Proses pembelian merupakan hal yang perlu diperhatikan bisnis agar prosesnya berjalan dengan lancar. Dua dokumen yang sering muncul dalam proses ini adalah purchase requisition dan purchase order. Meskipun keduanya sering digunakan secara bersamaan, ada beberapa perbedaan yang perlu dipahami untuk mengoptimalkan pengadaan barang dan jasa. 

Memahami perbedaan purchase requisition and purchase order akan membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan dengan lebih efektif dan mencegah terjadinya kesalahan dalam proses pembelian. Artikel ini akan membahas 5 perbedaan purchase requisition and purchase order, yang membantu Anda memahami fungsi, tujuan, pengguna, isi dokumen, dan proses yang terkait.

1. Fungsi

Salah satu perbedaan purchase requisition and purchase order adalah kegunaannya. Fungsi utama dari purchase requisition adalah untuk mengatur proses pembelian internal. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan formal dari departemen atau karyawan yang memerlukan barang atau jasa, dan memastikan bahwa kebutuhan tersebut diketahui dan dievaluasi sebelum proses pembelian dilakukan. 

Ini membantu manajemen anggaran dengan memastikan bahwa setiap pembelian telah mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari manajemen atau departemen terkait. Dengan adanya purchase requisition, perusahaan tidak melakukan pembelian yang tidak perlu, serta menjamin transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan. 

Fungsi utama dari purchase order adalah untuk  mengatur transaksi dan mendapatkan persetujuan pembelian antara pembeli dan pemasok. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum, yang mendefinisikan semua rincian pesanan termasuk harga, kuantitas, dan syarat pengiriman. 

Dengan purchase order, perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok menyediakan barang sesuai dengan spesifikasi yang telah disetujui. Purchase order juga membantu dalam pelacakan dan pengelolaan inventaris, pembayaran, dan penerimaan barang, serta memudahkan dalam penyelesaian perselisihan jika terjadi masalah dengan pesanan.

2. Tujuan

Tujuan dari purchase requisition adalah untuk menyampaikan kebutuhan barang atau jasa dari satu departemen ke departemen pengadaan atau manajemen untuk persetujuan. Ini berfungsi sebagai mekanisme kontrol yang memastikan semua permintaan pembelian diverifikasi dan diotorisasi sebelum tindakan lebih lanjut diambil. 

Dengan purchase requisition, perusahaan dapat memantau dan mengelola permintaan internal secara efektif, memastikan keselarasan dengan anggaran yang telah ditetapkan, dan menghindari pengeluaran yang tidak diperlukan. Selain itu, dokumen ini membantu dalam merencanakan dan mengoordinasikan kebutuhan pembelian, sehingga proses pengadaan dapat berjalan lebih teratur dan efisien. 

Tujuan dari purchase order adalah untuk memberikan instruksi dan persetujuan resmi kepada pemasok untuk menyediakan barang atau jasa tertentu sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Purchase order memastikan bahwa kedua belah pihak, embeli dan pemasok, mengetahui informasi yang jelas mengenai spesifikasi pesanan, termasuk harga, kuantitas, dan waktu pengiriman. 

Ini juga berfungsi sebagai dokumen referensi untuk mencatat dan melacak setiap tahap transaksi, mulai dari pengiriman hingga pembayaran. Dengan purchase order, perusahaan dapat mengelola pengeluaran, memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan tepat waktu, dan mencegah terjadinya kesalahpahaman atau perselisihan dengan pemasok.

3. Pengguna

Purchase requisition biasanya digunakan oleh karyawan atau staf dalam berbagai departemen yang membutuhkan barang atau jasa untuk melaksanakan tugas mereka. Mereka adalah pihak yang pertama kali mengidentifikasi kebutuhan dan mengajukan permintaan kepada manajemen atau departemen pengadaan. 

Pengguna utama dari purchase requisition adalah pihak yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya dan operasional dalam departemen pengadaan. Setelah permintaan diajukan, dokumen ini akan ditinjau oleh manajer atau supervisor yang berwenang untuk memastikan bahwa permintaan tersebut valid dan sesuai dengan anggaran serta kebijakan perusahaan sebelum disetujui. 

Purchase order biasanya dikeluarkan oleh departemen pengadaan atau purchasing setelah menerima dan menyetujui purchase requisition. Pengguna utama dari purchase order adalah staf pengadaan yang bertanggung jawab untuk melakukan transaksi pembelian dengan pemasok. 

Staf pengadaan bertugas sebagai perantara perusahaan dan pemasok, memastikan bahwa semua pesanan dibuat sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah disepakati. Selain itu, manajemen keuangan dan akuntansi juga menggunakan purchase order untuk memantau pengeluaran dan melakukan rekonsiliasi dengan faktur pemasok. Ini membantu memastikan integritas dan keakuratan dalam proses pengadaan.

4. Isi Dokumen

Selanjutnya, perbedaan purchase requisition and purchase order adalah isi dokumen. Isi dari purchase requisition mencakup informasi dasar yang diperlukan untuk mengidentifikasi kebutuhan pembelian. Ini termasuk deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, alasan atau justifikasi untuk pembelian, dan tanggal kebutuhan.

Selain itu, purchase requisition biasanya mencantumkan informasi tentang anggaran atau dana yang tersedia untuk pembelian, serta nama dan departemen karyawan yang mengajukan permintaan. Beberapa perusahaan juga mungkin memerlukan rincian tambahan seperti prioritas permintaan, nomor proyek atau akun yang relevan, dan tanda tangan persetujuan dari manager atau supervisor yang berwenang sebelum dokumen ini dapat diproses lebih lanjut. 

Purchase order mencakup informasi yang lebih lengkap dan spesifik dibandingkan purchase requisition. Dokumen ini berisi nomor PO yang unik, nama dan alamat pemasok, deskripsi rinci barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga per unit, dan total harga. 

Selain itu, purchase order juga mencakup syarat pembayaran, syarat pengiriman, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan alamat pengiriman. Informasi kontak untuk pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut juga sering disertakan. Dokumen ini harus ditandatangani atau disetujui oleh pihak yang berwenang di perusahaan sebelum dikirimkan kepada pemasok sebagai konfirmasi resmi dari pesanan.

5. Proses

Perbedaan purchase requisition and purchase order adalah proses pembuatannya. Proses purchase requisition dimulai ketika seorang karyawan atau staf mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa dan mengisi dokumen permintaan. Dokumen ini kemudian diajukan kepada manajer atau departemen pengadaan untuk ditinjau dan disetujui.

Setelah ditinjau, manajer akan mengevaluasi kebutuhan tersebut, memverifikasi anggaran yang tersedia, dan memastikan bahwa permintaan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika disetujui, purchase requisition akan diteruskan ke departemen pengadaan untuk diproses lebih lanjut. Proses ini memastikan bahwa semua pembelian telah diverifikasi dan disetujui sebelum tindakan lebih lanjut diambil. 

Proses purchase order dimulai setelah purchase requisition disetujui. Departemen pengadaan menggunakan informasi dari purchase requisition untuk membuat purchase order yang lebih rinci. Setelah purchase order dibuat, dokumen ini akan diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan. Purchase order kemudian dikirimkan kepada pemasok yang dipilih, yang akan memproses pesanan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan. 

Pemasok akan mengirimkan barang atau jasa sesuai pesanan dan mengirimkan faktur untuk pembayaran. Departemen pengadaan akan memverifikasi penerimaan barang atau jasa sebelum melakukan pembayaran sesuai dengan syarat dalam purchase order.

6. Kesimpulan

Dengan mengetahui perbedaan purchase requisition and purchase order meliputi fungsi, tujuan, pengguna, isi dokumen, dan proses, perusahaan dapat melalukan proses pembelian yang bisa diverifikasi dan disetujui sebelum dilakukan. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan transparansi keuangan bisnis, tetapi juga membantu mengelola anggaran dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu. 

Melalui artikel ini, semoga Anda mendapatkan pengetahuan yang lebih dalam mengenai perbedaan purchase requisition and purchase order, sehingga bisnis Anda dapat mengelola pengadaan dengan lebih efektif dan meningkatkan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.