Chart of account adalah daftar kode akun yang penting digunakan setiap bisnis untuk mencatat dan mengelola transaksi keuangan. Tanpa struktur yang jelas, pelacakan arus kas, pengeluaran, dan pendapatan bisa menjadi berantakan, sehingga membuat laporan keuangan Anda tidak akurat.

Mungkin saaat ini Anda mengalami kesulitan saat mengatur keuangan perusahaan? Penggunaan CoA akuntansi akan membantu Anda mengorganisir laporan keuangan agar lebih rapi sehingga kesalahan dapat dihindari. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut apa itu CoA dan tips efektif untuk membuatnya.

1. Pengertian Chart of Account (CoA)

Chart of account adalah daftar sistematis dengan ketentuan, syarat, dan format khusus yang dibuat untuk mencatat dan mengelompokkan transaksi. Setiap kode akun akan mewakili transaksi yang berbeda seperti aset, ekuitas, pendapatan, dan lainnya.

Mengapa CoA akuntansi diperlukan dalam bisnis? Memudahkan proses identifikasi transaksi apa saja yang telah dilakukan oleh perusahaan. Tidak hanya itu, penggunaan chart of account juga diperlukan untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan, seperti neraca dan laporan laba rugi. 

2. Fungsi Utama CoA Akuntansi

Chart of account adalah kode akuntansi yang memiliki banyak fungsi di bisnis. Tidak hanya untuk mengelompokkan transaksi, tapi juga membantu aspek pengelolaan keuangan secara menyeluruh.

a. Klasifikasi Transaksi Keuangan

Nomor akun akuntansi membantu Anda mengklasifikasikan setiap transaksi keuangan secara tepat. Dengan klasifikasi yang jelas, proses pencatatan keuangan dan perhitungan net present value juga menjadi lebih rapi dan terorganisir.

Dengan demikian, Anda dan pengguna laporan lainnya dapat memahami informasi yang tercantum di dalam dengan cepat. Anda juga lebih mudah untuk mengidentifikasi tujuan dari transaksi keuangan yang ada.

b. Mempermudah Pelaporan Keuangan

CoA diperlukan dalam menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Karena setiap transaksi tercatat dan dikategorikan dengan baik, laporan pun dapat dibuat dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, isinya juga lebih akurat dan sesuai standar akuntansi.

c. Mendukung Proses Audit & Analisis

Sistem CoA yang terstruktur dengan baik mempermudah prosedur audit dan analisis. Auditor dapat menelusuri setiap transaksi sesuai kode akun. Dengan ini, maka kesalahan atau penyalahgunaan keuangan bisnis dapat diminimalisir. CoA juga memudahkan analisis keuangan, seperti mengidentifikasi tren dalam pendapatan atau pengeluaran.

d. Mempermudah Pemantauan Arus Kas

Chart of account juga diperlukan untuk memantau arus kas perusahaan. Dengan adanya nomor akun akuntansi yang unik untuk setiap transaksi, maka Anda bisa tahu darimana pemasukan dan pengeluaran berasal. Ini diperlukan untuk memastikan dana operasional tersedia dan menghindari kekurangan likuiditas.

e. Membantu Penganggaran & Perencanaan Keuangan

Dengan adanya struktur yang jelas, perusahaan dapat mengalokasikan dana ke akun-akun yang relevan sesuai dengan rencana anggaran yang sudah ditetapkan. Selain itu, CoA membantu Anda dalam membandingkan anggaran dengan perencanaan, sehingga keuangan bisa terkontrol dengan lebih baik.

3. Kategori dalam Chart of Account

Chart of account (CoA) dibuat dengan mengikuti kategori akun-akun yang relevan. Kategori ini mencakup aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, beban, dan beban pajak. Masing-masing memiliki fungsi tersendiri dalam pencatatan keuangan.

a. Aset

Aset adalah sumber daya yang dimiliki perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat ekonomi di masa depan. Kategori ini dibagi menjadi yaitu aset lancar dan aset tidak lancar.

Aset lancar contohnya kas, piutang usaha, dan persediaan, yang bisa dikonversi menjadi uang dalam waktu satu tahun. Sedangkan aset tidak lancar seperti properti, peralatan, dan investasi jangka panjang. Aset ini cenderung diperlukan untuk jangka panjang.

Untuk mempermudah pengelolaan kedua jenis aset tersebut, perusahaan dapat menggunakan asset management software. Software ini membantu dalam memantau, menganalisis, dan mengoptimalkan penggunaan aset, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

b. Liabilitas

Selanjutnya, liabilitas adalah kewajiban atau utang yang harus dibayar perusahaan kepada pihak ketiga. Liabilitas juga dibagi menjadi liabilitas jangka pendek dan liabilitas jangka panjang.

Sama seperti aset, liabilitas jangka pendek harus dilunasi dalam waktu satu tahun. Contohnya hutang usaha, serta biaya lain yang masih harus dibayar. Sedangkan liabilitas jangka panjang jatuh temponya lebih dari satu tahun. Contohnya pinjaman bank jangka panjang.

c. Ekuitas

Ekuitas mencerminkan kepemilikan atau modal pemegang saham. Ekuitas dihitung dengan mengurangkan liabilitas dari aset, dan biasanya terdiri dari modal saham dan laba ditahan.

Kategori ini menunjukkan seberapa besar bagian dari perusahaan yang dimiliki oleh pemegang saham atau pemilik, serta membantu memantau kinerja keuangan perusahaan dari waktu ke waktu.

d. Pendapatan

Kategori berikutnya dalam CoA akuntansi adalah pendapatan. Pendapatan adalah uang yang diperoleh perusahaan dari aktivitas bisnis utamanya, seperti penjualan barang atau jasa. Kategori ini mencakup berbagai jenis pemasukan.

Dengan menggunakan nomor akun akuntansi, perusahaan bisa memisahkan sumber pendapatan yang berbeda, sehingga memudahkan dalam proses pelaporan keuangan dan analisis profitabilitas.

e. Beban

Beban mencakup semua biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menjalankan operasional, seperti biaya gaji, sewa, dan utilitas. Beban juga dibedakan lagi berdasarkan jenisnya, seperti beban operasional, beban pemasaran, dan beban administrasi.

f. Beban Pajak

Ada juga beban pajak yang dikategorikan secara khusus untuk mencatat kewajiban pajak perusahaan kepada pemerintah, seperti pajak penghasilan atau pajak pertambahan nilai (PPN). Beban pajak harus dicatat dengan teliti agar perusahaan dapat memastikan kewajiban pajak dibayar tepat waktu dan sesuai peraturan yang berlaku.

4. Contoh Chart of Account di Berbagai Jenis Bisnis

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dalam mengelola transaksi keuangannya. Oleh karena itu, chart of account (CoA) juga perlu disesuaikan dengan jenis bisnis yang dijalankan. Berikut contoh CoA dari berbagai jenis bisnis.

a. CoA Akuntansi di Perusahaan Manufaktur

Berikut adalah contoh sederhana chart of account (CoA) di sebuah perusahaan manufaktur. Contoh ini mencakup berbagai kategori utama yang biasanya digunakan dalam manufaktur.

Misalkan perusahaan manufaktur ABC memproduksi meja kayu. Setiap kali perusahaan membeli kayu sebagai bahan baku, transaksinya dicatat di akun "1200 - Persediaan Bahan Baku".

Setelah kayu tersebut diproses menjadi meja, nilainya dipindahkan ke "1300 - Persediaan Barang Dalam Proses" selama proses produksi berjalan. Kemudian ke "1400 - Persediaan Barang Jadi" saat meja telah selesai.

Jika meja tersebut dijual, pendapatan dicatat di akun "4000 - Penjualan Barang Jadi". Sementara biaya yang dikeluarkan untuk bahan baku dan tenaga kerja dicatat di akun "5000 - Beban Bahan Baku" dan "5100 - Beban Tenaga Kerja Langsung".

b. Chart of Account pada Perusahaan Jasa

Selanjutnya, berikut contoh chart of account perusahaan jasa yang biasanya digunakan untuk mempermudah pengelolaan bisnis jasa.

Misalkan perusahaan jasa XYZ bergerak dalam bidang layanan konsultasi bisnis. Setiap kali menerima pembayaran dari klien, pendapatan dicatat di akun "4000 - Pendapatan Jasa". Jika klien belum membayar, maka transaksi tersebut akan dicatat sebagai "1100 - Piutang Usaha" sampai pembayaran diterima.

Untuk menjalankan operasional, perusahaan juga mengeluarkan biaya seperti gaji karyawan, yang dicatat di akun "5000 - Beban Gaji", dan biaya sewa kantor yang dicatat di "5200 - Beban Sewa Kantor".

Selain itu, jika perusahaan membeli perlengkapan kantor seperti kertas atau pena, biayanya akan dicatat di "5300 - Beban Perlengkapan". Perusahaan juga harus membayar pajak, seperti pajak penghasilan yang dicatat di akun "6000 - Pajak Penghasilan Perusahaan".

c. CoA di Perusahaan Dagang

Berikutnya, mari kita lihat contoh chart of account perusahaan dagang. Contoh di bawah ini hanya bentuk sederhana yang bisa Anda sesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Misalkan perusahaan Kemas menjual berbagai barang dagangan, seperti pakaian dan aksesori. Ketika perusahaan membeli stok barang dari pemasok, pembelian tersebut dicatat di akun "1200 - Persediaan Barang Dagangan".

Ketika stok tersebut dijual, pendapatan dicatat di akun "4000 - Penjualan Barang Dagangan". Sedangkan biaya pembelian barang dicatat di "5000 - Beban Pembelian Barang Dagangan".

Jika ada barang yang dijual dengan sistem kredit kepada pelanggan, maka penjualan tersebut akan dicatat di akun "1100 - Piutang Usaha" sampai pelanggan melakukan pembayaran.

Sedangkan untuk menjalankan operasional, perusahaan perlu membayar biaya seperti sewa toko yang dicatat di "5300 - Beban Sewa Toko", serta gaji karyawan yang dicatat di "5100 - Beban Gaji".

Gunakan rekomendasi software akuntansi terbaik untuk mempermudah pembuatan CoA di atas sesuai dengan kebutuhan atau jenis bisnis Anda. 

5. Tips Membuat Chart of Account yang Efektif

Menyusun CoA akuntansi tentunya perlu perhatian khusus untuk memastikan keuangan perusahaan tercatat dengan jelas, akurat, dan mudah dipahami. Berikut beberapa tips untuk membuat chart of account yang efektif.

a. Memanfaatkan Software Akuntansi

ScaleOcean software akuntansi dapat membantu Anda membuat chart of account (CoA) secara efektif. Sistem melakukan pencatatan transaksi keuangan secara real-time dan otomatis, sehingga Anda tidak perlu input manual.

Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu bagaimana sistem ini bekerja. Beberapa fitur unggulan yang mendukung proses pembuatan CoA di antaranya:

• Auto reconciliation: Secara otomatis mencocokkan data transaksi yang tercatat di bank dengan pembukuan internal di CoA.

• Auto payment: Sistem dapat mengotomatisasi pembayaran yang sudah terjadwal sekaligus tercatat dalam akun yang sesuai di COA.

• Budget vs actual: Anda bisa lebih mudah membandingkan laporan profit & loss terhadap anggaran yang telah ditetapkan.

• Cash flow reports: Menyediakan laporan arus kas yang  secara otomatis diselaraskan dengan akun yang relevan dalam COA.

Fitur-fitur tersebut mendukung proses otomatisasi, integrasi, dan analisis keuangan yang lebih baik, membuat pengelolaan chart of account menjadi lebih efisien dan akurat​.

b. Gunakan Struktur yang Sederhana dan Logis

Agar nomor akun akuntasi mudah digunakan, maka pastikan strukturnya sederhana dan logis. Susun akun-akun berdasarkan kategori besar seperti aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban, sehingga siapapun bisa langsung memahami alur pencatatan.

Hindari membuat terlalu banyak sub-akun yang dapat membingungkan dan mempersulit pelacakan transaksi. Struktur yang jelas akan memudahkan pemantauan laporan keuangan dan membantu proses audit.

c. Berikan Kode Akun yang Konsisten

Gunakan kode akun yang konsisten untuk setiap kategori. Misalnya, aset dapat diberi kode 1000-1999, liabilitas 2000-2999, dan seterusnya. Cara ini akan sangat memudahkan identifikasi dan pelacakan transaksi keuangan.

Hindari perubahan kode akun yang terlalu sering. Tujuannya agar staf akuntansi dapat dengan cepat mengenali akun-akun yang terlibat dalam setiap transaksi.

d. Lakukan Review Secara Berkala

Review CoA secara rutin untuk memastikan bahwa struktur dan akun-akun yang digunakan masih relevan dengan perkembangan bisnis. Selama proses ini, akun yang tidak lagi aktif bisa dihapus atau disederhanakan.

6. Kesimpulan

Dengan CoA, perusahaan dapat mengklasifikasikan transaksi keuangan secara jelas, memudahkan pelaporan keuangan, mendukung proses audit, serta memantau arus kas dan anggaran dengan lebih efektif.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan chart of account, sangat disarankan menggunakan software akuntansi. Dengan fitur otomatisasi dan integrasi, software akuntansi ScaleOcean memudahkan pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan. Coba demo gratisnya sekarang juga untuk merasakan kemudahan ini dalam bisnis Anda!