Akun pembelian adalah informasi yang memuat jenis-jenis pembelian yang sedang dilakukan oleh perusahaan saat pengadaan berlangsung. Strategi pengadaan yang tepat akan mengoptimalkan laporan pengeluaran pada purchase accounts. Setiap kegiatan pembelian akan dicatat dalam bentuk  tunai maupun kredit.

Akun pembelian dipakai untuk mencatat aktivitas transaksi pembelian barang dagang. Nantinya, purchase account ditulis pada sisi sebelah debet dan kas serta utang dagang ada pada bagian sisi kiri kredit. Sehingga ketika perusahaan mengambil pelunasan secara kredit atau tunai keduanya masuk pada kolom berbeda. Untuk memahami lebih lanjut pengertian akun pembelian, langsung saja simak artikel di bawah ini.

1. Akun Pembelian Adalah 

Akun pembelian pada proses pembelian kebutuhan adalah catatan transaksi pembelian yang digunakan untuk melacak biaya yang berkaitan dengan mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi bisnis. Purchase accounts merupakan laporan dalam jurnal pembelian yang memuat rincian pengeluaran.

Ketika perusahaan membeli barang atau jasa untuk dijual kembali dan  digunakan dalam produksi, biaya dagang tersebut dicatat dalam akun pembelian. Akun tersebut memuat berbagai macam pengeluaran, seperti bahan mentah, pengadaan jasa, persediaan, dan layanan seperti, pemeliharaan mesin. Laporan pembelian barang membantu memberikan data terkait biaya pembelian secara sistematis, memudahkan perusahaan memantau pengeluaran, mengelola keuangan secara efektif, dan menyiapkan laporan keuangan yang akurat.

Pada pembukuan, transaksi yang tidak bisa dimasukan dalam pembukuan antara lain seperti biaya angkut, retur, potongan, penjualan, dan potongan penjualan. Pembelian selain produk dagangan tidak dapat dicatat pada akun pembelian. Pada akhir periode, total dalam akun pembelian digunakan untuk menghitung HPP apabila pembelian untuk dijual kembali, atau dilaporkan sebagai beban jika pembelian tersebut untuk tujuan operasional.

2. Fungsi Akun Pembelian 

Pada laporan keuangan perusahaan, akun pembelian berperan penting dalam proses pembelian seperti, penganggaran, perencanaan keuangan, dan perhitungan laba kotor. Penganggaran yang dimaksud adalah perhitungan harga penjualan kedepannya. Dengan akun, perusahaan dapat mengetahui dari mana sumber pengeluaran, nilai barang, dan dari siapa produk tersebut dibeli. Dengan memahami peranan penting dari akun pembelian, berikut fungsi purchase accounts yang berguna bagi bisnis.

a. Pelacakan Pengeluaran

Pengeluaran tidak penting atau sia-sia seringkali dilakukan oleh beberapa staf yang kurang memahami anggaran perusahaan. Misalnya, pembelian mesin untuk produksi. Meskipun tujuannya benar, langkah pertama yang dilakukan staf purchasing adalah melakukan checking terhadap mesin tersebut. Terkadang alat memiliki masa pakai dan perawatan untuk memperpanjang pemakaian dan penghematan.

Proses pembelian tersebut memakan waktu yang lama serta penambahan biaya. Akun pembelian dapat melacak pengeluaran yang tidak penting ataupun tak terduga. Untuk pengambilan keputusan pembelian berikutnya, perusahaan dapat mengetahui apa saja kebutuhan yang sudah terpenuhi atau belum.

Dalam konteks catatan laba kotor, purchase accounts berperan dalam perhitungan rumus pembelian barang dagang dan menghitungnya pada laporan yang didapatkan dari akun pembelian. Dari pendapatan laba kotor digunakan untuk pengembalian modal, aset, serta laba bersih perusahaan.

b. Laporan dan Analisis Keuangan

Akun pembelian menyimpan berbagai transaksi pengadaan. Dengan keakuratan dan kelengkapan laporan, analisis keuangan bergantung pada keandalan data pada akun pembelian. Misalnya, ketika membuat laporan laba rugi, perhitungan COGS adalah aspek dalam bisnis yang memberikan dampak pada proses pembelian jasa dan barang. COGS dipengaruhi oleh pembelian yang dicatat dalam akun pembelian, karena merupakan biaya langsung produksi selama kurun waktu tertentu.

Laporan keuangan pembelian memiliki banyak cabang yang digunakan dalam bisnis seperti, laba rugi, perhitungan penjualan, biaya produksi, dan modal yang dikeluarkan. Beberapa analisis keuangan lainnya seperti neraca juga mengadopsi perhitungan dari pembelian dagang perusahaan. Selain itu, bagi perusahaan yang melakukan pembelian secara kredit, akun pembelian membantu melacak jumlah hutang kepada pemasok, yang dilaporkan sebagai hutang usaha. Informasi ini untuk memastikan keuangan jangka pendek dan likuiditas bisnis.

Misalkan, saat ini perusahaan masih memiliki hutang kepada pemasok. Analisis keuangan yang tepat dalam akun pembelian dapat membantu memastikan pemilik bisnis membayar sejumlah tagihan sampai jatuh tempo. Perhitungan hutang, juga menjadi bukti sah ketika pemasok melakukan tagihan di luar waktu yang sudah ditentukan.

c. Pengendalian Biaya 

Fungsi berikutnya dari akun pembelian adalah pengendalian biaya. Ini juga dapat digunakan untuk melihat peluang peluang dalam menegosiasikan kontrak yang lebih baik dengan pemasok. Misalnya, diskon volume atau persyaratan pembayaran yang lebih menguntungkan. Selain itu, akun pembelian dapat membantu perusahaan menilai dampak keputusan pengadaan terhadap profitabilitas dan arus kas secara keseluruhan. Sehingga keputusan yang diambil tepat dan dapat memangkas biaya atau berinvestasi secara lebih strategis.

d. Memudahkan dalam Pembukuan Pengeluaran

Pembukuan atau melakukan catatan dalam proses bisnis merupakan langkah krusial agar segala operasional perusahaan dapat mencapai tujuan dan profitabilitas. Tidak hanya dalam melakukan pembelian, pengadaan, pemeriksaan persediaan, dan perhitungan saja, dalam manajemen akuntansi, setiap aktivitas seperti pemasukan dan pengeluaran dicatat dan dilaporkan pada akhir periode.

Proses pembelian secara kontinu, menyebabkan banyak arus perputaran persediaan yang berjalan dengan cepat. Hal tersebut mempengaruhi jadwal pengadaan dan produksi. Semakin tinggi permintaan, maka perusahaan perlu melakukan pengadaan yang dapat menjaga ketersediaan barang.

Dalam kasus tersebut, staf keuangan perlu mengatur strategi agar anggaran yang diberikan setiap departemen dapat memenuhi kebutuhan, termasuk pembelian sumber daya cepat habis. Biaya pengeluaran akan masuk pada jurnal kas perusahaan yang menginput segala bentuk anggaran untuk pembelian barang dagang.

Oleh karena itu, jurnal pembelian sangat diperlukan agar pemilik usaha mengetahui bahwa terdapat pembelian dalam waktu tertentu, kepada siapa, jumlahnya, metode pembayaran, hingga total biaya keseluruhan. Setiap pendanaan dilakukan pendataan dalam akun pembelian agar memastikan bahwa penganggaran sudah sesuai dengan kebutuhan.

3. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan akun pembelian adalah akun yang mencatat semua transaksi pengeluaran untuk pembelian barang dagang yang akan dijual kembali, secara kredit atau tunai. Jenis-jenis barang dagang meliputi sumber daya, kebutuhan jasa untuk perawatan atau konsultasi terkait masalah penjualan, pembelian mesin, dan alat produktivitas. Dalam jurnal pembelian, catatan pengeluaran pembelian akan dibukukan dalam kolom kas.

Ada barang-barang yang tidak bisa dicatat ke dalam akun pembelian di antaranya, barang retur, pemberian potongan harga atau diskon, dan biaya pengiriman. Ketiganya memiliki hubungan dengan pembelian. Akan tetapi masing-masing pengeluaran tersebut memiliki catatan pembukuan dalam akuntansi. 

Fungsi utama dari akun pembelian salah satunya untuk mencatat pengeluaran untuk barang dagang. Dengan catatan yang akurat serta aktual, perusahaan dapat mengetahui detail dari anggaran bisnis. Selain itu, fungsi lainnya adalah memudahkan laporan dan analisis keuangan. Laporan mengenai kas perusahaan akan dilaporkan setiap periode. Maka dari itu, staf keuangan bertugas memastikan bahwa catata akun pembelian dilakukan secara optimal serta memenuhi target.