Laporan harian proyek adalah dokumen yang mencakup rincian progress proyek konstruksi selama satu hari. Namun, pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu tidaklah mudah. Mungkin saat ini Anda mulai kesulitan karena metode manual yang memakan waktu, data yang tersebar, atau kurangnya transparansi antar tim?

Ketika laporan terlambat atau kurang detail, keputusan penting bisa tertunda. Lebih parahnya lagi, masalah konstruksi di lapangan tak segera terselesaikan. Jika ini masalah yang Anda hadapi, saatnya mempertimbangkan solusi yang lebih efisien.

Artikel berikut akan menjelaskan secara rinci bagaimana form laporan harian proyek yang benar beserta contohnya. Dijelaskan juga strategi efektif yang bisa membantu Anda untuk bisa membuat laporan ini lebih cepat dan akurat.

1. Pengertian Laporan Harian Proyek dan Manfaatnya

Laporan harian proyek adalah dokumen penting yang diperlukan perusahaan konstruksi untuk tahu detail perkembangan proyek. Laporan ini mencakup detail semua aktivitas, kemajuan, dan tantangan yang terjadi selama satu hari kerja pada suatu proyek.

Lebih dari sekadar catatan, laporan ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan konstruksi, terutama untuk mengelola proyek agar lebih efektif. Beberapa manfaat tersebut yaitu:

• Monitoring progress proyek: Laporan harian membantu Anda memantau perkembangan proyek secara real-time.

• Transparansi dan akuntabilitas: Semua pihak yang terlibat dalam proyek dapat melihat perkembangan dan tantangan yang dihadapi.

• Pengendalian biaya: Detail penggunaan sumber daya harian membantu Anda untuk mengendalikan biaya proyek dengan lebih efektif.

• Perencanaan dan penyesuaian: Dengan melihat data harian yang terstruktur, perusahaan dapat menyesuaikan rencana proyek jika ada kendala atau keterlambatan.

Jadi, bisa disimpulkan laporan harian tidak hanya membantu manajemen proyek sehari-hari tetapi juga untuk mitigasi risiko, peningkatan efisiensi, dan menjamin akuntabilitas semua pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi.

2. Cara Membuat Laporan Harian Proyek

Pembuatan form laporan harian proyek tidak bisa dilakukan sembarangan, karena diperlukan untuk memastikan semua aspek pekerjaan tercatat secara akurat. Penggunaan Document Management System (DMS) dalam proses ini sangat membantu untuk menyimpan dan mengakses laporan harian secara terstruktur dan efisien, sehingga tidak ada informasi yang terlewat. Oleh karena itu, ada tahapan-tahapan yang perlu diperhatikan.

a. Catat Identitas Proyek Konstruksi

Langkah pertama adalah mencatat identitas proyek secara lengkap. Bagian ini mencakup nama proyek, lokasi, tanggal, dan nama manajer proyek. Informasi ini diperlukan agar pembaca bisa memahami dengan cepat proyek mana yang sedang dibahas dan siapa yang bertanggung jawab.

b. Jelaskan Ringkasan Progress Proyek

Setelah mencatat identitas proyek, buatlah ringkasan singkat tentang kemajuan yang telah dicapai pada hari tersebut. Misalnya, pekerjaan utama yang selesai, target yang dicapai, dan apakah proyek berjalan sesuai jadwal. Tujuannya untuk memberikan gambaran umum untuk pihak yang mungkin tidak punya waktu membaca seluruh laporan secara detail.

c. Cantumkan Detail Aktivitas Harian

Detail aktivitas harian adalah inti dari laporan proyek. Anda perlu mencatat semua pekerjaan yang dilakukan, berapa banyak tenaga kerja yang terlibat, dan alat berat konstruksi yang digunakan. Informasi ini membantu memantau penggunaan sumber daya dan memastikan semua aktivitas konstruksi tercatat dengan akurat.

d. Dokumentasikan Tantangan dan Masalah

Laporan harian juga harus mencakup tantangan atau masalah yang muncul selama hari tersebut. Misalnya, keterlambatan pengiriman material atau kondisi cuaca yang sedang buruk. Ini diperlukan agar tim bisa melakukan penyesuaian rencana atau jadwal, serta sebagai referensi pencegahan masalah serupa.

e. Validasi Laporan Oleh Supervisor

Langkah terakhir adalah validasi laporan oleh supervisor proyek. Supervisor harus meninjau dan menandatangani laporan untuk memastikan semua informasi yang disajikan akurat dan lengkap. Tanda tangan ini juga berfungsi sebagai bentuk persetujuan bahwa laporan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi.

3. Format Laporan Harian Proyek

Sebagai laporan yang berfungsi untuk menjelaskan progres harian suatu proyek konstruksi, maka penting memperhatikan struktur dari laporan harian proyek. Pastikan Anda menuliskan komponen-komponen utama berikut ini.

a. Identitas Laporan

Form laporan harian proyek harus memuat identitas laporan yang mencakup informasi dasar. Ini meliputi tanggal pembuatan laporan, nama proyek, lokasi pembangunan, nama dan kontak manajer proyek, serta periode waktu pelaporan.

Dengan adanya informasi tersebut, pembaca bisa secara cepat memahami konteks laporan dan mengidentifikasi laporan dengan mudah dalam arsip atau saat perlu dibandingkan dengan laporan lain.

b. Ringkasan Eksekutif

Ringkasan eksekutif memuat gambaran umum tentang status proyek, termasuk kemajuan yang telah dicapai, target yang telah terpenuhi, dan ringkasan singkat masalah atau tantangan yang dihadapi.

Untuk apa ringkasan eksekutif ditulis? Agar pembaca yang mungkin tidak memiliki waktu dapat memahami isi laporan secara menyeluruh. Ini harus ditulis dengan jelas dan ringkas, sehingga pembaca mendapatkan pemahaman cepat tentang kondisi terkini proyek konstruksi.

c. Detail Kegiatan

Komponen inilah yang paling penting dalam form laporan harian proyek konstruksi. Detail kegiatan mencatat secara rinci aktivitas yang dilakukan selama periode laporan. Meliputi jenis pekerjaan yang dilakukan, penanggung jawab, jumlah sumber daya yang digunakan, dan peralatan serta kemajuan yang dicapai.

Penting juga untuk mencatat laporan absen kerja proyek untuk membantu Anda memantau produktivitas tim, mengidentifikasi potensi keterlambatan, serta memastikan alokasi sumber daya yang tepat. Jika ada, tambahkan juga beberapa foto atau diagram untuk menggambarkan kemajuan secara visual. Tujuannya agar membantu memperjelas informasi yang tertulis.

d. Masalah dan Tantangan

Masalah dan tantangan juga perlu ditulis dalam format laporan harian proyek. Komponen ini menjelaskan secara spesifik kesulitan atau hambatan yang dihadapi selama periode laporan. Misalnya kondisi cuaca yang buruk, keterlambatan pengiriman material, hingga isu tenaga kerja.

Semua masalah ini perlu ditulis untuk perencanaan yang lebih baik di periode berikutnya, penyesuaian jadwal, dan sebagai instrumen komunikasi dengan stakeholder jika nantinya masalah berdampak pada timeline dan biaya konstruksi.

e. Lampiran

Terakhir, ada lampiran yang berisi dokumen atau informasi pendukung yang tidak dimasukkan dalam teks utama laporan. Aspek ini cukup penting untuk memberikan pemahaman yang lebih lengkap atau sebagai bukti dokumentasi. Lampiran membantu untuk memberikan konteks tambahan atau bukti pendukung dari informasi yang disebutkan dalam laporan.

4. Contoh Laporan Harian Proyek

Untuk memahami lebih lanjut, Anda bisa melihat contoh laporan harian proyek berikut yang dibuat dari skenario sederhana. Misalkan, perusahaan konstruksi diberi tanggung jawab membangun jembatan yang menghubungkan dua desa. Durasi proyek ditargetkan selama 6 bulan.

Mengingat kompleksitas dan pentingnya proyek ini, tim manajemen memutuskan membuat form laporan harian proyek untuk memantau kemajuan proyek. Berikut contoh laporan harian proyek dari skenario di atas.

Contoh laporan harian proyek seperti di atas membantu semua pihak yang terlibat agar tahu apa yang terjadi selama proyek berlangsung. Kondisi di atas juga bisa menjadi dasar keputusan manajemen risiko.

Laporan proyek harus dibuat dengan teliti agar berisi informasi yang akurat. Sayangnya, metode manual tidak mampu menjamin hal ini. Cara manual sering kali rawan human error.

Selain itu, juga memakan waktu lama untuk disusun dan diperiksa ulang. Untuk mengatasinya, Anda bisa menggunakan software konstruksi. Dengan sistem ini, seluruh proses pembuatan laporan proyek bisa diotomatisasi.

5. ScaleOcean Software Konstruksi, Permudah Pembuatan Laporan Proyek

ScaleOcean software konstruksi hadir untuk membantu Anda mengelola proyek dengan lebih efisien dan akurat. Sistem ini terintegrasi dengan modul lain seperti purchasing, inventory, accounting, dan asset. Sehingga setiap perubahan di lapangan secara otomatis tercatat dan tersedia untuk dianalisis​.

ScaleOcean juga menawarkan konsultasi serta demo gratis sehingga Anda bisa tahu lebih detail cara kerjanya dalam pengelolaan proyek.  Tidak hanya untuk membuat laporan, software tersebut juga membantu Anda mengelola proyek secara end-to-end melalui fitur-fitur berikut.

• Automated budget & cost control: Membantu menetapkan anggaran proyek secara detail dan memantau pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran yang direncanakan.

• Resource allocation & scheduling: Memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya, baik tenaga kerja, material, atau alat secara optimal berdasarkan jadwal proyek.

• Real-time progress tracking: Dengan pelacakan progres proyek secara real-time, Anda dapat melihat status setiap fase proyek dan menilai apakah berjalan sesuai rencana.

• Document management system: Membantu menyimpan, mengelola, dan membagikan dokumen proyek seperti kontrak, Rencana Anggaran Biaya (RAB), gambar teknis, dan dokumen lainnya dalam satu platform.

Dengan fitur-fitur unggulan tersebut, ScaleOcean software konstruksi membantu Anda mengelola proyek, mulai dari perencanaan hingga pelaporan akhir, dengan efisiensi dan akurasi yang lebih baik.

6. Kesimpulan

Laporan harian proyek sangat penting dalam memantau perkembangan, transparansi, dan pengelolaan biaya di proyek konstruksi. Namun, metode manual sering kali rawan kesalahan dan memakan waktu lama. Diperlukan software konstruksi agar proses pembuatan laporan menjadi lebih efisien dan akurat.

ScaleOcean software konstruksi hadir sebagai solusi terbaik dengan fitur-fitur canggihnya. Dengan sistem ini, proses pembuatan laporan menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat, membantu Anda mengelola proyek dari awal hingga akhir. Pelajari lebih lanjut sistem kami dengan memanfaatkan demo gratisnya sekarang!