Dalam kegiatan pengelolaan gudang, penggunaan physical inventory system adalah salah satu hal yang perlu dipahami pengelola gudang. Physical inventory system adalah metode sistematis untuk menghitung dan melacak stok fisik dalam gudang, yang memungkinkan bisnis untuk mengelola inventaris mereka dengan lebih akurat. 

Dalam manajemen gudang, physical inventory system memiliki peran yang penting. Physical inventory system mempermudah warehouse management yang cukup rumit untuk dikelola secara manual dan bisa meningkatkan efisiensi kegiatan operasional gudang. Melalui artikel ini, kami akan membahas definisi, keuntungan, dan cara menggunakan sistem ini untuk menciptakan warehouse management yang efektif.

1. Physical Inventory System Adalah

Physical inventory system adalah metode pengelolaan stok yang melibatkan penghitungan fisik seluruh barang yang ada dalam inventaris suatu perusahaan. Sistem ini biasanya dilakukan secara periodik. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa catatan akuntansi mencerminkan kenyataan fisik yang ada di gudang atau lokasi penyimpanan.

Dalam melakukan physical inventory, staf menghitung setiap barang yang tersimpan di gudang dan mencatatnya. Proses ini seringkali melibatkan penggunaan lembar kerja atau perangkat digital seperti scanner barcode untuk mempermudah pencatatan dan meningkatkan akurasi. Hasil dari penghitungan fisik ini kemudian akan dibandingkan dengan catatan inventaris yang ada dalam warehouse management system untuk mengidentifikasi adanya perbedaan atau ketidakcocokan yang mungkin menunjukkan masalah seperti kehilangan, pencurian, atau kesalahan pencatatan.

2. Keuntungan Physical Inventory System

Physical inventory system memiliki beberapa keuntungan yang membuatnya menjadi pilihan populer bagi banyak bisnis untuk mengelola inventaris mereka. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari menggunakan physical inventory system.

a. Akurasi Data Tinggi

Menggunakan physical inventory system mempermudah perusahaan untuk memverifikasi jumlah dan kondisi setiap barang di gudang secara langsung. Hal ini penting dalam bisnis yang perlu menyimpan SKU atau barang bernilai tinggi. Melalui proses ini, kesalahan dalam pencatatan elektronik atau kesalahan manusia dalam entri data dapat diidentifikasi dan dikoreksi. Akurasi ini sangat penting untuk perencanaan produksi, laporan keuangan, dan pengecekan kualitas.

b. Meningkatkan Manajemen Aset

Data inventaris yang akurat dapat membantu bisnis untuk mengetahui informasi mengenai kondisi aset. Perusahaan dapat mengidentifikasi aset yang sudah tidak layak pakai, sehingga dapat digantikan atau dihapuskan dari inventaris. Ini juga memudahkan staf gudang untuk melakukan penyesuaian atas depresiasi aset lebih akurat, yang langsung berpengaruh pada kesehatan finansial perusahaan.

c. Optimasi Pembelian dan Penggunaan Inventaris

Data yang akurat dari physical inventory system memudahkan perusahaan untuk tidak melakukan pembelian berlebihan, yang bisa mengakibatkan penumpukan stok dan biaya penyimpanan yang lebih tinggi. Selain itu, dengan mengetahui inventaris yang dimiliki, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan turnover inventaris.

d. Validasi Data Otomatis

Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan mengguanakan sistem otomatis untuk manajemen inventaris. Namun, sistem tersebut masih memerlukan pengecekan manual untuk memastikan keakuratan data. Physical inventory system mempermudah proses pengecekan dan perbaikan kesalahan yang dapat terjadi dalam sistem otomatis tersebut. Hal tersebut bertujuan untuk memverifikasi data yang digunakan dalam operasi sehari-hari adalah tepat dan terpercaya.

e. Mendeteksi Kehilangan dan Pencurian

Dengan melakukan penghitungan fisik secara teratur, perusahaan dapat mengetahui jumlah selisih antara catatan inventaris dan jumlah fisik yang sebenarnya. Kegiatan ini membantu dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian yang dapat menunjukkan adanya kecurangan atau pencurian di dalam perusahaan. Pendeteksian dini akan mempermudah perusahaan mengambil langkah-langkah pencegahan, seperti meningkatkan keamanan atau mengaudit prosedur internal.

3. Cara Menggunakan Physical Inventory System

Menggunakan physical inventory system secara efektif dalam warehouse management melibatkan beberapa langkah terstruktur untuk memastikan akurasi data inventory. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam menggunakan physical inventory system di lingkungan gudang.

a. Persiapan

Persiapan yang efektif adalah langkah pertama dari inventarisasi fisik yang sukses. Ini termasuk menentukan waktu yang tepat ketika operasi gudang ada pada titik terendah untuk mengurangi gangguan. Persiapan juga melibatkan pengecekan peralatan yang akan digunakan, seperti scanner dan software, untuk memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik. Pelatihan dan briefing khusus kepada tim yang terlibat harus dilaksanakan untuk memastikan semua orang memahami proses dan tujuannya.

b. Pengaturan Letak Barang

Mengatur ulang dan menyusun barang di gudang secara sistematis sangat penting sebelum melakukan inventaris fisik. Pastikan barang dikelompokkan berdasarkan kategori, jenis, atau kategori tertentu untuk memudahkan akses dan pencatatan. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang tertentu dan mencegah terjadinya kesalahan penghitungan karena penyimpanan yang tidak terorganisir.

c. Penggunaan Alat Bantu

Penerapan teknologi seperti scanner barcode dan sistem manajemen gudang digital sangat mempengaruhi kecepatan dan akurasi inventarisasi. Alat bantu ini mengeliminasi kebutuhan untuk pencatatan manual, yang seringkali lambat dan rentan terjadi kesalahan. Penggunaan alat ini juga memungkinkan data langsung diunggah ke sistem pusat, yang mempercepat proses rekonsiliasi dan analisis data.

d. Penghitungan Fisik

Langkah ini melibatkan penghitungan manual semua barang di gudang. Setiap anggota tim harus bertanggung jawab atas zona atau jenis barang tertentu untuk menghindari duplikasi data atau penghitungan yang terlewat. Penting juga untuk mencatat setiap barang rusak atau kedaluwarsa selama proses ini, karena hal tersebut juga mempengaruhi akurasi data inventaris.

e. Rekonsiliasi Data

Setelah penghitungan selesai, staf gudang harus segera melakukan rekonsiliasi antara catatan fisik dan catatan dalam sistem. Perbedaan yang ditemukan harus dicermati dan dicari penyebabnya, apakah karena kesalahan penghitungan, pencatatan yang salah, atau masalah lain seperti pencurian atau kehilangan. Pemecahan masalah yang cepat dan tepat dapat mempertahankan integritas data inventaris.

f. Laporan dan Analisis

Setelah data diverifikasi, hasilnya harus dirangkum dalam laporan yang mencakup detail inventarisasi, temuan, dan statistik yang relevan. Laporan ini harus dianalisis untuk mengetahui tren, seperti barang yang sering terjadi kekurangan stok, yang dapat menunjukkan adanya masalah dalam proses gudang.

g. Tindakan Perbaikan

Berdasarkan laporan dan analisis yang dibuat, manajemen harus mengambil tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Ini dapat mencakup penyesuaian kebijakan pengelolaan stok, perbaikan sistem keamanan, atau perubahan layout gudang untuk memudahkan akses dan pengawasan.

h. Pembaruan Sistem dan Audit

Setelah tindakan perbaikan diimplementasikan, staf harus memperbarui sistem manajemen inventaris dengan informasi terkini dan melakukan audit secara berkala. Audit ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan yang dibuat efektif dan bahwa sistem terus berjalan dengan baik, serta mendeteksi adanya masalah baru yang mungkin muncul.

4. Kesimpulan

Dalam mengelola gudang yang efisien, physical inventory system adalah komponen penting yang tidak bisa diabaikan. Sistem ini memainkan peranan penting dalam warehouse management, memastikan data inventaris yang akurat dan terpercaya. Dengan melakukan penghitungan stok secara fisik, perusahaan dapat mendeteksi dan memperbaiki ketidaksesuaian data, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memenuhi regulasi yang berlaku.

Keakuratan data yang diperoleh membantu bisnis untuk pengambilan keputusan yang cerdas dalam operasional gudang. Oleh karena itu, mengimplementasikan physical inventory system adalah langkah yang tepat untuk mencapai keberhasilan operasional dan kepuasan pelanggan dalam bisnis yang bergerak di bidang warehouse management.