Dalam pengelolaan procurement management, proses tender menjadi aspek penting yang berperan dalam mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif. Untuk itu, tender memerlukan tahapan dan proses struktural yang harus dilakukan perusahaan untuk memastikan transparansi dan keseimbangan dalam proses seleksi vendor. 

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas secara mendalam apa saja tahapan dan proses tender dari awal sampai akhir dalam procurement management secara detail, untuk memberikan gambaran jelas bagaimana perusahaan mengoptimalkan proses tendering dan mencapai hasil dan kualitas yang maksimal. Mari simak proses tender berikut:

1. Perencanaan Pengadaan

Tahapan tender yang pertama adalah perencanaan pengadaan yang melibatkan identifikasi kebutuhan perusahaan, penentuan strategi pengadaan, serta perencanaan berbagai langkah yang akan diambil selama proses tender. Dalam tahapan ini, penetapan tujuan dan ruang lingkup proyek, seperti spesifikasi teknis, jumlah dan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan menjadi hal pertama yang diperhatikan. Setelah itu, identifikasi strategi pengadaan harus dilakukan, seperti penggunaan open tender, closed tender, atau negosiasi langsung. 

Selain itu, dalam tahapan ini, tim procurement perlu mempertimbangkan berbagai faktor risiko dan pengembangan strategi mitigasi untuk mengatasi potensi hambatan yang muncul selama proses tender. Perusahaan dapat memahami secara mendalam aspek pasar, analisis risiko, dan penilaian kapasitas vendor. 

Dengan perencanaan pengadaan yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa proses tender telah dilakukan secara optimal. Sehingga pada akhirnya dapat mendukung pencapaian tujuan proyek dan kegiatan yang sedang dilaksanakan dalam procurement management perusahaan. 

2. Pengembangan Dokumen Tender

Proses tender selanjutnya adalah pengembangan dokumen tender yang merupakan panduan rinci yang memuat semua aspek informasi yang dibutuhkan oleh calon vendor untuk mengajukan penawaran. Dalam proses tender dari awal sampai akhir, tahap pengembangan dokumen ini menjadi penting dilakukan untuk menciptakan kepercayaan di antara para pihak yang terlibat dalam proses procurement management.

Tahapan ini dimulai dengan merinci spesifikasi teknis, syarat-syarat kontrak, dan berbagai ketentuan yang relevan dengan proses procurement. Admin tender harus menyusun dokumen dengan jelas dan terstruktur agar para vendor memiliki pemahaman yang sama mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Tahapan ini juga mencakup deskripsi pekerjaan atau jasa yang dibutuhkan, batas waktu pelaksanaan, persyaratan kualifikasi, serta kriteria penilaian yang akan digunakan dalam proses evaluasi penawaran. 

Selain itu, dokumen ini juga harus memuat informasi mengenai prosedur penawaran, cara pengajuan, dan tenggat waktu yang harus dipatuhi oleh para vendor. Dengan begitu, admin harus mencantumkan dokumen dengan transparan dan formulasi yang tepat untuk mencegah ambiguitas atau interpretasi ganda dalam penyusunan dokumen. 

3. Pengumuman dan Distribusi Tender

Berikutnya, tahapan tender adalah pengumuman dan distribusi tender yang menjadi kunci dalam partisipasi calon vendor dan transparansi proses pengadaan. Setelah dokumen selesai dikembangkan, selanjutnya perusahaan dapat menyampaikan informasi tersebut kepada publik atau calon vendor yang berpotensi melalui pengumuman resmi, baik itu melalui situs web resmi perusahaan, media sosial, atau platform e-katalog pengadaan. 

Pengumuman harus dilakukan dengan tepat waktu dan terjangkau banyak vendor, sehingga dapat menarik perhatian vendor yang berkualifikasi dan memberikan kesempatan untuk mempersiapkan penawaran yang komprehensif. Informasi yang diumumkan perusahaan dapat mencakup detail proyek, persyaratan teknis, kriteria evaluasi, dan informasi administratif lainnya sebagai acuan apa yang diperlukan vendor dalam mengambil tender tersebut. 

Setelah itu, distributor tender juga harus dilakukan dengan melibatkan pengiriman dokumen tender kepada calon vendor sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan, baik itu open atau closed tender. Ketika tahapan pengumuman dan distribusi ini dilakukan secara efektif, partisipasi calon vendor akan maksimal dan dapat menciptakan dasar yang kuat adanya transparansi dan akuntabilitas dalam seluruh proses tender dalam procurement management. 

4. Penerimaan dan Evaluasi Penawaran

Penerimaan dan evaluasi penawaran menjadi tahap tender selanjutnya, dimana perusahaan harus secara cermat menilai dan membandingkan penawaran yang diterima dari vendor. Setelah tahap pengajuan penawaran dilakukan, tim procurement melakukan penerimaan, verifikasi, dan analisis mendalam terhadap setiap penawaran yang diajukan. Proses ini juga melibatkan pemeriksaan kelengkapan dokumen, kepatuhan terhadap syarat-syarat tender, serta evaluasi substansial terhadap kualitas teknis, harga, dan kondisi lain yang telah disepakati. 

Dalam tahapan ini, harus diperhatikan dan dipastikan bahwa setiap penawaran memenuhi persyaratan administratif dan teknis yang telah ditetapkan dalam dokumen tender. Penawaran yang tidak mematuhi syarat dapat dikatakan tidak sah atau diskualifikasi. Setelah penerimaan dilakukan, evaluasi teknik terhadap penawaran tersebut dilakukan untuk menilai kemampuan vendor dalam memenuhi kebutuhan proyek atau kegiatan yang sedang dilaksanakan. 

Proses ini harus dilakukan dengan transparan, adil, dan sesuai dengan penyusunan catatan tender. Keputusan akhir yang dihasilkan dari evaluai ini akan memberikan landasan bagi penandatanganan kontrak dengan vendor yang telah dipilih, sehingga perlu dipastikan bahwa pelaksanaan proyek dapat dilakukan sesuai target dan persyaratan yang telah ditetapkan. 

5. Negosiasi dengan Vendor

Tahapan tender yang selanjutnya adalah melakukan negosiasi dengan vendor, terutama ketika perusahaan menghadapi situasi di mana penawaran yang telah diajukan memerlukan klarifikasi atau penyesuaian tertentu. Setelah melakukan tahapan evaluasi penawaran dengan para calon vendor, tim procurement dapat memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan vendor melalui pertemuan aanwijzing untuk memberikan penawaran terbaik atau yang dianggap paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Negosiasi disini dapat mencakup berbagai aspek, seperti harga, jangka waktu pelaksanaan, kualitas, dan persyaratan kontrak lainnya. Tahapan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak dan memastikan bahwa kontrak yang akan ditandatangani merefleksikan kebutuhan perusahaan serta standar kualitas yang diinginkan. 

Tahapan ini juga akan memberikan kesepakatan dalam membahas dan menyelesaikan masalah yang mungkin terjadi selama proses tender atau evaluasi, bahkan memberikan kejelasan mengenai tanggung jawab dan ekspektasi kedua belah pihak. Untuk itu, selama proses negosiasi, komunikasi yang efektif dan kejelasan antara perusahaan dan vendor sangat penting agar kedua pihak dapat mencapai pemahaman yang saling menguntungkan. 

6. Penandatanganan Kontrak

Tahapan tender berikutnya adalah penandatanganan kontrak yang menjadi tanda penyelesaian fase seleksi vendor dan persediaan awal untuk pelaksanaan proyek atau kegiatan yang dibutuhkan. Setelah proses evaluasi penawaran dan negosiasi, perusahaan dapat menentukan vendor yang akan memenangkan vendor untuk menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. 

Proses ini melibatkan pemberian resmi kepada vendor terpilih berdasarkan kualifikasi teknis, harga kompetitif, dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan kontrak. Penandatanganan kontrak harus dilakukan dengan cermat dan sesuai dengan prinsip-prinsip transparansi, keadilan, dan integritas perusahaan dalam memilih vendor. 

Proses penandatanganan kontrak resmi antara perusahaan dan vendor harus mencakup berbagai syarat dan ketentuan yang telah disepakati bersama, seperti jangka waktu proyek, kriteria kinerja, dan tanggung jawab masing-masing pihak. Penting untuk memastikan bahwa kontrak telah disusun dengan jelas dan memadai untuk menghindari potensi ketidakpahaman atau konflik selama pelaksanaan proyek atau proses pengadaan. 

7. Manajemen Kontrak dan Pengiriman

Manajemen kontrak dan pengiriman merupakan tahapan tender menjadi rangkaian yang fokus pada pelaksanaan dan pemantauan kontrak yang telah disepakati bersama dengan vendor. Hal ini melibatkan pengelolaan aspek kontrak yang meliputi pemantauan jadwal pelaksanaan, pengelolaan barang, serta pemenuhan berbagai persyaratan dan kualitas yang telah ditentukan. 

Admin tender akan bertanggung jawab dalam memastikan bahwa vendor akan memenuhi ketentuan kontrak, termasuk evaluasi kinerja dan penanganan berbagai perubahan atau penyalahgunaan kontrak yang mungkin terjadi selama proses tendering. Selain itu, proses pengiriman juga harus diperhatikan yang meliputi aspek fisik atau penyampaian barang dan jasa sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. 

Manajemen pengiriman barang juga melibatkan pemantauan dan kontrol terhadap proses pengiriman, pemenuhan waktu, serta penanganan permasalahan yang mungkin timbul selama proses pengiriman. Untuk itu, transparansi dan komunikasi yang efektif dibutuhkan antara perusahaan dan vendor sebagai kunci untuk memastikan pengiriman yang sesuai dengan harapan. 

8. Evaluasi Proyek Tender

Tahapan tender yang terakhir adalah evaluasi proyek yang dilakukan untuk menilai sejauh mana proses tender telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dan sejauh mana kontrak telah dipenuhi agar dapat menjadi pertimbangan dalam efisiensi dan efektivitas seluruh proses pengadaan.  Proses tender dari awal sampai akhir harus kembali diperhatikan dalam tahapan ini, termasuk kualitas hasil, kepatuhan terhadap jadwal dan anggaran, bahkan sampai kepuasan pemangku kepentingan. 

Tim procurement dapat memanfaatkan indikator kinerja dan metrik yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mengukur pencapaian tujuan proyek, sehingga transparansi dan penilaian terhadap kinerja vendor, serta kepatuhan terhadap ketentuan kontrak dapat dilihat secara jelas. Selama tahapan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi aspek yang dapat diambil dari pengalaman pelaksanaan proyek tertentu, meliputi perbaikan proses pengadaan, identifikasi risiko yang dapat diantisipasi di masa depan, atau peningkatan berbagai tahapan tender.

Dengan melakukan evaluasi proyek dengan akurat, perusahaan dapat memastikan pengalamannya dalam procurement management. Sehingga berbagai tahapan tender dalam pengadaan dapat menghasilkan kualitas yang tinggi dan membentuk dasar untuk perbaikan berkelanjutan serta peningkatan kinerja dalam pengadaan di masa mendatang. 

9. Kesimpulan 

Dari artikel yang telah membahas berbagai proses tender dari awal sampai akhir, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses tender dalam procurement management memerlukan serangkaian tahapan dan langkah yang saling berkaitan dan membutuhkan perencanaan yang matang serta transparansi yang tinggi dalam setiap prosesnya. 

Dengan melakukan tahapan tahapan tender yang strategis dan terstruktur ini, proses tender dapat lebih terukur, dan lebih mudah diawasi dengan baik. Sehingga dapat memberikan dasar yang solid untuk mengambil keputusan yang tepat dan bijak dalam pengelolaan procurement management jangka panjang,