Laporan Harian Proyek: Pengertian, Format, dan Contohnya

Menyusun laporan harian proyek sering kali menjadi tantangan besar. Andadapat merasa frustrasi ketika menggnuakan metode manual yang memakan waktu atau data yang tersebar di berbagai tempat. Hal ini membuat laporan sulit disusun secara akurat dan tepat waktu. Apalagi, tanpa adanya transparansi antar tim, progres proyek bisa terlambat diketahui, yang berpotensi menghambat pengambilan keputusan penting.

Jika laporan yang terlambat atau kurang detail menjadi masalah yang sering Anda hadapi, hal ini dapat menyebabkan masalah di lapangan tidak segera teratasi. Pada akhirnya, masalah tersebut mengarah pada kerugian yang lebih besar. Menghadapi hal ini, penting untuk mencari cara yang lebih efisien dalam menyusun laporan.

Artikel ini akan mengulas langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun laporan harian proyek yang akurat, serta memberikan contoh dan strategi untuk mempercepat pembuatan laporan sambil menjaga akurasi dan transparansi.

Key Takeaways

• Laporan harian proyek merupakan dokumen yang mencatat aktivitas pada hari tertentu untuk memantau perkembangan proyek.
• Manfaat laporan harian proyek untuk meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan akuntabilitas pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.
• Format laporan harian proyek umumnya mencakup informasi tentang identitas laporan, ringkasan, catatan mengenai kegiatan, dan lampiran.
• Software konstruksi ScaleOcean dapat membantu Anda dalam mengelola proyek dengan lebih efisien dan akurat.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Laporan Harian Proyek?

Laporan harian proyek adalah dokumen rutin yang dibuat setiap hari untuk mencatat perkembangan pekerjaan dan kendala yang muncul di lapangan. Fungsi utamanya untuk monitoring progres, kontrol penggunaan sumber daya, serta dasar pengambilan keputusan cepat dan tepat selama proyek berjalan.

Misalnya dalam proyek pembangunan gedung. Laporan harian proyek mencatat jumlah pekerja yang hadir, material yang digunakan (seperti semen atau besi), progres pekerjaan, serta kendala di lapangan, seperti keterlambatan pengiriman material. Dengan catatan ini, manajer proyek bisa segera menilai kondisi aktual atau mengecek kesesuaian dengan jadwal.

Apa Manfaat Laporan Harian Proyek dalam Konstruksi?

Laporan harian bermanfaat bagi konstruksi untuk membantu memantau kemajuan pekerjaan, menemukan potensi risiko sejak awal, menjadi sarana komunikasi antara tim lapangan dan manajemen, serta berfungsi sebagai dokumen bukti bila terjadi klaim atau masalah hukum di kemudian hari.

Berikut dijelaskan lebih lanjut manfaat laporan harian proyek di konstruksi.

• Memantau Kemajuan Proyek: Laporan harian membantu melihat progres di lapangan, memastikan pekerjaan sesuai jadwal, dan memudahkan kontrol capaian harian.
• Mengidentifikasi Risiko dan Masalah: Catatan harian menjelaskan hambatan yang terjadi di lapangan seperti cuaca buruk atau material terlambat sehingga langkah pencegahan bisa segera dilakukan.
• Memfasilitasi Komunikasi yang Efektif: Informasi yang terdokumentasi rapi membuat semua pihak memiliki data yang sama, mengurangi miskomunikasi, dan meningkatkan kolaborasi tim.
• Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas: Laporan harian menampilkan kondisi rencana proyek secara jelas bagi pemilik maupun stakeholder sehingga kepercayaan dapat terjaga.
• Sebagai Bukti Dokumentasi: Laporan harian dapat dipakai sebagai bukti resmi untuk klaim, penyelesaian sengketa, serta melindungi kontraktor dari tuntutan yang tidak sah.

Baca juga: Pentingnya Software ERP untuk Konstruksi serta Modulnya

Format Laporan Harian Proyek

Format laporan harian proyek adalah struktur yang digunakan untuk menyusun informasi penting yang terkait dengan perkembangan proyek setiap harinya. Laporan ini mencakup berbagai aspek, mulai dari kemajuan pekerjaan, masalah yang dihadapi, hingga kebutuhan material dan tenaga kerja.

Berikut format dalam penyusunan laporan harian proyek yang penting untuk dipahami, diantaranya:

1. Bagian Atas Laporan

Informasi Umum

• Judul: Laporan kegiatan harian proyek
• Nama proyek: Sebutkan nama lengkap proyek konstruksi yang dikerjakan
• Lokasi proyek: Tulis alamat atau titik lokasi pelaksanaan proyek
• Pemilik proyek: Identitas pihak yang menjadi pemilik pekerjaan
• Kontraktor pelaksana: Perusahaan atau tim yang bertanggung jawab mengerjakan proyek
• Konsultan pengawas: Pihak yang melakukan pengawasan terhadap jalannya proyek
• Tanggal laporan: Cantumkan hari, tanggal, bulan, dan tahun saat laporan dibuat

2. Kondisi dan Sumber Daya di Lapangan

Kondisi Cuaca

Tuliskan situasi cuaca pada pagi, siang, hingga sore hari, misalnya cerah, mendung, atau hujan.

Tenaga Kerja

• Rincian jumlah pekerja: Sebutkan jabatan dan jumlah pekerja dari setiap jabatan tersebut
• Jam kerja: Cantumkan waktu dimulainya pekerjaan hingga selesai

Material yang Didatangkan

Catat bahan bangunan yang masuk ke lokasi, termasuk jenis material, jumlah yang diterima, dan jumlah yang ditolak bila ada.

Alat Berat/Peralatan

Daftarkan peralatan yang dipakai, sertakan jumlah unit serta lama penggunaannya

3. Pelaksanaan Pekerjaan

Uraian Pekerjaan

• Jelaskan secara rinci pekerjaan apa saja yang dilakukan pada hari tersebut.
• Cantumkan nomor item pekerjaan, nama kegiatan, dan lokasi pekerjaan.

Progres Pekerjaan

• Kolom yang dicatat: Volume pekerjaan yang diselesaikan pada hari itu.
• Bobot (persentase): Cantumkan bobot pekerjaan yang diselesaikan, termasuk total persentase akumulasi progres proyek.

4. Catatan dan Dokumentasi

Catatan Pengawas

Ruang untuk masukan, perintah, atau instruksi dari konsultan pengawas atau pihak pemilik proyek.

Kendala dan Masalah

Deskripsikan kendala atau hambatan yang terjadi di lapangan. Cantumkan juga tindakan yang diambil untuk mengatasi masalah tersebut.

Dokumentasi

• Laporan progress proyek yang baik selalu dilengkapi dengan lampiran detail untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.
• Foto dapat berupa progres pekerjaan, kondisi lokasi, atau dokumentasi kedatangan material.

5. Persetujuan dan Tanda Tangan

Nama dan tanda tangan dari pelaksana lapangan/kontraktor serta konsultan pengawas.

Contoh Laporan Harian Proyek

Untuk memahami lebih lanjut, Anda bisa melihat contoh laporan harian proyek berikut yang dibuat dari skenario sederhana. Laporan harian proyek ini diambil dari proses konstruksi diberi tanggung jawab membangun jembatan yang menghubungkan dua desa. Durasi proyek ditargetkan selama 6 bulan.

Mengingat kompleksitas dan pentingnya proyek ini, tim manajemen memutuskan membuat form laporan harian proyek untuk memantau kemajuan proyek. Berikut contoh laporan harian proyek dari skenario di atas.

Contoh laporan harian proyek seperti di atas membantu semua pihak yang terlibat agar tahu apa yang terjadi selama proyek berlangsung. Kondisi di atas juga bisa menjadi dasar keputusan manajemen risiko.

Laporan proyek harus dibuat dengan teliti agar berisi informasi yang akurat. Sayangnya, metode manual tidak mampu menjamin hal ini. Cara manual sering kali rawan human error.

Selain itu, juga memakan waktu lama untuk disusun dan diperiksa ulang. Untuk mengatasinya, Anda bisa menggunakan software konstruksi. Dengan sistem ini, seluruh proses pembuatan laporan proyek bisa diotomatisasi.

Baca juga: Cara Buat Laporan Progress Proyek Pekerjaan dan Contohnya

Buat dan Kelola Laporan Proyek Harian Lebih Mudah dengan Software Konstruksi ScaleOcean

Software konstruksi ScaleOcean hadir untuk membantu Anda mengelola proyek dengan lebih efisien dan akurat. Sistem ini terintegrasi dengan modul lain seperti purchasing, inventory, accounting, dan asset. Sehingga setiap perubahan di lapangan secara otomatis tercatat dan tersedia untuk dianalisis​.

ScaleOcean juga menawarkan konsultasi serta demo gratis sehingga Anda bisa tahu lebih detail cara kerjanya dalam pengelolaan proyek. Tidak hanya untuk membuat laporan, software tersebut juga membantu Anda mengelola proyek secara end-to-end melalui fitur-fitur berikut:

• Automated budget & cost control: Membantu menetapkan anggaran proyek secara detail dan memantau pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran yang direncanakan.
• Resource allocation & scheduling: Memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya, baik tenaga kerja, material, atau alat secara optimal berdasarkan jadwal proyek.
• Real-time progress tracking: Dengan pelacakan progres proyek secara real-time, Anda dapat melihat status setiap fase proyek dan menilai apakah berjalan sesuai rencana.
• Document management system: Membantu menyimpan, mengelola, dan membagikan dokumen proyek seperti kontrak, Rencana Anggaran Biaya (RAB), gambar teknis, dan dokumen lainnya dalam satu platform.

Dengan fitur-fitur unggulan tersebut, ScaleOcean software project management membantu Anda mengelola proyek, mulai dari perencanaan hingga pelaporan akhir, dengan efisiensi dan akurasi yang lebih baik.

Kesimpulan

Laporan harian proyek sangat penting dalam memantau perkembangan, transparansi, dan pengelolaan biaya di proyek. Namun, metode manual sering kali rawan kesalahan dan memakan waktu lama. Diperlukan software konstruksi agar proses pembuatan laporan menjadi lebih efisien dan akurat.

Software konstruksi ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik dengan fitur-fitur canggihnya. Dengan sistem ini, proses pembuatan laporan menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat, membantu Anda mengelola proyek dari awal hingga akhir. Pelajari lebih lanjut sistem kami dengan memanfaatkan demo gratisnya sekarang!