Pengadaan barang menjadi bagian penting untuk menjamin keberhasilan rantai pasok. Sayangnya, sering kali dalam proses ini terjadi retur pembelian. Baik karena kualitas, kesalahan spesifikasi, pengiriman yang terlambat, atau perubahan perencanaan produksi. Untuk mengukur efisiensi proses pengadaan, perusahaan perlu memiliki metode yang efektif dalam menilai frekuensi retur barang.

Dua metode umum yang digunakan adalah rumus retur pembelian berdasarkan nilai dan persentase. Nilai retur menghitung nilai total barang yang dikembalikan, sementara persentase retur menghitung proporsi barang yang dibeli yang perlu dikembalikan. Melalui pembahasan berikut ini, kita akan mencoba memahami lebih lanjut tentang dua rumus ini dan bagaimana keduanya dapat mempengaruhi keputusan strategis pada supply chain atau operasional lain.

1. Proses Retur di Flowchart Pembelian Barang

Proses retur dalam flowchart pembelian barang tidak bisa diabaikan begitu saja untuk menjaga kualitas produk yang akan dijual ke konsumen. Hal ini dilakukan jika barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan, rusak, atau memiliki masalah pada aspek lainnya. Proses retur pembelian biasanya melibatkan beberapa tahap yaitu pemberitahuan masalah, pengiriman kembali barang, dan penggantian atau pengembalian uang.

Pemberitahuan masalah menjadi tahap awal dari proses retur pembelian. Dalam tahap ini, departemen yang menerima barang mengidentifikasi adanya masalah. Kemudian dibuatkan laporan detail masalah tersebut dan dikirim ke bagian pengadaan atau pemasok langsung. Tujuannya untuk memastikan bahwa pihak yang bersangkutan mengetahui bahwa ada masalah yang perlu ditangani.

Selanjutnya dalam flowchart pembelian barang adalah pengiriman kembali barang. Dalam tahap ini, barang yang bermasalah dikirim kembali ke pemasok. Prosesnya bisa dimulai dari pengepakan kembali barang, mengatur pengiriman, dan memastikan bahwa pemasok mengetahui bahwa barang tersebut sedang dalam perjalanan untuk proses retur pembelian. Ada kalanya, juga dilakukan proses negosiasi untuk memutuskan pihak yang menanggung biaya pengiriman kembali.

Tahap terakhir retur dari flowchart pembelian barang biasanya melibatkan penggantian barang atau pengembalian uang. Jika barang dapat diganti, pemasok akan mengirim barang pengganti kepada perusahaan. Jika tidak, mereka perlu mengembalikan uang yang telah dibayar. Perlu diingat bahwa perusahaan harus memastikan bahwa proses ini dijalankan dengan cepat dan efisien untuk menghindari gangguan pada kelancaran operasional rantai pasok lainnya.

2. Penyebab Retur Pembelian Barang

Dalam flowchart pembelian barang, retur bisa terjadi karena berbagai alasan. Berikut ini pembahasan lebih rinci tentang setiap alasan tersebut.

a. Kualitas Barang

Alasan pertama yaitu barang yang diterima tidak memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kesalahan dalam proses produksi atau kontrol kualitas yang tidak memadai oleh pemasok. Dalam kasus seperti ini, perusahaan akan memilih untuk mengembalikan barang dan meminta penggantian atau pengembalian uang.

b. Kesalahan Spesifikasi

Kesalahan spesifikasi juga menjadi penyebab umum retur barang. Hal ini bisa terjadi ketika ada ketidaksesuaian antara spesifikasi barang yang dipesan dan barang yang diterima. Misalnya, Anda memesan perangkat komputer dengan spesifikasi tertentu, tetapi menerima perangkat dengan spesifikasi yang jauh berbeda. Dengan ini, Anda bisa mengembalikan barang tersebut dan meminta barang yang sesuai dengan spesifikasi asli.

c. Pengiriman yang Terlambat

Retur pembelian juga bisa terjadi karena pengiriman yang terlambat. Jika barang tidak diterima dalam jadwal yang telah disepakati, tentu akan mengganggu efisiensi proses produksi. Sebagai contoh, jika Anda membutuhkan peralatan tertentu untuk proyek yang sedang berjalan dan barang tersebut tidak datang tepat waktu, proyek bisa jadi ditunda dan bisa berakibat pada kerugian finansial serta reputasi perusahaan.

d. Ada Kerusakan Barang

Ada kemungkinan barang bisa rusak saat proses pengiriman atau bahkan sebelum dikirim oleh pemasok. Kerusakan ini dapat berupa kerusakan fisik, seperti retak atau pecah, atau kerusakan fungsional, seperti perangkat elektronik yang tidak bekerja sebagaimana mestinya. Jika terjadi hal seperti ini, Anda boleh mengembalikan barang tersebut dan meminta penggantian atau pengembalian uang.

e. Perubahan Kebutuhan Produksi

Retur juga bisa terjadi karena perubahan kebutuhan produksi. Ada kondisi di mana perusahaan telah memesan sejumlah barang, tetapi kemudian merubah rencana produksi karena fluktuasi permintaan konsumen. Alhasil, perusahaan tidak lagi membutuhkan barang tersebut. Nah, untuk kondisi ini mungkin akan menimbulkan biaya tambahan. Namun dalam jangka panjang, justru lebih hemat dibandingkan menyimpan barang yang tidak akan digunakan.

3. Rumus Retur Pembelian Barang

Dalam praktik bisnis, mengukur retur pembelian barang sangat penting untuk memahami efisiensi bisnis dan kualitas hubungan dengan pemasok. Terdapat beberapa cara untuk mengukurnya, dan diantaranya adalah dengan menggunakan rumus nilai retur dan persentase retur.

Rumus retur pembelian berdasarkan nilai adalah jumlah barang yang dikembalikan dikalikan dengan harga per barang. Nilai ini bisa memberikan gambaran tentang jumlah biaya yang perlu dikembalikan oleh pemasok atau pengeluaran yang perlu dilakukan lagi oleh perusahaan jika menerima barang pengganti.

Dengan mengetahui nilainya, Anda bisa membuat perencanaan biaya produksi dan pengelolaan arus kas yang lebih efisien. Rumus retur pembelian lainnya diukur berdasarkan persentase. Berikut rumus umum yang bisa Anda gunakan.

Persentase ini bisa memberikan informasi tentang seberapa besar proporsi pembelian yang perlu dikembalikan. Nilai ini bisa menjadi indikator kualitas barang yang dibeli atau untuk mengukur tingkat proses pembelian. Jika persentase retur sangat tinggi, artinya ada masalah yang perlu ditangani. Seperti pemasok yang tidak konsisten atau proses pembelian yang kurang efektif.

4. Contoh Hitung Retur Pembelian

Untuk memahaminya lebih dalam, mari kita ambil contoh sebuah perusahaan yang bergerak di industri manufaktur. Perusahaan ini membeli 1000 unit barang dari pemasok dengan harga Rp10.000 per unit. Namun, setelah menerima dan memeriksa barang tersebut, perusahaan menemukan bahwa 150 unit di antaranya tidak sesuai dengan standar kualitas yang telah disepakati.

Pertama kita gunakan rumus retur pembelian berdasarkan nilai. Kemudian hitung persentase returnya. Perhatikan penghitungan berikut ini.

Jadi, perusahaan dapat mengharapkan pengembalian uang sebesar Rp1.500.000 atau penggantian barang dengan nilai yang sama dari pemasok. Sedangkan dari persentase retur, bisa disimpulkan kalau 15% dari total barang yang dibeli oleh perusahaan  dari pemasok perlu dikembalikan karena tidak memenuhi standar kualitas. Dalam konteks ini, angka 15% mengindikasikan bahwa dari setiap 100 unit barang yang dibeli, 15 unit di antaranya adalah barang yang tidak memenuhi standar kualitas dan perlu dikembalikan.

Jika angka 15% dianggap tinggi bagi perusahaan, maka ini bisa menjadi indikasi adanya masalah dalam proses pengadaan barang. Dari sini, perusahaan jadi tahu kalau ternyata dibutuhkan evaluasi bahkan revisi proses pengadaan barangnya. Sebaliknya, jika dianggap normal atau rendah, artinya pengadaan barang berjalan dengan baik. Meskipun demikian, perusahaan harus tetap berusaha untuk meminimalkan persentase retur sebanyak mungkin karena bisa mengakibatkan biaya tambahan atau mengganggu manajemen rantai pasok.

5. Kesimpulan

Untuk mengukur retur pembelian barang, ada dua metode utama yang digunakan yaitu rumus nilai retur dan persentase retur. Kedua metode ini memberikan informasi yang berguna untuk perusahaan dalam mengelola operasional rantai pasok dan manajemen hubungan dengan supplier. 

Dalam studi kasus yang diberikan di atas, dapat dilihat bahwa ternyata perhitungan retur bisa menjadi indikator efektivitas proses pengadaan barang. Dengan mengetahui nilai uang yang harus dikembalikan atau diganti karena retur barang dan persentase pengembaliannya, perusahaan dapat menilai kualitas pemasok dan mempertimbangkan perubahan yang diperlukan untuk kesuksesan bisnisnya.