Penentuan harga dalam procurement management menjadi langkah strategis yang akan membawa dampak signifikan bagi finansial perusahaan, sehingga adanya konsep penawaran harga yang diberikan kepada perusahaan dapat membantu untuk mengoptimalkan anggaran dan menciptakan kemitraan yang berkelanjutan. 

Pemahaman mengenai penawaran harga dapat menjadi acuan bagi Anda untuk memastikan transparansi dan efektivitas proses pengadaan agar lebih efisien. Pada artikel kali ini, kita akan membahas berbagai hal mengenai penawaran harga, mulai dari konsep dan pentingnya, contoh penawaran harga, hingga kita akan memberikan contoh surat penawaran harga yang dapat digunakan di pengadaan Anda. Ayo simak bersama pembahasan ini!

1. Konsep Penawaran Harga

Penawaran harga merujuk pada sebuah proposal formal yang diajukan kepada perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa, sebagai langkah awal dalam proses pengadaan dimana supplier menyajikan informasi terperinci mengenai harga produk atau layanan yang ditawarkan. Dalam hal ini, penawaran harga menjadi jembatan komunikasi antara supplier dan perusahaan, sehingga menjadi kunci dalam menentukan arah kebijakan procurement dan keberlanjutan operasional bisnis. 

Penawaran harga ini memberikan detail produk dan jasa yang dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi secara ekonomis, dengan begitu akan memungkinkan bagi perusahaan untuk membuat keputusan yang bijak dalam alokasi anggaran, menghindari risiko pemborosan, dan meningkatkan efisiensi finansial. 

Tujuan adanya penawaran harga sangat beragam, salah satunya kondisi pasar dan kompleksitas permintaan yang diterima supplier yang dapat mempengaruhi biaya produksi, fluktuasi harga bahan baku, bahkan persaingan di pasar. Disamping itu, perusahaan juga harus memahami secara menyeluruh kebutuhan produk dengan jelas, dan menetapkan kriteria evaluasi dengan tepat, serta memastikan persaingan yang sehat antara supplier. 

Untuk efisiensi proses penawaran harga ini, komunikasi dan hubungan kerja yang baik antara pihak supplier dan perusahaan menjadi penting sehingga dapat memastikan keberlanjutan rantai pasok yang efektif. Dengan begitu, proses procurement akan mencapai hasil yang maksimal dan optimalkan operasional bisnis secara menyeluruh.  

2. Contoh Penawaran Harga

Penawaran harga merupakan dokumen penting yang diajukan supplier kepada perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa, sehingga beragam modal dan contoh penawaran harga yang mencerminkan kompleksitas dan dinamika procurement management. Berikut adalah contoh penawaran harga yang umum digunakan di proses procurement:

a. Fixed Price Offer

Contoh penawaran harga yang pertama adalah penawaran harga tetap atau fixed price offer, dimana supplier menetapkan harga yang tetap dan tidak dapat berubah selama masa kontrak. Penawaran ini memberikan kepastian dengan spesifikasi harga yang jelas dan stabil, sehingga perusahaan akan mudah mengalokasikan anggaran yang harus digunakan. 

b. Cost-Plus Margin

Biaya plus margin menjadi contoh penawaran harga selanjutnya yang melibatkan perhitungan biaya riil yang dikeluarkan oleh supplier, dan ditambah dengan margin keuntungan yang telah disepakati. Model ini cocok untuk proyek-proyek dalam perusahaan yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi, dimana perubahan spesifikasi bisa saja terjadi. 

Penawaran harga dengan jenis ini akan memberikan keuntungan pada supplier terkait langsung dengan biaya riil yang dikeluarkan, serta menciptakan hubungan yang transparan antara kedua belah pihak dan memberikan intensif bagi supplier untuk mengelola biaya secara efisien. Kontrol biaya yang baik dan evaluasi yang jelas terhadap biaya yang diajukan harus diperhatikan dalam proses ini, sehingga hasilkan keberhasilan dan efektivitas dalam penawaran harga pada perusahaan.

c. Tiered Pricing

Tiered pricing atau contoh penawaran harga skala geser menciptakan fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis, dengan mempertimbangkan volume atau skala proyek tertentu. Semakin besar volume atau skala proyek, maka akan semakin rendah harga produk per-unitnya. Hal ini memberikan insentif bagi perusahaan untuk meningkatkan volume pembelian dan memberikan keuntungan ekonomis yang lebih besar. sementara supplier akan mendapatkan kepastian bahwa volume bisnis yang lebih tinggi.

d. Time and Materials

Contoh penawaran harga selanjutnya adalah berdasarkan waktu dan material, yang menggabungkan biaya kerja dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Supplier akan menghitung biaya berdasarkan jam kerja, upah pekerja, dan biaya material yang digunakan, sehingga penawaran ini cukup efektif untuk proyek yang sulit diperkirakan dan memerlukan fleksibilitas dalam prosesnya. 

Perusahaan akan membayar berdasarkan pemakaian aktual, dan memberikan transparansi serta kontrol yang lebih besar terhadap biaya yang dikeluarkan. Sehingga pemantauan yang ketat dalam contoh penawaran harga berdasarkan waktu dan material perlu ditingkatkan agar menghindari adanya biaya yang tidak terduga. 

e. Cost-Plus Fixed Fee

Contoh penawaran harga berdasarkan biaya plus fee tetap ini melibatkan pembayaran biaya rill yang dikeluarkan oleh supplier, dan ditambah dengan fee tetap yang telah disepakati. Penawaran ini memberikan kepastian biaya untuk perusahaan dan memberikan insentif bagi supplier untuk layanan atau produk yang berkualitas. 

Pembayaran fee tetap ini bergantung pada kesepakatan sebelumnya antara kedua belah pihak, dapat berupa fee lump sum atau persentase dari biaya riil. Model ini dapat menciptakan hubungan kerja yang saling menguntungkan dengan adanya transparansi antara supplier dan perusahaan terkait. 

f. Negotiated Pricing

Contoh penawaran harga yang bersifat negosiasi dapat terjadi ketika pihak perusahaan dan supplier telah mendiskusikan berbagai aspek penawaran, termasuk harga. Penawaran ini memberikan fleksibilitas bagi kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan, yang saling menguntungkan. 

Negosiasi ini dapat berupa penyesuaian harga, term dan kondisi pembayaran, atau bahkan spesifikasi produk atau layanan yang akan ditawarkan. Dengan begitu, penawaran jenis ini memerlukan keterlibatan penuh dari kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan yang adil dan memenuhi kebutuhan masing-masing. 

g. Quantity Discount Pricing

Contoh penawaran harga ini memberikan insentif kepada pihak perusahaan untuk meningkatkan volume pembelian, sehingga semakin besar jumlah barang atau jasa yang dibeli, akan semakin besar juga diskon yang ditawarkan. Penawaran ini akan mendorong pihak perusahaan untuk melakukan pembelian dalam jumlah besar, dan akan mendapatkan keuntungan ekonomis yang signifikan. 

Di sisi lain, supplier akan mendapatkan keuntungan dari volume penjualan yang tinggi. Dengan begitu penawaran harga dengan diskon kuantitas akan menciptakan hubungan win-win solutions antara pihak perusahaan dan supplier, dan akan meningkatkan hubungan bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional jangka panjang. 

h. Performance-Based Pricing

Contoh penawaran harga yang terakhir adalah berdasarkan hasil yang menghubungkan pembayaran dengan pencapaian tujuan dan hasil tertentu, supplier hanya menerima pembayaran penuh ketika hasil yang diharapkan telah tercapai. Penawaran ini akan memberikan insentif penuh bagi supplier untuk memberikan kinerja terbaiknya, dan perusahaan memiliki jaminan bahwa pembayaran terkait langsung dengan nilai yang diterima. 

3. Contoh Surat Penawaran Harga

Untuk lebih memahami konsep dan komponen penawaran harga, kami akan menguraikan bagaimana contoh surat penawaran harga sebagai salah satu format umum dalam proses ini, dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan spesifik dalam perusahaan atau proyek Anda. Berikut adalah contoh surat penawaran harga dalam procurement management:

Dokumen surat penawaran harga ini harus dibuat secara profesional dan mengandung semua informasi relevan berdasaroaj penerima penawaran untuk membuat keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur internal perusahaan dan proses pengadaan Anda. 

4. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa adanya surat penawaran harga menjadi kunci dalam procurement management sebagai alat komunikasi formal antara supplier dan pihak perusahaan, untuk menyediakan produk dengan harga terstruktur yang efisien serta transparan. 

Adanya surat penawaran ini dapat menjadi pendekatan untuk membuat keputusan yang mengacu pada informasi yang komprehensif, pengendalian biaya, dan menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Hal ini juga dapat mengoptimalkan anggaran dan menciptakan keberlanjutan operasional bisnis dan proses pengadaan.