Cara Bikin Absen Kerja Proyek dan Contoh Dokumennya

Masalah absensi sering muncul di proyek lapangan karena pekerja tersebar di banyak lokasi. Data kehadiran yang tidak akurat dapat menghambat penggajian, pelaporan progres, hingga evaluasi produktivitas. Itulah mengapa sistem absen kerja proyek yang efektif menjadi kebutuhan penting bagi setiap perusahaan.

Untuk menghindari kesalahan pencatatan kehadiran pekerja, perusahaan perlu memahami cara bikin absen kerja proyek, mulai dari format manual sederhana hingga sistem digital otomatis. Pendekatan yang tepat membantu tim HR dan manajer proyek menjaga transparansi, efisiensi, dan akurasi data kehadiran.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai contoh absen kerja proyek serta langkah-langkah pembuatannya. Panduan ini dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan yang ingin menyusun sistem absensi proyek yang lebih rapi, efisien, dan mudah diaudit.

Key Takeaways

• Absensi kerja proyek adalah sistem yang mencatat waktu hadir dan pulang serta total jam kerja setiap tenaga kerja di lokasi proyek.
• Fungsi absensi kerja proyek: memantau kehadiran, menghitung biaya tenaga kerja, mendukung analisis produktivitas, dan memastikan kepatuhan regulasi.
• Cara bikin absen kerja proyek: identifikasi kebutuhan, pemilihan metode, pembuatan kebijakan, dan evaluasi berkala.
• Kelola absensi proyek secara otomatis dan real-time dengan ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Absensi Kerja Proyek?

Absensi kerja proyek adalah proses pencatatan kehadiran tenaga kerja di lokasi proyek yang berlangsung pada waktu dan tempat tertentu. Sistem ini membantu perusahaan memantau produktivitas, mengontrol biaya tenaga kerja, dan memastikan setiap pekerja hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Dalam proyek konstruksi atau lapangan, pencatatan absensi sering dilakukan harian untuk menyesuaikan dengan durasi pekerjaan dan kondisi lapangan. Hal ini juga didukung data dari US Bureau of Labor Statistics di tahun 2022, sekitar 3,2-3,6% tenaga kerja konstruksi absen setiap hari.

Selain mencatat kehadiran, data absensi juga digunakan untuk menghitung lembur, upah harian, serta menganalisis efisiensi tenaga kerja secara keseluruhan. Seiring perkembangan teknologi, metode absensi kini beralih dari pencatatan manual dengan buku absen kerja proyek ke sistem digital yang terintegrasi.

Melalui aplikasi absensi kerja proyek dengan dukungan geotagging atau timestamp, perusahaan dapat memantau kehadiran secara real-time, mengatur penjadwalan shift, mengurangi risiko manipulasi data, serta mempercepat proses rekapitulasi laporan absensi tenaga kerja di lapangan.

Baca juga: Apa itu Main Kontraktor dan Tugasnya di Bisnis Konstruksi

2. Fungsi Absensi Kerja dalam Proyek 

Absensi kerja proyek berfungsi memantau kehadiran dan disiplin tenaga kerja, menghitung lembur, serta mendukung laporan dan keputusan manajerial. Sistem ini menjamin data upah yang akurat, mengukur produktivitas, memastikan kepatuhan regulasi, dan membantu evaluasi kinerja untuk proyek berikutnya.

Untuk lebih rinci, berikut fungsi penggunaan contoh absen kerja proyek:

a. Memantau kehadiran dan disiplin

Absensi kerja proyek memastikan tenaga kerja hadir sesuai jadwal, sekaligus menyoroti keterlambatan dan ketidakhadiran. Dengan dukungan software absensi karyawan online, pengawas dapat menerima notifikasi otomatis dan bertindak lebih dini. Rekam jejak digital yang rapi menjaga ritme proyek agar target harian tercapai.

b. Menghitung biaya tenaga kerja

Data absensi yang presisi menyederhanakan perhitungan upah harian, lembur, dan insentif. Selanjutnya, informasi ini mengarahkan pengendalian anggaran secara disiplin. Karena biaya tenaga kerja sering dominan, pencatatan yang akurat membantu mencegah pembengkakan biaya dan menjaga proyeksi keuangan proyek tetap terkendali.

c. Mendukung analisis produktivitas

Dengan membandingkan jam kerja terhadap output, manajer menilai efisiensi individu serta tim. Dari sana, mereka mengidentifikasi hambatan dan peluang perbaikan. Selain itu, data dari contoh absen kerja proyek memandu penyesuaian beban kerja, sehingga produktivitas meningkat tanpa mengorbankan keselamatan maupun kualitas hasil.

d. Mendukung pelaporan proyek

Rekap absensi harian menjadi dasar narasi kemajuan yang transparan bagi klien dan pemangku kepentingan. Melalui data konsisten, laporan kemajuan, deviasi rencana, serta penggunaan sumber daya tersaji jelas. Akibatnya, kepercayaan terhadap proses pengelolaan proyek menguat dan eskalasi dapat ditangani tepat waktu.

e. Memenuhi regulasi ketenagakerjaan

Pencatatan absensi yang tertib membantu memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan kerja. Selain meminimalkan risiko sanksi, dokumentasi ini mempermudah audit internal maupun eksternal. Dengan demikian, pengelolaan kepatuhan yang solid melindungi perusahaan, pekerja, dan kesinambungan operasional selama proyek berlangsung.

f. Membantu evaluasi kinerja

Data kehadiran di buku absen kerja proyek atau sistem absensi menjadi indikator kedisiplinan dan tanggung jawab saat evaluasi akhir. Selanjutnya, manajer menghubungkan pola kehadiran dengan kualitas hasil untuk menilai kontribusi objektif. Dengan dasar tersebut, keputusan promosi, pembinaan, atau intervensi perbaikan dilakukan lebih adil, terukur, dan transparan.

g. Merencanakan sumber daya manusia

Data kehadiran yang konsisten memberikan gambaran tentang kebutuhan tenaga kerja di proyek mendatang. Melalui human resource management yang terukur, manajer dapat merencanakan penugasan dan pembagian SDM lebih efisien, selaras dengan beban kerja yang dihadapi.

Selanjutnya, tim mengintegrasikan data absensi dengan software manajemen konstruksi terbaik agar pelaporan real time, alokasi tenaga kerja lebih presisi, dan peringatan muncul otomatis. Dengan demikian, manajer menutup gap produktivitas, mengendalikan biaya lembur, serta menyiapkan proyeksi kebutuhan SDM untuk fase proyek berikutnya.

3. Cara Bikin Absen Kerja Proyek

Absensi kerja proyek dapat dibuat dengan berbagai cara, mulai dari metode manual hingga digital, disesuaikan dengan kebutuhan dan skala proyek yang sedang dikerjakan. Berikut adalah beberapa cara untuk membuat absen kerja proyek:

a. Tentukan Kebutuhan Absensi

Langkah pertama dalam pembuatan sistem absensi adalah menganalisis kebutuhan spesifik proyek. Faktor seperti durasi, jumlah pekerja, dan jenis lokasi harus dipertimbangkan agar sistem dapat disesuaikan dengan kondisi proyek, seperti proyek yang melibatkan shift atau lokasi berbeda.

b. Memilih Metode Absensi

Memilih metode yang tepat sangat penting untuk keberhasilan sistem absensi. Pilihan antara metode manual atau digital harus didasarkan pada kebutuhan akan akurasi, akses data, serta biaya. Sistem absensi digital, seperti biometrik atau RFID, menawarkan solusi yang lebih efisien untuk pengelolaan data pekerja.

c. Membuat Kebijakan Absensi

Menyusun kebijakan absensi yang jelas sangat diperlukan untuk menjaga ketertiban. Kebijakan ini harus mencakup jam kerja, lembur, pelaporan ketidakhadiran, serta konsekuensi ketidakpatuhan. Semua pekerja harus memahami kebijakan ini agar perusahaan dapat mematuhi regulasi yang berlaku dengan baik.

d. Implementasi Sistem Absensi

Tahap implementasi sistem melibatkan pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak, serta konfigurasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan proyek. Selain itu, pelatihan pengguna sangat penting agar sistem dapat diakses dan dipantau oleh manajer, bahkan dalam kondisi lapangan yang berbeda.

e. Integrasi dengan Sistem Penggajian

Mengintegrasikan sistem absensi dengan penggajian memungkinkan perhitungan jam kerja dan lembur secara otomatis. Hal ini memastikan pembayaran yang tepat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Penggunaan Software HRIS dapat menyatukan data absensi dan penggajian dengan efisien.

f. Pemantauan dan Evaluasi

Pemantauan sistem absensi secara berkala diperlukan untuk memastikan data yang tercatat akurat. Melalui evaluasi dan audit rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah operasional dan melakukan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga kualitas sistem.

g. Penyesuaian dengan Peningkatan Berkelanjutan

Sistem absensi harus fleksibel dan bisa disesuaikan dengan perubahan dalam kondisi proyek atau kemajuan teknologi. Melakukan penyesuaian secara teratur berdasarkan feedback dari pengguna dan kemajuan teknologi terkini dapat membantu mempertahankan relevansi sistem dan meningkatkan efisiensi operasional dalam jangka panjang.

Baca juga: Apa itu Opname Proyek Konstruksi, Tujuan, dan Jenisnya

4. Metode Absensi Kerja: Manual vs Digital

Metode absensi kerja dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yakni manual dan digital dimana masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Metode manual tradisional melibatkan penggunaan buku absen kerja proyek atau kartu waktu yang diisi oleh pekerja saat masuk dan keluar dari area kerja.

Pendekatan ini mudah diimplementasikan dan tidak memerlukan investasi teknologi yang besar, namun seringkali kurang akurat dan rentan terhadap kesalahan pengisian atau manipulasi data pada buku absen kerja proyek.

Metode digital menggunakan teknologi canggih seperti sistem biometrik, kartu RFID, atau aplikasi berbasis web dan mobile untuk mencatat kehadiran. Metode digital menciptakan keakuratan yang lebih tinggi, pengurangan kemungkinan kesalahan, dan kemampuan integrasi data yang lebih baik dengan sistem lain seperti penggajian dan manajemen sumber daya manusia.

Namun, metode digital memerlukan investasi awal yang lebih besar dan infrastruktur teknologi yang memadai, serta membutuhkan pelatihan bagi pekerja dan manajer untuk mengoperasikan sistem dengan efektif.

Untuk mengelola proyek konstruksi dengan efisiensi tinggi, Software Konstruksi ScaleOcean memastikan setiap aspek operasional berjalan dengan lancar dan terintegrasi. Dengan fitur unggulannya, ScaleOcean memberikan kemudahan dalam mengelola absensi kerja proyek, yang bisa disesuaikan dengan skala proyek serta ketersediaan sumber daya yang dimiliki.

Sistem ini memungkinkan Anda untuk memantau kehadiran tenaga kerja secara real-time, memastikan setiap sumber daya manusia di lapangan terkelola dengan baik. Selain itu, ScaleOcean menawarkan fleksibilitas dalam penjadwalan dan alokasi tenaga kerja, menyesuaikan dengan berbagai kondisi proyek yang berubah-ubah.

Dengan visibilitas penuh terhadap kehadiran dan kinerja tim, Anda dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih akurat. Sebagai vendor ERP terpercaya yang berbasis di Indonesia, ScaleOcean juga menawarkan layanan konsultasi dan uji coba gratis yang memberikan gambaran bagaimana sistem ini mempermudah setiap langkah pengelolaan proyek konstruksi Anda.

5. Contoh Absen Kerja Proyek Konstruksi

Format absensi kerja untuk proyek konstruksi harus mencakup beberapa elemen agar semua informasi yang relevan tercatat dengan baik. Berikut adalah contoh absen kerja proyek yang dapat digunakan dalam proyek konstruksi.

Contoh absen kerja proyek ini dapat disesuaikan lebih lanjut tergantung pada kebutuhan spesifik proyek atau preferensi manajemen. Penggunaan format digital mungkin memungkinkan integrasi dengan fitur seperti GPS untuk verifikasi lokasi atau biometrik untuk autentikasi yang lebih akurat.

6. Kesimpulan

Sistem absensi dalam proyek konstruksi sangat penting untuk memantau kehadiran, menghitung upah dan lembur, serta mendukung manajemen SDM. Langkah-langkah yang perlu diambil meliputi penentuan kebutuhan, pemilihan metode (manual atau digital), penyusunan kebijakan, dan pemantauan berkelanjutan.

Dengan penggunaan Software Konstruksi ScaleOcean, efisiensi dan akurasi meningkat dibandingkan metode manual. Hal ini membantu mengurangi kesalahan dan mendukung keputusan yang lebih tepat. Pemilihan sistem yang tepat menjadi kunci kesuksesan manajemen tenaga kerja.

Panduan ini bertujuan untuk membantu Anda mengoptimalkan manajemen tenaga kerja di lapangan, memperkuat fondasi perusahaan, dan memastikan proyek berjalan lancar. Untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan manajemen proyek konstruksi Anda, jadwalkan demo gratis dan temukan keunggulannya.