Berikut Cara Bikin Absen Kerja Proyek dan Contohnya

Memantau kehadiran pekerja di proyek konstruksi sering kali menjadi tantangan, terutama tanpa sistem absensi yang efisien. Padahal, pencatatan jam kerja yang akurat sangatlah penting untuk memastikan pengawasan tenaga kerja yang efektif dan kelancaran operasional proyek, sekaligus mencegah kesalahan administrasi.

Untuk mengatasi tantangan ini dan memastikan operasional proyek berjalan mulus, diperlukan pendekatan yang terstruktur dalam manajemen absensi. Sistem yang tepat tidak hanya menyederhanakan proses pencatatan, tetapi juga memberikan data yang andal untuk pengambilan keputusan.

Artikel ini akan memandu Anda dalam membuat sistem absensi kerja proyek yang efisien. Kami akan membahas berbagai jenis sistem absensi, termasuk contoh buku absen yang mudah diterapkan, serta panduan implementasi metode yang tepat untuk memastikan setiap jam kerja tercatat dengan baik.

Dengan pendekatan ini, Anda dapat mengoptimalkan pemantauan kehadiran pekerja, yang pada akhirnya akan meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kelancaran pengelolaan seluruh proyek Anda.

Key Takeaways

• Absensi kerja proyek adalah catatan kehadiran pekerja yang mencakup informasi tentang hadir, tidak hadir, serta keterangan mengenai jam kerja.
• Absensi ini berfungsi untuk memantau kehadiran dan kedisiplinan karyawan, sebagai acuan dalam penghitungan upah, dan menganalisis produktivitas karyawan.
• Cara membuat absen kerja proyek meliputi langkah-langkah seperti identifikasi kebutuhan, pemilihan metode, pembuatan kebijakan, dan evaluasi berkala.
• Kelola absensi proyek secara otomatis dan real-time dengan ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Fungsi Absensi Kerja dalam Proyek 

Absensi kerja dalam proyek konstruksi memiliki beberapa fungsi yang membantu kelancaran dan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem absensi kerja dalam proyek.

a. Pemantauan Kehadiran dan Kedisiplinan Karyawan

Sistem absensi kerja dapat membantu manajer proyek untuk memantau siapa saja yang hadir pada hari tersebut, dan pada jam berapa mereka datang dan pulang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua pekerja mematuhi jadwal yang telah ditetapkan, yang berdampak pada kedisiplinan dan efisiensi keseluruhan proyek secara langsung. Tanpa adanya sistem yang efektif, proyek konstruksi bisa mengalami keterlambatan dan penurunan produktivitas.

b. Penghitungan Upah dan Lembur

Absensi yang akurat dapat membantu perhitungan upah dengan tepat berdasarkan jam kerja yang telah dilakukan pekerja. Sistem ini juga memfasilitasi perhitungan lembur, yang seringkali diberi tarif pembayaran yang berbeda dibandingkan dengan jam kerja reguler.

Mencegah terjadinya kesalahan dalam pembayaran tidak hanya meningkatkan kepercayaan pada pekerja, tetapi juga menghindari perusahaan dari masalah hukum yang berkaitan dengan ketidaksesuaian gaji.

c. Human Resource Management

Data dari sistem absensi memberikan informasi penting mengenai kebutuhan pelatihan, rotasi pekerja, dan keputusan pemutusan hubungan kerja. Analisis data kehadiran pada jadwal kerja membantu
human resource management dalam mengidentifikasi pola-pola tertentu yang mungkin membutuhkan tindakan lanjut, seperti kebiasaan terlambat atau banyaknya jumlah ketidakhadiran, serta membantu dalam perencanaan alokasi sumber daya manusia yang lebih baik.

d. Analisis Produktivitas

Dengan membandingkan jumlah jam kerja yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh, manajer proyek dapat menilai efisiensi kerja setiap individu atau tim. Informasi ini penting untuk menentukan apakah sumber daya manusia yang ada sudah bekerja dengan optimal atau perlu penyesuaian.

Software absensi karyawan online membantu mempermudah proses pengumpulan data ini secara real-time, memungkinkan analisis produktivitas yang lebih mendalam. Analisis produktivitas juga mendukung perencanaan proyek yang lebih akurat di masa depan.

e. Dokumentasi dan Laporan

Catatan kehadiran yang terdokumentasi dengan baik adalah bukti yang dapat digunakan jika ada kasus sengketa kerja atau keperluan audit. Dengan sistem absensi modern, Anda dapat menghasilkan laporan absensi terperinci yang dapat digunakan untuk melacak kemajuan proyek dan membantu dalam pertemuan dengan stakeholder atau proses perencanaan strategis perusahaan.

Baca juga: Apa itu Main Kontraktor dan Tugasnya di Bisnis Konstruksi

2. Cara Bikin Absen Kerja Proyek

Membuat sistem absensi kerja untuk proyek konstruksi atau proyek besar lainnya melibatkan beberapa langkah yang bisa meningkatkan efektivitas. Berikut adalah cara bikin absen kerja proyek yang dapat diikuti untuk menyiapkan sistem absensi kerja yang efisien.

a. Tentukan Kebutuhan Absensi

Analisis kebutuhan spesifik proyek adalah langkah awal yang penting untuk pembuatan absensi proyek. Pertimbangkan variabel seperti durasi proyek, jumlah dan jenis pekerja, serta spesifikasi lokasi.

Misalnya, proyek yang memanfaatkan tenaga kerja yang bekerja di berbagai tempat atau shift mungkin memerlukan sistem yang lebih kompleks yang memiliki kemampuan untuk memantau aktivitas setiap pekerja.

b. Memilih Metode Absensi

Memilih metode yang tepat berdasarkan analisis kebutuhan akan menentukan keefektifan pemantauan absensi. Pilihan antara sistem manual dan digital harus dibuat dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti keakuratan yang diinginkan, kemudahan akses data, dan biaya.

Penggunaan sistem absensi digital, seperti biometrik atau RFID, cenderung lebih akurat dan efisien dalam mengelola data dari jumlah pekerja yang banyak.

c. Membuat Kebijakan Absensi

Penting untuk memiliki kebijakan ketidakhadiran yang jelas dan komprehensif. Kebijakan ini harus mengikuti panduan yang tepat terkait jam kerja, pembatasan lembur, metode pelaporan ketidakhadiran, dan konsekuensi ketidakpatuhan, sehingga semua pekerja diberi tahu secara menyeluruh tentang kebijakan tersebut untuk memastikan perusahaan mematuhi regulasi yang berlaku.

d. Implementasi Sistem Absensi

Implementasi sistem adalah tahapan yang memerlukan perhatian yang detail Pelaksanaan tahapan ini meliputi pemasangan perangkat keras atau perangkat lunak, konfigurasi sistem sesuai kebutuhan proyek, dan pelatihan pengguna. Selain itu, tahap ini harus memastikan bahwa sistem dapat diakses dan dipantau langsung oleh manajer dalam berbagai kondisi proyek.

e. Integrasi dengan Sistem Penggajian

Dengan menggabungkan sistem absensi dengan penggajian, jam kerja dan lembur dapat dihitung dengan benar dan dibayar dengan tepat. Langkah ini membutuhkan koordinasi antar sistem untuk mengalirkan data absensi ke penghitungan penggajian secara otomatis, yang dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan meningkatkan efisiensi proses pembayaran.

Penggunaan Software HRIS (Human Resource Information System) memungkinkan integrasi yang mulus antara absensi, penggajian, dan manajemen data karyawan, memastikan akurasi data dan mempercepat proses administrasi HR, sehingga mengurangi beban kerja tim HR dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

f. Pemantauan dan Evaluasi

Evaluasi terus menerus sistem absensi dilakukan agar bisa dipastikan bahwa data pada absensi karyawan sudah akurat. Hal ini melibatkan audit dan pemeriksaan acak secara berkala untuk memastikan bahwa data yang dicatat sudah benar.

Evaluasi ini juga membantu mengidentifikasi masalah operasional yang dapat terjadi dan menyediakan kesempatan untuk memperbaiki atau meningkatkan kualitas sistem.

g. Penyesuaian dengan Peningkatan Berkelanjutan

Sistem absensi harus fleksibel dan bisa disesuaikan dengan perubahan dalam kondisi proyek atau kemajuan teknologi. Melakukan penyesuaian secara teratur berdasarkan feedback dari pengguna dan kemajuan teknologi terkini dapat membantu mempertahankan relevansi sistem dan meningkatkan efisiensi operasional dalam jangka panjang.

Baca juga: Apa itu Opname Proyek Konstruksi, Tujuan, dan Jenisnya

3. Metode Absensi Kerja: Manual vs Digital

Metode absensi kerja dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yakni manual dan digital dimana masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Metode manual tradisional melibatkan penggunaan buku absen kerja proyek atau kartu waktu yang diisi oleh pekerja saat masuk dan keluar dari area kerja.

Pendekatan ini mudah diimplementasikan dan tidak memerlukan investasi teknologi yang besar, namun seringkali kurang akurat dan rentan terhadap kesalahan pengisian atau manipulasi data pada buku absen kerja proyek.

Metode digital menggunakan teknologi canggih seperti sistem biometrik, kartu RFID, atau aplikasi berbasis web dan mobile untuk mencatat kehadiran. Metode digital menciptakan keakuratan yang lebih tinggi, pengurangan kemungkinan kesalahan, dan kemampuan integrasi data yang lebih baik dengan sistem lain seperti penggajian dan manajemen sumber daya manusia.

Namun, metode digital memerlukan investasi awal yang lebih besar dan infrastruktur teknologi yang memadai, serta membutuhkan pelatihan bagi pekerja dan manajer untuk mengoperasikan sistem dengan efektif.

Perusahaan konstruksi dapat memanfaatkan ScaleOcean software konstruksi untuk mengelola absensi proyek secara digital dan otomatis. Integrasi sistem absensi dengan penggajian meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Selain itu, ScaleOcean memungkinkan pemantauan kinerja proyek secara real-time, memastikan data tercatat dengan akurat tanpa memerlukan banyak waktu atau sumber daya.

4. Contoh Absen Kerja Proyek Konstruksi

Format absensi kerja untuk proyek konstruksi harus mencakup beberapa elemen agar semua informasi yang relevan tercatat dengan baik. Berikut adalah contoh absen kerja proyek yang dapat digunakan dalam proyek konstruksi.

Contoh absen kerja proyek ini dapat disesuaikan lebih lanjut tergantung pada kebutuhan spesifik proyek atau preferensi manajemen. Penggunaan format digital mungkin memungkinkan integrasi dengan fitur seperti GPS untuk verifikasi lokasi atau biometrik untuk autentikasi yang lebih akurat.

Baca juga: Berikut Contoh Surat Penawaran Harga Proyek dan Cara Buatnya

5. Kesimpulan

Sistem absensi kerja proyek konstruksi memiliki peran penting dalam memantau kehadiran, menghitung upah dan lembur, mendukung manajemen SDM, serta menganalisis produktivitas. Untuk membangun sistem yang efektif, langkah-langkah seperti menentukan kebutuhan, memilih metode (manual atau digital), merumuskan kebijakan, dan melakukan implementasi serta pemantauan berkelanjutan sangat penting.

Pendekatan digital, seperti penggunaan software konstruksi ScaleOcean, menawarkan efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi dibandingkan metode manual, sehingga mengurangi kesalahan dan meningkatkan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, memilih sistem yang tepat, seperti contoh absen kerja proyek yang disajikan menjadi kunci sukses dalam manajemen tenaga kerja di proyek konstruksi.

Panduan ini diharapkan dapat membantu Anda mengoptimalkan manajemen tenaga kerja di lapangan, memperkuat fondasi perusahaan, dan memastikan pencapaian target proyek dengan lancar. Untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat memperbaiki manajemen proyek konstruksi Anda, termasuk sistem absensi terintegrasi, jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan keunggulannya.