Pernahkah Anda membayangkan betapa rumitnya mengelola berbagai aspek operasional di sebuah institusi pendidikan, mulai dari administrasi hingga pengelolaan akademik? Di era modern ini, permasalahan tersebut bisa diatasi dengan mudah melalui teknologi sistem ERP pendidikan.

Software ERP pendidikan memudahkan Anda untuk mengelola seluruh proses bisnis melalui satu tampilan dan mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang. Enterprise resource planning tidak hanya menawarkan kemudahan, tetapi juga memberikan kontrol penuh atas setiap kegiatan operasional, di mana pun dan kapan pun.

Institusi pendidikan juga memanfaatkan sistem digital ini, yang kini menjadi hal umum. Banyak sekolah dan universitas yang menggunakan aplikasi ERP karena dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan orang tua, siswa, guru, dan pihak administrasi, serta mendukung proses pembelajaran. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih jelas mengenai masalah utama industri pendidikan dan manfaat menerapkan sistem ERP di institusi Anda.

Permasalahan Lembaga Pendidikan di Indonesia

Indonesia memiliki lembaga pendidikan yang beragam, ada yang formal dan non formal. Untuk institusi formal terdiri dari sekolah dan universitas. Sedangkan non formal terdiri dari lembaga kursus atau biasa disebut bimbel. Saat ini, tantangan utama yang seringkali dihadapi oleh institusi pendidikan adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasional.

Seperti yang diketahui, institusi pendidikan terlibat dalam banyak proses administrasi mulai dari pendaftaran murid baru, pengelolaan karyawan dan pengajar, keuangan, dan masih banyak lagi. Selain itu, lembaga pendidikan tentu mengelola seluruh proses pembelajaran yang meliputi manajemen kelas, jadwal belajar mengajar, pembagian tugas guru, dan hal terkait lainnya.

Permasalahan utama lembaga pendidikan adalah tidak memiliki sistem manajemen pendidikan yang memadai untuk mengelola keseluruhan administrasi dan pembelajaran. Mayoritas sekolah-sekolah masih menggunakan cara manual. Dimana hal tersebut menyulitkan para lembaga untuk berkembang dan memajukan pendidikan di Indonesia.

Terutama di era sekarang ini, dimana kegiatan belajar mengajar sudah mulai bergeser ke metode online, begitu pula proses penerimaan peserta didik baru. Jadi, sangat penting untuk sekolah Anda mengadopsi kemajuan teknologi terbaru, salah satunya dengan menggunakan sistem ERP dalam pendidikan.

Sistem ERP dapat membantu mengelola data sekolah, menerima siswa baru, dan belajar secara online. Melalui dukungan teknologi ScaleOcean education ERP, institusi pendidikan Anda bisa mengelola berbagai proses secara lebih teratur dan terpadu, menjadikan kegiatan operasional harian berjalan lebih lancar.

Fungsi Sistem ERP dalam Pendidikan

Penerapan sistem ERP di lembaga pendidikan sangat penting untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi. ERP mengotomatiskan berbagai proses seperti perencanaan, pencatatan keuangan, dan PPDB online, serta memberikan visibilitas operasional secara real-time.  Ketahui lebih lanjut manfaat dari penerapan ERP di dunia pendidikan.

1. Kemudahan Pemantauan Akademik

Sistem ERP memudahkan semua pihak yang terlibat dalam memantau akademik murid melalui learning management system (LMS). Jadi, tidak hanya guru saja yang memiliki akses ke sistem. Melainkan orang tua dan siswanya sendiri pun juga bisa mengaksesnya. Dengan parent portal, para wali murid bisa melihat hasil belajar anak mereka secara mudah.

Hal ini tentu sangatlah menguntungkan pihak sekolah dan orang tua, terutama di era pembelajaran jarak jauh. Tim pengajar tidak akan kesulitan dalam memberikan materi, tugas, hingga ujian kepada siswa. Aktivitas pembelajaran dan pemantauan laporan akademik pun bisa berjalan dengan efektif dan efisien, karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja.

2. Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Menggunakan sistem ERP terintegrasi memudahkan institusi pendidikan Anda untuk mengelola proses administrasi menjadi lebih mudah. Dengan satu sistem terpusat, Anda tidak perlu lagi mencatat data secara manual dan mencari dokumen terpisah-pisah. Ketika ada pemasukan ataupun pengeluaran dana, fitur akuntansi di software pendidikan berbasis ERP Anda akan langsung mencatatnya secara otomatis.

Seperti yang diketahui, sekolah memiliki proses administrasi yang sangat beragam, mulai dari pembayaran SPP atau UKT, gaji guru dan karyawan, pembelian aset, dan masih banyak lagi. Mengotomatiskan seluruh aktivitas tersebut bisa menghemat tenaga dan waktu, meningkatkan efisiensi, serta bisa meningkatkan pelayanan di institut pendidikan Anda.

3. Acuan dalam Membuat Keputusan

Masih kesulitan dalam mendapatkan data terkini? Hal tersebut tidak akan lagi Anda rasakan ketika menerapkan sistem ERP dalam pendidikan. Software terintegrasi ini mendukung transparansi operasional. 

Jadi, Anda bisa dengan mudah mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan secara real-time. Hal ini pun juga akan memudahkan institusi pendidikan Anda dalam mengambil keputusan dan memiliki audit trail yang tepat.

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Kelebihan yang dirasakan oleh lembaga pendidikan dalam menerapkan sistem ERP adalah dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Software informasi ini dapat mengotomatiskan semua tugas berulang yang ada di sekolah. 

Dengan begitu, guru dan pegawai pun bisa fokus melakukan pekerjaan penting lainnya. Sehingga, kinerja mereka meningkat pesat dan tujuan lembaga bisa tercapai dengan cepat.

5. Menghemat Biaya

Siapa sangka,  melakukan tugas operasional secara manual ternyata menghabiskan lebih banyak uang. Hal itu dikarenakan cara manual masih menggunakan banyak kertas, ruang penyimpanan yang besar, hingga membutuhkan banyak pegawai untuk mengurus administrasi.

Maka dari itu, beralih ke sistem automasi adalah keputusan yang tepat untuk menghemat biaya. Dengan sistem ERP terpusat dan berbasis cloud, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya berlebih. Untuk menjalankan sistemnya pun tidak dibutuhkan banyak pegawai. Sehingga, Anda bisa menghemat pengeluaran dengan mengurangi biaya gaji karyawan yang cukup besar.

Modul ERP untuk Sekolah

Dalam sistem ERP sekolah, terdapat lima modul utama dengan fokus dan fungsi yang berbeda. Modul-modul ini membantu mengotomatiskan tugas rutin, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan operasional sekolah. Berikutnya, kami akan membahas peran masing-masing modul tersebut.

1. Online Admission

Salah satu tantangan yang sering dihadapi institusi pendidikan adalah rumitnya proses pendaftaran siswa baru, yang melibatkan beberapa tahapan. Namun, hal ini dapat diatasi dengan menerapkan sistem online admission. Melalui modul ini, sekolah dapat mengelola proses pendaftaran dan seleksi calon siswa secara digital.

Fitur dalam solusi ini mencakup pengisian formulir pendaftaran, pengumpulan dokumen, pembayaran biaya registrasi, hingga pengumuman hasil seleksi, semuanya dapat dilakukan secara online.

Dengan demikian, proses pendaftaran menjadi lebih efisien, mengurangi beban administrasi, dan memberikan kemudahan bagi calon siswa dan orang tua mereka. Mereka dapat mendaftar kapan saja dan dari mana saja, tanpa harus datang langsung ke sekolah.

2. Learning Management System

Learning management system atau LMS adalah solusi utama untuk mendukung dan memfasilitasi proses pembelajaran secara fleksibel. Modul ini memudahkan siswa belajar kapan saja dan di mana saja, memperluas akses pendidikan.

LMS memfasilitasi berbagai konten pembelajaran, seperti video, presentasi, dokumen teks, dan pesan suara. Fitur tambahan seperti forum diskusi, pesan langsung, kalender pembelajaran, dan penilaian otomatis membantu guru dan siswa memantau kemajuan belajar dengan mudah.

3. Academic Management

Modul ini mencakup semua aspek proses pembelajaran, termasuk perencanaan kurikulum, pengelolaan jadwal, pemantauan kinerja siswa, dan pengelolaan penilaian. Modul ini mendukung metode pembelajaran daring, hybrid, dan tatap muka, yang memungkinkan guru dan siswa memiliki akses yang fleksibel ke materi pelajaran dan tugas.

Selain itu, solusi ERP pendidikan membantu sekolah memantau dan meningkatkan kualitas pengajaran dengan menyediakan data terkait penilaian siswa dan umpan balik terhadap metode pengajaran, serta memberikan saran bagi sekolah untuk terus meningkatkan kualitas pendidikan.

4. Student Portal

Student portal adalah platform online yang memberikan siswa akses ke berbagai informasi akademik, seperti jadwal pelajaran, materi belajar, pengajuan bantuan keuangan, hingga hasil ujian. Portal ini menjadi pusat untuk kebutuhan akademik siswa dan memungkinkan interaksi antara siswa, staf, dan murid lainnya, serta memberikan akses terhadap pengumuman penting.

Siswa dapat mengubah tampilan dan fungsi portal ini sesuai kebutuhan mereka, seperti menerima notifikasi terkait ujian atau melihat jadwal utama. Portal ini juga dilindungi oleh sistem keamanan tinggi untuk menjaga data pribadi dan privasi siswa.

5. Exam Management

Jika sekolah masih menerapkan pembelajaran daring, modul exam management sangat cocok untuk menyelenggarakan ujian secara online. Modul ini mendukung berbagai jenis ujian, mulai dari pilihan ganda hingga esai, dengan fitur acak soal untuk mencegah kecurangan.

Fitur lainnya mencakup penilaian otomatis untuk soal tertentu dan laporan hasil ujian yang instan. Modul ini memudahkan siswa mengikuti ujian dari mana saja, sementara guru dapat mengelola dan menilai ujian dengan lebih efisien, mengurangi beban kerja dan meminimalkan kesalahan.

Solusi ERP untuk Institusi Pendidikan Tinggi

Universitas memerlukan sistem yang dapat mengelola berbagai aspek operasional dengan efisien dan terintegrasi. Solusi ERP yang tepat tidak hanya membantu dalam mengotomatisasi proses administrasi, tetapi juga mendukung pengelolaan data akademik, keuangan, serta sumber daya manusia secara efektif. 

1. Online Research Skills

Di era digital yang semakin kompleks ini, perguruan tinggi harus mampu mendukung siswa mereka dalam penelitian online. Kampus perlu menyediakan akses dan alat yang memungkinkan mahasiswa menemukan, mengevaluasi, serta memanfaatkan informasi secara online dengan efektif. 

Untuk mendukung hal ini, sistem ERP menawarkan modul Online Research Skills (ORS) yang memudahkan mahasiswa dalam menyelesaikan penelitian mereka. Modul ini menyediakan berbagai alat yang lengkap,  seperti kuis, panduan, dan tutorial, membantu siswa mendapatkan data yang tepat, mengevaluasi sumber informasi, dan menggunakan data tersebut secara etis dan efektif dalam penelitian.

2. Attendance Management

Dalam lingkungan perkuliahan, tanggung jawab absensi berada di tangan mahasiswa. Untuk mempermudah dosen memantau kehadiran, sistem ERP pendidikan menghadirkan modul attendance management. 

Dengan solusi ini, dosen tidak lagi perlu memanggil nama mahasiswa satu per satu untuk mencatat kehadiran, karena data kehadiran akan direkam secara otomatis dan tersimpan dalam sistem terpusat. Data ini juga dapat digunakan sebagai salah satu referensi dalam penilaian mahasiswa.

3. Timetable Management

Jadwal perkuliahan dapat disusun dengan lebih efisien dengan bantuan modul ini. Timetable management dapat membantu mencegah jadwal yang bentrok, dan memastikan bahwa ruang dan sumber daya digunakan dengan tepat. 

Mahasiswa dapat mengatur dan mengakses jadwal mereka secara online, serta mendapatkan pembaruan secara real-time jika ada perubahan. Dengan demikian, kesalahan jadwal dan miskomunikasi bisa dicegah.

4. Fees Management

Pengelolaan biaya pendidikan menjadi lebih mudah dengan modul manajemen biaya ERP, yang mencakup pembuatan tagihan, pengumpulan pembayaran, dan pelaporan. Orang tua atau wali dapat membayar biaya kuliah secara online dengan aman dan mudah, dan mereka akan segera menerima konfirmasi pembayaran. Hal ini menyebabkan pembayaran manual menjadi lebih mudah.

Modul ini juga memudahkan universitas untuk melacak pendapatan dan memberikan laporan keuangan yang detail terkait pembayaran. Hal ini termasuk jumlah siswa yang sudah membayar dan yang masih memiliki tagihan. Semua data akan tercatat secara akurat.

5. Academic Planner

Academic planner dalam ERP membantu mahasiswa merencanakan dan melacak kemajuan akademis mereka. Dengan modul ini, siswa dapat merencanakan jurusan, menetapkan tujuan akademik, dan melacak kemajuan mereka. 

Sistem ini juga dapat memberikan rekomendasi atau peringatan jika ada mata kuliah yang terlewat atau masalah lain yang bisa menghambat pencapaian akademis.

Kesimpulan

ERP telah mengubah cara berbagai proses dijalankan oleh institusi pendidikan, baik sekolah maupun universitas. Dengan modul khusus yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan unik masing-masing lembaga, sistem tersebut membantu menyederhanakan proses, mengurangi kesalahan, dan membuat informasi lebih mudah diakses untuk semua pihak yang terlibat.

Jika Anda ingin meningkatkan kualitas dan efisiensi institusi pendidikan, sistem ERP bisa menjadi solusi yang ideal. Dengan aplikasi ini, proses administrasi menjadi lebih lancar, dan pengelolaan akademik siswa dapat dioptimalkan dengan mudah. Segera tingkatkan operasional sekolah Anda dengan Sistem Manajemen Sekolah ScaleOcean berbasis ERP. Kami siap membantu memenuhi kebutuhan lembaga pendidikan Anda dengan solusi yang tepat!