Proses pembuatan laporan keuangan perusahaan konstruksi secara manual masih menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan konstruksi di Indonesia. Hampir 45% perusahaan mengalami kesulitan mengumpulkan data akurat karena proses manual yang memakan waktu serta risiko human error. Selain itu, kurangnya visibilitas real-time seringkali menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan konstruksi untuk menghasilkan laporan bulanan proyek yang akurat dan tepat waktu. Artikel ini akan membahas cara membuat laporan keuangan yang sesuai untuk industri konstruksi di Indonesia, serta memberikan contoh dan solusi efektif untuk mempermudah proses pelaporan dan meningkatkan efisiensi.

Apa itu Laporan Keuangan Proyek?

Laporan keuangan proyek adalah dokumen yang berisi semua informasi keuangan terkait pelaksanaan suatu proyek. Laporan ini mencakup rincian biaya, pendapatan, dan anggaran yang telah digunakan selama proyek berlangsung, serta status keuangan proyek pada periode tertentu. 

Laporan keuangan proyek berfungsi untuk memberikan informasi yang jelas mengenai kondisi keuangan proyek. Lalu, laporan ini tidak hanya memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan anggaran, tetapi juga membantu menemukan kemungkinan risiko finansial.

Dengan adanya laporan ini, manajer proyek dapat melacak penggunaan dana, mengevaluasi kinerja keuangan, dan membuat keputusan strategis agar proyek mencapai target keuangan yang telah ditetapkan.

Jenis-Jenis Laporan Keuangan Perusahaan

Perusahaan konstruksi membutuhkan beberapa jenis laporan keuangan untuk memantau kinerja keuangan proyek dan bisnis. Berikut adalah jenis-jenis laporan keuangan yang digunakan dalam perusahaan konstruksi.

1. Laporan Neraca Keuangan

Laporan neraca keuangan memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan proyek pada waktu tertentu. Informasi yang disajikan mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas proyek. Neraca ini membantu manajemen menilai kesehatan finansial proyek serta kemampuan untuk memenuhi kewajiban finansial yang ada.

2. Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi menunjukkan pendapatan dan biaya selama periode tertentu, seperti bulanan atau triwulanan. Pendapatan berasal dari pembayaran klien untuk pekerjaan yang telah selesai, sementara biaya mencakup pengeluaran material, tenaga kerja, serta overhead lain.  Dengan menggunakan aplikasi pembukuan keuangan perusahaan, proses penyusunan laporan ini menjadi lebih efisien dan akurat.

3. Laporan Arus Kas

Terdapat juga laporan arus kas yang memberikan gambaran tentang aliran masuk dan keluar kas dalam proyek konstruksi. Fungsinya adalah memastikan proyek memiliki likuiditas yang cukup untuk membayar kewajiban, termasuk kepada pemasok dan subkontraktor. Laporan ini membantu menjaga keseimbangan keuangan antara pendapatan dan pengeluaran proyek.

4. Laporan Perubahan Ekuitas

Laporan perubahan ekuitas mencatat perubahan modal proyek dalam periode tertentu. Perubahan ini bisa terjadi karena investasi tambahan, penarikan dana oleh pemilik, atau laba yang dihasilkan. Laporan ini penting untuk perencanaan keuangan jangka panjang guna memastikan kelancaran penyelesaian proyek konstruksi.

5. Laporan Progres Proyek

Laporan progres proyek menjadi dokumen penting untuk melacak perkembangan fisik dan finansial proyek. Informasi yang disajikan mencakup persentase penyelesaian pekerjaan, anggaran yang sudah digunakan, serta perbandingan antara biaya aktual dan anggaran yang direncanakan, memberikan gambaran yang jelas mengenai status proyek.

Pentingnya Laporan Keuangan Perusahaan Konstruksi

Laporan keuangan perusahaan konstruksi memiliki peran penting dalam memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Fungsi utama laporan ini membantu manajer proyek dan tim dalam mengontrol berbagai aspek proyek. Berikut adalah penjelasan mengapa laporan proyek memiliki peran penting dalam kegiatan konstruksi.

1. Memantau Kemajuan Proyek

Laporan proyek bulanan berfungsi penting dalam memantau perkembangan proyek konstruksi. Data capaian yang disajikan memungkinkan manajer proyek menilai kesesuaian jadwal dan progres aktual. Selain itu, laporan ini menjadi acuan untuk menyesuaikan strategi demi memastikan proyek berjalan sesuai target yang telah direncanakan.

2. Mengendalikan Biaya Proyek

Dalam proyek konstruksi, anggaran sering kali terbatas. Laporan proyek bulanan membantu mengendalikan biaya dengan menyajikan informasi detail tentang pengeluaran dan estimasi biaya penyelesaian. Analisis ini memungkinkan identifikasi area pengeluaran berlebih dan membantu menemukan solusi untuk mencegah over budgeting, memastikan proyek selesai efisien tanpa tambahan biaya.

3. Identifikasi dan Manajemen Risiko

Identifikasi dan manajemen risiko sangat penting untuk keberhasilan proyek. Laporan proyek bulanan memberikan informasi tentang potensi risiko dan masalah yang mungkin muncul. Dengan laporan ini, Anda dapat mendeteksi risiko sejak awal dan menyusun strategi mitigasi, serta menganalisis dampaknya terhadap jadwal, biaya, dan kualitas proyek konstruksi.

4. Mendokumentasikan Proyek

Laporan proyek juga berfungsi sebagai dokumentasi penting, tidak hanya untuk audit dan kepatuhan, namun juga sebagai referensi proyek masa depan. Laporan ini mencakup detail keputusan, strategi, tantangan, dan solusi yang dihadapi, membantu perusahaan konstruksi meningkatkan praktik manajemen proyek di masa mendatang.

5. Mengevaluasi Kinerja Proyek

Contoh laporan bulanan proyek berfungsi sebagai bahan evaluasi kinerja yang objektif, mencakup pemantauan kemajuan, manajemen risiko, kualitas pekerjaan, dan komunikasi antar departemen. Evaluasi ini membantu manajemen menilai apakah tujuan proyek tercapai serta mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan kinerja.

Format Laporan Keuangan Perusahaan Konstruksi

Laporan bulanan proyek adalah alat penting untuk memantau kemajuan proyek secara keseluruhan. Laporan ini membantu tim proyek, pemangku kepentingan, dan manajemen untuk memahami perkembangan, sumber daya yang digunakan, serta isu-isu yang perlu ditangani. Berikut adalah elemen yang seharusnya ada dalam laporan tersebut.

• Ringkasan Eksekutif: Gambaran singkat tentang status proyek, mencakup kemajuan, tantangan, dan rencana tindak lanjut untuk memudahkan manajemen memahami situasi tanpa membaca seluruh laporan.

• Status Proyek:  Merinci perkembangan proyek, mencakup pencapaian milestone, tugas yang selesai, serta apakah proyek berjalan sesuai jadwal atau ada perubahan yang perlu diperhatikan.

• Penggunaan Sumber Daya: Menyoroti pemakaian tenaga kerja, peralatan, dan material, serta mengevaluasi efisiensi penggunaannya dan potensi kebutuhan tambahan.

• Performa Keuangan: Meninjau penggunaan anggaran dibandingkan dengan rencana, memastikan pengelolaan biaya yang akurat untuk menghindari pembengkakan.

• Jadwal dan Waktu:  Mengulas apakah proyek sesuai dengan jadwal, termasuk update deadline dan strategi penanganan jika terjadi keterlambatan.

• Isu dan Risiko:  Mengidentifikasi masalah dan risiko proyek, serta langkah mitigasi yang diambil untuk mengatasi hambatan.

• Dokumen Pendukung: Berisi data tambahan seperti foto, laporan inspeksi, dan dokumen teknis yang memperjelas kondisi proyek dan memastikan transparansi.

Cara Software ERP Membantu Pembuatan Laporan Konstruksi

Software ERP memiliki modul konstruksi yang dirancang untuk membantu pembuatan laporan proyek konstruksi secara efisien dan otomatis. ScaleOcean, dengan fitur ERP khusus konstruksi, menawarkan solusi pelaporan yang terintegrasi dan mudah disesuaikan untuk setiap kebutuhan proyek.

Berikut adalah beberapa cara di mana aplikasi ERP dapat memudahkan proses pembuatan laporan proyek konstruksi.

1. Manajemen Proyek Terintegrasi

Sistem ERP akuntansi memungkinkan integrasi data proyek dari berbagai departemen seperti keuangan, inventaris, dan pembelian. Manajemen proyek yang terintegrasi dapat menjamin bahwa semua data proyek selalu diperbarui dan terorganisir, yang memudahkan pembuatan laporan yang akurat dan menyeluruh.

2. Pelacakan Biaya dan Anggaran

ERP memiliki fitur perlaporan terkait biaya proyek seperti Budget S-Curve dan Cash Flow Reports. Fitur-fitur ini dapat melacak pengeluaran proyek terhadap anggaran yang sudah ditetapkan, serta membandingkan antara nilai anggaran awal dan anggaran aktual, sehingga memudahkan pembuatan laporan keuangan proyek secara detail. 

3. Laporan Penjadwalan

Sistem ini juga mendukung pembuatan laporan yang berbasis jadwal, seperti penggunaan diagram Gantt Chart untuk manajemen jadwal proyek konstruksi. Dengan adanya laporan penjadwalan, semua aktivitas dan timeline proyek tercatat dengan baik dan dapat dilaporkan secara real-time.

4. Kontrol Kualitas

Fitur manajemen kualitas pada sistem ERP akuntansi dapat mendukung keberlangsungan proyek agar sesuai dengan standar yang ditetapkan. Informasi mengenai kualitas pekerjaan dapat diintegrasikan langsung ke laporan proyek, memberikan penjelasan lengkap tentang kinerja dan keberhasilan proyek konstruksi.

5. Manajemen Material

Integrasi laporan proyek dengan modul inventaris dapat memudahkan pembuatan laporan status material dan peralatan yang digunakan dalam proyek. Sistem ini dapat memberikan laporan penggunaan bahan bangunan secara real-time, serta memantau ketersediaan material selama proyek berlangsung.

6. Pelaporan Pengeluaran Tenaga Kerja

Terakhir, modul ERP ini mendukung pencatatan jam kerja dan efisiensi tenaga kerja. Ini dapat dimasukkan ke dalam laporan proyek untuk melacak biaya dan efisiensi tenaga kerja.

Contoh Laporan Keuangan Perusahaan Konstruksi

Untuk memahami lebih lanjut seperti apa laporan bulanan proyek, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan perusahaan konstruksi Anda diberi tanggung jawab untuk menyelesaikan pembangunan jembatan yang menghubungkan dua desa dalam satu tahun, sejak Januari hingga Desember 2024. 

Anggaran yang diberikan sebesar Rp 50 miliar. Kemudian, telah disepakati dengan detail timeline persiapan dan perencanaan dalam rentang waktu Januari hingga Februari 2024. Berikut adalah contoh laporan bulanan proyek di bulan Januari-Februari 2024 tersebut.

Contoh laporan proyek konstruksi tersebut merupakan format paling sederhana yang mencakup komponen-komponen utama contoh laporan bulanan proyek, seperti ringkasan eksekutif, pencapaian, masalah dan solusi, biaya proyek, rencana ke depan, dan penutup. Detail dalam laporan ini tentunya dapat diubah ulang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi aktual proyek Anda.

Kesimpulan

Dengan tantangan yang dihadapi perusahaan konstruksi dalam pembuatan laporan bulanan proyek, penggunaan Software Konstruksi ScaleOcean dapat menjadi solusi efektif. ScaleOcean menawarkan fitur lengkap untuk membantu pengumpulan data secara real-time, mengurangi risiko human error, serta mempercepat proses pelaporan dengan otomatisasi. 

Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap perkembangan proyek, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan akurat. Jadi, tunggu apalagi? Tingkatkan efisiensi dan akurasi laporan proyek Anda dengan ScaleOcean. Coba demo gratisnya untuk rasakan manfaat utamanya dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas proyek Anda.