Mengelola stok barang di gudang dengan cara yang tepat merupakan tantangan besar bagi banyak pebisnis. Namun, mengetahui cara mengatur barang di gudang dengan baik akan membantu mengatasi masalah ini. Ruang penyimpanan yang kurang optimal dapat menghambat operasional, memperlambat distribusi, dan meningkatkan risiko kerusakan atau kehilangan barang. 

Tantangan pengelolaan stok barang seringkali berasal dari sistem pergudangan yang kurang efektif serta tata letak yang tidak sesuai. Namun, dengan pengaturan gudang yang terorganisir, Anda bisa menghemat waktu dalam mencari barang, meningkatkan kontrol inventaris, dan menjaga stok tetap seimbang. 

Selain itu, manajemen gudang yang efisien memungkinkan pemanfaatan ruang yang lebih optimal, stok control yang lebih baik, serta melancarkan proses distribusi. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis mengenai  cara mengatur barang di gudang untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.

1. Manfaat Mengelola Stok Barang di Gudang

Untuk menciptakan sistem operasional yang efisien, perusahaan perlu mengelola stok barang dengan optimal. Selain menjaga kelancaran logistik dan memastikan ketersediaan barang terjaga dengan baik, manajemen stok yang terorganisir juga membantu berbagai aspek operasional bisnis seperti pada poin-poin dibawah ini.

• Mengelola Logistik dan Peralatan Secara Lebih Terstruktur:  Pengelolaan stok barang yang efektif memastikan semua peralatan dan logistik tersusun dengan baik, yang berarti lebih sedikit ruang yang terbuang, dan alur kerja yang lebih cepat.

• Menertibkan Administrasi Bisnis:  Sistem pengelolaan stok yang baik mempermudah pencatatan dan dokumentasi, sehingga dapat menertibkan proses administrasi bisnis.

• Mempermudah Pengawasan dan Pengelolaan Stok:  Dengan mengelola stok secara efisien, Anda dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mempermudah pengawasan, dan mengelola stok yang Anda miliki secara efektif.

• Meningkatkan Distribusi Layanan:  Proses pemrosesan dan distribusi barang akan lebih mudah dengan manajemen stok yang tepat, serta meningkatkan layanan distribusi dan kepuasan pelanggan.

• Menjaga Kuantitas dan Kualitas Barang:  Pengelolaan stok yang baik memastikan jumlah barang selalu cukup dan kualitasnya tetap terjaga, sehingga bisa mengurangi risiko kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa.

2. 10 Cara Mengatur dan Menyusun Barang di Gudang

Mengatur dan menyusun barang di gudang memiliki peran penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya. Berikut adalah 10 cara yang dapat membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih baik dan menjaga kelancaran bisnis Anda.

a. Memiliki Fasilitas Gudang yang Memadai

Pertama, pastikan gudang memiliki fasilitas yang memadai untuk menyimpan barang secara efisien. Ruang yang cukup memudahkan penataan barang dengan rapi dan mudah diakses. Selain itu, fasilitas seperti rak tinggi, pencahayaan yang baik, dan ventilasi yang memadai dapat meningkatkan kenyamanan kerja dan mencegah kerusakan barang. 

Investasi dalam infrastruktur gudang yang tepat serta teknik racking yang sesuai juga membantu meningkatkan kualitas pengelolaan inventaris serta mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang di gudang.

b. Memberikan Kode Unik pada Setiap Barang

Cara berikutnya untuk mengatur dan menyusun barang di gudang adalah pemberian kode pada setiap barang. Cara ini memudahkan proses identifikasi dan pelacakan inventaris. Sistem kode yang terstruktur memungkinkan staf gudang menemukan barang dengan cepat dan akurat, mengurangi waktu pencarian.

Selain itu, penggunaan kode unik membantu pencatatan data yang lebih efisien, mempermudah proses audit, dan meningkatkan akurasi laporan inventaris. Implementasi sistem kode yang baik juga mendukung integrasi dengan perangkat lunak manajemen gudang.

c. Melakukan Pencatatan Secara Berkala

Selain memberi kode unik, catat inventaris barang secara berkala untuk menjaga akurasi data barang di gudang. Dengan melakukan pencatatan rutin, Anda dapat memantau pergerakan barang, mengetahui stok yang tersedia, dan mengidentifikasi kebutuhan restock tepat waktu. 

Pencatatan yang konsisten juga membantu dalam mencegah kehilangan barang, mendeteksi penyalahgunaan, dan memastikan bahwa data inventaris selalu diperbarui. Selain itu, pencatatan berkala memudahkan proses perencanaan dan pembuatan rencana bisnis. 

d. Mengelompokkan Stok Lama dan Stok Baru

Untuk mempermudah pengelolaan inventaris, pisahkan stok barang lama dari stok barang baru. Dengan mengelompokkan barang berdasarkan tanggal masuk, Anda dapat memastikan bahwa barang yang lebih lama digunakan atau dijual terlebih dahulu, mengurangi risiko kadaluarsa atau kerusakan. 

Strategi ini juga memudahkan dalam melakukan rotasi stok, menjaga kualitas barang, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan. Pengelompokan yang optimal mendukung efisiensi operasional dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

e. Mengelola Stok Berdasarkan Penjualan

Cara berikutnya yang bisa diterapkan, mengelola stok berdasarkan data penjualan, akan memudahkan penyesuaian persediaan dengan permintaan pasar. Dengan menganalisis tren penjualan, Anda dapat menentukan barang mana yang perlu dipertahankan dalam jumlah besar dan barang mana yang perlu dikurangi. 

Metode ini meningkatkan likuiditas perusahaan, mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, dan mengurangi kelebihan stok. Selain itu, manajemen stok yang berbasis penjualan dapat meningkatkan responsivitas terhadap perubahan permintaan pelanggan.

f. Menyusun Estimasi Kebutuhan Stok Barang

Agar perencanaan inventaris akurat, susun estimasi kebutuhan stok barang di gudang. Dengan memperkirakan jumlah barang yang dibutuhkan berdasarkan data historis dan tren pasar, Anda dapat memastikan bahwa persediaan selalu mencukupi tanpa menimbulkan overstock.

Estimasi yang tepat juga memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan anggaran pembelian, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Kelancaran bisnis dan kepuasan pelanggan didukung oleh perencanaan stok yang baik.

g. Menetapkan Jumlah Stok Minimum untuk Barang

Selain mengestimasi kebutuhan stok barang, perusahaan juga harus menetapkan jumlah stok minimum agar ketersediaan barang selalu siap dijual. Anda dapat mengantisipasi kebutuhan pengisian ulang sebelum stok habis sepenuhnya dengan menentukan batas minimum.

Hal ini membantu dalam mencegah kekosongan stok yang dapat mengganggu operasional dan mengurangi kepuasan pelanggan. Selain itu, jumlah stok minimum yang ditetapkan dengan baik juga mendukung pengelolaan keuangan yang lebih efisien dan mengurangi risiko kelebihan stok.

h. Menyediakan Stok Tambahan Sebagai Cadangan

Menyimpan stok tambahan sebagai cadangan merupakan langkah preventif untuk menghadapi peningkatan permintaan mendadak atau gangguan pasokan. Stok cadangan harus disediakan agar bisnis Anda tetap berjalan lancar meskipun pasar berubah atau kendala pemasok muncul.

Dengan memiliki persediaan cadangan, Anda dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat tanpa harus menunggu pengiriman baru. Strategi ini juga membantu dalam menjaga reputasi bisnis dan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap kemampuan Anda dalam memenuhi permintaan.

i. Memprakirakan Waktu Habisnya Persediaan Barang

Memprakirakan waktu habis barang adalah satu hal terpenting dalam mengatur dan menyusun barang di gudang. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan perencanaan pengisian ulang dengan lebih baik.  Dengan mengetahui kapan stok akan habis, Anda dapat mengatur jadwal pemesanan untuk memastikan ketersediaan selalu ada.

Perkiraan yang akurat juga membantu dalam mengoptimalkan alur kerja gudang dan mengurangi waktu henti operasional. Selain itu, kemampuan untuk memprediksi habisnya stok meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris dan mendukung kelancaran operasional bisnis.

j. Melakukan Pemeriksaan Fisik Terhadap Persediaan Barang

Terakhir, lakukan pemeriksaan fisik secara berkala terhadap persediaan barang agar data inventaris bisa dipastikan akurat. Stock opname memudahkan deteksi perbedaan antara data sistem dan kondisi nyata di gudang, mengidentifikasi kehilangan atau kerusakan barang, dan memperbaiki kesalahan pencatatan. 

Pemeriksaan fisik yang rutin juga meningkatkan kontrol kualitas dan mendukung kepatuhan terhadap standar operasional. Dengan demikian, stock opname merupakan bagian integral dari manajemen gudang yang efektif dan efisien.

3. Mudahkan Pengelolaan Stok Barang dengan Aplikasi Gudang

Mengelola stok barang di gudang secara efisien bisa menjadi tantangan bagi bisnis, terutama ketika volume barang terus meningkat. Akan tetapi, aplikasi gudang terbaik, yakni ScaleOcean Warehouse Software menawarkan solusi melalui fitur canggih seperti pelacakan inventaris real-time dan manajemen ruang penyimpanan yang bisa meningkatkan efektivitas pengelolaan stok barang. 

Dengan cara mengatur barang di gudang yang lebih terstruktur, Anda dapat memaksimalkan penggunaan ruang dan menghindari penumpukan barang yang tidak perlu. Melalui fitur ini, Anda bisa memantau stok barang dengan lebih akurat, sehingga bisa mencegah stockout atau overstock. 

Melalui penerapan cara mengatur barang di gudang yang tepat, proses penyusunan barang menjadi lebih optimal. Hal ini membantu memaksimalkan penggunaan ruang. Selain itu, aplikasi ini membuat proses audit lebih mudah dengan laporan stok yang terintegrasi, mengurangi kemungkinan human error. 

ScaleOcean warehouse system dapat meningkatkan produktivitas operasional, memungkinkan perusahaan Anda membuat rencana strategis bisnis dengan lebih cepat dan tepat. Fitur-fitur ini menghemat waktu, mendukung daya saing, dan membuat pengelolaan gudang lebih efisien untuk pengiriman yang tepat waktu dan kepuasan pelanggan.

4. Kesimpulan

Untuk mengelola stok barang di gudang dengan lebih efisien, Anda perlu menyusun barang secara teratur. Pengelompokan barang berdasarkan jenis, ukuran, dan seberapa sering digunakan, serta penggunaan tanda yang jelas, akan mempercepat proses pencarian dan pengambilan barang. 

Selain itu, pengaturan barang yang tepat memungkinkan pemanfaatan ruang yang maksimal, dengan rak penyimpanan yang efisien dan lorong yang mudah diakses. 

Dengan strategi penataan gudang yang tepat, Anda bisa meningkatkan efisiensi dan mengatur stok barang secara merata. Jika Anda ingin mempermudah implementasinya, ScaleOcean dapat membantu dengan solusi manajemen gudang yang lebih efisien. Cobalah demo gratis kami untuk merasakan manfaatnya langsung.