Dalam era digital ini, banyak perusahaan yang sudah mulai beralih menggunakan software WMS (Warehouse Management System) untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional. Pasalnya, WMS ini merupakan sebuah software manajemen gudang yang dirancang untuk mengoptimalkan proses-proses dalam kelola barang dan memudahkan proses logistik. 

Pada artikel ini, kita akan membahas pengertian WMS, manfaat dan cara kerja, fitur-fitur dan kemampuan yang harus dimiliki, serta tips memilih aplikasi WMS terbaik.

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang aplikasi ini, Anda dapat lebih mudah menilai apakah sistem gudang cocok untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan bagaimana cara mengimplementasikannya dengan efektif.

1. Pengertian WMS

Warehouse Management System (WMS) adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola gudang dan seluruh proses distribusi secara efisien. Aplikasi ini mencakup berbagai fungsi, seperti pelacakan inventaris, pengelolaan pesanan, dan pengendalian stok. Dengan sistem manajemen gudang ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan memastikan pengiriman tepat waktu kepada pelanggan.

Software WMS memiliki kemampuan integrasi dengan perangkat lain, seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan TMS (Transportation Management System). Keunggulan satu ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses bisnis secara menyeluruh, mulai dari pengadaan barang, produksi, sales, pengiriman, hingga penerimaan barang oleh pelanggan. Dengan demikian, manajemen inventory menjadi komponen penting dalam rantai pasokan di perusahaan.

Meskipun istilah "WMS" mungkin terdengar teknis, pada dasarnya pengertian WMS adalah tentang mengoptimalkan proses dalam gudang. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya, mempercepat proses, dan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Dalam konteks ini, aplikasi warehouse management system menjadi alat penting untuk mencapai tujuan bisnis.

2. Manfaat Penggunaan Software WMS

Secara umum, WMS warehouse membantu perusahaan mengelola persediaan barang dengan lebih baik, mengurangi kesalahan manusia, serta meningkatkan kecepatan dalam proses pengambilan dan pengiriman barang. Dengan WMS inventory software, semua proses logistik bisa berjalan lebih lancar dan terorganisir.

Berikut ini adalah beberapa manfaat spesifik yang bisa didapat dari penggunaan software WMS:

a. Meningkatkan Akurasi Persediaan Barang

Dengan software WMS, Anda bisa melacak stok barang secara real-time. Setiap perubahan—entah itu penerimaan barang baru atau pengeluaran stok—tercatat secara otomatis.

Contohnya, jika perusahaan distribusi Anda menerima pengiriman besar dari supplier, WMS warehouse memastikan bahwa setiap item yang masuk dihitung dan dicatat dengan tepat, sehingga risiko kehilangan atau kesalahan inventaris bisa diminimalkan.

b. Mempercepat Proses Picking dan Packing

WMS inventory software memungkinkan Anda mengoptimalkan rute pengambilan barang di gudang. Tidak ada lagi waktu terbuang karena pekerja gudang harus bolak-balik mencari barang di lokasi yang salah.

Sebagai contoh, dalam bisnis e-commerce yang sering berhadapan dengan banyaknya pesanan harian, WMS dapat menentukan rute tercepat bagi pekerja gudang untuk mengambil barang yang dipesan, mempercepat proses packing dan pengiriman ke pelanggan.

c. Menghemat Biaya Operasional

Efisiensi adalah kunci dalam setiap operasi gudang. Dengan WMS, perusahaan dapat mengurangi biaya yang berkaitan dengan tenaga kerja, kesalahan pengelolaan stok, dan waktu tunggu.

Contohnya, perusahaan manufaktur yang menerapkan WMS dapat menghemat biaya pengeluaran barang karena proses penanganan barang menjadi lebih otomatis dan terintegrasi, mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual.

d. Memaksimalkan Pemanfaatan Ruang Gudang

Software WMS membantu Anda mengelola tata letak gudang dengan lebih optimal. Dengan pengaturan penyimpanan yang tepat, barang bisa ditempatkan di lokasi yang strategis untuk memudahkan akses dan mempercepat proses kerja.

Misalnya, jika bisnis ritel Anda sering memiliki barang yang bergerak cepat dan lambat, WMS warehouse bisa mengatur barang-barang populer di area yang lebih mudah diakses, sementara barang yang jarang bergerak ditempatkan di lokasi yang lebih jauh.

e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan proses yang lebih cepat dan akurat, pelanggan Anda juga akan merasakan dampaknya. Pesanan dapat dikirim tepat waktu dan sesuai permintaan, yang tentunya akan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan distribusi yang menggunakan WMS dapat memastikan pengiriman tepat waktu, sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lebih lama dari yang diharapkan.

Dengan beragam manfaat ini, penggunaan software WMS tidak hanya membuat operasi gudang menjadi lebih efisien, tetapi juga meningkatkan performa bisnis secara keseluruhan.

3. Cara Kerja Software WMS dalam Mengelola Operasional Gudang

AplikasiWarehouse Management System (WMS) berperan penting dalam mengoptimalkan setiap tahap operasional gudang, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. Secara teknikal, software gudang bekerja dengan mengintegrasikan data dari berbagai sumber, seperti barcode scanner dan sistem ERP, untuk memantau stok barang secara real-time.

Pertama, saat barang masuk ke gudang, WMS mencatat setiap item yang diterima, memberikan label barcode, dan menentukan lokasi penyimpanan yang paling optimal berdasarkan jenis barang dan frekuensi pergerakannya. Jadi, tidak ada lagi drama mencari barang yang ‘tersesat’ di gudang.

Selanjutnya, ketika ada pesanan, software gudang akan secara otomatis mengatur rute pengambilan barang yang paling efisien. Ini membantu pekerja gudang menemukan barang dengan cepat, sehingga waktu picking dan packing bisa dioptimalkan.

Software ini juga membantu mengelola stok secara otomatis, memperingatkan ketika persediaan mulai menipis, dan bahkan merekomendasikan kapan harus memesan ulang barang. Selain itu, semua aktivitas operasional terekam dalam sistem, memberikan data yang akurat untuk analisis kinerja gudang.

Dengan software gudang, Anda bisa memiliki kendali penuh atas operasional gudang tanpa perlu repot memantau setiap langkah manual. Ibaratnya, WMS adalah “navigator” pintar yang selalu tahu di mana barang berada dan kapan waktunya bergerak.

Mungkin Anda masih belum terbayang tentang proses detailnya atau penasaran untuk eksplorasi lebih lanjut. Oleh karena itu, ScaleOcean menawarkan akses WMS software demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk melihat secara langsung bagaimana software WMS ScaleOcean bekerja. Segera hubungi tim ahli ScaleOcean untuk request konsultasi dan demo sekarang!

4. Fitur-fitur Penting Software WMS

Memilih software WMS yang tepat merupakan langkah krusial dalam mengoptimalkan operasi gudang dan mencapai tujuan bisnis perusahaan. Salah satu aspek penting dalam mengevaluasi aplikasi ini adalah dengan memahami fitur-fitur utamanya yang akan mendukung keberhasilan manajemen gudang. Di bagian ini, kita akan membahas lebih detail mengenai solusi penting yang sebaiknya ada dalam sistem inventory gudang dan bagaimana fitur ini berkontribusi dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan barang.

a. Manajemen Lokasi dan Zonasi

Salah satu fitur penting dalam software gudang adalah manajemen lokasi dan zonasi. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengorganisasi layout warehouse berdasarkan zona dan lokasi produk. Sehingga, memudahkan Anda untuk menemukan barang yang sedang dicari. Dengan fitur ini, Anda dapat menetapkan lokasi spesifik untuk barang yang berbeda. Anda bisa memperhitungkan faktor seperti frekuensi pengambilan, ukuran produk, dan kondisi penyimpanan yang ideal. Dengan demikian, efisiensi dalam pengambilan dan penanganan barang pun meningkat secara signifikan.

b. Shipping Management

Software inventory gudang menghadirkan fitur canggih yang bisa memastikan bahwa proses pengiriman dan penerimaan barang bisa berjalan dengan lancar dan efisien. Cara WMS warehouse system adalah dengan mengotomatisasi tugas-tugas berulang seperti pemeriksaan kualitas, penerimaan barang, pengeluaran produk, hingga distribusi. Dengan fitur ini, Anda bisa mempercepat proses logistik dan memastikan keakuratan informasi pengiriman.

c. Inventory Forecasting

Fitur ini membantu perusahaan dalam memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang berdasarkan data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya. Dengan informasi tersebut, Anda dapat merencanakan pembelian barang dengan jauh lebih baik. Sehingga, bisnis Anda bisa menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta mengoptimalkan penggunaan ruang gudang. Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan barang.

d. Stock Adjustment

Stock adjustment memungkinkan perusahaan untuk mengelola perubahan stok secara efisien. Fitur ini mencakup fungsi seperti pengelolaan proses retur penjualan, pemindahan stok antar gudang, dan penyesuaian stok karena kerusakan atau kehilangan. Dengan fitur ini, Anda dapat memastikan bahwa informasi stok selalu akurat dan up-to-date. Sehingga, Anda bisa mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi perubahan stok yang terjadi.

e. Lot & SN Tracking

Pelacakan Lot dan Serial Number (SN) adalah fitur penting dalam software WMS yang memudahkan Anda dalam memantau produk yang ada di gudang. Fitur ini sangat berguna dalam menjaga kualitas barang, mengelola pengiriman barang yang kedaluwarsa, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah. Selain itu, Lot dan SN tracking juga membantu dalam penarikan produk yang bermasalah, agar tidak mempengaruhi kepuasan pelanggan.

f. Manajemen Transportasi

Manajemen transportasi merupakan fitur yang terintegrasi dalam beberapa software WMS, dimana berfungsi untuk mengelola proses pengiriman dan pengangkutan barang dari gudang satu ke gudang lainnya. Dengan fitur ini, Anda bisa melakukan perencanaan rute pengiriman, penjadwalan pengangkutan, dan pemantauan kendaraan pengangkut secara real-time. Semua kemudahan ini akan berdampak pada berkurangnya biaya pengiriman, meningkatnya ketepatan waktu, dan memastikan kepuasan pelanggan.

g. Barcode Management

Software WMS dilengkapi juga dengan fitur barcode management yang akan memudahkan Anda dalam menciptakan, mencetak, dan memindai kode batang untuk setiap produk. Dengan menggunakan SKU, perusahaan dapat melacak seluruh barang dengan lebih akurat, mempercepat proses penanganan, dan mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan manual. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan integrasi dengan perangkat keras seperti pemindai barcode, sehingga memudahkan Anda ketika membutuhkan informasi suatu barang secara cepat.

5. Kemampuan Wajib WMS Inventory Software

Mengetahui apa saja kemampuan yang wajib dimiliki oleh software WMS akan membantu Anda dalam menentukan provider sistem mana yang tepat untuk mengoptimalkan manajemen gudang. 

Mari kita eksplor kemampuan apa saja yang harus dimiliki oleh sistem gudang terbaik, serta bagaimana kemampuan tersebut dapat mempengaruhi kinerja gudang dan mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan.

a. Otorisasi dan Keamanan Akses

Keamanan informasi merupakan prioritas utama bagi banyak perusahaan, dan software WMS memperhatikan hal ini dengan menyediakan fitur otorisasi akses. Sistem ini memungkinkan administrator untuk mengatur hak akses pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka, sehingga hanya personil yang berwenang sajalah yang dapat mengakses informasi tertentu atau menjalankan tugas tertentu. Dengan demikian, perusahaan dapat melindungi data dari akses yang tidak sah dan memastikan integritas informasi.

b. Integrasi dan Kemampuan Kustomisasi

Kemampuan untuk mengintegrasikan dengan sistem lain dan menyesuaikan fungsionalitas merupakan kemampuan yang wajib dimiliki software WMS. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan warehouse software dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM, dan masih banyak lagi. Dimana hal ini dapat berdampak pada terciptanya lingkungan kerja yang terintegrasi dan efisien. Anda bisa coba WMS software demo untuk melihat sejauh mana fitur kustomisasi ini dapat mendukung operasional gudang Anda.

Selain itu, beberapa software WMS juga menawarkan kemampuan kustomisasi, yang memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan fungsi dan tampilan sistem sesuai dengan kebutuhan dan preferensi. Dengan fitur ini, Anda dapat menciptakan solusi manajemen gudang yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sehingga, sistem ini dapat membantu Anda dalam meningkatkan kinerja operasional gudang secara keseluruhan.

c. Dukungan Multi-Gudang dan Multi-Bahasa

Seiring dengan ekspansi bisnis global, dukungan untuk operasi multi-gudang dan multi-bahasa menjadi kemampuan wajib bagi software WMS. Sistem yang mendukung kedua hal ini akan sangat memudahkan perusahaan dalam mengelola inventaris dan operasi gudang di berbagai lokasi secara terpusat. 

Sehingga, koordinasi dan pengambilan keputusan bisa Anda lakukan dengan cepat. Sementara itu, dukungan multi-bahasa penting untuk memastikan bahwa sistem ini dapat digunakan oleh staf yang berbicara dengan bahasa berbeda. Jadi, memudahkan komunikasi dan kolaborasi di antara tim yang beragam.

6. Tips Memilih Aplikasi WMS Terbaik dan Tepat untuk Bisnis Anda

Memilih aplikasi Warehouse Management System (WMS) yang tepat untuk bisnis Anda bukanlah keputusan yang bisa diambil sembarangan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan operasional yang unik, sehingga penting untuk menemukan WMS yang sesuai.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa membantu Anda menentukan pilihan yang paling cocok:

a. Analisis Kebutuhan Bisnis

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik, sehingga sangat penting memilih aplikasi WMS terbaik yang sesuai dengan karakteristik operasional perusahaan. Fokuslah pada fitur yang paling mendukung kegiatan bisnis Anda, dan pastikan software gudang yang dipilih mampu mengelola volume serta kerumitan inventaris Anda dengan efektif.

b. Perbandingan Fitur dan Harga

Setelah memahami kebutuhan Anda, mulailah mencari aplikasi warehouse management system yang menawarkan kombinasi fitur unggulan dengan harga yang sebanding. Jangan hanya terpaku pada harga murah—pertimbangkan pula manfaat jangka panjang yang dapat diberikan oleh software gudang tersebut.

c. Tinjau Dukungan Pelanggan dan Layanan

Pilihlah aplikasi WMS terbaik yang dilengkapi dengan dukungan teknis, pelatihan, dan panduan penggunaan. Layanan pelanggan yang cepat tanggap akan mempermudah proses implementasi dan pemakaian aplikasi warehouse management system secara keseluruhan.

d. Pastikan Skalabilitas dan Fleksibilitas

Seiring pertumbuhan bisnis, sistem harus bisa menyesuaikan dengan perkembangan tersebut. Pilih aplikasi warehouse management system yang mudah diintegrasikan dengan ERP atau aplikasi lainnya dan memungkinkan penyesuaian fitur sesuai kebutuhan bisnis.

7. Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, software WMS memainkan peranan penting dalam perusahaan dengan membantu mengoptimalkan operasi gudang. Aplikasi WMS adalah alat yang sangat berguna dalam mencapai efisiensi operasional dan keunggulan kompetitif. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkannya dan memanfaatkan potensi penuh dari software ini.

Yuk terapkan software WMS terbaik di Indonesia dari ScaleOcean. Dengan menghadirkan fitur komprehensif dan kemampuan sistem yang bisa menyesuaikan proses bisnis hingga perkembangan perusahaan, Anda bisa mencapai tujuan bisnis secara mudah. Gudang ada di mana-mana? Tenang saja, kelola secara terpusat dengan aplikasi warehouse kami!