah dikeluarkan dan bandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Perhatian terhadap aspek keuangan ini penting untuk mengidentifikasi potensi penyimpangan anggaran lebih awal.

Dengan fokus yang tepat pada pengendalian biaya, tim proyek dapat mencegah pembengkakan biaya yang tidak perlu. Jika ditemukan adanya ketidaksesuaian dalam pengeluaran, tim dapat segera melakukan tindakan korektif untuk memastikan proyek tetap sesuai dengan anggaran dan tidak melebihi batas yang telah disepakati.

f. Perhatikan Ketentuan TGR

TGR (Time, Cost, dan Quality) adalah aturan yang harus diperhatikan selama opname proyek, terutama terkait tata letak dan pemanfaatan ruang. Apabila kontraktor melampaui volume kontrak yang telah ditetapkan, maka kontraktor perlu mengembalikan uang tersebut.

Untuk itu, pastikan proyek mengikuti semua ketentuan dengan benar untuk menghindari pelanggaran yang dapat mempengaruhi kelangsungan proyek. Mengikuti TGR juga membantu memastikan proyek sesuai standar dan regulasi yang berlaku.

Baca juga: 21 Software Konstruksi Terbaik untuk Manajemen Proyek

10. Kesimpulan

Proses opname yang akurat sangat penting untuk menjaga kualitas, memantau kemajuan, dan memastikan anggaran tetap sesuai rencana. Tanpa alat yang tepat, melakukan opname secara manual bisa memakan waktu dan rentan kesalahan. Software Manajemen Konstruksi ScaleOcean hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan setiap tahap opname dalam proyek.

Dengan fitur otomatisasi dan integrasi data yang kuat, Anda bisa secara real time dana akurat melakukan pengawasan kemajuan pekerjaan. Jadi, tunggu apalagi? Optimalkan manajemen proyek Anda sekarang dengan ScaleOcean untuk memastikan setiap opname proyek berjalan lancar dan tepat waktu. Hubungi kami dan dapatkan demo gratis!