Invoice penjualan dan pembayaran adalah dokumen penting untuk setiap transaksi bisnis. Tanpa pencatatan yang tepat, arus kas bisa menjadi tidak teratur, dan pengelolaan keuangan bisa berantakan. Namun, mungkin saat ini Anda mulai merasa kewalahan mengelola invoice secara manual?

Tidak hanya memakan waktu, cara manual juga rentan terhadap kesalahan. Kondisi ini tentunya berdampak buruk bagi keuangan bisnis Anda. Mulai dari terlambatnya pembayaran, kesalahan dalam jumlah tagihan, hingga kerugian finansial yang tidak sedikit nilainya.

Artikel ini akan membantu Anda untuk mengenal lebih dalam pengertian invoice penjualan dan pembayaran, perannya, serta contoh invoice untuk berbagai jenis kebutuhan. Diberikan juga saran efektif untuk mengelola dokumen tersebut.

1. Apa itu Invoice Penjualan dan Pembayaran?

Invoice penjualan dan pembelian adalah dokumen penting yang diperlukan bisnis sebagai catatan resmi setiap terjadi transaksi pembelian atau penjualan. Keduanya diperlukan  untuk proses pembukuan, pengendalian arus kas, serta membantu memastikan transparansi dalam setiap transaksi.

Invoice penjualan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, mencatat rincian produk atau layanan yang dijual, jumlah yang harus dibayar, serta tenggat waktu pembayaran. Dokumen ini juga mencantumkan informasi tentang penjual, pembeli, harga per unit, pajak, dan biaya tambahan lainnya. 

Sementara itu, invoice pembayaran adalah kebalikan dari invoice penjualan. Artinya, pembeli menerima dokumen tersebut dari penjual sebagai bukti pembelian yang telah dilakukan. Di dalamnya tercantum detail barang atau jasa yang dibeli, harga, dan syarat pembayaran.

2. Pentingnya Invoice Penjualan dan Pembayaran bagi Bisnis

Invoice adalah dokumen dalam transaksi bisnis yang berfungsi sebagai bukti resmi adanya transaksi penjualan atau pembayaran. Penggunaan dokumen ini memberikan manfaat dalam pengelolaan keuangan dan operasional. Di antaranya yaitu:

a. Pencatatan Transaksi

Invoice pembayaran dan penjualan berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat setiap transaksi yang terjadi. Dengan dokumen ini, Anda memiliki bukti fisik atas barang atau jasa yang dijual atau dibeli, lengkap dengan informasi seperti tanggal transaksi, jumlah barang, harga, serta ketentuan pembayaran. 

b. Pengelolaan Arus Kas

Dokumen ini juga mempermudah pengelolaan arus kas karena tercantum dengan jelas kapan pembayaran harus diterima atau dibayarkan. Invoice penjualan mencatat pendapatan yang akan diterima. Sebaliknya, dokumen invoice pembelian membantu Anda merencanakan pengeluaran dan memastikan kewajiban pembayaran terpenuhi tepat waktu.

c. Kontrol Keuangan

Dengan adanya invoice, Anda juga lebih mudah memantau setiap pengeluaran dan pendapatan secara detail, serta membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan. Invoice juga membantu dalam meninjau kembali transaksi, terutama jika terjadi kesalahan dalam jumlah yang dibayarkan atau diterima.

Untuk mendukung hal ini, aplikasi laporan keuangan dapat digunakan guna memastikan semua data tercatat dengan akurat dan memudahkan proses audit keuangan.

3. Komponen Utama Invoice Penjualan dan Pembayaran

Membuat invoice pembelian barang yang efektif melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti. Hal ini bertujuan agar semua informasi penting tercatat dan dokumen tersebut berfungsi sesuai keperluannya. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat invoice pembelian barang.

a. Informasi Penjual dan Pembeli

Awali pembuatan invoice dengan mencatat informasi tentang penjual dan pembeli. Pencatatan ini meliputi nama perusahaan, alamat fisik, kontak telepon, dan alamat email. Informasi ini tidak hanya memudahkan komunikasi antara kedua belah pihak, tetapi juga berguna untuk verifikasi legalitas dan kemudahan dalam proses audit.

b. Nomor Invoice

Pemberian nomor unik pada setiap invoice memudahkan dalam pelacakan dokumen dan mengurangi risiko kehilangan data atau kesalahan pencatatan. Nomor invoice sebaiknya memiliki sistem yang konsisten dan mudah dipahami, sehingga mempermudah proses pencarian dan referensi di masa depan. 

c. Tanggal Transaksi

Cantumkan tanggal ketika invoice dibuat serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Tanggal pembuatan menunjukkan kapan transaksi dilakukan. Sementara tanggal jatuh tempo memberikan batas waktu pembayaran kepada pembeli, yang membantu dalam merencanakan penerimaan kas. 

d. Deskripsi Barang 

Deskripsikan setiap barang dengan detail, termasuk nama barang, kode SKU jika ada, kuantitas, dan harga per unit. Penjelasan yang rinci mengurangi ketidakjelasan dan memperjelas informasi transaksi. Deskripsi yang baik membantu kedua belah pihak memahami keterangan mengenai barang yang dibeli. 

e. Syarat Pembayaran

Nyatakan syarat pembayaran dengan jelas agar proses pembayaran berjalan dengan lancar. Menyertakan informasi seperti batas waktu pembayaran, metode pembayaran yang diterima, dan kondisi khusus lainnya membantu mengurangi keterlambatan pembayaran. 

f. Pajak dan Diskon

Sertakan jenis pajak yang berlaku seperti PPN atau pajak penjualan, serta diskon yang harus dibayar oleh pihak pembeli. Pastikan bahwa perhitungan pajak dan diskon dilakukan dengan benar sangat penting untuk akurasi invoice. Selain itu, penjelasan ini dapat membantu pembeli dalam mengklaim kredit pajak. 

g. Total Biaya

Tampilkan total biaya yang harus dibayar setelah mempertimbangkan semua barang, pajak, dan diskon. Pastikan jumlah ini mudah dilihat dan terhitung dengan benar agar mudah dipahami. Total biaya yang akurat adalah kunci dari transaksi yang sukses. 

h. Catatan Tambahan

Tempatkan ruang untuk catatan tambahan yang bisa berisi informasi spesifik tentang pesanan, instruksi khusus, atau syarat-syarat lain yang perlu dipatuhi.  Catatan ini seringkali berguna untuk memastikan kedua belah pihak telah memenuhi persyaratan khusus yang mungkin tidak tercakup dalam aspek standar invoice.

4. Contoh Invoice Penjualan dan Pembayaran

Setiap jenis invoice memiliki format dan fungsinya masing-masing, tergantung pada kebutuhan bisnis dan jenis transaksi yang dilakukan. Berikut adalah beberapa contoh invoice penjualan dan pembayaran yang dapat menjadi acuan bagi bisnis Anda.

a. Invoice Pembayaran Sederhana

Berikut contoh invoice pembayaran barang yang sudah terisi dan bisa Anda jadikan referensi. Contoh invoice di bawah ini telah mencakup informasi dasar yang biasanya terdapat pada invoice.

b. Invoice Penagihan

Invoice penagihan adalah dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran dari pembeli atau klien setelah barang atau jasa telah diberikan. Invoice ini diperlukan untuk menjaga arus kas bisnis agar tetap stabil. Berikut contoh invoice tagihan yang bisa dijadikan referensi.

c. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah dokumen sementara yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum transaksi resmi terjadi. Berbeda dengan contoh invoice biasanya, dokumen tersebut tidak berfungsi sebagai permintaan pembayaran final, melainkan sebagai penawaran atau estimasi terkait barang atau jasa yang akan dijual. Berikut contoh invoice proforma.

d. Invoice Debit

Berikutnya terdapat invoice debit yaitu dokumen yang dikeluarkan untuk menambah jumlah yang harus dibayarkan karena adanya biaya tambahan atau update harga terhadap transaksi sebelumnya. Misalnya, terjadi kesalahan harga, biaya pengiriman tambahan, atau barang/jasa tambahan yang perlu ditagih setelah invoice awal dibuat. Berikut contoh invoice debit.

e. Invoice Kredit

Sebaliknya, terdapat invoice kredit yang dikeluarkan untuk mengurangi jumlah yang harus dibayarkan atau sebagai pengembalian uang atas transaksi sebelumnya. Invoice ini diterbitkan ketika terjadi kesalahan dalam penagihan awal. Berikut contoh invoice kredit yang bisa dijadikan acuan.

f. Invoice Recurring

Jenis invoice pembayaran berikutnya adalah recurring. Dokumen ini diterbitkan secara berkala untuk menagih pembayaran atas layanan atau produk yang digunakan secara terus-menerus, seperti berlangganan atau sewa. Biasanya, invoice ini dikeluarkan dengan interval waktu tetap, seperti bulanan, triwulan, atau tahunan. Berikut contoh invoice recurring.

g. Invoice Prabayar

Selanjutnya ada invoice prabayar yaitu dokumen yang dikeluarkan untuk meminta pembayaran sebelum barang atau jasa dikirimkan. Biasanya, invoice ini digunakan ketika penjual membutuhkan jaminan pembayaran di muka untuk menutupi biaya produksi, pengiriman, atau layanan khusus. Berikut contoh invoice prabayar.

Gunakan rekomendasi software akuntansi terbaik untuk memudahkan Anda dalam membuat seluruh jenis invoice pembayaran atau penjualan di atas. Dengan fitur-fitur terbaiknya, Anda tidak perlu lagi melakukan semua input secara manual.

5. Buat Invoice Jadi Mudah dengan ScaleOcean Software Akuntansi

Mengelola invoice pembayaran dan penjualan akan memakan waktu dan rawan kesalahan jika dilakukan secara manual. Dengan software akuntansi ScaleOcean, proses tersebut bisa menjadi jauh lebih mudah dan efisien. Sistem ini memungkinkan Anda untuk membuat, memproses, dan mendistribusikan invoice hanya dalam beberapa klik.

Coba demo gratis yang ditawarkan agar Anda tahu bagaimana proses kerja sistem tersebut. Anda akan mendapatkan invoice penjualan atau pembayaran dengan detail produk, harga, dan menghitung pajak secara otomatis dalam hitungan detik.

Tidak hanya untuk mengurus invoice, software akuntansi ScaleOcean juga memudahkan manajemen keuangan Anda secara menyeluruh. Fitur software akuntansi antara lain:

• Auto reconciliation: Sistem otomatis mencocokkan transaksi keuangan yang tercatat di bank dengan pembukuan internal, memastikan keakuratan data​.

• Multi currency management: Memudahkan perusahaan yang beroperasi di berbagai negara dengan mendukung transaksi berbagai mata uang dan kurs secara real-time.
  

• Cash flow reports: Laporan arus kas yang komprehensif membantu memantau pemasukan dan pengeluaran perusahaan.

• Forecast budget and profit-loss: Memudahkan perencanaan keuangan di masa depan berdasarkan data historis, membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien.
  

Dengan fitur-fitur unggulan ini, ScaleOcean tidak hanya mempermudah pengelolaan invoice, tetapi juga memberikan solusi lengkap untuk manajemen keuangan perusahaan yang efisien, terotomatisasi, dan terintegrasi penuh.

6. Kesimpulan

Invoice penjualan dan pembayaran merupakan dokumen penting dalam setiap transaksi bisnis, membantu mencatat dan mengelola arus kas, serta menjaga transparansi. Mengelola invoice secara manual bisa memakan waktu dan rawan kesalahan.

Beruntungnya, dengan Software Akuntansi ScaleOcean, proses pembuatan, pengelolaan, dan distribusi invoice menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien. Implementasikan sistem ini segera untuk mempermudah pengelolaan invoice dan memaksimalkan efisiensi keuangan bisnis Anda. Dapatkan demo gratisnya sekarang juga!