Proses purchasing adalah salah satu aspek operasional yang memerlukan koordinasi dan pelacakan yang efektif. Mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok, negosiasi harga, hingga penerimaan barang, akan menjadi sangat kompleks dan menyusahkan jika dilakukan manual. Terlebih banyak dokumen yang berkaitan dengan setiap tahapan di proses pembelian. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang dapat memantau secara efisien.

Purchase tracking software merupakan teknologi yang bisa dipertimbangkan. Software ini memudahkan pelacakan dan pengelolaan dokumen pembelian. Mulai dari purchase order, purchase requisition, hingga payment records. Pada artikel kali ini akan dijelaskan lebih detail peran sistem tersebut untuk menunjang kemudahan dalam memantau beberapa dokumen pembelian.

1. Purchase Order

Software purchasing sangat membantu dalam mengatur purchase order (PO). Dengan penggunaan teknologi ini, proses pembuatan dan pengiriman menjadi jauh lebih mudah. Sistem ini memungkinkan Anda untuk membuat PO secara digital dan mengirimkannya langsung kepada pemasok dengan cepat.

Tidak hanya itu, purchasing tracking software tersebut juga membantu Anda untuk melacak status PO secara real-time. Artinya Anda dapat memantau apakah dokumen telah diterima oleh pemasok dan memastikan bahwa pemasok dapat memenuhi pesanan sesuai jadwal. Dengan demikian, risiko rantai pasokan seperti keterlambatan pengiriman dan masalah lainnya dapat dikurangi.

Software pelacakan ini juga memberikan arsip digital untuk semua PO yang telah dibuat. Dengan adanya arsip digital ini, Anda dapat dengan mudah mengakses dan mencari PO lama untuk keperluan audit atau pelaporan. Cara ini sangat membantu dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi pengadaan.

2. Purchase Requisition

Purchase requisition (PR) adalah dokumen penting lainnya dalam proses pembelian. PR berisi rincian mengenai apa yang harus dibeli, jumlahnya, dan kapan item tersebut dibutuhkan. Software purchase tracking membantu Anda dalam membuat dan mengelola dokumen tersebut secara efisien.

Dalam membuat PR, purchase software menawarkan berbagai template dan formulir yang telah dipersonalisasi sehingga Anda dapat dengan mudah menambahkan detail yang relevan. Selain itu, proses peninjauan dan persetujuan PR juga dapat dilakukan secara digital melalui sistem. Sehingga mempercepat proses pembelian.

3. Quotations

Purchasing software juga berperan penting dalam mengelola quotations. Dokumen ini adalah proposal harga dari pemasok yang menjelaskan biaya dan kondisi pembelian produk atau layanan. Penggunaan software ini memudahkan perusahaan dalam meminta, menerima, dan membandingkan quotations dari berbagai pemasok.

Anda dapat mengirim permintaan proposal ke berbagai pemasok secara langsung melalui sistem pembelian. Selain itu, saat quotation diterima, software ini akan menyimpannya dalam format digital dan mengkategorisasikannya untuk memudahkan pencarian dan perbandingan.

Sistem ini juga mendukung Anda dalam melakukan perbandingan quotations dari berbagai pemasok. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik dan mendapatkan penawaran terbaik. Selain itu, juga dapat digunakan untuk melakukan negosiasi kontrak dan harga dengan pemasok berdasarkan quotations yang diterima.

4. Contracts

Purchasing tracking software juga dapat digunakan untuk menyederhanakan pengelolaan kontrak. Dengan software ini, Anda dapat membuat, menyimpan, dan melacak kontrak secara digital. Proses ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menunjukkan adanya transparansi dan keamanan data pihak-pihak terkait.

Dalam pembuatan kontrak, software ini juga menawarkan berbagai template. Cara ini akan memudahkan Anda ketika membutuhkan kontrak di keadaan mendesak. Anda cukup menambahkan syarat dan kondisi yang sesuai dengan kebutuhan. Tidak hanya itu, pengiriman kontrak kepada pemasok juga dapat dilakukan secara langsung melalui sistem.

5. Receiving Reports

Receiving reports adalah dokumentasi yang diperlukan saat barang atau jasa diterima. Purchasing software memudahkan Anda dalam pembuatan dan pengelolaan laporan penerimaan barang. Dengan menggunakan software tersebut, laporan menjadi lebih akurat karena diproses secara otomatis sesuai kondisi barang yang diterima.

Pada saat penerimaan barang, Anda dapat membuat laporan penerimaan digital melalui sistem. Informasi seperti jumlah, deskripsi, dan kondisi barang juga dapat diinput dengan mudah. Selain itu, aplikasi ini juga mendukung pemindaian barcode atau QR code, yang mempercepat proses input data barang dan meminimalisir risiko pengadaan.

6. Inventory Management

Salah satu fitur penting lainnya dari sistem pelacakan ini adalah membuat laporan manajemen stok barang. Dengan fitur ini, Anda dapat melacak stok dan permintaan barang dengan lebih efisien. Sehingga membantu Anda dalam membuat laporan inventaris yang akurat. Software ini juga membantu Anda untuk memantau level stok dan menerima pemberitahuan ketika level stok mencapai titik pemesanan tertentu. Cara ini membantu Anda memastikan bahwa barang selalu tersedia kapanpun dibutuhkan.

7. Non-Conformance Reports (NCR)

NCR adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses pembelian untuk mencatat setiap ketidaksesuaian atau pelanggaran terhadap standar dan spesifikasi yang ditentukan dalam kontrak. Dokumen ini biasanya mencakup detail seperti deskripsi non-konformitas, barang atau layanan yang terpengaruh, tindakan perbaikan yang diusulkan, dan rencana tindak lanjut. 

Purchasing software bisa sangat membantu dalam pengelolaan dokumen ini. Dengan software tersebut, Anda dapat membuat NCR secara digital dan melampirkan bukti pendukung seperti foto atau dokumen lainnya. Dengan fitur pemberitahuan, Anda dapat melihat perubahan status atau jika ada tindakan yang diperlukan. Dengan demikian, sistem ini tidak hanya membantu dalam pengelolaan dokumen tetapi juga menciptakan adanya transparansi pengadaan.

8. Payment Records

Mengelola catatan pembayaran adalah proses yang membutuhkan ketelitian dan akurasi. Sistem ini menyederhanakan proses pencatatan dengan adanya fitur e purchasing yang berguna untuk membuat payment records secara digital. Pada saat pembayaran, Anda dapat langsung membuat catatan pembayaran melalui sistem. Selain itu, software ini mendukung integrasi dengan sistem keuangan lainnya yang memudahkan proses perekapan transaksi secara menyeluruh.

9. Kesimpulan

Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa proses purchasing melibatkan berbagai jenis dokumen. Mulai dari purchase requisition hingga non-conformance reports. Pengelolaan dokumen secara manual atau dengan metode berbasis kertas dapat menjadi tidak efisien dan memakan waktu. Selain itu, cara tersebut juga rentan terhadap kesalahan yang bisa berakibat pada kurangnya akurasi data.

Purchase tracking software hadir sebagai solusi yang efektif untuk mengelola dokumen tersebut. Tidak hanya memudahkan pembuatan, penyimpanan, dan pelacakan dokumen pembelian, tetapi juga memastikan akurasi data terpenuhi. Dengan fitur real-time dan integrasi dengan sistem lainnya, software ini memungkinkan pemantauan yang efektif. Sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan bisnis secara optimal.