Semua proyek konstruksi, baik pemerintah maupun swasta, harus memiliki laporan proyek yang dipersiapkan dan dibutuhkan. Laporan ini dibuat untuk melacak kemajuan dalam proyek. Pada umumnya, laporan proyek tidak hanya dilakukan secara harian, melainkan dapat dilaksanakan setiap minggu atau bulan. Laporan proyek biasanya dibuat dengan detail oleh pelaksana lapangan. Akan tetapi, pelaksana dapat mengalami hambatan dalam proses pembuatan laporan.

Maka dari itu, penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi kewajiban karena salah satu manfaat utamanya adalah menghasilkan berbagai jenis laporan proyek yang diperlukan secara efisien dan akurat. ERP konstruksi dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, dan manajemen proyek dalam satu platform. Dengan demikian, laporan proyek yang dihasilkan menjadi lebih terstruktur dan mudah diakses oleh semua pihak terkait. Artikel ini menjelaskan apa itu laporan proyek serta contoh laporan manajemen konstruksi.

1. Laporan Proyek Adalah

Laporan proyek adalah laporan yang berisi semua tindakan yang dilakukan selama proyek jasa konstruksi. Laporan ini berfungsi untuk menandakan bahwa seorang kontraktor bertanggung jawab atas semua tugasnya. Dalam proses proyek, sangat penting untuk melakukan evaluasi proyek dari awal hingga akhir untuk mengetahui perkembangan proyek. Evaluasi ini harus mencakup hal-hal yang berkaitan dengan pembangunan agar semua pihak dalam proyek dapat mengawasi dan mengendalikannya dengan baik. 

Laporan proyek dapat mencakup informasi yang berupa pekerjaan yang telah diselesaikan, pencapaian dan perkembangan proyek secara keseluruhan, laporan keuangan anggaran proyek, masalah yang muncul selama proyek perlangsung, dan mencatat setiap pertemuan dengan berbagai pihak terkait. Dengan adanya laporan proyek konstruksi yang akurat dan terstruktur, tim proyek dapat bekerja secara lebih efisien, masalah dapat diidentifikasi lebih awal, dan keputusan dapat dibuat dengan lebih baik untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan proyek.

2. Manfaat Laporan Manajemen Konstruksi

Sebuah laporan proyek yang telah dibuat menunjukkan tingkat keahlian kontraktor yang mengerjakan proyek tersebut.  Laporan proyek konstruksi memiliki beberapa manfaat yang sangat penting bagi kelancaran dan kesuksesan suatu proyek Ketika laporan proyek tersedia, ada beberapa kegunaan yang dapat membantu pemangku proyek yaitu:

a. Monitoring Kemajuan Proyek

Laporan proyek konstruksi berisi catatan dari pemantauan yang teratur mengenai kemajuan proyek. Laporan ini berfungsiuntuk mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan dari setiap divisi dan individu. Dengan memantau kemajuan proyek, manajer proyek dapat memastikan bahwa proyek berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, tim manajemen proyek dapat mengevaluasi apakah proyek berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau apakah ada keterlambatan yang perlu ditangani.

b. Identifikasi Masalah dan Risiko

Laporan proyek konstruksi dapat membantu menganalisis masalah dan risiko yang dapat timbul selama pelaksanaan proyek. Melalui identifikasi  masalah dan risiko yang mungkin terjadi, tim manajemen konstruksi dapat mengurangi yang terkait dengan proyek. Ini dapat membantu dalam penyusunan rencana mitigasi yang efektif. Dengan memperoleh informasi tentang masalah tersebut, tim manajemen dapat mengambil tindakan korektif untuk mencegah masalah tersebut menjadi lebih besar atau berdampak negatif pada proyek.

c. Membantu Mengambil Keputusan

Laporan proyek memiliki data dan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan terkait dengan manajemen proyek. Dengan adanya informasi yang tercatat dalam laporan manajemen konstruksi, tim manajemen dapat membuat keputusan strategis tentang alokasi sumber daya, penjadwalan, dan pendekatan manajemen lainnya. Catatan tersebut dapat membantu memastikan bahwa proyek berjalan dengan efektif dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Misalnya, laporan keuangan proyek memberikan gambaran tentang pengeluaran aktual dan anggaran yang tersedia, yang memungkinkan manajer untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.

d. Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Laporan proyek konstruksi juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting antara tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya, seperti pemilik proyek, pemasok, dan klien. Dengan adanya informasi yang jelas tentang kemajuan proyek, laporan proyek dapat digunakan sebagai alat untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang status proyek. Selain itu, hal tersebut dapat mengurangi kesalahpahaman mengenai pemahaman tentang proyek yang sedang berlangsung.

e. Bahan Evaluasi Kinerja

Melalui laporan proyek, kinerja proyek dapat dievaluasi secara objektif. Evaluasi tersebut meliputi pemantauan kemajuan proyek, manajemen risiko, kualitas pekerjaan, dan komunikasi antar departemen. Ini memungkinkan tim manajemen untuk mengevaluasi apakah proyek mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan untuk mengidentifikasi area di mana kinerja dapat ditingkatkan. 

3. Laporan Proyek yang Didukung ERP Konstruksi

Laporan proyek konstruksi yang didukung oleh ERP (Enterprise Resource Planning) adalah dokumen yang dihasilkan melalui sistem ERP yang terintegrasi dengan fungsi manajemen proyek konstruksi. Software manajemen konstruksi ERP ini mempermudah pengguna untuk membuat berbagai jenis laporan proyek secara otomatis berdasarkan data yang tersedia dalam sistem. Berikut adalah beberapa contoh laporan manajemen konstruksi yang biasanya didukung oleh software manajemen konstruksi. 

a. Laporan Keuangan Proyek

ERP membantu pengguna untuk mempermudah manajemen biaya proyek. Selain itu, perangkat lunak tersebut menghasilkan laporan keuangan proyek yang mencakup informasi seperti anggaran proyek, biaya aktual, biaya tersedia, dan perbandingan antara anggaran dan biaya aktual. Contoh laporan ini termasuk laporan laba rugi proyek, laporan arus kas proyek, dan laporan neraca proyek.

b. Laporan Kemajuan Fisik

Perangkat lunak ini dapat menghasilkan laporan kemajuan fisik proyek berdasarkan data aktual yang tercatat dalam sistem. Laporan ini mencakup informasi tentang pekerjaan yang telah selesai, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan perkiraan waktu penyelesaian untuk setiap bagian dari proyek.

c. Laporan Jadwal Proyek

Salah satu contoh laporan manajemen konstruksi yang berupa pembuatan laporan jadwal proyek menunjukkan perkembangan proyek berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan dapat dikerjakan dengan cepat dan akuran dengan penggunaan ERP. Contoh laporan ini mencakup grafik Gantt proyek, laporan perkembangan proyek, dan laporan penjadwalan sumber daya.

d. Laporan Risiko dan Masalah

ERP dapat membantu dalam pelacakan dan dokumentasi risiko dan masalah yang terkait dengan proyek konstruksi. Laporan ini mencakup informasi tentang jenis risiko atau masalah yang muncul, dampaknya terhadap proyek, dan langkah-langkah yang diambil untuk mengatasi atau mengurangi risiko tersebut.

e. Laporan Komunikasi dan Koordinasi

Catatan pertemuan proyek, log perubahan desain, dan log permintaan perubahan lingkup adalah beberapa contoh laporan ERP yang dapat mempermudah pengguna untuk mencatat dan memantau proses komunikasi dan koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proyek.

4. Kesimpulan

Kemampuan untuk menghasilkan dan menganalisis berbagai jenis laporan proyek merupakan hal yang penting bagi pemangku proyek karena lingkup manajemen konstruksi sering mengalami perubahan. Proses pembuatan dan pengelolaan laporan proyek menjadi lebih efisien dan akurat melalui implementasi software manajemen konstruksi. Melalui penggunaan fitur-fitur yang disediakan oleh software, seperti laporan keuangan proyek dan laporan kemajuan proyek manajer proyek dapat dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam mengelola proyek konstruksi.

Integrasi ERP dalam manajemen konstruksi tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, tetapi juga memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan dalam industri konstruksi. Investasi dalam sistem ERP tidak hanya merupakan kebutuhan, tetapi juga merupakan langkah yang strategis untuk kesuksesan jangka panjang dalam proyek konstruksi. Oleh karena itu, ScaleOcean dapat membantu meningkatkan perusahaan konstruksi Anda. Software manajemen konstruksi meningkatkan efektivitas dalam proses pembuatan laporan manajemen konstruksi. Coba demo gratis, jadwalkan konsultasi, dan simak skema harga kami sekarang juga!