Dalam era digital saat ini, e purchasing menjadi salah satu inovasi yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi ini mengubah cara perusahaan melakukan transaksi pembelian. Dari proses yang tradisional menjadi proses yang lebih efisien dan transparan. Kelebihan tersebut juga dapat digunakan pada proses pelacakan purchase order (PO).

Implementasi purchase order tracking system akan memberikan gambaran yang jelas dan real-time tentang status pesanan. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai jadwal dan sesuai dengan spesifikasi yang disepakati. Namun, sayangnya masih banyak perusahaan menggunakan cara manual. Dalam artikel ini, akan dibahas tentang kelemahan pelacakan manual, serta manfaat dari implementasi sistem tersebut.

1. Mengenal Purchase Order (PO)

PO berfungsi sebagai sebuah kontrak hukum antara pembeli dan penjual, serta menjadi dasar dalam melacak kemajuan transaksi. Tidak hanya itu, juga bisa digunakan untuk memastikan kesepakatan dipatuhi oleh kedua belah pihak. Untuk pembeli, PO memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan diterima sesuai dengan kesepakatan. Sementara untuk penjual, PO menjamin bahwa pembayaran akan diterima setelah penyerahan barang atau jasa.

Dokumen ini biasanya berisi beberapa informasi penting, seperti nomor PO yang unik untuk memudahkan pelacakan, nama dan detail kontak dari pembeli dan penjual, deskripsi dari barang atau jasa yang dipesan, harga per unit dan total harga, serta syarat dan kondisi pembayaran. Dengan informasi tersebut, PO memberikan transparansi pengadaan yang diharapkan oleh pembeli dan apa yang harus disediakan oleh penjual dalam transaksi tersebut.

2. Mengapa Purchase Order Perlu Dipantau?

Memantau PO adalah langkah penting dalam menjalankan bisnis yang efisien dan efektif. Melalui pemantauan yang berkesinambungan, Anda dapat memastikan bahwa setiap pesanan berjalan sesuai dengan jadwal dan ketentuan yang telah disepakati. Mulai dari kualitas, kuantitas, hingga waktu pengiriman barang atau jasa. Proses ini tidak hanya menjamin kepuasan pelanggan, tetapi juga membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi potensi hambatan dalam rantai pasokan.

Selain itu, langkah ini juga berperan penting dalam mencegah dan mendeteksi adanya penyalahgunaan atau penipuan dalam proses pembelian. Seperti pesanan fiktif atau manipulasi data. Jika terdapat perubahan pada pesanan, baik dari sisi penjual maupun pembeli, pemantauan PO yang efektif memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat, melakukan penyesuaian yang diperlukan, dan mengambil keputusan strategis.

3. Kelemahan Pelacakan PO Cara Manual

Dalam praktiknya, masih banyak perusahaan yang melakukan pelacakan purchase order secara manual. Cara ini memang mudah, tapi juga memiliki kelemahan. Berikut beberapa kelemahan tersebut.

a. Adanya Kesalahan Input

Pelacakan dengan cara manual sangat rentan terhadap kesalahan input. Kesalahan bisa terjadi ketika purchasing staff memasukan data dengan tidak teliti. Misalnya, kesalahan ketik, salah input jumlah barang, atau bahkan lupa tidak menyelesaikan proses sampai akhir. Kesalahan-kesalahan ini dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian finansial atau merusak hubungan dengan penjual.

Terlebih tidak semua kesalahan input mudah dideteksi. Sebuah kesalahan yang tampaknya kecil bahkan bisa berdampak besar pada operasional perusahaan. Contohnya, jika sebuah PO untuk bahan baku penting tidak diinput ke dalam sistem, perusahaan bisa kehabisan stok dan mengalami gangguan produksi.

b. Kurangnya Akurasi dan Konsistensi

Akurasi dan konsistensi data merupakan hal penting dalam purchase order. Namun, dengan sistem manual, kedua aspek tersebut sulit dicapai. Manusia memiliki keterbatasan dalam hal konsentrasi dan daya ingat. Sehingga kesalahan dalam input data atau perbedaan cara input oleh petugas yang berbeda mungkin saja terjadi.

Selain itu, adanya banyak dokumen yang harus diurus dan dipantau juga bisa mempengaruhi konsistensi data. Sebagai contoh, cara penulisan tanggal yang berbeda antar petugas bisa menyulitkan saat perusahaan ingin mencari data purchasing. Akibatnya, proses pengadaan berjalan dengan lama dan memungkinkan adanya kesalahan yang merugikan perusahaan.

c. Risiko Keterlambatan

Sistem pelacakan manual seringkali melibatkan proses yang panjang dan memakan waktu. Mulai dari pengecekan fisik, input data, hingga pelaporan. Semuanya dilakukan oleh manusia. Hal ini membuat risiko keterlambatan dalam proses sangat tinggi. Misalnya, jika laporan keuangan terlambat karena pengecekan dokumen yang belum selesai, perusahaan bisa kehilangan peluang bisnis atau membuat keputusan yang kurang akurat.

d. Kesulitan dalam Pelaporan

Membuat laporan dari proses pelacakan manual bisa menjadi tugas yang melelahkan. Perusahaan harus mengumpulkan data dari berbagai sumber, memastikan keakuratannya, lalu menyusunnya menjadi laporan yang informatif. Selain itu, laporan yang dihasilkan juga mungkin kurang akurat karena kesalahan input data. Contonya, jika petugas salah memasukkan jumlah barang yang dipesan, laporan stok barang bisa menjadi tidak akurat.

e. Visibilitas Terbatas

Sistem pelacakan secara manual biasanya menyediakan visibilitas yang terbatas. Artinya, informasi tentang status dan detail dokumen mungkin hanya dapat diakses oleh beberapa orang saja. Hal ini bisa menghambat komunikasi dan koordinasi antar departemen dalam perusahaan. Selain itu, hal ini juga bisa mempengaruhi hubungan dengan penjual. Jika penjual ingin mengetahui status PO, perusahaan harus mencari informasinya secara manual dan ini akan menghambat peningkatan efisiensi bisnis.

4. Kelebihan E Purchasing untuk Lacak PO

Untuk mengatasi semua kelemahan dari proses manual, dibutuhkan alat yang canggih agar pelacakan lebih efisien. Purchase order tracking system dengan e purchasing dapat menjadi solusinya. Berikut beberapa kelebihan teknologi ini.

a. Efisiensi Waktu

Salah satu keunggulan sistem ini adalah efisiensi waktu. Dengan e purchasing, proses pelacakan menjadi lebih cepat dan efisien. Data bisa diinput ke sistem secara otomatis dan perusahaan bisa melacak status PO secara real-time. Efisiensi waktu ini tidak hanya menghemat sumber daya, tetapi juga membantu perusahaan merespon perubahan dengan lebih cepat. Misal jika ada perubahan dalam pesanan, Anda bisa langsung mengetahuinya dan mengambil tindakan yang diperlukan.

b. Kemudahan Akses

Sistem ini dapat diakses dari mana saja, kapan saja, selama ada koneksi internet. Artinya, perusahaan bisa melacak PO bahkan ketika sedang bepergian atau di luar jam kerja. Kemudahan akses ini bisa membantu Anda mengawasi proses pembelian dengan lebih baik. Selain itu, juga memungkinkan lebih banyak orang dalam perusahaan untuk mengakses informasi. Hal ini bisa memperbaiki komunikasi dan koordinasi antar departemen, serta membantu membuat keputusan yang lebih baik.

c. Meminimalisir Kesalahan 

Salah satu keuntungan dari purchase order tracking system adalah kemampuannya untuk meminimalisir kesalahan. Dengan berbagai fitur yang ada, sistem ini dapat meminimalisir risiko pengadaan yang biasanya terjadi karena cara manual. Seperti kesalahan input data atau konsistensi data. Tentu ini bisa menghemat waktu dan sumber daya perusahaan. Serta membantu perusahaan menjaga reputasinya.

d. Adanya Transparansi

Aplikasi ini memberikan tingkat transparansi yang lebih tinggi dalam proses pembelian. Semua pihak yang terlibat, baik itu pembeli, penjual, atau petugas internal perusahaan, bisa melihat status dan detail PO tepat waktu. Hal ini bisa membantu mencegah miskomunikasi atau penyalahgunaan. Selain itu, transparansi ini juga bisa membantu perusahaan membangun hubungan yang baik dengan penjual.

e. Peningkatan Akurasi Laporan

Dikarenakan semua data disimpan dalam satu sistem e purchasing, proses pembuatan laporan menjadi lebih akurat. Perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan data dari berbagai sumber atau memastikan keakuratannya, karena sudah dilakukan oleh satu sistem. Selain itu, laporan yang dihasilkan juga lebih lengkap dan informatif, karena dapat mencakup semua detail PO. Hal ini bisa membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan performa bisnisnya.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan e purchasing dapat mengurangi kesalahan input, meningkatkan akurasi dan konsistensi data, serta meminimalisir risiko keterlambatan dalam penanganan PO. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat. Sehingga juga berdampak pada peningkatan koordinasi dan komunikasi antara departemen.

Purchase order tracking system ini tidak hanya memudahkan proses pelacakan PO, tetapi juga menghasilkan laporan yang lebih akurat dan informatif. Laporan yang dihasilkan dapat menjadi alat penting bagi perusahaan untuk membuat keputusan strategis berdasarkan data yang valid dan dapat dipercaya. Dengan kemudahan, kecepatan, dan efisiensi yang ditawarkan, sistem ini akan membawa evolusi yang signifikan bagi bisnis di masa depan.