Salah satu aspek yang memiliki fungsi penting dalam mencapai efisiensi warehouse management adalah penggunaan SKU.  SKU atau Stock Keeping Unit adalah kode yang diberikan untuk setiap produk yang tersedia dalam inventaris perusahaan atau bisnis. SKU berfungsi untuk mengidentifikasi dan melacak produk berdasarkan fitur tertentu, seperti merek, jenis, ukuran, warna, dan varian lainnya.

Stock keeping unit adalah hal yang tidak hanya membantu dalam mengidentifikasi produk secara spesifik, tetapi juga memainkan peran dalam pembuatan strategi warehouse management yang efektif. Artikel ini akan membahas mendalam mengenai manfaat SKU dalam pengelolaan gudang, serta memberikan contoh SKU produk dan cara membuat SKU produk.

1. Manfaat SKU Produk

Stock keeping unit adalah aspek yang penting dalam manajemen inventaris dan kegiatan penjualan. Berikut adalah penjelasan mengenai manfaat SKU produk terhadap berbagai aspek operasional bisnis.

a. Memperbaiki Pengelolaan Stok Barang

Menggunakan SKU dalam manajemen stok dapat membantu perusahaan untuk mengimplementasikan sistem inventarisasi yang lebih akurat dan terotomasi. Dengan pelacakan berbasis SKU, perusahaan dapat mendeteksi produk yang stoknya rendah dan perlu diisi ulang dengan cepat, serta mengidentifikasi produk mana yang jarang terjual dan mungkin perlu strategi pemasaran yang lebih efektif. Ini mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu dan mencegah kerugian dari produk kedaluwarsa atau rusak, dan meningkatkan keuangan perusahaan secara efektif melalui pengurangan pemborosan.

b. Memperbaiki Sistem Pencatatan Penjualan

Dengan setiap transaksi yang dikaitkan dengan kode SKU, sistem pencatatan penjualan menjadi lebih terorganisir dan mudah untuk dianalisis. Informasi penjualan yang terkumpul mempermudah perusahaan untuk melakukan analisis tren penjualan untuk merancang strategi pemasaran produk yang efektif. Selain itu, peningkatan keakuratan data dari sistem pencatatan yang berbasis SKU mengurangi peluang terjadinya kehilangan pendapatan karena kesalahan pencatatan yang umum terjadi pada sistem manual.

c. Meningkatkan Produktivitas

Penggunaan SKU dapat mempercepat proses penemuan dan pengambilan barang di gudang, yang mengurangi waktu tunggu dalam proses pengiriman dan menerima barang secara langsung. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan yang menerima pesanan mereka lebih cepat, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk menangani jumlah pesanan yang lebih tinggi dengan efisiensi yang sama. Produktivitas yang lebih tinggi ini dapat meningkatkan margin keuntungan perusahaan, karena biaya tenaga kerja per unit produk berkurang.

d. Meningkatkan Pengelolaan Alur Pasokan

Memanfaatkan SKU dalam pengelolaan alur pasokan memberikan kemudahan untuk perusahaan dalam melacak produk ketika produk tersebut didistribusikan. SKU dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi kesalahan atau inefisiensi dalam alur pasokan, seperti keterlambatan pemasok atau masalah distribusi, dan memungkinkan solusi yang lebih cepat. Pemantauan yang efektif membantu bisnis menjaga kestabilan bisnis dan rantai pasokan, yang sangat penting untuk mempertahankan reputasi merek di pasar yang kompetitif serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

e. Memastikan Bisnis Menaati Regulasi

Memiliki sistem SKU yang akurat sangat penting untuk memenuhi persyaratan keamanan produk dalam berbagai jenis industri, terutama industri yang memiliki peraturan lebih ketat seperti farmasi, makanan, dan produk kesehatan. SKU dapat mempermudah perusahaan mengidentifikasi dan melakukan recall produk dengan cepat jika terjadi masalah kesehatan atau keamanan karena produk. Ini mengurangi risiko pelanggaran hukum dan keuangan bagi perusahaan serta mempertahankan kepercayaan konsumen terhadap binsis. Mematuhi peraturan dengan sistem SKU yang baik dapat mencegah bisnis untuk membayar denda atau menjalani hukuman berat.

2. Cara Membuat SKU Produk

Untuk memastikan bahwa setiap kode dapat digunakan dengan mudah dalam sistem manajemen inventaris, semua staff harus mengikuti serangkaian cara membuat SKU produk yang efektif. Ini adalah proses pembuatan SKU produk.

a. Tentukan Penanda untuk Setiap Barang

Untuk menentukan identitas yang dapat membedakan setiap produk, perusahaan harus mengevaluasi fitur paling penting dan deskriptif dari produk mereka. Identitas tersebut meliputi fungsi utama barang, bahan yang digunakan untuk membuatnya, dan sifat fisik lainnya, seperti ukuran atau kapasitas. Perusahaan dapat membuat kode yang dapat menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan membantu analisis data dengan membedakan produk berdasarkan fitur yang membedakan antara satu produk dengan produk lainnya. Selain itu, menentukan fitur yang tepat membantu pembuatan deskripsi barang yang akan diinformasikan ke seluruh departemen, mulai dari pemasaran hingga penjualan dan layanan pelanggan.

b. Hubungkan Jenis Barang dengan Jenis Produknya

Menghubungkan SKU dengan jenis produk yang tepat dapat mempermudah pengaturan dalam mengelola inventaris dalam skala besar. Ini termasuk mengelompokkan barang serupa ke dalam kategori yang sama, yang memudahkan kegiatan warehouse management, serta memfasilitasi pengelolaan penjualan dan promosi berdasarkan kategori. Dengan cara ini, analisis performa produk bisa dilakukan per kategori, strategi pemasaran dapat disesuaikan berdasarkan jenis produk, serta mempercepat perusahaan dalam merespon perubahan pasar. Ini juga mengurangi risiko kesalahan dalam penanganan produk yang serupa tetapi memiliki perbedaan yang signifikan.

c. Pastikan Menggunakan Format yang Sama

Penggunaan format SKU yang seragam dan konsisten penting untuk meningkatkan efisiensi operasional pada perusahaan. Format yang seragam memudahkan karyawan baru untuk memahami SKU yang berlaku serta mengurangi potensi terjadinya kesalahan dalam memproses informasi produk. Hal ini juga sangat membantu ketika menggunakan sistem otomatis untuk pengelolaan gudang, karena mesin dapat mengenali dan memproses data yang seragam. Selain itu, format yang konsisten memungkinkan penggabungan data dari berbagai sumber lebih mudah, memberikan keuntungan dalam analisis data dan pembuatan laporan yang lebih akurat dan informatif.

d. Integrasikan ke Sistem Informasi

Integrasi SKU ke dalam sistem informasi mempermudah proses aliran data dari berbagai sumber untuk dihubungkan dan dianalisis secara komprehensif. Sistem ERP dapat memperbarui stok berdasarkan data SKU dengan otomatis, memfasilitasi pembelian otomatis, dan menyediakan data penjualan real-time yang dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih bijak berdasarkan kondisi pasar. Integrasi yang efisien juga dapat mencegah staf untuk melakukan pengerjaan ulang, mengurangi potensi kesalahan data, menyederhanakan workflow, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

e. Lakukan Pembaruan Secara Teratur

Pembaruan teratur SKU penting untuk memastikan sistem manajemen inventaris tetap relevan dan efektif seiring berjalannya waktu. Perubahan dalam produk atau strategi pasar seringkali memerlukan penyesuaian dalam pembuatan kode produk. Pembaruan ini mungkin meliputi penambahan SKU baru, penghapusan SKU yang tidak lagi digunakan, atau revisi SKU yang ada untuk mencerminkan perubahan dalam atribut produk. Menjaga data SKU agar tetap terkini dapat membantu perusahaan untuk menjaga efisiensi logistik, memaksimalkan keakuratan pelaporan, dan memperbaiki analisis stok.

3. Contoh SKU Produk

Berikut ini adalah salah satu contoh SKU produk untuk sebuah toko pakaian beserta penjelasannya untuk setiap elemen SKU, yakni SKU: TS-M-BLU-01. TS adalah singkatan dari "T-shirt", menunjukkan bahwa produk ini adalah jenis pakaian. M mengacu pada ukuran produk, dalam hal ini "M" mewakili ukuran medium. BLU adalah singkatan untuk warna biru, menunjukkan warna produk. 01 merupakan nomor urut produk dalam kategori T-shirt berwarna biru ukuran medium.

Contoh SKU produk diatas berfungsi untuk memudahkan dalam mengidentifikasi produk secara spesifik. Dengan kode ini, staf gudang dapat dengan cepat menemukan dan mengelompokkan produk yang serupa. Selain itu, sistem informasi dapat melacak penjualan dan stok produk dengan mudah, serta memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan tentang ketersediaan produk dan spesifikasinya. 

4. Kesimpulan

Penggunaan stock keeping unit adalah faktor yang mendukung pembuatan strategi warehouse management yang sukses. Dengan mengimplementasikan sistem SKU yang terorganisir dan konsisten, perusahaan dapat meningkatkan akurasi stok, mempercepat proses logistik, dan mengoptimalkan keseluruhan operasi gudang. 

Cara membuat SKU produk yang efektif harus mempertimbangkan beberapa hal, seperti kode barang harus dipastikan seragam agar barang mudah dilacak dan dikelola. Selain itu, integrasikan teknologi terkini dalam sistem SKU Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dalam pengelolaan inventaris dan memperkuat posisi bisnis Anda di pasar.