PHO Proyek (Provisional Hand Over) adalah salah satu tahap penting dalam memastikan progres proyek konstruksi berjalan sesuai target. Namun, sekitar 40% proyek konstruksi mengalami keterlambatan akibat kurang efektifnya pengelolaan PHO, seperti minimnya koordinasi antar pihak terkait dan kesalahan dalam dokumentasi. 

Kondisi di atas kerap menghambat kemajuan proyek, yang pada akhirnya berdampak pada waktu penyelesaian dan pembengkakan biaya. Untuk memastikan progres proyek tetap berjalan sesuai rencana, pengelolaan PHO yang efektif sangat diperlukan. 

Lantas, apa sebenarnya arti PHO dalam proyek dan bagaimana prosedur yang harus diikuti? Artikel ini akan memberikan informasi detail mengenai  Provisional Hand Over serta software konstruksi yang tepat untuk mengotomatiskan proses PHO.

1. Apa itu PHO dalam Proyek?

PHO (Provisional Hand Over) Proyek adalah tahap serah terima pekerjaan yang telah selesai secara sementara dari kontraktor kepada pemilik proyek. Penyerahan ini dilakukan setelah kontraktor menyelesaikan sekitar 95% pekerjaan dari total seluruh pekerjaan konstruksi. 

Dalam tahap PHO, pemilik proyek akan memeriksa hasil pekerjaan untuk memastikan proyek telah sesuai dengan spesifikasi dan standar yang disepakati. Jika ditemukan masalah, kontraktor harus memperbaiki sebelum proyek benar-benar dianggap selesai dan masuk ke tahap Final Hand Over. 

PHO dalam proyek penting karena memberikan waktu bagi pemilik untuk mengevaluasi kualitas kerja sebelum memberikan persetujuan akhir. Bahkan, tahap ini seringkali dianggap sebagai checkpoint krusial karena memastikan pekerjaan fisik sudah memenuhi standar sebelum digunakan oleh pemilik proyek.

2. Manfaat PHO Proyek

Provisional Hand Over memiliki banyak manfaat penting bagi pemilik proyek dan kontraktor. Melalui PHO, kualitas pekerjaan dapat dievaluasi dan berbagai risiko dapat diminimalkan. Berikut beberapa manfaat utama dari PHO dalam proyek konstruksi:

a. Pemeriksaan Kualitas Pekerjaan

Pada tahap PHO, pemilik proyek dapat memeriksa kualitas hasil pekerjaan secara menyeluruh. Hal ini bertujuan untuk memastikan pekerjaan telah sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah disepakati sebelum dilakukan serah terima akhir.

b. Pemeliharaan dan Perbaikan Kerusakan

Setelah PHO, kontraktor masih bertanggung jawab untuk memperbaiki kerusakan yang mungkin muncul selama masa pemeliharaan. Proses tersebut memberikan jaminan kepada pemilik proyek bahwa segala kerusakan minor akan diperbaiki tanpa menambah biaya konstruksi, menjaga kualitas proyek tetap optimal.

c. Meminimalkan Risiko 

Tidak hanya itu, manfaat PHO proyek adalah meminimalkan risiko bagi pemilik proyek dengan mendokumentasikan status pekerjaan sebelum serah terima akhir. Jika ada perselisihan mengenai kondisi proyek, dokumentasi PHO dapat digunakan sebagai referensi untuk menyelesaikan masalah yang muncul.

d. Pembayaran Progresif

Dengan PHO proyek, kontraktor dapat menerima pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan yang telah diselesaikan. Untuk itu, dukungan software konstruksi memungkinkan seluruh proses PHO dapat diotomatisasi, mempercepat pembayaran, dan memudahkan pemantauan progres pekerjaan dari awal hingga selesai.

3. Perbedaan PHO, FHO, dan BAST

Di konstruksi, PHO (Provisional Hand Over), FHO (Final Hand Over), dan BAST (Berita Acara Serah Terima) memiliki perbedaan signifikan dari segi waktu, tanggung jawab, dan prosedur lainnya. Berikut poin perbedaan PHO dan FHO serta BAST:

a. Tahap Penyerahan

PHO proyek adalah tahap penyerahan sementara proyek dari kontraktor kepada pemilik proyek. Pada tahap ini, proyek sudah bisa digunakan meskipun ada pekerjaan minor yang masih perlu diselesaikan.

Sementara itu, FHO menjadi penyerahan akhir setelah semua pekerjaan selesai, termasuk perbaikan yang ditemukan saat PHO. Proyek diserahkan secara penuh tanpa ada tanggungan pekerjaan tersisa.

BAST adalah dokumen resmi yang menyertai proses penyerahan, baik saat PHO maupun FHO. Dokumen ini mencatat kesepakatan serah terima proyek antara kontraktor dan pemilik proyek.

b. Kondisi Pekerjaan

Pada PHO, mayoritas proyek sudah dinyatakan selesai. Namun mungkin masih ada pekerjaan minor yang perlu diperbaiki atau diselesaikan, seperti finishing kecil atau penyesuaian.

Sedangkan pada FHO, seluruh pekerjaan sudah 100% selesai, termasuk segala perbaikan atau kekurangan yang teridentifikasi saat PHO. Proyek sepenuhnya siap dan sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.

BAST mencatat kondisi pekerjaan saat diserahkan, baik saat PHO (dengan catatan pekerjaan minor yang belum selesai) maupun FHO (semua pekerjaan selesai).

c. Tujuan

Tujuan PHO dalam proyek adalah memulai penggunaan proyek meskipun ada pekerjaan minor yang masih perlu diselesaikan. Hal ini memungkinkan pemilik proyek untuk memanfaatkan proyek sambil kontraktor menyelesaikan perbaikan.

Di sisi lain, FHO bertujuan menyelesaikan dan menyerahkan proyek secara penuh kepada pemilik setelah semua pekerjaan, termasuk perbaikan, telah selesai. FHO menandakan bahwa proyek sudah tidak memerlukan perbaikan lagi.

Sedangkan tujuan BAST adalah mengesahkan secara resmi bahwa proyek telah diserahkan, baik pada tahap PHO maupun FHO, dan sebagai bukti bahwa kedua pihak menyetujui kondisi penyerahan tersebut.

4. Prosedur PHO Proyek

Dalam proses serah terima proyek, khususnya pada tahap Provisional Hand Over (PHO), terdapat beberapa prosedur penting yang harus dilalui baik klien maupun perusahaan konstruksi. Berikut penjelasan dari masing-masing prosedur tersebut.

a. Pemeriksaan Pekerjaan

Pemeriksaan pekerjaan menjadi langkah awal dalam prosedur PHO. Dalam tahap ini, akan dilakukan inspeksi menyeluruh terhadap aspek proyek, mencakup evaluasi kualitas pekerjaan, kepatuhan terhadap desain dan spesifikasi teknis, serta keamanan dan kelayakan operasional struktur atau sistem yang dibangun.

b. Pembuatan Daftar Punch List

Daftar punch list adalah daftar perbaikan atau penyesuaian yang harus dilakukan oleh kontraktor sebelum proyek diserahterimakan. Punch list mencatat hal-hal kecil yang belum sesuai atau memerlukan penyelesaian. Pembuatan daftar ini dilakukan setelah pemeriksaan pekerjaan dan menjadi acuan untuk perbaikan akhir.

c. Pemenuhan Punch List

Prosedur berikutnya dalam PHO proyek adalah pemenuhan daftar cacat. Proses ini melibatkan kontraktor dalam mengatasi dan memperbaiki semua item yang terdaftar dalam daftar cacat. Pemenuhan ini juga harus dilakukan dengan cepat dan efisien untuk memastikan tidak ada hambatan saat pengoperasian atau penggunaan proyek yang telah diserahkan saat PHO.

d. Pengujian dan Komisioning

Pengujian dan komisioning adalah proses verifikasi kalau semua sistem dan komponen proyek telah berfungsi sesuai dengan persyaratan operasional dan desain. Prosedur ini juga termasuk pengujian sistem keamanan, HVAC, lift, dan sistem lainnya untuk memastikan semuanya beroperasi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan sebelum serah terima final kepada klien.

e. Dokumentasi Proyek

Berikutnya dokumentasi proyek, yaitu kompilasi dari semua rekaman, gambar, manual operasi, dan dokumen contoh laporan proyek lainnya. Dokumentasi ini diserahkan dari perusahaan konstruksi kepada klien sebagai bagian dari proses PHO proyek. Tujuannya agar klien memiliki panduan dalam pemeliharaan, operasi, dan manajemen fasilitas di masa depan.

f. Proses Serah Terima Sementara

Proses serah terima sementara atau PHO melibatkan penyerahan proyek dari kontraktor kepada pemilik secara sementara. Pada tahap ini, proyek dinilai apakah sudah layak untuk digunakan. Jika masih ada kekurangan kecil, kontraktor wajib memperbaikinya sebelum serah terima penuh atau final handover dilakukan.

g. Masa Pemeliharaan

Masa pemeliharaan dimulai setelah proyek diserahterimakan secara sementara (PHO). Pada tahap ini, kontraktor bertanggung jawab atas perbaikan kerusakan yang muncul selama periode tertentu, biasanya satu tahun. Pemeliharaan ini memastikan hasil pekerjaan tetap sesuai standar yang disepakati dengan pemilik proyek.

h. Jaminan dan Garansi

Jaminan dan garansi diberikan oleh kontraktor sebagai jaminan jika ada cacat bahan atau pekerjaan untuk periode waktu tertentu setelah serah terima. Tujuannya untuk menunjukkan komitmen kontraktor terhadap kualitas pekerjaannya dan memberikan klien kepercayaan kalau setiap masalah akan ditangani.

i. Pembayaran Akhir

Setelah semua tahapan selesai, termasuk pemenuhan semua jaminan dan garansi, langkah terakhir PHO proyek adalah pembayaran akhir dari klien kepada kontraktor. Ini sebagai bukti penyelesaian finansial proyek dan biasanya dilakukan setelah klien sepenuhnya puas dengan semua aspek proyek yang telah diselesaikan.

j. Final Handover

Final handover menjadi penyerahan penuh proyek dari kontraktor kepada pemilik setelah seluruh perbaikan dan kewajiban terpenuhi. Pada tahap ini, proyek dianggap telah selesai secara permanen. Kontraktor dan pemilik menandatangani dokumen serah terima akhir sebagai bukti bahwa proyek telah diterima tanpa syarat.

5. Software Konstruksi Otomatiskan Proses PHO Proyek

Software Konstruksi ScaleOcean adalah solusi terbaik yang dirancang khusus untuk mengotomatiskan seluruh alur proses PHO dalam proyek konstruksi. Mulai dari pengumpulan data inspeksi, penjadwalan perbaikan, hingga pembaruan status pekerjaan, semua langkah dikelola secara digital dan efisien.

Dengan coba demo gratis, Anda dapat memantau perkembangan perbaikan yang diperlukan secara real-time, sehingga mengurangi potensi keterlambatan. Berikut fitur-fitur canggih Software Konstruksi ScaleOcean:

• Project S-Curve Management, memantau dan mengelola kemajuan proyek konstruksi secara visual dengan membandingkan antara rencana awal (plan) dan realisasi aktual (actual).
  

• In-Depth Budgeting Method, membuat anggaran terperinci untuk berbagai aspek seperti material, aset, overhead, dan subkontraktor dalam proses konstruksi dan persiapan PHO.

• Integrated with Purchasing, Inventory, and Accounting Management, memungkinkan otomatisasi dalam pengelolaan material, pencatatan biaya, dan pelaporan yang akurat untuk mendukung proses PHO secara sistematis.
  

• Real-Time Reporting, memungkinkan pemantauan secara berkala dan otomatis terkait progres proyek, biaya yang terlibat, serta kondisi peralatan.

Bahkan, ScaleOcean menawarkan keunggulan untuk proses PHO dengan peningkatan efisiensi dan akurasi. Dengan otomatisasi, proses yang sebelumnya memakan waktu, seperti pengarsipan dokumen dan pengecekan lapangan, dapat dilakukan lebih cepat.

6. Kesimpulan

Dengan menggunakan Software Konstruksi ScaleOcean, proses PHO proyek konstruksi menjadi lebih efisien dan transparan.  Dari manajemen anggaran yang detail hingga pelaporan real-time, ScaleOcean memberikan solusi komprehensif untuk memantau progres proyek, memastikan kualitas hasil kerja, dan menyederhanakan dokumentasi PHO.

Segera optimalkan manajemen proyek Anda dengan Software Konstruksi ScaleOcean. Otomatiskan proses PHO, pantau progres secara real-time, dan pastikan kualitas proyek tetap terjaga. Hubungi tim kami dan coba demo gratis untuk rasakan kemudahan dalam mengelola proyek konstruksi dengan lebih efektif dan tepat waktu!