Cost Estimate adalah: Arti dan Metode yang Digunakan

Dalam setiap tahap proyek, cost estimate adalah salah satu aspek yang menentukan jalannya proyek. Estimated cost tidak hanya dibutuhkan untuk pembuatan anggaran dan alokasi sumber daya, tetapi juga sebagai instrumen utama pengambilan keputusan strategis.

Proses ini perlu keahlian, kecermatan, dan pengalaman untuk menilai berbagai aspek proyek, dari bahan baku, tenaga kerja, hingga biaya operasional. Dalam praktiknya, ada berbagai metode yang bisa digunakan untuk melakukan estimasi biaya, yang menyesuaikan dengan karakteristik spesifik dari setiap proyek.

Melalui artikel ini, akan dijelaskan metode yang digunakan, serta tips untuk meningkatkan akurasi dan efektivitas proses estimasi. Apa sajakah itu? Langsung cari tahu pada pembahasan di bawah ini!

1. Apa itu Estimated Cost? 

Estimated cost adalah prediksi atau perkiraan total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek, produk, atau layanan. Ini bukan harga akhir yang pasti, melainkan proyeksi yang dihitung berdasarkan informasi yang tersedia.

Estimasi biaya ini sangat membantu dalam penganggaran, perencanaan, dan pengambilan keputusan yang tepat sebelum melanjutkan proyek atau melakukan pembelian. cost estimate tidak mencerminkan harga akhir yang pasti, melainkan merupakan proyeksi untuk penganggaran dan perencanaan.

Informasi ini sangat penting dalam membantu pengambilan keputusan yang tepat sebelum berkomitmen pada suatu proyek atau pembelian. Dengan cost estimation yang akurat, manajer dapat merencanakan alokasi sumber daya, menetapkan harga, dan mengelola anggaran secara lebih efektif.

Estimasi biaya ini digunakan dalam berbagai industri untuk membantu merencanakan dan mengelola proyek. Beberapa sektor yang sering mengandalkan cost estimation meliputi industri TI, teknik, produk, layanan, manufaktur, konstruksi, infrastruktur, kesehatan, pengadaan, logistik, arsitektur, serta sektor publik.

Baca juga: Mengenal Apa itu RKS Proyek dan Contoh Formatnya

2. Metode-Metode dalam Estimated Cost 

Metode estimated cost mencakup estimasi awal hingga rinci, seperti preliminary, plinth area, cube rate, approximate quantity, detailed, revised, supplementary, dan annual repair. Berikut ini beberapa metode estimasi cost proyek yang umum digunakan oleh perusahaan kontraktor, manufaktur, maupun pengadaan.

a. Preliminary Cost Estimate

Preliminary cost estimate atau estimasi biaya awal adalah proses perkiraan kasar biaya yang dibutuhkan untuk sebuah proyek. Metode ini biasanya dilakukan pada tahap awal perencanaan proyek ketika detailnya masih sangat terbatas.

Tujuannya untuk memberikan gambaran awal tentang skala finansial proyek sehingga Anda dapat membuat keputusan tentang kelayakan dan prioritas proyek. Estimasi ini berguna untuk alokasi anggaran awal dan pengajuan dana.

b. Plinth Area Cost Estimate

Metode berikutnya yang digunakan cost estimator adalah plinth area cost estimate, yaitu metode yang menghitung biaya berdasarkan luas area bangunan. Dalam hal ini, biaya per unit area, umumnya per meter persegi atau per kaki persegi dikalikan dengan total area bangunan untuk mendapatkan estimasi biaya keseluruhan.

c. Cube Rate Cost Estimate

Metode berikutnya untuk cost estimate adalah cube rate. Cara ini mengambil pendekatan yang sedikit berbeda dengan menghitung volume total bangunan, kemudian mengalikannya dengan biaya per unit volume.

Metode ini lebih akurat dibandingkan plinth area cost estimate karena mempertimbangkan ketinggian bangunan. Cara ini sangat cocok untuk proyek-proyek yang memiliki variasi ketinggian atau volume bangunan yang signifikan.

d. Approximate Quantity Method Cost Estimate

Metode ini melibatkan pembuatan estimasi kasar kuantitas material utama dan biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk proyek. Walaupun tidak seakurat detailed cost estimate, metode ini memberikan estimasi yang lebih baik dibandingkan metode berbasis area karena mempertimbangkan jenis dan kuantitas material secara spesifik.

Cara ini ideal untuk proyek yang informasinya masih terbatas tetapi perlu perkiraan biaya proyek yang lebih mendetail, bukan sekadar perhitungan luas atau volume.

e. Detailed Cost Estimate

Selanjutnya metode untuk estimated cost adalah detailed cost estimate yang melibatkan identifikasi dan penghitungan detail semua item pekerjaan, material, tenaga kerja, dan biaya overhead.

Setiap elemen proyek diestimasi secara spesifik dan ditambahkan untuk memberikan total biaya proyek. Metode ini membutuhkan informasi detail dan desain proyek yang lengkap, dan sering digunakan untuk pembuatan anggaran final sebelum eksekusi proyek.

f. Revised Cost Estimate

Metode berikutnya yang bisa dipakai cost estimator adalah revised cost estimate. Metode ini dilakukan ketika terdapat perubahan dalam ruang lingkup proyek atau ketika estimasi awal diidentifikasi telah berbeda dari kondisi aktual.

Metode ini penting untuk memperbarui RAB proyek agar sesuai dengan perubahan dalam desain, spesifikasi, atau kondisi lapangan. Jadi, bisa dipastikan alokasi anggaran tetap relevan dan akurat.

g. Supplementary Cost Estimate

Metode ini diperlukan ketika ada tambahan pekerjaan yang tidak termasuk dalam kontrak awal atau estimasi biaya awal. Kondisi ini bisa terjadi karena adanya perubahan desain, kebutuhan tambahan dari klien, atau kondisi tak terduga yang ditemukan selama pelaksanaan proyek.

Estimasi tambahan ini dilakukan agar semua biaya terkait pekerjaan tambahan dapat diidentifikasi dan diakomodasi dalam anggaran proyek. Proses ini membantu menghindari pembengkakan biaya yang tidak terkontrol dengan memberikan gambaran jelas mengenai biaya tambahan yang perlu disetujui oleh klien atau pemilik proyek.

h. Annual Repair Cost Estimate

Berikutnya, annual repair cost estimate digunakan untuk memperkirakan biaya perawatan dan perbaikan rutin yang dibutuhkan untuk menjaga alat atau infrastruktur agar tetap dalam kondisi baik.

Metode ini penting untuk perencanaan anggaran jangka panjang, memastikan bahwa aset terpelihara dengan baik, dan menghindari biaya perbaikan besar yang tidak terduga. Estimasi ini membantu dalam menyusun rencana perawatan tahunan dan alokasi dana untuk pemeliharaan rutin.

Baca juga: Pentingnya Software ERP untuk Konstruksi serta Modulnya

3. Peran Penting Estimated Cost

Cost estimation memegang peranan krusial dalam perencanaan dan pelaksanaan sebuah proyek. Selain menjadi dasar untuk penganggaran, estimasi biaya yang akurat membantu mengantisipasi kebutuhan dana, mengendalikan pengeluaran, serta meminimalkan risiko pembengkakan biaya selama pelaksanaan proyek. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari estimasi biaya yang tepat dalam manajemen proyek:

a. Perencanaan Anggaran yang Realistis

Estimasi biaya yang akurat merupakan langkah pertama dalam merencanakan anggaran proyek yang baik. Hal ini membantu manajer proyek mengetahui secara pasti berapa banyak dana yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, sehingga dapat mencegah pengeluaran yang tidak terduga. Anggaran yang realistis mengurangi risiko pembengkakan biaya.

Dengan perencanaan anggaran yang baik, tim proyek dapat menentukan prioritas pengeluaran dan mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan. Ini memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap pengeluaran dan memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana tanpa mengorbankan kualitas atau jadwal penyelesaian.

b. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Cost estimation memberikan gambaran yang jelas tentang biaya yang terlibat dalam proyek. Ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk membandingkan berbagai opsi dan memilih yang paling efisien dari segi biaya dan waktu. Estimasi yang tepat mempercepat proses pengambilan keputusan dengan meminimalkan ketidakpastian.

Dengan informasi yang lebih akurat mengenai biaya, perusahaan dapat memilih proyek atau alternatif yang lebih menguntungkan. Hal ini juga membantu menghindari pengambilan keputusan yang dapat merugikan bisnis, serta memberikan kepercayaan diri dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya.

Dilansir dari sebuah studi tentang rekayasa proyek pada 2024, cost estimate digunakan untuk menentukan besarnya investasi yang diperlukan untuk suatu proyek dan menjadi deliverable penting dalam keputusan pada setiap fase siklus hidup proyek.

c. Penetapan Harga yang Tepat

Dengan estimasi biaya yang tepat, perusahaan dapat menentukan harga jual barang atau jasa dengan lebih akurat. Menetapkan harga yang sesuai dengan biaya proyek memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar, sambil memastikan margin keuntungan yang sehat.

Lebih dari itu, Estimasi biaya yang baik juga membantu perusahaan dalam meminimalkan risiko kerugian akibat kesalahan dalam penetapan harga. Dengan memperhitungkan biaya bahan baku, tenaga kerja, dan overhead, perusahaan dapat menentukan harga jual yang menguntungkan tanpa mengurangi kualitas produk.

d. Manajemen Risiko yang Lebih Efektif

Estimasi biaya memainkan peran penting dalam manajemen risiko proyek. Dengan mengidentifikasi biaya yang mungkin muncul selama proyek, tim manajemen dapat mempersiapkan dana cadangan atau pengalokasian ulang sumber daya untuk mengurangi potensi pembengkakan biaya.

Selain itu, dengan cost estimation proyek yang jelas, manajer dapat merencanakan langkah-langkah mitigasi untuk risiko biaya yang teridentifikasi. Ini memungkinkan perusahaan untuk tetap berada dalam anggaran yang telah ditetapkan dan menghindari kejutan finansial yang dapat mempengaruhi kelancaran proyek.

e. Meningkatkan Peluang Keberhasilan Proyek

Dengan cost estimation proyek yang tepat dalam project management, proyek memiliki peluang lebih besar untuk berhasil. Menghindari pemborosan anggaran dan mengelola sumber daya dengan bijak memungkinkan proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diharapkan.

Keberhasilan proyek juga meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan terhadap kemampuan manajer proyek dalam mengelola anggaran dan sumber daya. Ini memperkuat hubungan dengan investor dan mitra bisnis, serta meningkatkan reputasi perusahaan dalam melaksanakan proyek dengan efisien.

Untuk mendukung pengelolaan proyek yang lebih efektif, ScaleOcean Project Management Software menyediakan solusi terintegrasi untuk membantu Anda dalam estimasi biaya, manajemen anggaran, dan pelacakan progres proyek secara real-time. Dengan ScaleOcean, setiap aspek proyek dapat dikelola dengan lebih efisien, memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan hasil yang optimal.

4. Komponen yang Umum Diperhitungkan dalam Estimated Cost 

Dalam proses estimated cost, ada beberapa komponen yang harus diperhitungkan dengan cermat agar anggaran proyek tetap realistis dan proyek dapat berjalan dengan lancar. Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya dihitung dalam cost estimation proyek:

a. Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja adalah salah satu komponen utama dalam estimasi biaya proyek. Ini mencakup gaji anggota tim yang terlibat dalam proyek, termasuk waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan berbagai tugas. Penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan dan tingkat keterampilan yang dibutuhkan sangat mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan.

Selain gaji, biaya lainnya seperti tunjangan, pelatihan, dan kompensasi tambahan juga harus diperhitungkan. Cost estimate yang realistis terkait tenaga kerja akan mempermudah pengelolaan anggaran dan meminimalkan potensi pemborosan dalam biaya yang tidak terduga.

b. Material & Peralatan

Material dan peralatan mencakup semua sumber daya fisik yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, seperti bahan baku, perangkat keras, serta perangkat lunak yang digunakan dalam operasi. Menghitung biaya pengadaan material dan peralatan dengan cermat akan diperlukan untuk menentukan anggaran proyek yang lebih tepat.

Selain biaya material itu sendiri, pengiriman, penyimpanan, dan pengelolaan inventaris juga menjadi bagian dari cost estimation material dan peralatan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya selama pelaksanaan proyek.

c. Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung mencakup biaya yang tidak dapat dialokasikan langsung pada satu item atau tugas, tetapi tetap mempengaruhi kelancaran proyek secara keseluruhan. Ini termasuk biaya overhead, seperti biaya administrasi, fasilitas sementara seperti kantor atau gudang, dan biaya manajer proyek yang mengawasi jalannya proyek.

Mengelola biaya tidak langsung dengan baik membantu tim proyek menghindari pemborosan yang tidak perlu, memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar tanpa gangguan dari biaya tersembunyi yang tidak terprediksi.

d. Risiko & Biaya Tak Terduga

Biaya risiko dan tak terduga merupakan dana cadangan yang diperuntukkan bagi hal-hal yang tidak bisa diprediksi, seperti cuaca buruk, perubahan biaya bahan baku, atau perubahan mendadak dalam permintaan pasar. Cost estimation ini membantu proyek tetap berjalan sesuai anggaran meskipun terjadi perubahan yang tidak diinginkan.

Dengan menyisihkan dana untuk mengatasi risiko ini, manajer proyek dapat lebih siap menghadapi perubahan yang mempengaruhi biaya dan jadwal proyek. Perencanaan yang matang terhadap biaya tak terduga memberikan ruang bagi fleksibilitas dalam mengatasi tantangan yang muncul tanpa mengganggu keberlanjutan proyek.

5. Bagaimana Cara Menentukan Estimated Cost?

Untuk melakukan cost estimation proyek yang akurat, terdapat beberapa langkah penting yang harus diikuti. Estimasi biaya yang tepat akan membantu manajer proyek dalam mengelola anggaran, serta memastikan bahwa proyek tetap sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan. Berikut adalah cara menentukan estimated cost dalam proyek:

a. Identifikasi Objek Biaya

Langkah pertama dalam cost estimate adalah dengan menentukan semua item biaya yang terkait dengan proyek. Ini mencakup berbagai elemen seperti tenaga kerja, material, dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Setiap komponen biaya perlu dihitung dengan cermat agar estimasi biaya proyek lebih akurat.

Identifikasi biaya lainnya seperti biaya administrasi, izin, dan logistik juga harus diperhatikan dalam tahap ini. Dengan begitu, Anda mendapatkan gambaran lengkap mengenai seluruh biaya yang akan terlibat dalam proyek.

b. Kumpulkan Data Akurat

Kumpulkan informasi yang konsisten dan terbaru mengenai harga bahan, biaya peralatan, dan standar upah tenaga kerja. Data yang tepat sangat penting untuk memberikan cost estimation yang lebih mendekati sesuai denagn kebutuhan. Menggunakan data historis dari proyek sebelumnya dapat membantu dalam menentukan biaya dengan lebih presisi.

Selain itu, pastikan untuk memverifikasi informasi yang dikumpulkan agar tidak ada kesalahan yang dapat merugikan anggaran proyek. Data yang akurat juga memungkinkan Anda untuk membuat estimasi yang lebih realistis dan tepat waktu.

c. Gunakan Metode Estimasi

Untuk menghitung cost estimation proyek, Anda dapat menggunakan metode yang telah disebutkan sebelumnya. Metode ini memungkinkan Anda untuk menghitung biaya secara terperinci dengan menggunakan berbagai pendekatan yang sesuai dengan karakteristik proyek. Metode yang tepat akan membantu meminimalkan potensi pemborosan anggaran dan memastikan estimasi yang lebih akurat.

d. Perbarui Secara Berkala

Estimasi biaya harus ditinjau dan diperbarui secara berkala selama siklus hidup proyek. Hal ini untuk memastikan anggaran tetap terkendali dan menyesuaikan dengan kondisi yang berubah. Melakukan review secara rutin akan membantu mendeteksi potensi pemborosan atau kebutuhan biaya tambahan.

Pembaruan secara berkala juga memungkinkan manajer proyek untuk menyesuaikan perencanaan anggaran dengan kondisi pasar atau perkembangan terbaru, serta memastikan proyek tetap berada pada jalur yang benar.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat menentukan estimated cost yang lebih akurat dan mengelola anggaran proyek dengan lebih efektif dalam project management.

6. Tips dalam Estimated Cost Proyek

Cost estimate adalah langkah krusial dalam perencanaan proyek yang dapat dilakukan dengan lebih efisien melalui beberapa strategi. Salah satunya adalah pendekatan bottom-up, di mana estimasi dimulai dari komponen terkecil dan paling detail dalam proyek, seperti biaya material, tenaga kerja, dan peralatan untuk setiap aktivitas.

Setelah itu, semua komponen biaya dijumlahkan untuk mendapatkan estimasi total proyek. Pendekatan ini sangat membantu Anda memahami lebih dalam setiap aspek biaya, serta mengidentifikasi area potensial untuk mengatasi pembengkakan anggaran (over budget) sebelum masalah terjadi.

Berikutnya, menggunakan data historis dari proyek sebelumnya. Data historis dapat memberikan insight tentang biaya aktual dari elemen serupa, yang dapat dijadikan dasar dalam cost estimated untuk proyek saat ini.

Strategi ini tidak hanya meningkatkan akurasi cost estimation proyek tetapi juga membantu benchmarking dan menetapkan standar biaya yang realistis berdasarkan pengalaman sebelumnya.

Penting juga untuk melakukan analisis risiko dalam proses estimasi biaya. Setiap proyek memiliki ketidakpastian dan potensi risiko yang dapat mempengaruhi estimated cost. Melakukan identifikasi, evaluasi, dan kuantifikasi risiko, serta menyisihkan anggaran kontingensi untuk risiko tersebut menjadi langkah penting agar estimasi biaya tetap realistis.

Terakhir, lakukan kolaborasi dan komunikasi yang efektif antara semua pelaksana proyek. Ini perlu melibatkan tim lintas fungsi, termasuk manajemen proyek, teknik, pengadaan, dan keuangan agar dipastikan semua informasi relevan diintegrasikan ke dalam perkiraan biaya. Kolaborasi semacam ini juga memastikan buy-in dari semua pihak terkait, yang penting untuk kelancaran eksekusi proyek.

Baca juga: 22 Aplikasi RAB Bangunan Terbaik untuk Kontraktor 2025

7. Kesimpulan

Cost estimate atau estimasi biaya adalah proyeksi total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Estimasi ini menjadi dasar dalam perencanaan anggaran, pengalokasian sumber daya, dan pengambilan keputusan strategis.

Melalui berbagai metode estimasi, seperti preliminary, detailed, hingga revised cost estimate, perusahaan dapat menghitung biaya secara lebih akurat berdasarkan karakteristik proyek yang spesifik.

Keakuratan dalam estimasi biaya sangat penting untuk menghindari pembengkakan anggaran dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Dengan informasi yang tepat, manajer proyek dapat merencanakan anggaran, mengendalikan pengeluaran, serta membuat keputusan yang lebih baik terkait sumber daya dan strategi proyek.

Untuk meningkatkan akurasi estimasi biaya dan mengoptimalkan perencanaan proyek, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software manajemen proyek seperti ScaleOcean. Software ini menyediakan demo gratis agar Anda dapat mencoba dan merasakan langsung manfaatnya tanpa dipungut biaya, coba sekarang!