Konsep manajemen gudang bukanlah konsep yang baru. Konsep ini sudah berkembang sejak 2600 tahun sebelum Masehi di wilayah Gujarat, India. Konsep ini pun semakin berkembang sejak adanya Revolusi Industri pada sekitar abad ke-18 dan 19. Pada saat itu, konsep tersebut sudah berkembang menjadi cara distribusi barang dengan efisien, bukan hanya sekedar untuk menyimpan barang saja.

Konsep manajemen pergudangan merupakan cara untuk mengelola barang yang ada di gudang. Bentuk pengelolaan ini berawal dari penerimaan barang, pendataan, penyimpanan, hingga pendistribusiannya. Sistem gudang ini pun semakin berkembang dengan adanya konsep Warehouse Management System atau WMS. Simak ulasannya di bawah ini untuk memahami konsep tersebut lebih lanjut.

1. Pengertian Manajemen Gudang WMS

Warehouse Management System merupakan bagian dari Supply Chain Management. Sistem ini terdiri dari kumpulan fitur yang berfungsi untuk memudahkan para pemangku kepentingan dalam pengelolaan barang di gudang dan pergerakannya. Sistem manajemen ini dapat memberikan informasi mengenai semua transaksi mengenai stok dan jumlahnya dengan akurat dan waktu yang singkat.

Tak hanya itu, sistem ini juga bisa mengatur lokasi dari penyimpanan barang, penerimaan, pengambilan material, hingga alur distribusi dengan optimal. Oleh sebab itu, WMS biasanya didukung oleh fitur-fitur modern seperti RFID, barcode scanner, dan biometrics. Karena kecanggihan dan kelengkapannya, banyak perusahaan mulai menerapkan sistem manajemen pergudangan ini untuk memudahkan pengelolaan di perusahaan mereka.

2. Fungsi Manajemen Gudang WMS

Di atas kita sudah mengetahui gambaran secara umum mengenai konsep manajemen pergudangan WMS. Selanjutnya akan dibahas mengenai fungsi dari sistem manajemen pergudangan tersebut. Berikut diantaranya:

a. Mempercepat Proses

Warehouse Management System mampu mempercepat handling proses pada gudang. Hal ini disebabkan oleh berbagai sistemnya yang telah otomatis, seperti perhitungan stok dan pemrosesan data. Dengan demikian, kecepatan yang diperlukan untuk memproses juga meningkat. 

Tak hanya proses saja yang cepat, software gudang WMS juga mampu membuat data lebih akurat. Semua sistem yang otomatis dan terkomputerisasi bisa meminimalisir human error. Sehingga, perusahaan bisa menghindari kesalahan dan resiko kerugian akibat tidak akuratnya data. Tak hanya itu, WMS juga mampu menangani keluar masuknya barang dengan baik.

b. Meminimalisir Anggaran Gaji

Manajemen pergudangan adalah pekerjaan yang cukup rumit. Oleh sebab itu dibutuhkan beberapa karyawan untuk melakukannya. Perusahaan tentu saja perlu menganggarkan gaji yang lebih banyak untuk membuat mereka dapat bekerja dengan baik. Namun, dengan sistem WMS, perusahaan dapat mewujudkan manajemen pergudangan yang baik tanpa harus menganggarkan biaya sebesar itu.

Sistem manajemen gudang WMS dapat membuat pengelolaan barang secara otomatis, sehingga lebih mudah untuk dioperasikan. Dengan demikian, perusahaan hanya perlu lebih sedikit karyawan untuk mengelolanya. Anggaran biaya gaji pun bisa diminimalisir atau dialihkan ke bidang lain yang lebih membutuhkan.

c. Meningkatkan Produktivitas

Masih berkaitan dengan mudahnya mengoperasikan aplikasi, software gudang WMS dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Hal ini disebabkan aplikasi tersebut mampu memberi tahu kepada karyawan terkait apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. Dengan demikian, karyawan tidak akan membuang-buang waktu untuk melakukan hal yang kurang penting.

Tak hanya itu, masing-masing karyawan pun dapat lebih memahami tugasnya ketika berada di dalam gudang. Dengan demikian, mereka pun tidak lagi kebingungan hingga bisa meningkatkan performa kerja. Bila produktivitas dan performa karyawan meningkat, maka hal tersebut juga berpengaruh terhadap berkembangnya suatu perusahaan.

d. Memudahkan dalam Mengatur Tempat

Seperti yang sudah disinggung di atas, konsep manajemen pergudangan WMS dapat mengatur lokasi penyimpanan. Dengan demikian, aplikasi ini dapat membuat barang tertata dengan lebih mudah. Itulah keuntungan lain yang dihadirkan WMS untuk perusahaan agar lebih mudah mengelola barang di gudang.

Aplikasi gudang WMS juga dapat memudahkan perusahaan dalam penerapan FIFO. FIFO merupakan kependekan dari first in first out yang artinya barang yang masuk gudang lebih dulu adalah barang yang harus keluar gudang dulu. Dengan tata letak gudang yang telah diatur oleh WMS itulah perusahaan bisa lebih mudah untuk mengetahui mana barang yang lebih dulu masuk ke dalam gudang.

e. Meminimalisir Anggaran Peralatan

Dalam pengelolaan barang secara konvensional, perusahaan akan memerlukan sejumlah peralatan agar manajemen gudang dapat berjalan dengan baik. Hal ini tentu dapat menambah anggaran untuk membelinya. Belum lagi peralatan tersebut juga butuh untuk dipelihara sehingga membutuhkan anggaran yang tidak sedikit pula.

Namun dengan aplikasi WMS, perusahaan bisa meminimalisirnya karena hanya membutuhkan laptop atau komputer dengan jaringan internet saja. Dengan demikian, perusahaan bisa meminimalisir ketergantungan terhadap peralatan konvensional. Anggaran pun bisa diminimalisir dan dialokasikan ke bidang lain yang lebih penting.

f. Meningkatkan Pelayanan

Proses pergudangan yang cepat akan membuat proses produksi hingga pengemasan barang juga lebih cepat. Tak hanya itu, proses pergudangan yang akurat juga bisa meminimalisir kesalahan saat produksi. Dengan demikian, proses barang sampai ke pelanggan pun bisa lebih cepat dengan resiko kesalahan produk yang minimal. Oleh sebab itu, secara tak langsung proses pergudangan tersebut dapat meningkatkan pelayanan perusahaan.

Bila pelayanan kepada pelanggan meningkat, maka pelanggan bisa semakin percaya terhadap perusahaan. Bila semakin percaya, royalitas pelanggan terhadap bisnis Anda pun semakin meningkat pesat. Hal ini tentu saja berpengaruh terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan.

3. Proses dalam Warehouse Management System

Dalam penerapannya, WMS akan melaksanakan beberapa proses standar sebagai berikut:

a. Receiving and Put Away

Proses dimulai ketika barang datang ke gudang. Semua barang baru harus di data terlebih dahulu pada sistem, sehingga karyawan pun dapat memperbarui data stok. Setelah itu, barang akan diletakkan pada posisi tertentu. Proses ini penting untuk mengetahui jumlah dan letak barang baru.

b. Dispatching

Salah satu proses WMS adalah dispatching, di mana barang akan dikeluarkan untuk dikirimkan ke konsumen. Karyawan Anda hanya perlu melihat software untuk mencari barang tersebut. Lalu, karyawan bisa segera mengambilnya dan memindai barcode yang ada sebagai penanda bahwa barang tersebut keluar.

c. Stock Take

Proses ini bertujuan untuk menyesuaikan data komputer dengan stok yang ada di lapangan. Proses ini merupakan proses yang melelahkan dan memerlukan waktu lama. Namun, software WMS akan membantu pegawai dalam melakukan hal tersebut.

d. Reporting

Proses standar lain yang ada di dalam WMS adalah pelaporan atau reporting. Laporan ini memuat stok barang apa saja yang ada di dalam gudang. Laporan tersebut bisa digunakan perusahaan untuk menentukan kebijakan tertentu.

4. Kesimpulan

Untuk membantu perusahaan, kini ada sistem ERP atau enterprise resource planning yang mampu mengintegrasikan software manajemen gudang dengan solusi lainnya. Dengan demikian, perusahaan tak perlu membuang waktu dan biaya untuk berganti-ganti aplikasi.

Salah satu sistem pengelolaan gudang terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean. Software kami mampu mendukung konsep manajemen pergudangan dengan optimal menggunakan berbagai fitur terbaru dan terlengkap. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang sistem multi-lokasi inventaris ScaleOcean, segera hubungi kami!