Proses purchase management diperlukan perusahaan untuk memastikan adanya efisiensi operasional dan menjaga finansial perusahaan. Untuk mempermudah proses ini, diperlukan jurnal pembelian untuk mencatat setiap transaksi purchase yang dibuat. Melalui pembuatan jurnal yang akurat, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi pembelian tercatat dengan benar, memudahkan proses audit, dan mendukung keputusan bisnis berdasarkan data.

Dalam artikel ini, kita akan mengulas lebih dalam berbagai contoh jurnal pembelian yang harus dimiliki perusahaan. Mulai dari pembelian yang dilakukan secara kredit, tunai, dengan diskon, sampai retur pembelian. Untuk mencatat berbagai jenis transaksi tersebut, diperlukan metode yang berbeda. Cari tahu lebih lanjut perbedaannya di sini!

1. Peran Jurnal Pembelian di Purchase Management

Purchase management adalah aktivitas bisnis yang diperlukan perusahaan untuk memastikan semua barang atau jasa yang dibeli telah tercatat, terorganisir, dan dikelola dengan baik. Tujuannya agar anggaran perusahaan bisa dikontrol sehingga tidak memberikan dampak buruk bagi kelangsungan bisnis. Nah, salah satu aspek yang perlu Anda butuhkan dalam purchase management adalah jurnal pembelian.

Jurnal pembelian merupakan dokumen untuk mencatat setiap transaksi pengadaan. Dengan ini dapat dipastikan semua pengeluaran dapat tercatat dan dilacak, sehingga memudahkan proses pengelolaan keuangan perusahaan. Pencatatan yang akurat ini juga membantu dalam mengawasi arus kas, memantau pengeluaran, dan mempersiapkan laporan keuangan yang akurat. Tanpa jurnal pembelian yang terorganisir, Anda akan kesulitan mengendalikan biaya dan bisa mengalami kesalahan dalam penyusunan anggaran.

Jurnal pembelian juga berperan dalam proses audit dan pemenuhan standar kepatuhan. Dengan memiliki catatan transaksi yang lengkap dan rinci, Anda akan lebih mudah melakukan proses audit internal dan eksternal. Pada proses pemeriksaan atau menjawab pertanyaan dari otoritas pajak, jurnal pembelian juga menjadi bukti konkret tentang transaksi yang telah dilakukan.

Tidak kalah penting, jurnal ini menyediakan data yang diperlukan untuk analisis dan perencanaan strategis. Melalui pencatatan transaksi pembelian, perusahaan dapat menganalisis pola belanja, mengevaluasi efektivitas supplier, dan mengidentifikasi peluang untuk negosiasi harga yang lebih baik. Jadi, Anda bisa menentukan strategi pembelian yang lebih efisien dan efektif, serta mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan margin keuntungan.

2. Contoh Transaksi Jurnal Pembelian

Ada berbagai jenis transaksi jurnal pembelian. Setiap jenis transaksi memiliki karakteristik tersendiri dan memerlukan metode yang berbeda dalam pencatatan akuntansi. Berikut contoh transaksi jurnal pembelian yang umumnya digunakan dalam perusahaan.

a. Jurnal Pembelian Kredit

Dalam contoh jurnal pembelian kredit, transaksi dicatat ketika perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa namun pembayarannya ditunda atau dilakukan secara kredit. Dalam pencatatannya, akun hutang usaha (accounts payable) dikredit karena nilai hutang perusahaan bertambah, sementara akun pembelian (purchases) didebit untuk menunjukkan adanya peningkatan biaya atau inventaris. Ini juga menunjukkan adanya kewajiban pembayaran di masa depan dan perusahaan telah memperoleh aset atau manfaat tanpa mengeluarkan kas secara langsung pada saat transaksi.

Perhatikan skenario berikut ini sebagai contoh jurnal pembelian kredit. Misalkan pada tanggal 5 Januari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku dari supplier seharga Rp2.000.000 dengan pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah pembelian. Kemudian pada tanggal 15 Januari 2023 Anda membeli perlengkapan kantor dari pemasok lainnya seharga Rp750.000 dan dibayarkan setelah 45 hari pembelian. Perusahaan Anda juga menggunakan jasa kebersihan dari suatu vendor seharga Rp500.000 dan dibayar di akhir bulan. Maka, jurnal pembeliannya akan sebagai berikut.

b. Jurnal Pembelian Tunai

Contoh transaksi jurnal pembelian tunai dapat Anda temukan saat perusahaan melakukan pembelian dan langsung membayar dengan kas. Dalam jurnal pembelian tunai, akun kas (cash) dikredit karena terjadi pengurangan aset kas, sementara akun pembelian didebit. Pencatatan ini menggambarkan pengurangan likuiditas perusahaan sebagai akibat dari pembelian tersebut. Jurnal ini dibutuhkan untuk mengawasi pengeluaran langsung dan memastikan pengeluaran tersebut sesuai anggaran komprehensif yang telah ditetapkan.

Berikut contoh kasus yang menggambarkan pembuatan jurnal pembelian tunai. Pada tanggal 5 Februari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku seharga Rp1.500.000 dan dibayar langsung dengan kas. Kemudian di tanggal 12 Februari 2023 Anda membeli alat tulis kantor seharga Rp300.000 yang juga langsung dibayar dengan kas. Begitu juga pembelian perlengkapan kantor pada tanggal 18 Februari 2023 seharga Rp2.200.000 yang dibayar langsung dengan kas. Dengan demikian, contoh transaksi jurnal pembelian tunai tersebut sebagai berikut.

c. Jurnal Pembelian dengan Diskon

Dalam transaksi ini, pembelian dilakukan dengan ketentuan diskon jika pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, istilah "2/10, net 30" berarti pembeli mendapat diskon 2% jika membayar dalam 10 hari, atau jumlah penuh harus dibayar dalam 30 hari. Saat melakukan pembayaran, perusahaan akan mendebit akun hutang usaha dan mengkredit kas dengan jumlah yang telah didiskon. Jika diskon diambil, akun diskon pembelian (purchase discounts) juga didebit untuk mencatat penghematan. Proses ini membantu perusahaan dalam memantau efektivitas laporan keuangan dan keuntungan yang diperoleh.

Misalkan Anda membeli bahan baku seharga Rp5.000.000 dengan ketentuan pembayaran “2/10, net 30” dari supplier di tanggal 1 Maret 2023. Kemudian Anda membayar di tanggal 8 Maret, artinya perusahaan berhak mendapatkan diskon 2% karena membayar dalam rentang waktu 10 hari. Dengan ini maka jumlah yang dibayar adalah Rp4.900.000. Sehingga contoh jurnal pembelian dengan diskon yang bisa Anda buat seperti berikut ini.

d. Jurnal Retur Pembelian

Ketika perusahaan mengembalikan barang yang telah dibeli karena berbagai alasan seperti spesifikasi yang tidak sesuai atau adanya kerusakan, maka ini termasuk contoh transaksi jurnal pembelian retur. Dalam hal ini, akun retur pembelian (purchase returns) didebit untuk menunjukkan pengurangan dalam biaya pembelian, sementara hutang usaha dikredit jika pembelian awalnya dilakukan secara kredit. Hal ini mengurangi jumlah hutang yang harus dibayar. Jurnal retur pembelian ini penting untuk memantau dan mengelola kualitas barang yang dibeli serta efisiensi hubungan dengan supplier.

Sebagai contoh transaksi jurnal pembelian, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan Anda melakukan pembelian barang dari supplier tanggal 5 April 2023 seharga Rp3.000.000 secara kredit. Kemudian di tanggal 12 April Anda melakukan retur untuk barang tersebut seharga Rp600.000 karena sejumlah barang tidak sesuai spesifikasi. Dengan demikian, bentuk jurnal pembeliannya adalah:

3. Kesimpulan

Dalam proses purchase management, jurnal pembelian diperlukan agar setiap transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan tercatat secara rapi. Dengan adanya jurnal ini, perusahaan dapat mengontrol anggaran dengan lebih baik dan menghindari dampak negatif terhadap kelangsungan bisnis. 

Dari contoh transaksi jurnal pembelian di atas, dapat dilihat ternyata setiap jenis transaksi memiliki model jurnal yang berbeda. Penting bagi perusahaan untuk memahami perbedaannya, agar tidak ada salah interpretasi dari catatan yang dibuat. Selain itu, jurnal ini juga menyediakan data penting untuk analisis dan perencanaan strategis, sehingga perusahaan bisa melakukan pembelian yang lebih efisien dan meningkatkan margin keuntungan.