Dengan munculnya sistem e sourcing dan e procurement, perusahaan kini memiliki teknologi canggih yang mampu memperbaiki efisiensi, mempercepat waktu proses, dan meningkatkan transparansi dalam hal pengadaan barang atau jasa. Meski keduanya memang berperan penting untuk operasional bisnis modern, terdapat pula perbedaan yang signifikan. 

Dalam artikel ini, akan dibahas secara mendalam tentang e sourcing vs e procurement, mencakup definisi, tujuan, fungsi, proses kerja, dan manfaat serta keuntungan yang diberikan. Dengan membandingkan antara keduanya maka Anda dapat menentukan mana yang lebih baik untuk kebutuhan bisnis.

1. Konsep Dasar E Sourcing

E sourcing adalah proses penggunaan teknologi dan strategi bisnis untuk mengoptimalkan proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa. Sistem ini lebih berfokus pada proses sebelum kontrak atau pembelian, seperti pencarian dan evaluasi pemasok yang berpotensial.

Teknologi ini memiliki peran penting dalam operasional bisnis, terutama dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan. Dengan mengimplementasikannya, perusahaan dapat dengan mudah mencari, mengevaluasi, dan memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan. Cara ini dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan dalam proses pengadaan tradisional.

2. Konsep Dasar E Procurement

E procurement, atau pengadaan elektronik adalah proses otomatisasi pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi internet dan aplikasi berbasis web. Sistem ini melibatkan transaksi bisnis-bisnis (B2B), bisnis-ke-konsumen (B2C), atau bisnis-ke-pemerintah (B2G).

Berbeda dengan E sourcing yang lebih fokus pada tahap awal dari siklus pengadaan, metode ini mencakup keseluruhan proses. Mulai dari permintaan pembelian, negosiasi harga dan kontrak, penyetujuan, pembuatan pesanan, penerimaan, pembayaran, dan pengiriman barang.

Sistem pengadaan ini memiliki peran penting dalam operasional bisnis, dengan tujuan utamanya untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kepatuhan dalam proses pengadaan. Dengan menggunakannya, Anda dapat mengurangi biaya operasional, mempercepat siklus pengadaan, dan mengurangi risiko kesalahan dari proses manual. Selain itu, juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pemasok. 

3. Perbandingan E Sourcing vs E Procurement

E sourcing dan E procurement dan adalah dua konsep yang saling melengkapi dalam proses pengadaan barang dan jasa. Meski keduanya melibatkan penggunaan teknologi untuk mengoptimalkan proses tersebut, tetap terdapat perbedaan yang signifikan di beberapa aspek. Berikut pembahasan detail perbandingan keduanya. 

a. Tujuan dan Fungsi

E sourcing lebih berfokus pada tahap awal dari siklus pengadaan. Tujuannya adalah untuk membantu perusahaan menemukan pemasok yang berpotensial dan mengevaluasi kemampuan dan penawaran sebelum menandatangani kontrak. Sistem ini melibatkan proses seperti identifikasi pemasok, permintaan informasi, permintaan proposal dan permintaan penawaran. Dengan demikian, fungsinya meningkatkan efisiensi dalam proses seleksi dan membantu untuk mendapatkan penawaran terbaik.

Sedangkan e procurement mencakup keseluruhan proses pengadaan, mulai dari permintaan pembelian, penyetujuan, pembuatan pesanan, penerimaan, pembayaran, hingga manajemen kontrak. Tujuannya adalah untuk mempercepat dan menyederhanakan proses pengadaan, serta untuk meningkatkan transparansi dan kontrol atas pengeluaran.

b. Proses Kerja

E sourcing biasanya dimulai dengan identifikasi kebutuhan. Setelah mengetahui kebutuhan tersebut, kemudian dilanjutkan dengan proses pencarian pemasok. Pemasok yang berpotensi akan diberikan permintaan informasi untuk memahami kemampuan dan penawarannya. Kemudian perusahaan membandingkan dan mengevaluasi serta menyeleksi supplier berdasarkan kriteria tertentu, seperti harga, kualitas, keandalan, dan waktu pengiriman. Proses ini diakhiri dengan negosiasi dan penandatanganan kontrak

Di sisi lain, proses kerja dalam e procurement mencakup seluruh siklus pengadaan. Dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian untuk barang atau jasa yang diperlukan. Setelah permintaan pembelian disetujui, pesanan dikirim ke pemasok. Setelah barang atau jasa diterima dan diperiksa apakah sesuai dengan pesanan, pembayaran kepada pemasok dilakukan. Seluruh proses ini dilacak dan dikelola melalui manajemen kontrak, yang juga memantau kinerja pemasok.

c. Peran dan Siklus Pengadaan

Peran utama sistem e sourcing untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dengan harga yang kompetitif dan standar kualitas yang tinggi. Proses ini melibatkan pengumpulan dan analisis data tentang pemasok, produk, dan pasar. Sehingga, sistem ini menjadi bagian penting dari proses pengambilan keputusan dalam pengadaan.

Sementara itu, e procurement memiliki peran utama untuk mempercepat dan mengotomatisasi proses pengadaan, serta untuk meningkatkan transparansi dan kontrol atas pengeluaran. Inilah salah satu alasan e procurement digunakan di berbagai industri. Kehadirannya berperan dalam operasional sehari-hari proses pengadaan, dan berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas proses tersebut.

 d. Manfaat dan Keuntungan

E sourcing membantu perusahaan mencari dan mengevaluasi pemasok secara efisien dan efektif. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat mengakses dan membandingkan berbagai pemasok dari seluruh dunia, yang memperluas jangkauan pencarian dan potensi penemuan pemasok yang menawarkan penawaran terbaik.

Selain itu, juga membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data, yang dapat mengurangi bias dan meningkatkan kualitas keputusan pengadaan. Manfaat ini dapat mengarah pada pengurangan biaya dan peningkatan kualitas barang dan jasa yang dibeli.

Dengan mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengadaan, e procurement dapat meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola pengadaan. Hal ini juga dapat meningkatkan transparansi dan memberikan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran.

Dampaknya juga membantu Anda mengurangi pengeluaran dan mencegah penyalahgunaan. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pemasok secara lebih efisien, yang bisa mengarah pada kemitraan yang lebih baik dan lebih produktif.

4. Mana yang Lebih Baik Untuk Bisnis?

Memutuskan penggunaan keduanya tidak serta merta soal memilih satu di antara yang lain. Keduanya memberikan keuntungan yang berbeda dan berfungsi di tahapan yang berbeda pula dalam proses pengadaan. Pilihan terbaik bagi bisnis tertentu sangat bergantung pada kebutuhan, tujuan, dan kapabilitas spesifik bisnis tersebut.

E sourcing bisa menjadi pilihan yang baik jika perusahaan berfokus pada tahap pra-kontrak dalam proses pengadaan, seperti identifikasi pemasok potensial dan evaluasi penawaran mereka. Dengan sistem ini, perusahaan bisa mendapatkan akses ke berbagai pemasok secara global dan melakukan evaluasi yang objektif dan terperinci. Ini akan sangat berguna bagi perusahaan yang sering mengganti pemasok, atau yang ingin meningkatkan kualitas keputusan pengadaan.

Di sisi lain, e procurement bisa menjadi pilihan yang lebih baik jika perusahaan ingin mengotomatisasi proses pengadaan sehari-hari. Dengan teknologi ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses pengadaan, sekaligus meningkatkan transparansi dan kontrol atas pengeluaran. Tentunya ini membantu perusahaan dengan volume pengadaan yang besar atau yang ingin mengurangi waktu dan upaya untuk tugas administratif.

Namun, manfaat akan dapat dirasakan secara optimal dari kombinasi keduanya. Perusahaan dapat memanfaatkan keuntungan dari kedua pendekatan yaitu pencarian dan evaluasi pemasok yang efektif dari e sourcing, dan efisiensi dan kontrol proses pengadaan dari e procurement. Sehingga, bukannya memilih antara satu atau lainnya, solusi yang paling baik adalah memilih keduanya untuk diintegrasikan ke dalam sistem ERP untuk proses strategi pengadaan.

5. Kesimpulan

Baik e sourcing maupun e procurement keduanya berperan penting dalam proses pengadaan bisnis dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Meski keduanya berfokus pada peningkatan nilai pengadaan, namun juga beroperasi di tahapan yang berbeda dan menawarkan manfaatnya masing-masing. Sehingga penting untuk memahami perbedaannya lebih lanjut.

Memilih antara e sourcing vs e procurement sangat bergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik bisnis. Namun, akan terasa maksimal manfaatnya jika dengan mengintegrasikan kedua sistem ini. Maka, mulailah pertimbangkan untuk beralih ke teknologi canggih tersebut untuk meraih kesuksesan bisnis di persaingan pasar saat ini.