Dalam bisnis konstruksi, pengelolaan biaya proyek yang efisien adalah kunci keberhasilan. Konstruksi melibatkan banyak komponen biaya mulai dari material hingga tenaga kerja, yang semuanya perlu dihitung dan dikendalikan dengan tepat agar proyek tetap dalam anggaran. 

​Jika tidak dikelola secara hati-hati, biaya proyek bisa membengkak. Menurut Tempo, ancaman cost overrun dapat menurunkan profitabilitas, dan bahkan memperlambat penyelesaian proyek. Disinilah pentingnya memahami jenis-jenis biaya proyek, contoh, serta tipsnya agar Anda dapat merencanakan anggaran secara akurat. Mari kita simak penjelasan lebih lanjut!

1. Jenis-Jenis Biaya Proyek secara Umum

Setiap proyek konstruksi terdiri dari berbagai jenis biaya utama yang dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori: Direct Cost, Indirect Cost, dan Biaya Overhead. Beberapa jenis biaya utama ini perlu Anda pahami untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan anggaran tetap sesuai. Berikut penjelasan detail masing-masing kategori:

a. Direct Cost (Biaya Langsung)

Direct Cost, atau biaya langsung, merupakan biaya proyek yang langsung terkait dengan pelaksanaan proyek utama. Contoh dari biaya langsung adalah biaya material, biaya upah, dan peralatan untuk proyek. Fungsi dari jenis biaya ini adalah memastikan komponen penting proyek, seperti bahan baku dan tenaga kerja, tersedia sesuai jadwal sehingga konstruksi bisa berjalan lancar. Biaya ini penting karena terkait langsung dengan hasil akhir proyek.

Cara untuk menghitung Direct Cost untuk perkomponen cukup sederhana, yaitu dengan menghitung jumlah kebutuhan setiap material atau tenaga kerja dan mengalikan harga per unitnya. Setelah itu, Anda bisa menjumlahkan semua biaya perkomponen untuk menentukan Total Direct Cost. Berikut adalah rumus Total Direct Cost yang dapat Anda gunakan :

Misalnya, jika Anda memiliki proyek pembangunan rumah dan membutuhkan sejumlah material dengan harga tertentu serta tenaga kerja, maka masing-masing komponen dapat dihitung secara rinci menggunakan rumus ini. Berikut adalah tabel contoh perhitungan Direct Cost untuk proyek sederhana, termasuk total biaya yang dihasilkan :

b. Indirect Cost (Biaya Tidak Langsung)

Indirect Cost atau biaya tidak langsung adalah jenis biaya proyek yang tidak langsung terkait dengan proses konstruksi. Biaya ini bisa berupa biaya manajemen proyek, pelatihan pekerja, atau biaya administrasi. Fungsi dari biaya tidak langsung adalah memastikan setiap proses pendukung yang mendukung kelancaran proyek terlaksana, meskipun tidak menghasilkan produk akhir konstruksi secara langsung. Berikut adalah rumus  Indirect Cost yang dapat Anda gunakan :

Biasanya, perhitungan Indirect Cost dilakukan dengan cara menetapkan persentase dari total biaya langsung proyek, atau mengalikan tarif overhead sponsor dengan basis biaya langsung. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dalam anggaran, sekaligus memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan mendesak. Berikut contoh penghitungan biaya tidak langsung :
​

c. Overhead Cost 

Biaya Overhead proyek adalah biaya yang diperlukan untuk operasional umum proyek, termasuk biaya sewa kantor, utilitas seperti listrik, serta transportasi bagi tim proyek. Fungsi biaya overhead adalah menjaga kelancaran operasional proyek secara menyeluruh meskipun tidak terkait langsung dengan kegiatan konstruksi. Anda perlu memasukkan biaya ini agar semua elemen proyek tetap berjalan dalam kondisi terbaiknya. Berikut adalah rumus dari Overhead Cost :

Tak hanya biaya operasional, biaya penyusutan kantor dan administrasi umum yang mendukung kegiatan manajerial juga dimasukkan dalam poin ini. Untuk memberikan gambaran yang jelas, berikut tabel contoh perhitungan Overhead Cost dalam proyek konstruksi :

2. Jenis-Jenis Biaya Spesifik

Tidak hanya tiga jenis biaya di atas, ada beberapa jenis biaya spesifik yang penting untuk memastikan anggaran tetap terkendali dan proyek berjalan lancar. Mengetahui jenis-jenis biaya spesifik ini membantu Anda membuat perencanaan yang lebih tepat, mengantisipasi pengeluaran tak terduga, dan meningkatkan efisiensi operasional. Simak penjelasan berikut untuk mengetahui lebih lanjut!

a. Biaya Material

Biaya material mencakup seluruh bahan baku yang diperlukan dalam proses konstruksi, seperti semen, pasir, beton, dan baja. Biaya ini merupakan bagian esensial dari anggaran proyek karena secara langsung memengaruhi kualitas bangunan yang dihasilkan. Untuk menghitung jumlah biaya material, Anda hanya perlu mengalikan harga dengan jumlah material seperti rumus di bawah ini :

Anda perlu menghitung kebutuhan material dengan cermat, berdasarkan ukuran proyek dan jenis bangunan yang akan dibangun. Selain itu, memantau harga material di pasaran sangat membantu untuk mengoptimalkan anggaran, karena fluktuasi harga bisa memengaruhi total biaya secara signifikan.

b. Biaya Upah Buruh

Biaya upah buruh adalah anggaran yang dialokasikan untuk tenaga kerja yang terlibat langsung dalam proyek. Biaya ini meliputi upah harian atau mingguan pekerja seperti tukang, mandor, hingga pekerja teknis khusus.  Jumlah biaya tenaga kerja yang dibayar akan berdasarkan jam atau hari kerja. Untuk lebih jelasnya, Anda dapat melihat rumus di bawah ini :

Biaya upah buruh penting agar Anda dapat menarik pekerja yang andal serta memenuhi kebutuhan proyek tepat waktu. Anda dapat merencanakan biaya ini dengan melihat jumlah pekerja, tingkat keahlian, dan durasi proyek.

c. Biaya Peralatan

Biaya peralatan mencakup pengeluaran untuk menyewa atau membeli peralatan konstruksi yang dibutuhkan. Peralatan ini meliputi excavator, crane, dan alat berat lainnya. Untuk menghitung biaya peralatan dalam anggaran keuangan proyek, Anda bisa mengalikan biaya sewa dengan hari sewa, kemudian ditambahkan dengan biaya pemeliharaan.

Biaya peralatan penting untuk memastikan kelancaran proses pembangunan, terutama untuk proyek besar yang membutuhkan peralatan khusus. Belum lagi biaya pemeliharaan yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Beberapa alat berat memiliki perawatan yang cukup mahal agar dapat berfungsi baik di tempat proyek. Anda bisa memilih antara menyewa atau membeli peralatan sesuai durasi proyek dan kebutuhan teknis.

d. Biaya Tak Terduga

Biaya tak terduga adalah anggaran tambahan yang disiapkan untuk menghadapi kondisi yang tidak direncanakan seperti perubahan cuaca, keterlambatan material, atau kerusakan peralatan. Rumus perhitungan biaya tak terduga umumnya diambil dari persentase tertentu, misalnya 5-10% dari total biaya proyek. Berikut contoh rumus dari biaya tak terduga :

Biaya ini bertujuan menjaga proyek tetap berjalan meski menghadapi kendala tak terduga. Perencanaan biaya tak terduga penting agar Anda tidak terlalu terkejut dengan pengeluaran ekstra yang bisa mengganggu arus kas proyek. Setidaknya Anda sudah menyiapkan beberapa biaya cadangan untuk mengatasi situasi diluar rencana. 

e. Biaya Operasional

Biaya operasional mencakup pengeluaran untuk kebutuhan sehari-hari selama proyek berlangsung, seperti logistik, transportasi, komunikasi, dan kebutuhan kantor sementara di lokasi proyek. Untuk menghitungnya, biasanya dilakukan dengan mengestimasi total kebutuhan bulanan atau berdasarkan durasi proyek. 

Biaya ini memastikan semua elemen pendukung proyek tetap berjalan dengan lancar. Biasanya biaya ini mencakup berbagai aspek yang mungkin terlihat kecil namun sangat penting dalam menjaga efisiensi dan stabilitas proses pembangunan. Misalnya uang listrik, alat tulis, maupun sanitasi toilet.

3. Faktor-faktor yang Memengaruhi Biaya Proyek

Berbagai faktor eksternal dan internal akan berdampak pada anggaran, yang akhirnya memengaruhi efisiensi serta keberhasilan proyek. Ketahui faktor apa saja yang berperan agar Anda dapat memperkirakan biaya dengan lebih tepat. Berikut beberapa faktor utama yang memengaruhi biaya proyek :

a. Lokasi Proyek

Lokasi proyek secara langsung memengaruhi biaya material dan tenaga kerja. Jika proyek berada di daerah terpencil, maka biaya transportasi akan meningkat karena pengiriman material. Secara tidak langsung, ini akan memengaruhi total biaya konstruksi. Tak hanya itu, daerah dengan akses terbatas sering kali memerlukan tenaga kerja khusus. Misalnya, membangun proyek di pegunungan cenderung lebih mahal dibandingkan dengan di area perkotaan karena sulitnya akses dan tingginya biaya logistik.

Selain itu, peraturan daerah juga berpengaruh pada anggaran. Beberapa lokasi memiliki standar konstruksi yang lebih ketat, sehingga membutuhkan material khusus atau inspeksi berkala yang menambah pengeluaran. Oleh karena itu, pemilihan lokasi bukan hanya mempertimbangkan aspek strategis tetapi juga potensi biaya tambahan yang mungkin timbul.

b. Durasi Proyek

Durasi sangat berpengaruh pada pengeluaran anggaran. Proyek yang memakan waktu lebih lama akan memerlukan biaya lebih untuk keperluan logistik, pengelolaan tenaga kerja, dan pemeliharaan peralatan. Misalnya, sebuah proyek yang dijadwalkan selesai dalam waktu enam bulan akan mengeluarkan biaya lebih rendah daripada proyek serupa yang berlangsung selama setahun. Penundaan juga dapat menambah biaya, terutama pada faktor yang tidak terduga seperti cuaca buruk atau kendala perizinan.

Selain itu, semakin lama durasi proyek, semakin tinggi biaya material dan upah tenaga kerja terkena inflasi. Oleh karena itu, Anda harus mempertahankan durasi proyek sesuai rencana supaya anggaran tetap terkendali. 

c. Kompleksitas Proyek

Kompleksitas proyek erat kaitannya dengan desain, teknik, dan sumber daya yang diperlukan dalam pekerjaan. Proyek dengan desain rumit, seperti bangunan bertingkat tinggi atau fasilitas industri, lebih membutuhkan teknologi dan peralatan canggih yang biayanya mahal. Sebagai contoh, konstruksi gedung pencakar langit membutuhkan peralatan khusus seperti crane dan sistem keamanan tambahan yang mahal.

Selain itu, semakin kompleks proyek, semakin banyak tenaga ahli yang diperlukan, seperti insinyur atau arsitek yang berpengalaman. Pekerjaan yang membutuhkan keterampilan khusus ini biasanya berbiaya lebih tinggi.

d. Kualitas Material

Material berkualitas tinggi cenderung lebih mahal, namun penting untuk mempertimbangkan keunggulannya dalam jangka panjang. Material yang lebih baik biasanya tahan lama dan dapat mengurangi biaya pemeliharaan di masa depan. Sebagai contoh, penggunaan baja berkualitas tinggi untuk struktur bangunan lebih mahal dibandingkan dengan baja standar, tetapi investasi ini dapat mengurangi risiko kerusakan dan biaya perbaikan di kemudian hari.

Selain itu, memilih material berkualitas juga mempengaruhi keselamatan dan kualitas bangunan. Menggunakan bahan yang lebih murah mungkin menghemat anggaran awal, tetapi bisa berisiko pada keamanan dan biaya perbaikan. Anda harus mempertimbangkan keseimbangan antara anggaran dan kualitas material untuk memastikan hasil terbaik tanpa mengorbankan keamanan atau kualitas proyek.

e. Kondisi Ekonomi

Kondisi ekonomi, khususnya inflasi, memiliki pengaruh langsung pada biaya proyek. Inflasi yang tinggi menyebabkan harga material, upah tenaga kerja, dan biaya operasional lainnya meningkat, sehingga anggaran proyek bisa cepat membengkak. Sebagai contoh, jika harga semen naik 10% karena inflasi, maka biaya material Anda juga akan ikut naik, mengubah perencanaan biaya secara keseluruhan.

Selain itu, fluktuasi nilai tukar mata uang juga dapat memengaruhi biaya, terutama untuk material atau peralatan yang diimpor. Misalnya, jika proyek Anda membutuhkan material yang hanya tersedia di luar negeri, perubahan nilai tukar bisa menambah biaya importasi. Oleh karena itu, pemantauan kondisi ekonomi dan perencanaan keuangan yang fleksibel membantu Anda mengantisipasi risiko ini dan menjaga anggaran proyek tetap terkendali.

4. Tips Kelola Jenis Biaya Proyek

Mengelola beragam jenis biaya dalam proyek konstruksi bisa menjadi hal yang menantang untuk Anda, apalagi jika anggaran dan sumber daya cukup terbatas. Tidak perlu bingung, karena artikel ini akan memberikan beberapa tips praktis yang bisa Anda terapkan untuk mengelola biaya proyek secara efisien : 

a. Identifikasi Biaya

Identifikasi biaya adalah langkah awal yang bertujuan mengenali semua pengeluaran yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Dalam konteks teknis, identifikasi biaya mencakup pemetaan seluruh komponen biaya utama, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan alat yang dibutuhkan. Langkah ini membantu menciptakan gambaran menyeluruh mengenai pengeluaran yang akan datang. 

Sebagai contoh, pada proyek gedung bertingkat, Anda perlu mencatat semua material seperti semen, baja, dan beton, serta menghitung jumlah tenaga kerja berdasarkan peran dan durasi kerja mereka. Untuk mencatat komponen biaya secara lengkap, Anda bisa menggunakan metode Work Breakdown Structure (WBS) atau Cost Breakdown. Teknik ini memudahkan Anda mengelompokkan biaya berdasarkan tahapan proyek, memastikan tidak ada biaya yang terabaikan.

b. Estimasi Biaya

Estimasi biaya merupakan langkah analisis untuk menghitung total biaya yang dibutuhkan proyek. Secara teknis, Anda dapat menggunakan estimasi dengan mengkalkulasi semua kebutuhan sumber daya (tenaga kerja, peralatan, dan material) berdasarkan harga per unit, serta waktu penggunaannya. Dalam praktiknya di lapangan, proyek konstruksi seringkali menggunakan data biaya dari proyek yang sama atau referensi sebagai tolak ukur.

Sebagai contoh, jika Anda memperkirakan kebutuhan material dan tenaga kerja untuk membangun jalan raya, langkah awal adalah menghitung panjang jalan dan ketebalan lapisan yang diperlukan, lalu menentukan jumlah material dan tenaga kerja yang sesuai. Untuk menyusun estimasi ini secara akurat, Anda bisa menggunakan metode cost estimate untuk perencanaan anggaran yang realistis.

c. Perencanaan Sumber Daya Proyek

Perencanaan sumber daya proyek bertujuan untuk mengalokasikan semua sumber daya secara optimal agar proyek berjalan sesuai jadwal dan anggaran. Secara teknis, perencanaan ini melibatkan pengaturan tenaga kerja, peralatan, dan material yang dibutuhkan. 

Misalnya Anda sedang mengerjakan proyek infrastruktur jembatan, Anda perlu menyiapkan rencana peralatan berat, seperti crane dan mixer beton, sesuai tahapan perencanaan proyek. Perencanaan ini mencakup penjadwalan dan pembagian tenaga kerja yang akan bertugas pada setiap fase proyek. 

d. Penganggaran Biaya

Penganggaran biaya adalah proses menetapkan batas anggaran yang dapat digunakan sebagai acuan selama proyek berlangsung. Secara teknis, anggaran menciptakan batasan atau garis dasar (baseline) yang digunakan untuk mengukur perbedaan antara biaya yang direncanakan dan biaya aktual. 

Contohnya Anda sedang membuat anggaran untuk proyek pembangunan gedung perkantoran. Kemudian Anda memantau pengeluaran setiap kategori utama seperti material, tenaga kerja, dan peralatan. Setelah itu, Anda perlu melakukan pembandingan dengan anggaran awal untuk mengevaluasi efektivitas penggunaan dana. 

e. Sistem Pelaporan dan Pelacakan

Sistem pelaporan dan pelacakan adalah mekanisme yang digunakan untuk memonitor biaya proyek secara terus-menerus dan memastikan anggaran berjalan sesuai rencana. Secara teknis, sistem ini memerlukan laporan progres proyek yang mencatat pengeluaran harian, mingguan, atau bulanan untuk memudahkan Anda dalam mengidentifikasi perbedaan antara biaya aktual dan biaya yang dianggarkan. 

Pelaporan meliputi pencatatan pengeluaran secara rinci, seperti biaya material yang digunakan per minggu atau biaya sewa alat berat per hari. Sedangkan pelacakan adalah analisis tren biaya untuk memprediksi kebutuhan anggaran di masa mendatang. Sistem pelacakan ini semakin efektif jika didukung dengan teknologi berbasis software yang dapat optimisasi seluruh proses dalam satu tempat. Ini akan membuat laporan biaya proyek Anda lebih akurat dan transparan. 

5. Contoh Rencana Anggaran Biaya Proyek

Anda pasti memahami pentingnya perencanaan anggaran yang tepat untuk memastikan keberhasilan proyek tanpa melebihi batas anggaran. Tabel rencana anggaran biaya (RAB) membantu Anda memetakan setiap kebutuhan biaya mulai dari tenaga kerja hingga material, dan mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat dioptimalkan. 

Dengan menyusun draft RAB yang rinci, Anda dapat memonitor pengeluaran, mencegah pemborosan, serta memudahkan pelaporan kepada stakeholder. Berikut ini contoh tabel RAB yang bisa Anda gunakan sebagai panduan untuk mengelola anggaran proyek secara efisien.

6. Kesimpulan

Sebagai pengusaha konstruksi, Anda tentu paham betapa rumitnya mengelola berbagai jenis biaya proyek. Tantangannya sering kali terletak pada pemahaman dan pengelolaan biaya langsung, tidak langsung, hingga biaya spesifik yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek Anda. Ketika pengeluaran tidak dikontrol dengan baik, profitabilitas pun dapat terancam. Dengan dukungan teknologi yang tepat, Anda dapat memantau biaya secara lebih akurat, memprediksi anggaran yang sesuai, dan mempermudah proses perhitungan setiap jenis biaya.

Saat ini, banyak peranan teknologi yang dapat membantu Anda untuk melacak dan mengelola pengeluaran secara efisien dan mengurangi risiko kesalahan. Dengan solusi ini, pengambilan keputusan pun menjadi lebih cermat, sehingga keuangan proyek dapat tetap terkontrol. Apabila Anda ingin mencoba solusi ini untuk memudahkan pengelolaan biaya proyek, silakan coba demo dan konsultasi gratis untuk menemukan cara terbaik mendukung kesuksesan bisnis konstruksi Anda.