Saat ini perusahaan terus melakukan upaya untuk mengoptimalkan proses operasional, termasuk dalam hal pengadaan barang dan jasa. Sistem procurement elektronik atau e procurement menjadi solusi canggih yang dapat mewujudkan tujuan bisnis tersebut dibandingkan dengan metode pengadaan konvensional. 

Melalui penerapan teknologi digital, sistem ini tidak hanya mempercepat proses pengadaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya. Artikel ini akan membahas detail perbedaan kedua metode dan perannya dalam penyediaan barang.

1. Beda E Procurement dan Manual

Proses pengadaan dalam sistem e procurement berbeda dengan metode konvensional. Sistem ini memanfaatkan teknologi digital untuk mempermudah seluruh proses pengadaan. Mulai dari pencarian pemasok, perbandingan harga, negosiasi, hingga proses pembayaran. Sementara itu, metode konvensional masih menggunakan cara manual seperti menghubungi pemasok satu per satu, mengumpulkan penawaran, dan melakukan negosiasi melalui telepon atau pertemuan langsung.

Biaya operasional juga menjadi perbedaan yang signifikan antara kedua metode ini. Dalam sistem e procurement, biaya operasional bisa ditekan karena sebagian besar proses dilakukan secara otomatis. Berbeda dengan metode konvensional yang membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia dan waktu untuk mengurus proses pengadaan, sehingga biaya operasional menjadi lebih tinggi.

2. Kekurangan Procurement Konvensional

Sebagai metode yang masih menggunakan cara manual, tentu procurement konvensional tidak lagi tepat guna. Berikut kekurangan yang dimiliki metode ini dalam memenuhi proses penyediaan barang.

a. Proses yang Rumit & Membutuhkan Banyak Waktu

Salah satu kekurangan utama metode pengadaan konvensional adalah proses yang rumit dan memakan waktu. Dalam metode ini, perusahaan harus menghubungi pemasok satu per satu, mengumpulkan penawaran, dan melakukan negosiasi secara manual dalam upaya pemenuhan kebutuhan barang. Hal ini tentunya memakan banyak waktu dan tenaga dan tidak baik untuk bisnis di jangka panjang.

b. Risiko Kesalahan Manual

Risiko kesalahan manual juga menjadi kekurangan dalam metode konvensional. Dengan banyaknya proses yang melibatkan interaksi manusia, kemungkinan terjadinya kesalahan atau kekeliruan menjadi lebih tinggi. Kesalahan ini bisa berupa kesalahan input data, perhitungan, atau bahkan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan.

c. Biaya Operasional yang Tinggi

Hal ini disebabkan oleh banyaknya sumber daya manusia yang diperlukan untuk mengelola proses pengadaan, serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proses tersebut. Akibatnya, perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk memastikan proses pengadaan berjalan dengan lancar dan efisien.

d. Kurangnya Transparansi & Potensi Manipulasi

Kurangnya transparansi dan potensi manipulasi menjadi kelemahan lain. Karena melibatkan banyak pihak dan proses yang sulit untuk dipantau secara real-time, metode ini lebih rentan terhadap praktik yang tidak transparan dan manipulasi data. Hal ini tentu saja bisa berdampak negatif pada reputasi perusahaan dan kualitas barang yang diperoleh.

3. Kelebihan Sistem Procurement

Sebagai solusi canggih, sistem e procurement memiliki sejumlah kelebihan jika dibandingkan cara konvensional. Berikut detail pembahasan kelebihan-kelebihan yang dimiliki sistem ini.

a. Proses Pengadaan yang Lebih Cepat

Proses pengadaan yang lebih cepat menjadi salah satu kelebihan utama dari e procurement. Dengan memanfaatkan teknologi digital, Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses pengadaan barang dan jasa. Sehingga juga mengoptimalkan proses SCM. Selain itu, pencarian pemasok dan perbandingan harga bisa dilakukan dengan cepat menggunakan algoritma yang ada dalam sistem, sehingga mempercepat pengambilan keputusan.

b. Biaya Operasional yang Lebih Rendah

Dalam metode ini, sebagian besar proses dilakukan secara otomatis, sehingga memerlukan lebih sedikit sumber daya manusia dan waktu. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan untuk proses pengadaan. Sehingga biaya yang ada bisa difokuskan untuk proses bisnis lainnya yang lebih menguntungkan.

c. Transparansi & Akuntabilitas yang Lebih Baik

Transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik menjadi keuntungan sistem e procurement. Sistem ini menyediakan platform yang lebih terbuka dan mudah untuk dilacak, sehingga mengurangi potensi manipulasi dan korupsi. Dengan demikian, Anda dapat memastikan proses pengadaan berjalan dengan lancar dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

d. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan proses yang lebih cepat dan biaya operasional yang lebih rendah, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam proses pengadaan barang dan jasa. Hal ini tentu saja akan berdampak positif pada pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis dalam jangka waktu yang lama.

4. Bagaimana E Procurement Bekerja?

E procurement memiliki peran penting dalam membantu penyediaan barang yang efektif bagi perusahaan. Berikut ini beberapa cara yang dilakukan software ini untuk meningkatkan proses penyediaan barang.

a. Akses ke Berbagai Pemasok

Akses ke berbagai pemasok menjadi salah satu cara sistem e procurement membantu penyediaan barang. Dengan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pencarian dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok, sehingga memudahkan dalam menyeleksi supplier barang dan menemukan pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dan budget.

b. Kemudahan dalam Negosiasi 

Melalui sistem ini, perusahaan dapat melakukan negosiasi secara online dan memperoleh penawaran yang lebih kompetitif. Selain itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat karena informasi yang diperoleh lebih akurat dan mudah diakses.

c. Pengelolaan Pesanan Secara Otomatis

Dalam sistem e procurement, Anda dapat dengan mudah mengelola pesanan, melacak status pengiriman, dan memantau stok barang secara tepat watktu. Terlebih jika sistem terintegrasi dengan ERP, maka proses pemantauan hanya berada pada satu pusat sistem. Hal ini tentunya akan meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan pesanan.

d. Pemantauan & Pelaporan yang Lebih Mudah

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah mengakses data dan informasi terkait proses pengadaan, seperti histori transaksi, performa pemasok, dan analisis biaya. Dengan demikian, Anda dapat membuat laporan yang lebih akurat dan mendapatkan informasi yang berguna untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

5. Kesimpulan

Sistem e procurement merupakan solusi canggih yang menawarkan berbagai keuntungan dalam proses penyediaan barang. Dengan mengimplementasikan metode ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja pengadaan barang dan jasa, serta mengurangi risiko kesalahan dan manipulasi yang mungkin terjadi dalam metode pengadaan konvensional. Terlebih di era digital ini, penting bagi Anda untuk mulai beralih ke sistem ini agar tetap kompetitif dan mampu menghadapi tantangan yang ada. 

Yuk segera terapkan Sistem E Procurement ScaleOcean yang siap membantu Anda dalam mengoptimalkan pengadaan, Fitur lengkap yang dihadirkan produk kami, akan menyelesaikan secara otomatis setiap alur penyediaan barang yang ada. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan operasional bisnis secara efektif dan efisien serta kemajuan bisnis dalam jangka panjang!