Pengelolaan dokumen secara manual sering kali menyebabkan berbagai masalah, mulai dari kesalahan human-error hingga kesulitan melacak dokumen penting. Bahkan, sekitar 46% karyawan kesulitan menemukan dokumen karena tidak terorganisir dengan baik, yang berdampak pada produktivitas dan keamanan data perusahaan. 

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengimplementasikan document management software yang tepat. Dengan sistem ini, Anda dapat mengelola dokumen secara lebih efisien, memastikan dokumen tersimpan dengan aman, dan meminimalkan risiko kesalahan. Solusi ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga membantu perusahaan mematuhi regulasi yang berlaku.

Dalam artikel ini, temukan 12 rekomendasi document management software, seperti ScaleOcean, ClickUp, eFileCabinet, M-Files, hingga Templafy yang bisa menjadi pertimbangan terbaik Anda. Setiap rekomendasi dirancang untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen, sehingga mendukung operasi yang lebih terstruktur dan aman.

Pengertian Document Management Software

Document Management Software adalah perangkat lunak digital yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola dokumen secara efisien. Dengan DMS, Anda dapat menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen secara terpusat dalam format elektronik.

Berdasarkan data Mordor Intelligence, document management software akan tumbuh sebesar 14,5% selama periode tahun 2024 hingga 2029. Hal ini disebabkan semakin banyak perusahaan yang mengadopsi sistem DMS berbasis cloud untuk memantau, mengatur, dan menyimpan dokumen penting bisnis dengan aman.

Dalam bisnis modern, document management system sangat penting untuk memastikan data perusahaan tetap terstruktur dan mudah diakses. Sebagai contoh, perusahaan logistik dapat mengelola dokumen penyimpanan barang atau pengiriman, faktur, dan kontrak dalam satu platform, mengurangi risiko kehilangan data dan mempercepat proses audit. 

Peran Penting Document Management Software

Di era digital, pengelolaan dokumen manual tidak lagi efektif dalam menghadapi tantangan kompleksitas data dan keamanan informasi. Sistem manajemen file hadir sebagai solusi modern untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa peran penting DMS dalam mendukung operasional perusahaan.

1. Mengelola Dokumen Secara Terpusat

Document management software membantu perusahaan menyimpan dan mengatur dokumen dalam satu platform terintegrasi. Dengan sistem ini, semua dokumen dapat diakses dengan mudah kapan saja dan di mana saja. Pengelolaan terpusat ini mempercepat proses pencarian dan memastikan semua tim bekerja dengan data yang konsisten dan terkini.

2. Mengurangi Risiko Kehilangan Data

Dengan fitur pencadangan otomatis, aplikasi document secara signifikan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting. Baik karena kesalahan manusia, bencana, atau kerusakan perangkat, data tetap dapat dipulihkan dengan cepat. Solusi ini memastikan kontinuitas operasional perusahaan tetap terjaga tanpa gangguan besar.

3. Meningkatkan Keamanan dan Kepatuhan Data

Tidak hanya itu, DMS dilengkapi fitur keamanan canggih seperti enkripsi, kontrol akses, dan audit trail. Hal ini memastikan dokumen sensitif hanya dapat diakses oleh pihak berwenang. Selain itu, document management software membantu perusahaan mematuhi regulasi terkait penyimpanan dan pengelolaan data, meminimalkan risiko sanksi hukum.

4. Meningkatkan Efektivitas Kolaborasi Tim

Aplikasi DMS memungkinkan tim untuk berkolaborasi secara real-time dengan akses dokumen yang terintegrasi. Fitur seperti berbagi file, komentar, dan pelacakan revisi memudahkan koordinasi antar anggota tim. Hasilnya, produktivitas meningkat karena proses kerja menjadi lebih terstruktur dan transparan.

Fitur Wajib Document Management Software

Pengelolaan dokumen yang efektif menjadi kunci bagi efisiensi operasional bisnis. Document Management Software (DMS) hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih terstruktur dan aman. Berikut ini adalah beberapa peran penting DMS:

1. Penyimpanan Dokumen Terpusat

Dengan aplikasi document, semua dokumen disimpan dalam satu lokasi terpusat yang dapat diakses dengan mudah oleh tim. Hal ini mengurangi risiko kehilangan data karena penyimpanan tersebar. Selain itu, pengelolaan dokumen menjadi lebih terorganisir, sehingga Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas dalam aktivitas sehari-hari.

2. Pencarian Cepat dan Filter Dokumen

Fitur pencarian cepat pada document management system memungkinkan Anda menemukan dokumen dalam hitungan detik menggunakan kata kunci atau metadata tertentu. Filter yang tersedia juga membantu mempersempit hasil pencarian, sehingga proses pengambilan dokumen lebih efisien, bahkan untuk arsip lama atau dokumen dengan volume besar.

3. Kontrol Akses dan Keamanan

Aplikasi DMS menawarkan kontrol akses yang ketat, memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen tertentu. Dengan fitur seperti autentikasi dua faktor dan enkripsi data, keamanan informasi perusahaan Anda tetap terjaga, sekaligus mematuhi regulasi terkait perlindungan data.

4. Audit Trail dan Pelaporan

Tidak hanya itu, project document management software mencatat semua aktivitas terkait dokumen, mulai dari siapa yang mengakses hingga perubahan yang dilakukan. Audit trail ini memberikan transparansi penuh serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi. Laporan terperinci juga membantu manajemen memantau penggunaan dokumen secara lebih efektif.

5. Otomatisasi Alur Kerja (Workflow Automation)

Terkahir, DMS dapat mengotomatiskan proses bisnis terkait dokumen, seperti persetujuan atau pengingat tenggat waktu. Fitur ini tidak hanya mempercepat alur kerja tetapi juga mengurangi potensi kesalahan manual, sehingga perusahaan Anda dapat menjalankan operasional lebih efisien dan terkoordinasi.

12 Rekomendasi Document Management Software Terbaik

Dalam memilih sistem yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan berbagai aspek seperti fitur, kemudahan penggunaan, dan skalabilitas. Untuk membantu Anda menemukan solusi terbaik, berikut 12 rekomendasi project document management software yang dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mendukung kebutuhan bisnis Anda secara optimal.

1. Document Management Software ScaleOcean

ScaleOcean  menghadirkan solusi fleksibel untuk mengelola dokumen bisnis Anda. Dengan keunggulan unlimited user, document management software ini memungkinkan setiap anggota tim dapat mengakses dokumen tanpa batasan jumlah pengguna. Tak hanya itu, kemampuan fleksibilitas dan skalabilitas ScaleOcean memastikan proses kerja dapat dioptimalkan seiring pertumbuhan bisnis. 

Pengelolaan versi dokumen juga semakin mudah dengan otomatisasi yang memastikan setiap perubahan tersimpan secara terstruktur. Untuk memahami lebih dalam manfaat software ini, ScaleOcean menawarkan demo gratis yang dapat diakses kapan saja.  Berikut fitur unggulan yang ditawarkan Document Management Software ScaleOcean:

• Document Organization: mengelola dan mengategorikan dokumen secara sistematis untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan data.

• Approval Workflow: mengotomatisasi proses persetujuan dokumen, memastikan alur kerja efisien dan terstruktur.

• Access-Level Control: memberikan kontrol penuh terhadap akses dokumen berdasarkan peran dan otorisasi pengguna.

• Document Collaboration: memungkinkan kolaborasi real-time antar tim untuk mengedit dan mengulas dokumen secara bersama-sama.

• Instant Export and Sharing: menyediakan opsi ekspor dan berbagi dokumen dengan cepat dalam berbagai format yang dibutuhkan.

• Accurate Audit Trail: melacak setiap aktivitas pada dokumen untuk memastikan transparansi dan keakuratan data historis.

2. ClickUp 

ClickUp adalah platform produktivitas all-in-one yang menggabungkan manajemen tugas, dokumen, komunikasi, dan alat kolaborasi lainnya dalam satu tempat. Dirancang untuk meningkatkan efisiensi tim, document management system ini menawarkan berbagai fitur yang disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis.

Berikut fitur utama yang ditawarkan ClickUp:

• Manajemen tugas dan proyek

• Dokumen kolaboratif

• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga

• Pelacakan waktu dan produktivitas

3. Aplikasi DMS eFileCabinet

eFileCabinet atau kini dikenal sebagai Revver adalah software manajemen dokumen yang membantu bisnis mengurangi ketergantungan pada kertas dan menyelesaikan pekerjaan dokumen secara efisien. Platform ini memungkinkan penyimpanan, pengorganisasian, dan kolaborasi dokumen dengan fitur keamanan yang kuat.

Berikut fitur utama yang ditawarkan eFileCabinet:

• Penyimpanan dokumen berbasis cloud

• Otomatisasi alur kerja dokumen

• Pencarian dokumen yang cepat dan akurat

• Integrasi dengan aplikasi bisnis populer

4. M-Files

M-Files adalah software manajemen dokumen canggih yang menggabungkan dokumen dan data dari berbagai sistem ke dalam satu dashboard. Dengan pendekatan berbasis metadata, M-Files memudahkan pencarian dan pengelolaan informasi bisnis.

Berikut fitur utama yang ditawarkan M-Files:

• Manajemen dokumen berbasis metadata

• Integrasi dengan aplikasi bisnis

• Otomatisasi alur kerja

• Keamanan dan kontrol akses

5. Aplikasi Document Templafy

Rekomendasi lain untuk Anda berikutnya adalah Templafy. Aplikasi Templafy adalah platform manajemen dokumen yang fokus pada pembuatan, pengelolaan, dan distribusi template dokumen perusahaan. Dirancang untuk memastikan konsistensi merek dan kepatuhan, Templafy memudahkan karyawan dalam menghasilkan dokumen profesional.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Aplikasi Document Templafy:

• Manajemen template dokumen

• Integrasi dengan aplikasi produktivitas

• Pembaruan otomatis untuk konten dan template
  

• Validasi kepatuhan dokumen

• Integrasi dengan Microsoft Office dan G Suite 

6. Zoho Docs

Zoho Docs adalah project document management software berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan penyimpanan, pengelolaan, dan kolaborasi dokumen. Dengan antarmuka sederhana, Zoho Docs cocok untuk bisnis yang mencari efisiensi dalam manajemen dokumen. Solusi ini juga mendukung integrasi dengan aplikasi Zoho lainnya, memberikan fleksibilitas dalam ekosistem kerja.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Zoho Docs:

• Penyimpanan berbasis cloud 

• Kolaborasi real-time dengan anggota tim

• Integrasi dengan aplikasi Zoho lainnya

• Kontrol akses pengguna yang detail

• Sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat

7. Document Management System FileHold

FileHold adalah document management software (DMS) yang dirancang untuk bisnis menengah hingga besar. Dengan kemampuan pencarian canggih dan otomatisasi alur kerja, FileHold membantu organisasi mengelola dokumen dengan lebih efisien. Platform ini juga memiliki fitur kepatuhan yang memastikan dokumen mematuhi standar industri.

Berikut fitur utama yang ditawarkan FileHold:

• Pemindaian dan pengindeksan dokumen

• Kontrol versi dan audit trail

• Alur kerja otomatis untuk persetujuan

• Integrasi dengan Microsoft Office

• Pencarian dokumen yang cepat

8.  Google Drive

Google Drive adalah solusi penyimpanan dan manajemen dokumen berbasis cloud yang populer. Sebagai salah satu contoh DMS yang terintegrasi ke ekosistem Google Workspace, Google Drive mendukung kolaborasi dokumen secara real-time, memungkinkan bisnis bekerja lebih produktif. Selain itu, fitur keamanan canggih melindungi data Anda dari akses tidak sah.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Google Drive:

• Integrasi penuh dengan Google Workspace

• Kolaborasi real-time pada dokumen

• Pencarian dokumen berbasis AI

• Fitur berbagi dokumen dengan kontrol akses

9. Document Management PaperSave

PaperSave adalah platform document management yang menggabungkan pencatatan dokumen dengan otomatisasi alur kerja. Dirancang untuk integrasi dengan sistem ERP dan CRM, PaperSave menawarkan solusi efisien untuk bisnis yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Berikut fitur utama yang ditawarkan PaperSave:

• Integrasi dengan ERP dan CRM

• Pencatatan dan pengarsipan dokumen otomatis

• Alur kerja dokumen yang dapat disesuaikan

• Pemindaian dan penyimpanan dokumen elektronik

• Keamanan data dengan enkripsi tingkat lanjut

10.  DocuWare

DocuWare adalah solusi manajemen dokumen berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Dengan alur kerja otomatis dan pencarian canggih, DocuWare memungkinkan pengelolaan dokumen yang cepat dan terorganisir.

Berikut fitur utama yang ditawarkan DocuWare:

• Penyimpanan cloud untuk akses global

• Otomatisasi alur kerja yang fleksibel

• Pencarian dokumen berbasis metadata

• Integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya

11. Alfresco

Alfresco adalah platform document management berbasis open-source yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola konten secara efisien. Alfresco memungkinkan tim bekerja bersama dengan fitur kolaborasi dan integrasi yang luas. Platform ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi manajemen dokumen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Alfresco:

• Manajemen dokumen terpusat

• Kolaborasi real-time antar pengguna

• Integrasi dengan aplikasi bisnis populer

• Kontrol versi dokumen otomatis

• Keamanan data tingkat lanjut

12. Document Monitoring System LogicalDOC

LogicalDOC adalah sistem manajemen dokumen yang dirancang untuk membantu perusahaan mengontrol dokumen dengan fokus pada kecepatan pengambilan konten dan otomatisasi proses bisnis. LogicalDOC cocok untuk bisnis yang mencari solusi manajemen dokumen yang efisien dan mudah digunakan.

Berikut fitur utama yang ditawarkan LogicalDoc:

• Antarmuka web intuitif

• Integrasi dengan Microsoft Office dan Outlook

• Otomatisasi alur kerja dokumen

• Pencarian dokumen berbasis metadata

• Kontrol versi dan audit trail

Cara Memilih Document Management Software

Memilih DMS yang tepat adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Dengan banyaknya pilihan di pasar, Anda perlu mempertimbangkan berbagai faktor agar investasi ini memberikan manfaat maksimal. Berikut adalah panduan untuk membantu Anda dalam proses pemilihan software tersebut.

1. Identifikasi Kebutuhan Spesifik Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dalam mengelola dokumen, termasuk production document yang berperan penting dalam operasional sehari-hari. Sebelum memilih sistem document management, pastikan Anda mengevaluasi jenis dokumen yang sering digunakan, jumlah pengguna, serta fitur penting. Evaluasi ini memastikan solusi yang dipilih selaras dengan alur kerja dan tujuan bisnis Anda.

2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan

Software yang sulit digunakan hanya akan memperlambat produktivitas tim Anda. Pilihlah project document management software dengan antarmuka yang intuitif dan navigasi sederhana. Dengan demikian, karyawan dapat mengadopsi sistem dengan cepat tanpa perlu pelatihan intensif, sehingga proses transisi menjadi lebih mulus dan efisien.

3. Tinjau Kemampuan Integrasi Sistem 

Integrasi dengan sistem lain seperti ERP atau CRM memudahkan alur kerja antar departemen. Pilih aplikasi DMS yang dapat terhubung dengan software yang sudah Anda gunakan. Hal ini akan mengurangi duplikasi data dan meningkatkan efisiensi kerja dengan data yang terpusat dan terintegrasi.

4. Pertimbangkan Biaya dan ROI

Biaya sistem document management meliputi lisensi, pemeliharaan, dan dukungan teknis. Pertimbangkan biaya tersebut dengan potensi penghematan waktu dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan. Pilih solusi yang menawarkan nilai terbaik dalam jangka panjang dan memberikan ROI yang sesuai dengan anggaran Anda.

5. Uji Kinerja dan Dukungan Teknis

Sebelum membuat keputusan akhir, manfaatkan versi demo untuk menguji performa software manajemen dokumen. Perhatikan juga kualitas dukungan teknis yang disediakan vendor. Dukungan yang cepat dan efektif sangat penting untuk memastikan operasional bisnis Anda tetap berjalan lancar tanpa gangguan.

Kesimpulan

Dengan menggunakan document management software, perusahaan dapat mengatasi tantangan seperti pengelolaan data yang berantakan, risiko kehilangan dokumen, dan kesalahan human-error. Solusi ini membantu meningkatkan produktivitas serta keamanan, sekaligus memastikan perusahaan tetap patuh pada regulasi yang berlaku dalam pengelolaan informasi penting.

Optimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda dengan Document Management Software ScaleOcean. Sistem ini dirancang untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara efisien, aman, dan terorganisir. Jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan produktivitas serta keamanan dokumen bisnis Anda.